Procesamiento de nómina: qué es, cómo hacerlo correctamente y 5 de las mejores herramientas

En este artículo, veremos los conceptos básicos del procesamiento de nómina . También presentaremos cinco de nuestras herramientas de procesamiento de nómina favoritas para ayudarlo a encontrar su combinación perfecta. ¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué es el procesamiento de nómina?

Si tiene un negocio, probablemente dedique mucho tiempo a emitir y procesar cheques de pago. Desde respaldar las finanzas personales de sus empleados hasta asegurarse de no pagar de más a nadie accidentalmente, es posible que tenga dificultades para cubrir todas sus necesidades. Aquí es donde entra en juego el procesamiento de la nómina.

El procesamiento de nómina es el enfoque sistémico de sus finanzas. Implica varios pasos y verificaciones para ayudarlo a calcular la cantidad exacta de efectivo que debe pagar. Esto es importante si desea tener en cuenta cosas como los impuestos o la compensación del seguro de salud.

¿Cómo funciona el procesamiento de la nómina?

Como ocurre con la mayoría de las cosas, el procesamiento de la nómina probablemente será diferente de una organización a otra. Sin embargo, hay cuatro fases generales con las que probablemente tendrás que lidiar cuando te ocupes de tu nómina:

• Fase uno: Información del empleado . Primero, deberá recopilar los datos necesarios de sus trabajadores. Esto normalmente incluye información bancaria, formularios de seguros y formularios de impuestos relevantes. También es posible que deba recopilar información sobre sus horas de trabajo si se desvía del período de pago típico de dos semanas.
• Fase dos: Aprobaciones pertinentes . Es posible que su empresa desee verificar que cada empleado haya trabajado las horas que informó. Esto podría provenir de un sistema de monitoreo electrónico o de hojas de tiempo prefabricadas.
• Fase tres: Impuestos y beneficios . Luego querrá asegurarse de que se tengan en cuenta las deducciones de cada empleado. Esto incluye impuestos federales y estatales, contribuciones para la jubilación y cualquier otro factor que afectará su cheque de pago final.
• Fase cuatro: Registro de su nómina . Finalmente, los empleados recibirán sus cheques de pago. Deberá conservar registros de esta información en caso de que sea necesario en el futuro. También puede usar cualquier dato para crear análisis detallados sobre su proceso de nómina.

Como puede imaginar, este puede ser un proceso difícil de hacer a mano, especialmente si está dirigiendo una gran empresa. Por lo tanto, una herramienta poderosa puede ser tu mejor amiga. Elegir el programa de procesamiento de nómina correcto puede ayudarlo a mantener registros precisos con facilidad.

Las mejores herramientas para el procesamiento de nómina en 2022

Estas son algunas de las mejores herramientas de procesamiento de nómina disponibles en 2022. Le recomendamos que aproveche las pruebas gratuitas, ya que esta puede ser una manera fácil de determinar si la solución elegida es la adecuada para su negocio.

• OnPay
• Nómina4gratis
• Entusiasmo
• Trabajando
• ondulación

1. OnPay

OnPay es una opción de nómina fácil de usar. No hay necesidad de preocuparse por los cálculos manuales o buscar los beneficios y las regulaciones para su ubicación específica. Este programa automáticamente se encargará de todo eso por ti.

Con OnPay, también tendrá acceso a un soporte sólido para ayudarlo a comenzar y procesar sus pagos de manera eficiente. Además de la facilidad de uso y el excelente soporte, OnPay tiene otras características estelares, que incluyen:

️ Características:

• Diseños compatibles con dispositivos móviles para ayudarlo a cuidar su contabilidad mientras viaja
• Un panel consolidado para proporcionar una visión general clara de su negocio
• Integración con el mejor software comercial, como QuickBooks y Xero

Además, OnPay está orientado a las pequeñas empresas. Brindan herramientas útiles, como recordatorios de fechas y calculadoras de nómina específicas del estado, para facilitar la vida de los dueños de negocios ocupados. Por lo tanto, es posible que desee considerar este programa si su pequeña empresa necesita algún tipo de soporte personalizado.

Precios: finalmente, echemos un vistazo a las opciones de precios. Los costos funcionan en una escala móvil con OnPay. Siempre pagará una tarifa base de $36 por mes. Además, pagará $4 adicionales por mes por cada empleado.

Por ejemplo, un negocio de diez personas puede esperar pagar $76 por mes. Para un negocio de 1000 personas, pagaría $ 4036 por mes. Si está interesado en OnPay, le sugerimos que pruebe su oferta gratuita de un mes.

2. Nómina4Gratis

️ Características:

• Seguimiento del tiempo de vacaciones para ayudarlo a mantener registros precisos del tiempo libre pagado
• Métodos de pago tanto para empleados de tiempo completo como para contratistas, como desarrolladores de WordPress
• Un portal para empleados para brindarles a sus trabajadores una forma simple de ayudarlo a procesar su nómina

Como era de esperar, este servicio gratuito viene con algunas limitaciones. Por ejemplo, deberá ejecutarlo en un sistema operativo Windows. También puede encontrar los anuncios un poco intrusivos. Sin embargo, esto no afectará directamente la funcionalidad del procesamiento de la nómina. Por lo tanto, es posible que desee consultar este programa si tiene un presupuesto ajustado y solo necesita lo básico.

Precios: en su mayor parte, Payroll4Free realmente es gratis. Sin embargo, hay algunas opciones premium que quizás desee considerar.

Si está dispuesto a pagar $ 15 por mes, la compañía depositará y presentará sus impuestos sobre la nómina por usted. Si está listo para pagar otros $ 15 por mes, también puede hacer que Payroll4Free pague directamente a sus empleados desde su cuenta bancaria.

3. gusto

A medida que crezca su pequeña empresa, probablemente necesitará actualizar sus herramientas actuales. Esto puede ser un dolor de cabeza, por lo que siempre recomendamos elegir servicios que ofrezcan una fácil escalabilidad. Si tiene planes para una nómina más grande, definitivamente vale la pena considerar Gusto.

Sin embargo, la escalabilidad no es el único punto fuerte de Gusto. Esta herramienta tiene múltiples funciones que la convierten en un ganador completo para empresas de cualquier tamaño.

️ Características:

• Seguimiento de tiempo incorporado para facilitar la recopilación de datos de los empleados
• Personal certificado de soporte de recursos humanos para ayudarlo a acostumbrarse al sistema
• Funcionalidad extendida de contratación e incorporación para agilizar el procesamiento de su nómina

Gusto ofrece muchos planes de precios escalables. Incluso tiene la opción de ejecuciones de nómina ilimitadas. Por lo tanto, es posible que desee elegir Gusto si aprecia la flexibilidad de sus planes.

Además, Gusto también puede considerarse una 'solución premium'. Los precios pueden ser un poco elevados, pero también prometen muchas características poderosas que podría necesitar. Si su procesamiento de nómina es complejo, podría valer la pena el costo.

Precios: Gusto ofrece tres planes de precios principales. El plan Core es adecuado para organizaciones más pequeñas y sencillas. Pagará un precio base de $39 por mes, más una tarifa de $6 por mes por cada persona.

Si desea utilizar funciones como alertas de cumplimiento y soporte prioritario, puede elegir el plan Concierge de primer nivel. Esto cuesta $ 149 por mes, más $ 12 adicionales por mes por persona.

4. Trabajo

La facilidad de uso también es un factor importante en el plan de Workful. Anuncian un sistema de nómina simple de tres pasos: agregue al empleado, incluya su información personal y deje que sus cálculos hagan el resto.

️ Características:

• La capacidad de crear informes basados ​​en nichos como responsabilidad fiscal o tiempo libre tomado
• Seguimiento continuo de la responsabilidad fiscal para mantenerlo informado si algo cambia
• Registro de reloj de tiempo que se basa en la ubicación física del empleado

Workful podría ser una opción inteligente si no tienes mucho tiempo libre. El diseño intuitivo del programa lo ayuda a realizar el trabajo sin problemas.

Precios: esta simplicidad se extiende a su plan de precios. La única opción de pago es pagar $25 por mes, más $5 adicionales por empleado por mes.

Esta tarifa te permitirá acceder a todo tipo de funcionalidades. Podrá integrar QuickBooks, realizar un seguimiento del tiempo libre pagado y personalizar sus políticas. La única vez que el precio aumentará es cuando agregue más empleados.

5. Ondulación

Rippling se esfuerza por facilitar sus pagos. Cuenta con un proceso de cálculo de no intervención de 90 segundos.

️ Características:

• Un cálculo de impuestos automático que también tiene en cuenta a los trabajadores internacionales
• Herramientas de informes altamente personalizables para que pueda adaptar sus datos a sus objetivos
• Una aplicación móvil conveniente para facilitar a sus empleados el envío de su información.

Si tiene empleados internacionales, Rippling es probablemente el mejor servicio de procesamiento de nómina para usted. La contabilidad puede ser un tema complicado, pero este software ayuda a simplificar los problemas complejos relacionados con los datos fuera del país.

Sin embargo, Rippling también es una poderosa solución integral de gestión de empleados. Si dirige una gran empresa, esta herramienta puede ayudarlo a estar al tanto de todo. Por ejemplo, también puede usarlo para vigilar de cerca todo su departamento de recursos humanos.

Precios: por último, hablemos de los planes de precios. Deberá adquirir el plan de la Plataforma de gestión de empleados. Esto comienza en $ 35 por mes, más $ 8 adicionales por empleado por mes. Sin embargo, deberá comunicarse directamente con Rippling para obtener un precio personalizado según sus necesidades.

Conclusión

El procesamiento de nómina es una parte esencial de cualquier negocio. Sin embargo, abordar esta tarea puede parecer un desafío abrumador. Afortunadamente, puede usar cualquier cantidad de herramientas sofisticadas para ayudar a garantizar que su contabilidad funcione sin problemas.

En este artículo, cubrimos una variedad de programas diferentes para que los considere. Si bien todos ellos tienen sus puntos fuertes, tenemos el ojo puesto en uno en particular: Gusto. Esta herramienta tiene suficientes funciones para adaptarse a una pequeña empresa, pero también es lo suficientemente escalable para crecer junto con su empresa.

¿Tiene alguna pregunta sobre el uso de alguna de estas herramientas de procesamiento de nómina? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!

Diseño y presentación por Chris Fitzgerald y Karol K.