Explicación de las 5 fases de la gestión de proyectos

Los gerentes de proyectos a menudo enfrentan problemas como retrasos en los proyectos, comunicaciones perdidas, análisis erróneos del alcance de un proyecto, etc. No puede obtener una tasa de éxito total, pero con cada falla, aprende y mitiga los riesgos.

Además, si conoce bien las situaciones en curso de un proyecto y cómo funciona cada fase de un proyecto, es posible aumentar su índice de éxito.

Hay 5 fases en la gestión de proyectos y, como director de proyectos, su trabajo consiste en dominarlas todas desde cero hasta la ejecución final.

En este artículo, vamos a desglosar estas fases de gestión de proyectos para usted.

Cuáles son las 5 Fases de la Gestión de Proyectos

Todo proyecto tiene un ciclo de vida. Este consta de cuatro o cinco pasos que normalmente se pueden denominar como fases de la gestión de proyectos. Las fases de gestión de proyectos siguen un patrón similar, independientemente del tamaño o tipo de proyecto. Aquí están ellos -

1. Inicio del proyecto
2. Planificación de proyectos
3. Ejecución del proyecto
4. Seguimiento y control de proyectos
5. Cierre del proyecto

1. Inicio o concepción del proyecto

Lo primero de un proyecto es su conceptualización e iniciación. Como gerente de proyecto, debe crear una imagen principal para un proyecto específico sobre cómo comenzar y cómo avanzar a los siguientes pasos uno tras otro.

En la etapa de iniciación, debe recopilar sus ideas y convertirlas en un plan de negocios, establecer objetivos, definir el alcance y los estatutos del proyecto, y definir a las personas responsables del éxito o fracaso de un proyecto, también conocidas como partes interesadas.

La fase de inicio del proyecto debe cumplir con las siguientes tareas:

Definición de los objetivos del proyecto

La primera pregunta que debe hacerse a sí mismo ya las partes interesadas es: '¿qué quiere lograr con este proyecto?'

Por ejemplo, está trabajando para una empresa desarrolladora de complementos de WordPress. Como administrador de proyectos, desea iniciar un proyecto para una nueva página de precios. En este caso, debe averiguar por qué su página de precios actual no funciona y qué tipo de retorno espera de una página de precios recién diseñada.

Establece tu alcance

Ver los límites de su proyecto mucho antes de comenzar a trabajar en él, se trata de establecer su alcance. En esta etapa, crea las iniciales de los objetivos de su proyecto, los entregables, los plazos, etc. para comprender hasta dónde quiere y puede llegar.

Además, esta etapa incluye aspectos de financiamiento y presupuesto, y el tiempo total de los proyectos.

Finalización de las partes interesadas y definición de sus roles.

Las partes interesadas son las personas que estarán estrechamente conectadas y serán responsables del progreso y los resultados del proyecto. Algunas de las partes interesadas comunes del proyecto son: patrocinadores, gerentes de proyecto, miembros del equipo del proyecto, clientes, usuarios finales, partes interesadas internas, etc.

Como gerente de proyecto, definirá las funciones y responsabilidades de cada parte interesada.

Posibles obstáculos

En la etapa de inicio del proyecto, es posible asumir y enumerar todos los obstáculos/riesgos que puede enfrentar en los próximos días y crear copias de seguridad y un plan B.

La gestión de riesgos es una gran tarea que involucra suposiciones de riesgos, lluvia de ideas, recopilación de recursos para manejar los riesgos, evaluación, priorización, etc.

Lea también: Cómo administrar el riesgo en la gestión de proyectos: consejos efectivos para el éxito del proyecto

2. Planificación del proyecto

La planificación del proyecto es el paso inmediato después de la etapa de inicio del proyecto. Incluye las definiciones más amplias de los objetivos del proyecto, desde 'cómo controlar y monitorear el proyecto' hasta la finalización del proyecto.

Hay dos enfoques de planificación de proyectos más populares entre los gerentes de proyectos:

a. El método INTELIGENTE. Significa que su planificación debe ser específica, medible, alcanzable, realista y oportuna.

b. El método CLEAR. Sugiere un proceso de trabajo colaborativo, limitado, emocional, apreciable y refinable.

Mientras trabaja en él, debe combinar los dos enfoques para obtener mejores resultados.

En la etapa de planificación, podría escribir y definir la hoja de ruta completa de su proyecto. Así es como va:

• Creación de un plan de gestión de proyectos
• Desarrollo de una estructura de desglose del trabajo (WBS)
• Estimación de recursos y duración del proyecto
• Creación de una estrategia de gestión de riesgos

El principal logro de esta etapa es precisar todos los pasos de la fase de iniciación y desarrollarlos. Entonces, su tarea sería desarrollar un plan detallado para la ejecución, el seguimiento y el control adecuado del proyecto.

En esta etapa, debe reunir a todos los miembros de su equipo y asignarles tareas específicas. Por ejemplo, para cada una de sus tareas, puede uno o varios miembros del equipo y establecer una fecha límite para completar la tarea.

Además, puede establecer un canal de comunicación adecuado entre los miembros del equipo y las partes interesadas. Las herramientas de mensajería como Slack serían una opción inteligente en tales casos.

3. Ejecución del Proyecto

Ahora, ya tienes tu plan listo. Es hora de ir a trabajar. Entonces, esta etapa incluye el lanzamiento de su proyecto y la ejecución de las tareas poco a poco, produciendo los entregables del proyecto hasta la realización final. En otras palabras, esta fase se trata de convertir su plan en acción.

Por lo tanto, como gerente de proyecto, establecerá un flujo de trabajo sólido que ayudará a los miembros de su equipo a trabajar sin problemas, comunicarse con precisión y esforzarse para alcanzar la meta del proyecto. Esto incluye lo siguiente:

• Mire de cerca el flujo de trabajo del equipo
• Administrar correctamente su presupuesto
• Comunicarse con sus partes interesadas

Mientras los miembros de su equipo están trabajando, una de sus tareas clave como gerente de proyecto es hacer un seguimiento con las partes interesadas del proyecto para que puedan conocer el progreso y cómo van las cosas.

Por ejemplo, sería muy beneficioso usar una herramienta de colaboración de proyectos como Project Manager Pro. Esta herramienta de WordPress puede ayudarlo a comunicarse mejor con las partes interesadas y los miembros del equipo a través de mensajes, comentarios y chats integrados.

Además, puedes monitorear el progreso y los trastornos del equipo, y hacer posibles soluciones lo antes posible.

4. Seguimiento y control de proyectos

Espere lo mejor, planifique para lo peor y prepárese para ser sorprendido.

Denis Waitley

En la fase 3, su proyecto ya debería estar ejecutándose. Entonces, el trabajo de la fase 4 es simple. Debes ver cómo van tus tareas y los miembros de tu equipo.

Se trata de monitorear el flujo de trabajo, descubrir las fortalezas clave y mejorarlas. Si ve algún problema, resuélvalo con las medidas adecuadas.

Por lo tanto, su trabajo principal consiste en resolver los problemas actuales del proyecto, tomar la decisión correcta y resolverlos. También puede llamarlo monitoreo del desempeño del proyecto.

Eche un vistazo a lo siguiente que debe tener en cuenta para el seguimiento del rendimiento del proyecto:

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Asegúrese de configurar los KPI correctamente y controle si sus tareas y subtareas se realizan a tiempo y cumplen con los KPI.

Recopilación de datos

La recopilación de datos es algo indispensable en la gestión de proyectos. A lo largo del proyecto, debe recopilar datos relevantes y crear una base de datos que incluya cronogramas del proyecto, estado de finalización de tareas, informes financieros, control de calidad, comentarios de las partes interesadas, etc. La mejor manera de crear una base de datos poderosa es utilizando una herramienta de gestión de proyectos. .

Análisis de los datos

Los datos recopilados serían muy útiles para un análisis de datos adecuado. Puede comparar el progreso del proyecto con los gastos, los presupuestos generales y los resultados con la hoja de ruta presupuestaria que ha creado en la etapa de planificación.

Informes de rendimiento

A lo largo de varias etapas de un proyecto, puede crear informes de rendimiento basados ​​en su análisis de datos y compartirlos con las partes interesadas para una mayor transparencia. Además, los informes lo ayudarán a comprender hacia dónde se dirigen todos sus esfuerzos. Un informe de rendimiento básico se compone de un resumen del progreso, métricas clave y detalles de cualquier problema o desafío, etc.

mejora continua

El seguimiento es crucial para asegurarse de que lo está haciendo bien. Además, puede generar una imagen continua de la progresión de su proyecto con él.

Cuando tenga un informe de rendimiento y un análisis de datos bien elaborados, será más fácil comprender el estado actual de un proyecto y tomar las medidas necesarias que pueden aumentar las posibilidades de éxito.

5. Cierre del proyecto

Esta es la fase final de un ciclo de gestión de proyectos. En este paso, finalmente completa el proyecto y realiza un cierre formal.

Como gerente de proyecto, hará lo siguiente en la fase de cierre del proyecto:

• Entregar los entregables del proyecto a los patrocinadores del proyecto.
• Obtener la aprobación de los patrocinadores del proyecto.
• Cierra el proyecto oficialmente y disuelve tu equipo.
• Organizar una reunión posterior al proyecto para evaluar los éxitos y los fracasos

La reunión post-proyecto o post-mortem es un lugar donde le permites a todos los miembros del equipo saber cómo se han desempeñado, dónde les falta potencial y dónde radica su fortaleza. Los guiará para hacerlo mejor en el futuro.

Durante la reunión, el informe final se presenta a los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas para que se pueda realizar una discusión fructífera sobre el proyecto.

Su tarea final para la etapa de cierre del proyecto es realizar una revisión final de los informes del proyecto, analizar los datos disponibles y almacenarlos en un lugar seguro al que pueda acceder cuando lo desee. Funcionará como una base de conocimiento para su próximo proyecto.

Preguntas frecuentes sobre las 5 fases de la gestión de proyectos

Reflexiones finales sobre el ciclo de vida de la gestión de proyectos

Un ciclo de vida de gestión de proyectos consta de cinco fases, a algunos profesionales les encantaría convertir estas cinco fases en seis, siete u ocho etapas. Sin embargo, todas esas etapas simplemente se incluyen en las 5 fases de gestión de proyectos antes mencionadas.

Como administrador de proyectos inteligente, puede recibir ayuda del software de administración de proyectos y la IA para mejorar su alcance y posibilidades en la actualidad. Todo lo que necesita hacer es comprender qué tipos de herramientas son útiles para su presupuesto y compatibilidad.