Consejos de productividad para propietarios de sitios web
Publicado: 2022-10-17Algunas personas trabajan 18 horas al día y aun así terminan logrando poco. Son los que siempre parecen nerviosos, apresurados y fatigados. Nadie puede culparlos por tomárselo con calma, pero al final del día, todavía queda mucho en sus platos.
Lo que les falta no es dedicación sino la utilización efectiva de consejos de productividad probados. En esta guía, reunimos 12 consejos de productividad para propietarios de sitios web que podrían cambiar su vida profesional y personal.
¿Por qué es importante la productividad?
Los que usan sistemáticamente esas tácticas productivas, bueno, son diferentes. Se las arreglan para pasar sus días ocupándose de las cosas una tras otra. Tienen un claro sentido de propósito sobre lo que están haciendo y lo que tienen que hacer. No parecen ser víctimas de sus horarios sino estar al mando de ellos.
Es importante destacar que apenas están cansados, agitados o ansiosos.
Podrías pensar que no tienen suficiente trabajo que hacer o que lo que tienen son tareas simples. Puede creer que tienen acceso a un equipo más grande o un mejor software. La verdad no es nada de eso.
Son más productivos. Saben cómo aprovechar al máximo cada día.
Para eso, consciente y regularmente implementan consejos de productividad. Si usted es dueño de un negocio en línea y siente que nunca logra hacer las cosas, también necesita una reorganización de su forma de trabajar.
12 consejos de productividad para propietarios de sitios web
1. Elimina las notificaciones
Si quiere ser productivo, debe poner toda su concentración en la tarea que tiene entre manos. Uno de los mayores obstáculos para eso es el impulso constante de notificaciones de sus aplicaciones.
Podría estar escribiendo una presentación o revisando un argumento de venta y de repente recibe una notificación de uno de sus canales de redes sociales o su cliente de correo electrónico. Eso es suficiente para distraerte de lo que sea que estés haciendo.
Incluso si no hace clic en la notificación, ha perdido el enfoque simplemente mirándola. Ahora su cerebro tiene que realizar múltiples tareas entre dos zonas de atención. Eso le quita energía a la tarea en la que se estaba enfocando.
La solución es desactivar todas las notificaciones, tanto de tu smartphone como de tu ordenador. Este pequeño consejo puede ser de gran ayuda para que esté más concentrado y menos distraído.
2. Conoce tus prioridades
No estás allí para hacer todo como propietario de un negocio en línea y estar al tanto de todas las decisiones y procesos. Tu trabajo es cuidar las prioridades. Pero eso podría conducir a un problema mayor. ¿Qué es exactamente una tarea prioritaria?
La mayoría de la gente ve lo que está actualmente en su agenda como una prioridad. Creen que necesita toda su atención solo porque está en su agenda. Este es un enfoque inherentemente inútil.
Una forma eficaz de priorizar es mediante el uso de la Matriz de Eisenhower. En el eje x, tendrás urgente y no urgente. En el eje y, agregue importante y no importante.
Ahora, su prioridad número uno es lo que es importante y urgente. Debe hacer un plan para lo que es importante pero no urgente. Luego, delegue las tareas urgentes pero no importantes a sus compañeros de equipo y elimine las tareas no urgentes y no importantes.
3. Concéntrate en tres tareas prioritarias por día
Una vez que identifique las tareas más importantes y urgentes, podría ser tentador juntarlas todas y comenzar de inmediato. Esa sería la forma incorrecta de manejar esas tareas cruciales.
Debe planificar sus tareas prioritarias para el día siguiente al final de cada día. También puedes hacerlo al día siguiente, pero te llenará de energía si entras en la oficina sabiendo exactamente lo que tienes que hacer.
Es importante limitarlos a solo dos o tres por día. Incluso si cree que puede manejar más, concéntrese en estos tres.
4. Divide las tareas en unidades más pequeñas
Cuando las tareas parecen más grandes, es fácil postergarlas. Podría pensar que necesitaría un día entero para cuidarlos. Pero sabes muy bien que es difícil dedicar una tarde entera, y mucho menos un día, a una tarea en particular.
La forma de manejarlo es dividirlos en unidades más pequeñas y manejables. Por lo tanto, no tiene que revisar su estrategia de generación de prospectos B2B de una sola vez. Puede analizar sus métodos de llamadas en frío por separado de su alcance por correo electrónico.
No tienes que diseñar una estrategia de contenido completa esta semana. Solo tiene que averiguar sus blogs el lunes, el contenido del correo electrónico el martes, etc.
Hay una ventaja que se pasa por alto al dividir sus tareas en unidades más pequeñas. Ahora hay un mayor escrutinio de cada aspecto de ese trabajo. Eso te dirá dónde tienes que mejorar. Tal vez todo lo que tiene que hacer es cambiar sus guiones de llamadas en frío para obtener más clientes potenciales.
5. Sin reuniones innecesarias
Si hay algo que puede comenzar a implementar ahora mismo para mejorar la eficiencia de su oficina, es cuestionar la necesidad de reuniones.
La mayoría de las reuniones no se llevan a cabo porque se deba discutir algo estratégicamente importante. Es porque nadie cuestionó por qué tenían que asistir a una reunión.
En otras palabras, las reuniones ocurren porque las reuniones se programan.
La forma más fácil de analizar si necesita una reunión es hacer una pregunta simple a las personas interesadas: ¿Puede ser un correo electrónico, una llamada telefónica o una conversación privada entre dos personas?
En la gran mayoría de los casos, la respuesta sería cualquiera de esas opciones. Resista la tentación de celebrar reuniones si no tienen sentido. Las reuniones son la forma de perder el tiempo, los recursos y el enfoque.
6. Reduce la comunicación sin sentido
Si las reuniones son obvias por la forma en que pierden el tiempo, el correo electrónico es una pérdida no tan obvia de los recursos de la empresa. Si pudiera tomarse un día para evaluar todos los correos electrónicos que envía, recibe y responde, entenderá el punto.
La mayoría de ellos son triviales o repetitivos. Las personas envían correos electrónicos no para comunicar nada importante, sino para transmitir a todos los demás que están haciendo su parte o que ahora le toca a alguien más.
Peor aún es el hábito de los correos electrónicos grupales. Las personas que no tienen nada que ver con un proyecto son notificadas repetidamente sobre su progreso o falta de él. Lo que fácilmente podrían haber sido conversaciones de dos minutos entre dos personas se extienden a mensajes de varios hilos que hacen perder el tiempo a todos.
Si tiene un negocio en línea, dígales a todos en el sistema que los correos electrónicos deben enviarse solo si son urgentes y solo a aquellos que necesitan saber. Es importante señalar que cualquier comunicación que se pueda realizar por teléfono no se debe arrastrar a los correos electrónicos.
Y, por supuesto, prohibir o limitar severamente los correos grupales.
7. Reduce las decisiones que tienes que tomar
Hay varias pequeñas decisiones que tienes que tomar todos los días que son agotadoras. Estos incluyen qué ponerse, qué comer, qué ruta tomar para ir a la oficina, etc.
Estas decisiones triviales te dejan cansado y con poca energía para las grandes decisiones. La cura para eso es eliminar la necesidad de tales decisiones. Si se trata de qué ponerse, rota tus atuendos.
No pases más de tres segundos preguntándote qué comer. Decida de antemano y establezca una rutina o elija lo que se le ocurra primero.
Recuerda, menos decisiones = más energía.
8. Automatiza tareas
La mayoría de las personas que trabajan duro pero logran poco suelen hacer las mismas tareas repetidamente. Para concentrarse en tareas importantes, debe automatizar todo lo demás.
Si un cliente envía un correo electrónico sobre un retraso en la implementación o un proveedor se le acerca con una propuesta, debe haber un protocolo para ello. Aconseje a los miembros de su equipo sobre qué hacer. Puede hacer una nota o una lista de tareas pendientes para tales situaciones.
El objetivo es automatizar la respuesta y asegurarse de que no tenga que involucrarse.
¿Otras formas de automatizar tareas? Crear borradores de respuestas a preguntas comunes, aprender atajos de teclado, etc.
9. Nunca multitarea
La multitarea se puede definir como fallar en varias tareas a la vez. Es lo opuesto a ser productivo.
Nuestra capacidad de atención es limitada y lo último que debemos hacer es darle fuentes que compitan. Cuando realiza múltiples tareas, se asegura de que no se concentrará en ninguna de las tareas correctamente.
Desafortunadamente, la mayoría de las personas ven la multitarea como una virtud. Hablan con orgullo de su capacidad para hacer varias cosas a la vez e incluso animan a sus empleados a hacer lo mismo. Esta es una receta para una cultura de la mediocridad.
No revises tu correo electrónico mientras trabajas. No tome llamadas telefónicas mientras lee los informes. No envíes mensajes de texto a tus colegas cuando estés en una reunión.
Enfócate solo en una tarea a la vez. Mira sólo lo que está delante de ti.
Una de las formas más fáciles de hacerlo es cuando estás trabajando en una computadora. Ir a pantalla completa. Eso asegurará que solo vea la pestaña frente a usted. Cambiar las pestañas requerirá un poco más de esfuerzo y no se recomienda cambiar con frecuencia.
10. Empieza a decir que no
Si eres dueño de un negocio en línea, sentirás que tienes que encargarte de todo. Tienes que estar al tanto de todas las decisiones y procesos. Eso significa decir sí a varias cosas.
Así es como te interrumpen constantemente y te involucras en tareas que no requieren tu supervisión. Una de las maneras más efectivas de recuperar tu tiempo y tu concentración es decir que no.
No estás siendo descortés o desinteresado en esas tareas. Estás empezando a valorar tu tiempo.
Una forma sencilla de hacerlo es retrasar el tiempo que tardaría en responder. Dígales que se comunicará con ellos si alguien le pide que se reúnan en lugar de decir que sí. Luego, evalúa si es necesario y di que no si no te parece importante o urgente.
Otra ventaja de decir no es que está empoderando a otros en el sistema para que tomen decisiones. Eso acelerará la toma de decisiones y aumentará el compromiso de los empleados.
11. Conoce tu ritmo energético
Un consejo de productividad común para empresarios y propietarios de sitios web es levantarse temprano y ponerse a trabajar. Si bien puede ser adecuado para algunas personas, no se aplicará a todos porque las personas tienen ritmos diferentes.
El truco consiste en averiguar su período de máxima energía. Para algunos, podría ser temprano en la mañana, mientras que otros podrían sobresalir por la noche. No tienes que seguir a nadie más. Sólo tienes que averiguar cuándo estás en tu mejor momento.
Una vez que sepa eso, debe marcarlo como su "tiempo de trabajo profundo". Ahí es cuando debe concentrarse en las tareas más importantes que afectarán su negocio a largo plazo.
Deberías trabajar como un ermitaño durante ese período. No necesita varias horas para participar en un trabajo profundo, ya que podría ser agotador. Solo necesitas dedicarle 90 minutos todos los días laborables.
12. Toma descansos frecuentes
Semanas de 90 horas sin descansos no es la forma de ser productivo. Así es como te fatigas constantemente, desarrollas serios problemas de salud, te vuelves cínico y hastiado. Esa es también la receta para los problemas de relación.
Tomar descansos regulares debe ser una prioridad tanto por motivos profesionales como personales. A menos que pueda dar un paso atrás y recargarse, no estará trabajando a su máxima capacidad. También estarás tomando muchas malas decisiones.
Incluso si conoce la importancia de los descansos frecuentes, debe institucionalizarlos en su cultura laboral para que sean efectivos. Debe haber espacios dedicados para la relajación. Estos no son descansos para entrar en llamadas telefónicas o revisar las redes sociales.
Aquí es cuando necesitas bajar y respirar profundamente. Aquí es cuando debes salir a caminar, lejos de lo que sea que esté en tu escritorio.
Terminando
Trabajar duro significa que hay una entrada sustancial sin resultados significativos. Ser productivo significa aprovechar al máximo cada día las cosas que más importan.
Es una cultura en la que ser efectivo es más importante que estar ocupado. Como propietario de un negocio en línea, debe inculcar esa cultura en su vida profesional y en su organización.
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