Hágase un chequeo anual del impuesto sobre las ventas

A los humanos les gustan las cosas simples. Y creo que a los dueños de las tiendas les gusta más la simplicidad. Le gusta marcar elementos de sus listas de verificación o archivarlos en sus aplicaciones de gestión de proyectos, con la certeza de que los ha tratado y puede seguir adelante.

Hablo con muchos propietarios de tiendas en los EE. UU. y he notado algunas reacciones comunes a la tarea nada simple que es lidiar con el impuesto estatal sobre las ventas. La mayoría opta por el método “hágalo usted mismo”. Esto funciona muy bien hasta que el negocio comienza a crecer y prosperar. Luego, el impuesto sobre las ventas se convierte en una pesadilla que consume mucho tiempo y que no encaja perfectamente en una lista de tareas pendientes.

Otros hacen todo lo posible y contratan a un contador de impuestos sobre las ventas para que se encargue de todo por ellos. Esto es costoso y, a menudo, también es excesivo. También existe el método de “enterrar la cabeza en la arena”: ignórelo y espere que desaparezca. Eso es solo una mala idea.

Mi filosofía es que, con la combinación correcta de educación y automatización de impuestos sobre las ventas, los propietarios de tiendas pueden hacer un trabajo rápido con sus cargas de impuestos sobre las ventas . Puede comenzar con el aspecto educativo de esto haciéndose un chequeo fiscal anual.

Comencemos con su revisión fiscal anual. Pero primero, explicaré por qué todo esto parece tan complejo.

Por qué el impuesto estatal sobre las ventas parece tan complejo

Entiendo por qué el impuesto sobre las ventas puede parecer insuperable y por qué existe la tentación de "enterrar la cabeza en la arena". Hay bastantes factores para el impuesto estatal sobre las ventas, que incluyen:

1. Gobernar a nivel estatal. Los 45 estados (más DC) que tienen un impuesto sobre las ventas tienen reglas y regulaciones ligeramente diferentes. Algunos se basan en el origen, otros en el destino y otros requieren que cobres impuestos sobre las ventas por el envío.
2. Algunos artículos están sujetos a impuestos, otros no. Si bien la gran mayoría de los productos que vende estarán sujetos a impuestos, algunos estados no consideran que la ropa esté sujeta a impuestos. Otros podrían cobrar una tasa de impuesto sobre las ventas más baja en los comestibles.
3. El impuesto es diferente de un canal a otro. Los vendedores multicanal pueden encontrar el impuesto a las ventas como una pesadilla. Si usa WooCommerce, es bastante fácil recaudar impuestos sobre las ventas con el complemento correcto . Pero si usa otro CMS o también vende fuera de línea, es posible que se encuentre con cosas complicadas como la capacidad de cobrar solo una tasa fija de impuestos sobre las ventas en un estado (que no funcionará para usted).
4. Las fechas de vencimiento varían. A medida que su negocio crezca, es probable que tenga un nexo de impuestos sobre las ventas y la necesidad de recaudar y declarar impuestos sobre las ventas en más estados. Pero a diferencia del impuesto federal sobre la renta, no tendrá que considerar una sola fecha de vencimiento del impuesto sobre las ventas . Algunos estados quieren saber de usted anualmente, otros trimestralmente y otros mensualmente. Esto puede depender de cuánto vendas en ese estado, o simplemente de su capricho.
5. Las tarifas varían. Algunos estados tienen una tasa única de impuestos sobre las ventas. Lamentablemente, esos estados tolerantes son una minoría. La mayoría de las veces, deberá recaudar impuestos que varían de una ciudad a otra.

Entonces, con toda esa complejidad en nuestra contra, ¿cómo podemos controlar el impuesto a las ventas? La respuesta es una verificación rápida de cumplimiento.

Si bien su situación de impuestos sobre las ventas puede cambiar en cualquier momento, el año nuevo siempre es un buen momento para asegurarse de que su negocio esté en el camino correcto. Siga los pasos a continuación para asegurarse de que el brazo del impuesto sobre las ventas de su empresa sea lo más saludable posible.

Realícese un control de impuestos sobre las ventas en 5 pasos

Su negocio está creciendo y cambiando, y desea asegurarse de que su vida fiscal sobre las ventas cambie adecuadamente con él. Aquí tienes tu chequeo en cinco pasos.

1. Vuelva a verificar su nexo de impuestos sobre las ventas

A medida que su negocio crece, puede crear nexos fácilmente en otros estados sin darse cuenta. Aquí hay algunas actividades de comercio electrónico que pueden hacer que cree un nexo en un nuevo estado :

• Abrir una nueva ubicación física o almacenar mercancías en un almacén
• Contratar a un empleado, contratista o vendedor (que trabaja físicamente en otro estado)
• Creación de una relación de envío directo con un tercero
• Viajar a otro estado para vender productos en una feria artesanal o comercial
• Uso de afiliados de terceros para enviar ventas a su tienda

¿Alguna de estas actividades te suena familiar? Puede que hayas creado un nexo. Puede ver los criterios de cada estado para crear nexos aquí.

2. Revise sus permisos de impuestos sobre las ventas necesarios

Si acaba de darse cuenta de que puede tener nexus en un nuevo estado, asegúrese de registrarse para obtener su permiso de impuestos sobre las ventas en ese estado .

Por otro lado, a veces su negocio se vuelve menos complejo. Tal vez su empleado remoto dejó la empresa o decidió dejar de vender en esa gran feria artesanal a tres estados de distancia. Comuníquese con la autoridad fiscal de su estado para cancelar cualquier permiso de impuestos sobre las ventas que ya no necesite .

Una cosa a tener en cuenta: algunos estados tienen un " nexo final ". Esto simplemente significa que podrían considerar que usted tiene nexo durante algunos meses (o incluso más) después de que haya cesado su actividad de creación de nexo en el estado. Consulte con su estado para asegurarse de que no tiene un nexo final antes de presentar su última declaración.

3. Revise o cambie su frecuencia de presentación

Muchos estados, especialmente los estados del sureste, comenzarán con la presentación mensual durante el primer año después de que se haya registrado para su permiso de impuestos sobre las ventas. Después de eso, teniendo en cuenta la cantidad de impuestos sobre las ventas que remite cada mes, es probable que lo cambien a una frecuencia de presentación trimestral o anual. Asegúrese de verificar todas las comunicaciones de la autoridad fiscal de su estado para determinar si su frecuencia de presentación ha cambiado.

Hablando de frecuencia de presentación, otros estados cambiarán su frecuencia de presentación solo si solicita lo que desea . Arizona es un buen ejemplo. A menudo lo pondrán en una frecuencia de presentación mensual, pero lo cambiarán a una frecuencia trimestral o anual si lo solicita amablemente. Una pequeña llamada o correo electrónico podría ahorrarle toneladas de trabajo, así que comuníquese hoy con la autoridad fiscal de su estado .

4. Verifique los cambios en las tasas de impuestos sobre las ventas

Las tasas de impuestos sobre las ventas en los estados y áreas locales están sujetas a cambios en cualquier momento, lo que significa que también deberá actualizar las tasas en su tienda. Es más probable que las tarifas cambien en julio, octubre y principios de año. Puede verificar las tasas de impuestos sobre las ventas ingresando su código postal en la Calculadora de impuestos sobre las ventas de TaxJar .

Si usa el complemento de impuestos sobre las ventas de WooCommerce de TaxJar, actualizaremos automáticamente las tarifas todos los meses , para que nunca tenga que preocuparse por esto.

5. Asegúrate de recopilar en todos los canales

Si descubre que tiene un nexo de impuestos sobre las ventas en un nuevo estado, asegúrese de comenzar a recaudar impuestos sobre las ventas de los compradores en ese estado en todos los canales . Uno de los mayores errores que vemos en TaxJar es olvidarse de recaudar el impuesto sobre las ventas en un canal.

Por el contrario, si ya no tiene un nexo de impuestos sobre las ventas en el estado, asegúrese de dejar de cobrar a los compradores en ese estado en todos los canales.

¡Y eso es! Regálate una piruleta porque has pasado el control del impuesto sobre las ventas.

Por qué el cumplimiento del impuesto sobre las ventas es tan importante

Hay una serie de muy buenas razones por las que el cumplimiento es importante. Por un lado, desea evitar una auditoría de impuestos sobre las ventas y las multas y sanciones que la acompañan . Si un estado descubre que tiene un nexo pero no está cobrando, puede crear un mundo de problemas.

Los problemas de cumplimiento de impuestos sobre las ventas también pueden traer problemas criminales. Los estados consideran ilegal recaudar impuestos sobre las ventas sin un permiso de impuestos sobre las ventas.

Y finalmente, si alguna vez pensó en vender su negocio, vale la pena cumplir con los impuestos sobre las ventas . El cumplimiento del impuesto sobre las ventas es una de las cosas que un comprador verificará minuciosamente antes de firmar en la línea de puntos. Si debe impuestos atrasados ​​sobre las ventas, es posible que se vea obligado a pagarlos de su bolsillo... o la venta podría fracasar.

Para asegurarse de cumplir siempre con las normas, planee hacerse un chequeo utilizando el proceso de cinco pasos anterior al comienzo de cada nuevo año. Te ayudará a mantenerte encaminado y fuera de problemas.

Comience bien el año nuevo con un chequeo rápido

Lo entiendo: el impuesto a las ventas es complejo. Todos, desde propietarios de tiendas experimentados hasta vendedores nuevos, necesitan ayuda con este tema. Y estamos aquí para usted si nos necesita, solo llámenos.

Esperamos que este chequeo de impuestos sobre las ventas lo haya preparado para cosas más grandes y mejores en el nuevo año. Si tiene más preguntas, consulte esta introducción al impuesto sobre las ventas para propietarios de tiendas en línea o inicie la conversación en los comentarios.