Guía esencial para la etiqueta de reuniones en línea

Es crucial saber qué hacer cuando asiste a una reunión en línea al mes o una docena cada semana. Además, las reuniones en línea se parecen mucho a las reuniones en persona. Esta es la razón por la cual algunos matices requieren que cambie y mejore su juego de etiqueta de reunión en línea. Para mantener un sentido de profesionalismo en el futuro, es importante entenderlo. Incluso si no sabe por dónde empezar, este artículo lo guiará a través de los "cómo y por qué" de la etiqueta de las reuniones en línea.

Importancia de la etiqueta de la reunión en línea

Las reuniones en línea se están convirtiendo en la forma principal en que se comunican los gerentes, empleados e incluso estudiantes y maestros de C-suite. Lo más probable es que haya sido invitado a más de unas pocas reuniones virtuales últimamente. Tal vez una de esas reuniones no se sintió tan productiva como podría haber sido. Sin embargo, las reuniones son una parte necesaria de la jornada laboral, ya sea en persona o en línea. Por otro lado, las reuniones ineficientes roban a las empresas el valioso tiempo de productividad de los empleados.

Tiene un efecto acumulativo a medida que aumenta el número de reuniones y asistentes. Debido a la naturaleza causal y la facilidad de programación, las reuniones en línea son aún más susceptibles. Conocer y seguir las reglas básicas de etiqueta de las reuniones en línea es una forma de aumentar la eficiencia y la eficacia de las reuniones en línea. Ayuda a eliminar las trampas comunes de las reuniones y a mantener el tono profesional en las reuniones en línea. Además, ayuda a que esas reuniones sean más eficientes, productivas y agradables para todos.

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Reglas de etiqueta de las reuniones en línea

Por lo general, algunas pautas de etiqueta de reuniones tradicionales se aplican universalmente. Muchas de estas reglas de etiqueta de sentido común fallan involuntariamente en la atmósfera más informal de trabajar desde casa. Cuando el lugar de la reunión está en línea, surge una etiqueta única. Lo guiaremos a través de todo lo que necesita saber para brindar lo mejor de sí mismo a su reunión en línea.

¿Cosas que debe hacer antes de la reunión?

Por lo general, las grandes reuniones comienzan mucho antes de la hora de inicio programada. El tiempo de preparación dedicado antes de hacer clic en el botón de inicio contribuye en gran medida al éxito de la reunión en línea.

1. Necesitas hacer una agenda

Debe tomarse su tiempo para armar una agenda que detalle todo lo que se cubrirá durante la reunión. Luego, distribúyalo con suficiente anticipación para que informe a los asistentes sobre qué esperar para discutir. Por otro lado, si eres un asistente a la reunión que recibe una agenda y la revisa con anticipación. Entonces esto lo ayudará a prepararse adecuadamente para que pueda agregar valor a la discusión de la reunión. Además, cuando haya sido invitado a una reunión, pero no haya recibido una agenda, solicite una al organizador de la reunión.

2. Acordar cumplir con las reglas básicas

Esto ayuda a una reunión en el buen camino. Además, la clave es asegurarse de que todos los asistentes estén en la misma página y que se entiendan las expectativas antes de que comiencen las reuniones. Acordar las reglas básicas de las reuniones ayuda a que estas se desarrollen sin problemas y minimizan las interrupciones o los comportamientos no deseados.

3. Ponte en el espacio de cabeza correcto

Debe ingresar al espacio de cabeza correcto antes de hacer clic en "unirse" en la hora de inicio de la reunión. Antes de que comience una reunión en línea, intente estirarse o alejarse de la computadora durante unos minutos. Encontrará su cabeza despejada y lista para el compromiso cuando regrese.

4. Prueba tu equipo antes de empezar

Por lo general, no importa si está utilizando un equipo nuevo o la misma computadora vieja. Debe asegurarse de que funciona antes de que comience la reunión. Ya que podría ser vergonzoso andar a tientas al comienzo de una reunión tratando de que sus auriculares funcionen mientras sus colegas observan y esperan.

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¿Cosas que debe hacer durante la reunión?

Después de que haya preparado y probado su equipo y comience la reunión. Es hora de saber cómo actúas durante la reunión.

1. Limita tu destrucción

Debe silenciar todas las notificaciones, incluido el correo electrónico, las aplicaciones de chat y cualquier otra cosa. Como podría ser un interruptor de atención durante la reunión. Debido a que compartirá su pantalla durante la llamada, los cachorros inesperados pueden desviar la atención. Cierra todas las pestañas innecesarias del navegador y guarda tu teléfono si te distraes fácilmente.

2. Mantenga la reunión en línea corta y dulce

Siga su agenda de cerca cuando dirija la reunión y cree tiempo para preguntas y respuestas al final de la reunión. Así tu reunión durará todo el tiempo que sea necesario aunque acabe antes de lo previsto.

3. Termine su reunión en línea a tiempo

Con una agenda clara y una buena reunión, la gestión es la mejor manera de garantizar que su reunión finalice a la hora prevista. Entonces, cuando necesite pasar el tiempo asignado, asegúrese de preguntarle al asistente si puede quedarse. Incluso si tienen que irse, asegúreles que está bien y prométales ponerlos al día más tarde.

¿Cosas que debe hacer después de la reunión?

Cuando termina la reunión, la buena etiqueta de la reunión en línea no termina, especialmente si usted es el organizador de la reunión.

1. Resuma y comparta notas de reuniones

Luego de lo discutido y acordado en la reunión, se debe dar como resultado notas identificatorias. Debe asegurarse de enviar esta información a todos los asistentes.

2. Asignar etiqueta de reunión en línea de tarea

Durante la reunión, si se realizan asignaciones, asegúrese de identificar quién es el responsable. Además, puede concluir esto en las notas de la reunión. Además, introdúzcalo en su sistema de gestión de proyectos.

3. Si es necesario, programe una reunión de seguimiento

Si necesita hacer un seguimiento con su asistente, asegúrese de incluir esas reuniones en el calendario. Y envíe nuevas invitaciones, para que todos puedan planificarlas de inmediato.

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Pensamientos finales de la etiqueta de la reunión en línea

La necesidad de reuniones en línea viene con las fuerzas de trabajo distribuidas. Siguiendo una buena etiqueta de reunión en línea, es crucial dominar esta tecnología conveniente y aprovechar al máximo cada reunión programada. Cuando está preparado antes de su reunión en línea, ayuda a aprovechar al máximo el tiempo de su reunión virtual. Además, da como resultado colegas más satisfechos y una actitud más positiva hacia las reuniones en línea.

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