Las 11 mejores formas de aumentar la eficiencia de la gestión de proyectos con un administrador de tareas automatizado (herramienta y consejos de expertos)
Publicado: 2022-03-03Como gerente de proyectos, su habilidad y eficiencia pueden ir más allá. No hay ningún límite. Por lo tanto, es un paso inteligente adoptar un conjunto de procesos que pueden mejorar constantemente la eficiencia de la gestión de proyectos. Si los sigues, practicas regularmente y evolucionas, seguro que puedes mejorar mucho con el tiempo.
En los negocios modernos, los gerentes de proyectos se vuelven más inteligentes y aumentan sus capacidades con la automatización. Entonces, también es una parte integral de ese proceso del que estamos hablando. Ahorrar dinero, tiempo y esfuerzo es lo que le da más espacio para la innovación, y la automatización le daría eso muy fácilmente.
En el siguiente blog, discutiremos todo el asunto y le mostraremos cómo aumentar su eficiencia como gerente de proyecto con una gestión inteligente de tareas y un proceso estratégico. Sigue leyendo.
Por qué necesita ser más eficiente en la gestión de su proyecto
La eficiencia en la gestión de proyectos es una cualidad que puedes lograr gradualmente. Algo que te convierte en un administrador de proyectos dinámico que puede utilizar los recursos y tiempos disponibles con una estimación exacta, resolver problemas y hacer que un proyecto sea un éxito. La eficiencia también le brinda la capacidad de adaptación, apertura y popularidad entre sus partes interesadas.
Los conceptos de eficiencia y eficacia se utilizan habitualmente a la hora de evaluar diferentes procesos. Las organizaciones basadas en proyectos a menudo luchan con el equilibrio entre tiempo, costo y calidad, y están interesadas en hacerlo de la manera más eficiente y efectiva posible.
Erik Sundqvist, ciencia directa
Desde la planificación, el presupuesto y la ejecución, un gerente de proyecto debe pasar por un proceso largo y tedioso. Y los riesgos son casi una certeza. Gestionar a su gente, distribuir tareas y luego lograr objetivos exige un gran esfuerzo mental y físico. Entonces, ¿cuál podría ser tu gracia salvadora?
De hecho, es su eficiencia. Si puede utilizar todos los recursos disponibles con el potencial adecuado, puede tener éxito. Por lo tanto, ¿cómo hacerlo? Aquí es donde su trabajo exige pasar por un puñado de pasos.
11 pasos comprobados para mejorar la eficiencia de la gestión de proyectos
La lista de medidas de eficiencia es interminable. Puede innovar de una manera nueva, bueno, tal vez cada semana. Pero el asunto crucial es cuáles son los mejores y el experto siente que realmente funcionan.
A continuación, hemos clasificado algunas de las mejores prácticas probadas para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos. Échales un vistazo -
- Centrarse en la planificación
- Crear una base de conocimiento
- Establecer un proceso de comunicación simultáneo
- Gestión y presupuestación del tiempo del proyecto
- Estrategia de gestión de riesgos
- Haga que todos los datos del proyecto sean accesibles
- Seguimiento del proceso
- Recompense al miembro del equipo que se desempeña
- Obtenga las herramientas correctas alineadas
- Abierto para Comentarios y Sugerencias
- Nunca se conforme y realice mejoras continuas
Exploremos en detalle y descubramos cómo estas formas ayudarán a los gerentes de proyectos a aumentar su eficiencia en la gestión de proyectos :
1. Centrarse en la planificación
La planificación es el pilar de todas sus actividades de gestión de proyectos. Si tiene un plan ordenado y uno de respaldo, puede jugar el juego con seguridad. Además, es el primer paso para asegurarse de que está en un negocio serio.
En pocas palabras, debe hacer esto para hacer un plan de acción:
- Definición del alcance de sus proyectos
- Crear una estructura para el desglose del trabajo.
- Definir y secuenciar las actividades del proyecto.
- Haga una estimación sabia del presupuesto, la duración y otros recursos
- Tenga listo un plan de contingencia
Todas las tareas anteriores solo simplificarían sus proyectos. Cuando tu esqueleto es fuerte, el cuerpo debe tomar una forma fina.
2. Crear una base de conocimientos
Crear una base de conocimiento es esencial para sus proyectos. Siempre que necesite información, una base de conocimientos puede ayudarle. Por lo tanto, un escenario común sería este: supongamos que alguien necesita saber el número de ventas del último trimestre. Tú le avisas. Luego viene otra persona a pedir la misma información. ¿No te importaría volver a responder?
Se necesita una base de conocimientos para compartir y ejecutar un flujo simultáneo de datos en toda la organización. Esto ayudará no solo a la persona dentro de sus proyectos, sino también a las personas externas y a los clientes.
3. Establecer un Proceso de Comunicación Simultáneo
A menos que tenga una comunicación estable entre las partes interesadas, su proyecto está en riesgo. Todas las personas vinculadas a su proyecto deben asegurarse de estar en sintonía y trabajar por el mismo objetivo. Sin embargo, muchos proyectos fracasan debido a la falta de ella. Evidentemente, la "falla de comunicación" causa el 57% de las fallas de los proyectos.
Bueno, ¿cómo establecer un proceso de comunicación que pegue? Lo primero es elegir un formato o tablón donde guardar toda la información y actualizarla periódicamente.
La siguiente fase es establecer un objetivo de comunicación. Eso significa hacer otro plan de lo que le gustaría lograr a través de su proceso de comunicación con las partes interesadas del proyecto. Una vez que tenga su formato y objetivo de comunicación, es hora de identificar a sus partes interesadas y elegir el método que desea seguir.
4. Administrar y presupuestar el tiempo del proyecto
Además del tiempo y el dinero que ha invertido, un retraso en un proyecto puede costarle lo más preciado: sus clientes. Por lo tanto, la gestión adecuada del presupuesto y el tiempo es un gran problema que debe resolver. Entonces, cuando comienza a administrar un proyecto, debe marcar la siguiente lista de verificación:
- Una buena estimación de los recursos que está invirtiendo,
- Las personas que eliges como cómplices
- Divida ese proyecto en pequeñas fracciones, asigne a las personas adecuadas en el lugar correcto
- Establecer un tiempo estimado para completar cada tarea
El presupuesto es una carga pesada. Entonces, lo que te hace eficiente es seleccionar el método más adecuado de acuerdo a tu negocio.
5. Estrategia de gestión de riesgos
Como gerente de proyecto, los riesgos son obvios. Eventualmente, debe convertirse en un buen administrador de riesgos para que su proyecto sea exitoso. La estrategia de gestión de riesgos es un arsenal bastante inteligente para luchar contra cualquier situación inminente. Los especialistas en marketing de hoy en día siempre consideran las estrategias de gestión de riesgos positivas y negativas cuando se enfrentan a problemas.
Hay tres tipos de estrategias que los expertos encuentran para resolver problemas de gestión de riesgos. Son: respuestas de riesgo positivas, negativas y contingentes.
Por ejemplo, si opta por uno positivo, hay cuatro pasos en la gestión de riesgos. Explotar, compartir, mejorar y aceptar. Explotación significa riesgos intencionales para iniciar posibilidades. A veces, los gerentes de proyectos inteligentes buscan socios y comparten el riesgo para materializar una posibilidad.
La respuesta contingente viene para ocasiones especiales. A veces, su estimación puede no obtener los resultados exactos y llevarlo al borde del fracaso. Luego, una respuesta de gestión de riesgos contingente le ayuda a salir de las dificultades.
6. Haz accesibles todos los datos del proyecto
Ya hemos mencionado la importancia de una base de conocimientos. Sin embargo, un proyecto que se ejecuta con éxito exige el más alto nivel de accesibilidad entre las partes interesadas del proyecto.
Un proyecto en ejecución genera una gran cantidad de conjuntos de datos y documentos. Siempre que alguien necesite algo, debe tener la forma de tomarlo sin molestias previas y con tranquilidad. También es una parte integral del panorama general del proceso de comunicación. Además de eso, lo que estás haciendo, debe estar documentado. En una base de datos accesible, todos los datos de su proyecto deben guardarse y rastrearse.
7. Seguimiento del proceso
El seguimiento le brinda una imagen completa del proyecto. Algunos de los más cruciales son:
- Cuánto has hecho una tarea,
- ¿Cuál es la mejora,
- ¿A cuántas ligas necesitas ir?
- Qué medidas pueden mejorar más su proceso
Como administrador de proyectos inteligente, su trabajo es encontrar la mejor manera de realizar un seguimiento de sus tareas de gestión de proyectos de manera eficiente. En este caso, un software de gestión de proyectos o un administrador de tareas automatizado viene con grandes ventajas.
8. Recompense al miembro del equipo que se desempeña
No es que todos los miembros de tu equipo sean iguales. Tienen diferentes roles, dominios, sentido de responsabilidades y capacidades. Además de estas cualidades predeterminadas, las personas reaccionan de manera diferente mientras trabajan en un proyecto. No puedes esperar que todos actúen de la misma manera todo el tiempo. Por lo tanto, debe ensamblarlos para aumentar su tasa de éxito. En tales casos, ¿cuál podría ser la mejor manera de mejorar su poder interior para trabajar de manera más estrecha y eficaz?
El reconocimiento de los empleados es vital para el 37% de los empleados. Los equipos que obtienen una puntuación en el 20 % superior de participación experimentan un 59 % menos de pérdidas de balón. Aproximadamente el 34% de los trabajadores estadounidenses se sienten comprometidos.
Uno de los consejos probados es que: recompensa a las personas que se están desempeñando mejor. Es una antigua tradición inspirar a otros a actuar al mismo ritmo o ayudarlos a tratar de hacerlo de forma natural y no por la fuerza.
9. Obtenga las herramientas correctas alineadas
Bueno, esta es la parte difícil. La automatización es algo en lo que la mayoría de los gerentes de proyectos de hoy en día quieren creer. Pero, ¿cuántos de ellos realmente lo hacen? Mckinsey informó que el 31 % de las empresas tienen al menos una función completamente automatizada.
Así, según Farc Research, “los profesionales tardan en promedio 18 minutos en localizar un documento de forma manual –entre un 20% y un 40% de su tiempo– y dedican un 50% de su tiempo a buscar información”.
Esto significa que la adopción de la automatización puede ahorrarle tiempo y esfuerzo, y le brinda más tiempo para concentrarse en otros asuntos para aumentar la eficiencia de la gestión de proyectos.
Como resultado, la necesidad de una herramienta de automatización es inevitable para hacer crecer su proceso comercial. Pero, ¿cuál elegir y cómo la herramienta adecuada puede mejorar su juego? Te vamos a mostrar esto.
10. Abierto para Comentarios y Sugerencias
Un buen gestor de proyectos siempre está abierto a las opiniones de sus alumnos. Al menos, no hay nada malo en escuchar a personas de ideas afines, compartir pensamientos y sugerencias, ¿verdad?
¿Qué tan mala es la historia común de un gerente de proyecto que no está abierto a nuevas ideas y le dice a su gente: "Sé más que tú, por eso soy tu gerente".
Supongamos que su nombre es Sr. Brooks. Nunca pensó en los miembros del equipo agregando algún valor al proyecto o cualquier problema inminente. Entonces, cada vez que se produjo un problema, en realidad no tenían mucho en sus manos para resolverlo. Y mientras su plan estaba fallando, el hombre era tan terco como para aceptar cualquier sugerencia nueva, pero culpaba a los miembros del equipo.
El proyecto no iba a ninguna parte. Y, las cosas comenzaron a desmoronarse. A pesar de ser una persona capaz con un buen conocimiento del dominio, el Sr. Brook no logró su objetivo.
Una lección es clara aquí: como gerente de proyecto, debe valorar a cada uno de los miembros de su equipo. Manténgase abierto a nuevas ideas y discusiones. Porque todos tienen algo que poner en un proyecto mientras trabajan en él.
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11. Nunca te conformes y haz mejoras continuas
La vida como gerente de proyectos es un viaje que promueve la innovación todos los días. Por lo tanto, si obtiene el éxito siguiendo un conjunto de mejores prácticas y reglas, no crea que la próxima vez o el próximo proyecto también seguirá su ejemplo. Es un mundo que está cambiando continuamente, tú también deberías hacerlo. Tu juego es adaptable y ser dinámico puede llevarte a posiciones de liderazgo.
Utilice un administrador de tareas automatizado para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos
La automatización aporta innovación y velocidad a su fuerza de trabajo. Por lo tanto, todas las medidas de eficiencia que hemos discutido a lo largo del blog se pueden lograr fácilmente si tiene un administrador de tareas automatizado en la manga.
Desde la planificación hasta el seguimiento de su proceso, la distribución de tareas hasta la presupuestación del tiempo o el seguimiento, obtiene todo de estas herramientas. Por ejemplo, si tiene un administrador de tareas automatizado como WP Project Manager, simplemente puede optimizar todas las tareas de su proyecto y aumentar la eficiencia de la gestión de proyectos.
Algunas de las características principales en las que puede confiar son:
- Asistencia de recursos y planificación
- Seguimiento inteligente de sus múltiples proyectos
- Puede establecer plazos y un sistema de recordatorio/notificación para cumplirlos
- Opción de seguimiento de tiempo eficiente
- Colaboración en equipo a través de Kanban, listas de tareas, diagrama de Gantt y opción de almacenamiento de archivos accesible
- Informe y análisis
WP Project Manager es una herramienta de gestión de código abierto completa que puede automatizar sus equipos y proyectos al máximo.
Palabras finales sobre la eficiencia de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es una tarea estratégica. No necesita prisa sino que exige medidas paso a paso para alcanzar la meta. Si quiere ser inteligente, su arma principal debe ser su eficiencia como administrador de personas y su adaptabilidad a la tecnología.
Además, los pasos anteriores que hemos mencionado, siempre se pueden sumar a los cambios e innovar las medidas de eficiencia más recientes. Entonces, ¿qué parte de su gestión de proyectos actual necesita una renovación? Cuentanos en la sección de comentarios.