Una breve guía para la resolución de problemas en la gestión de proyectos (consejos de expertos)

Una de las principales habilidades que lo convierte en un gran gerente de proyectos es la resolución de problemas. Cuando gestiona sus proyectos, los problemas son inevitables. Como todos tenemos que enfrentar el mismo tipo de situaciones, incluso en nuestra vida diaria. Lo que marca la diferencia es el conocimiento y la eficiencia con la que pone ese conocimiento para resolver un problema actual o inminente.

La resolución de problemas es el proceso de observar lo que sucede en su entorno; identificar cosas que podrían cambiarse o mejorarse.

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La resolución de problemas en la gestión de proyectos es un proceso estratégico. Por lo tanto, no puedes lograr esa habilidad de la noche a la mañana. Necesita aprender paso a paso, adoptar un marco para hacerlo y, obviamente, mantener algunas consideraciones cruciales.

Bueno, en esta breve guía, le mostraremos algunos de los métodos comprobados de resolución de problemas a seguir en la gestión de proyectos. Una vez que termine de leer, podrá comprender cuáles son las cosas más esenciales que debe hacer e iniciar una hoja de ruta para convertirse en un solucionador de problemas eficiente.

Importancia de la resolución de problemas en la gestión de proyectos

Hay muchas razones por las que debe aprender la habilidad de resolver problemas en la gestión de proyectos. Antes de continuar con las mejores técnicas o mejores prácticas, repasemos algunos de los puntos clave que hacen que la resolución de problemas en la gestión de proyectos sea un asunto serio.

Arreglar cosas rotas en el proceso

La resolución de problemas exige una mentalidad única. Cuando tienes eso en mente, puedes cuidar fácilmente tus proyectos con más intensidad. Hacer negocios y gestionar proyectos es algo simultáneo. Una estructura de resolución de problemas bien desarrollada lo ayuda a señalar las cosas que están rotas, que necesitan mejoras o una actualización.

Ordenar los riesgos

La identificación de riesgos es crucial para sus proyectos. El marco de resolución de problemas lo ayuda a comprender el estado actual de su negocio. Con suficientes datos, puede clasificar fácilmente los riesgos que pueden manejarse con los recursos adecuados.

Mejorando el desempeño

Tus proyectos y los empleados son integrales, se complementan para alcanzar un único objetivo: el éxito y el desarrollo. Entonces, cuando está dispuesto a buscar una solución confiable a sus problemas, también tiene un buen impacto en sus empleados. Eventualmente, eso lleva a mejorar su rendimiento general.

Buscando Oportunidades

Cuanto más siga resolviendo problemas, verá las grietas más nuevas, las cosas rotas y las cosas que necesitan una actualización. Con el mismo proceso, puede aprender a ver el panorama general, comprender la naturaleza del panorama general y volverse capaz de transmitirlo como gerente de proyecto. Por lo tanto, puede resolver los riesgos y oportunidades al mismo tiempo.

Si desea administrar todas las actividades de su proyecto directamente desde su panel de control de WordPress, consulte este artículo sobre la Guía para principiantes de administración de proyectos de WordPress.

5 pasos para la resolución de problemas en la gestión de proyectos que debe seguir

Como ya sabe, las habilidades para resolver problemas exigen un marco. Como gerente de proyecto, debe optimizar los métodos más adecuados según su experiencia y recursos. A continuación, hemos clasificado algunas de las técnicas más probadas que pueden convertirlo en un profesional inteligente para la resolución de problemas en la gestión de proyectos. Míralos uno por uno –

1. Definir el problema es su primera prioridad

De la forma en que usted ve un problema, sus empleados no lo verán. Porque, cuando ven un problema, quieren que tú se lo resuelvas, ya que eres el director del proyecto. Por lo tanto, es importante que defina el problema en primer lugar. Por ejemplo, su equipo continuamente no cumple con los plazos, por lo que es un problema de su parte. Para llegar a una solución viable, debe comprender por qué su equipo está cometiendo los mismos errores.

Comprender la naturaleza de un problema es posible cuando sabe por qué le sucede algo a su proyecto, por qué las cosas siguen teniendo problemas. Para resolverlo, puede seguir el enfoque 5W1H.

Significa hacer estas seis preguntas para definir un problema en la gestión de proyectos:

• OMS   afecta el problema?
• ¿Cuáles son los síntomas del problema?
• ¿Dónde/dónde ocurrió el proyecto?
• ¿Cuando sucede?
• Por qué   se produce el problema?
• ¿Cómo sucede?

Entonces, hacer esta pregunta definitivamente lo ayudaría a definir su problema cuando quiera resolverlo de una manera inteligente e impecable.

Leer más: Cómo mejorar la productividad del equipo con WP Project Manager.

2. Averigüe las razones detrás del problema

Después de comprender la naturaleza de un problema, el siguiente paso necesario es descubrir las razones detrás de él y analizarlas hasta el fondo. Es similar a encontrar la brecha en su flujo de trabajo y llenarlos uno tras otro para llegar a una solución adecuada. Por lo tanto, encontrar razones no será difícil si sigue un enfoque estratégico.

Por ejemplo, puede utilizar un diagrama de espina de pescado. Es un proceso famoso y útil para descubrir las razones de un problema. Bueno, ¿qué es un diagrama de espina de pescado? El teórico organizacional japonés Kaoru Ishikawa lo creó y se utiliza para categorizar las razones centrales de un problema de forma visual.

Mira arriba de la imagen. Supongamos que el problema es que su sitio web está caído. Un diagrama de espina de pescado te ayudará a anotar las posibles razones que pueden causar la caída de tu sitio web. Al mantener una demostración visual de este tipo, puede mejorar y ser más efectivo con respecto a la resolución de problemas en la gestión de proyectos.

Aquí hay algunas cosas inevitables: las razones por las que anotas, deberían ser reales. De muchas razones posibles, su trabajo es comprender las verdaderas razones. Es posible si buscas un análisis profundo. Por lo tanto, para hacer esto, el Análisis de Causa Raíz (RCA) sería útil.

3. Generación de ideas para soluciones

Ahora que sabe qué problema necesita resolver y cuáles son las causas, puede generar ideas para las soluciones correctas. Es un paso gradual de resolución de problemas en la gestión de proyectos. Entonces, en este paso, tienes más libertad para volverte creativo. El objetivo de este paso es encontrar un conjunto de soluciones. Evidentemente, necesita una reserva de soluciones o soluciones alternativas. Le ayudan a reducir sus riesgos. Si una solución falla, puede optar por un enfoque alternativo.

Por lo tanto, debe hacer mucho trabajo mental, investigar y reunir formas de posibles soluciones. Las dos mejores formas de generar ideas son: lluvia de ideas y mapas mentales.

Mindtools explica que la resolución creativa de problemas funciona en cuatro pasos. Ellos son: aclarar, idear, desarrollar, implementar.

La etapa de aclaración te hace explorar nuevamente tu visión del proyecto y la naturaleza de los problemas. Luego, guía para recopilar los datos necesarios y formular preguntas. Los siguientes pasos tienen que ver con expandir el marco con toda su comprensión, datos, recursos y objetivos para explorar ideas, formular soluciones y crear un plan para la implementación.

4. Seleccione la solución más adecuada

No es fácil seleccionar el color correcto cuando tu guardarropa está lleno de prendas similares. Pero cuando está decidido, conoce la etiqueta y el código de vestimenta de ese programa en particular, su sentido de la moda le permite elegir el color que más le queda. Siempre ocurre lo mismo mientras estás gestionando algún proyecto y estás dispuesto a resolver algo.

Después de haber generado muchas ideas y formulado un montón de soluciones diferentes, la duda es inevitable. Entonces, como gerente de proyecto, su habilidad para resolver problemas exige que seleccione la forma más útil y fácil de resolver su problema.

Bueno, la mejor manera de hacerlo es medir todas las soluciones, compararlas entre sí y considerar los siguientes hechos:

• Sus expectativas y prioridades
• Evaluar todas las soluciones y medirlas
• Considere sus recursos
• Ve por el más simple en primer lugar

Sin embargo, nunca debes dejar de hacer preguntas. Pregúntate a ti mismo, inspira a tus alumnos que trabajan en el proyecto a hacer preguntas. Cuantas más dudas surjan, la solución será más efectiva e impecable.

5. Tomar medidas para resolver sus problemas

Cuando sepa cuál es su problema y qué solución debe implementar, comience de nuevo. Es hora de tomar una acción. Implementar una solución es el paso final. Pero debe pasar por todos los pasos anteriores para alcanzar ese nivel. Es un marco establecido para aumentar su habilidad como solucionador de problemas.

Leer más: 6 ideas interesantes de gestión de proyectos a seguir en 2022.

Cómo una herramienta de gestión de proyectos puede ayudarlo a resolver problemas

En una era de automatización, la gestión de proyectos se vuelve más fácil gracias a las herramientas que lo ayudan a crear una base de datos en línea de sus empleados, clientes, cuentas y proyectos en general, etc. Un software de automatización de PM le permite realizar un seguimiento de cada proceso en vivo y facilitar su esfuerzo por tomar mejores decisiones.

Por ejemplo, si tiene una herramienta de automatización de PM como WP Project Manager , la resolución de problemas en la gestión de proyectos sería más viable y simple. Así es cómo -

• Asegura el mejor uso de sus recursos y planificación
• Organice y realice un seguimiento sólido de sus proyectos y tareas
• Herramienta de gestión avanzada para que su seguimiento sea más eficiente
• La herramienta intensificará su esfuerzo colaborativo
• Genera reporte para que puedas ver como van tus proyectos y cuales son tus carencias

En general, WP Project Manager tiene todas las características que pueden optimizar su flujo de trabajo. Cuando vea actualizaciones en vivo y actividades del tablero de sus proyectos (incluido el tablero Kanban, el diagrama de Gantt, la lista de tareas, el calendario, etc.), puede seguir fácilmente todos los pasos de resolución de problemas con más eficiencia. Sin embargo, el trabajo sería más fácil.

Cierre para la resolución de problemas en la gestión de proyectos

La mayoría de los problemas son pequeños al principio. Como gerente de proyectos ingenioso, su trabajo es resolverlos lo antes posible. Cuanto más te demores, más grande será el problema. Un barco a menudo tiene muchos pequeños fallos en el motor o grietas cuando se encuentra en un viaje largo. El capitán inteligente siempre está informado para solucionarlos simultáneamente. Como gerente de proyecto, su trabajo es nada menos que eso.

Un marco de resolución de problemas estratégico lo ayudará a lidiar con ese bucle, y una herramienta de automatización de gestión de proyectos perfecta le permite resolver sus problemas más rápido (no olvide agregar flexibilidad, asequibilidad, administración del tiempo e inteligencia).

Entonces, estas son nuestras palabras finales: siga innovando las formas más nuevas de resolver problemas en sus proyectos y no permita que su problema crezca más que usted.