Una guía para la gestión de proyectos de WordPress para no gerentes de proyectos
Publicado: 2022-05-21A menudo se piensa que la gestión de proyectos es un gran obstáculo para las empresas que enfrentan presupuestos y tiempo limitados. Se considera un gasto general innecesario que consume una parte importante del presupuesto del proyecto. Algunos incluso están inseguros de que un gerente de proyecto pueda interponerse en el camino de lo que el equipo realmente quiere. Por esta razón, a menudo los clientes se imaginan haciendo el trabajo ellos mismos con un buen briefing o formación del equipo, en lugar de contratar a un profesional.
Pero a menudo sucede que los que dicen no comprenden completamente la importancia de la gestión de proyectos.
Sin él, no hay nada que mantenga al equipo y al cliente juntos en la misma página a través de todas las fases buenas y malas de un proyecto.
Una gran gestión de proyectos significa mucho más que mantener bajo control el triángulo de hierro de la gestión de proyectos, cumplir con los plazos, el presupuesto y el alcance; une a clientes y equipos, crea una visión para el éxito y pone a todos en la misma página de lo que se necesita para mantenerse en el camino hacia el éxito. – El Gerente de Proyectos Digitales
Pero ni siquiera es necesario contratar a un profesional para hacer todo eso. Incluso se podría hacer con la ayuda de una solución de software.
Esto nos lleva a entrar en el tema de la gestión de proyectos de WordPress para los que no son gestores de proyectos .
Con una plataforma como WordPress, se ha vuelto aún más fácil, seguro y fructífero ejecutar una solución de gestión de proyectos que satisface todas las necesidades de una pequeña y mediana empresa.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
Cuando los proyectos se gestionan correctamente, las ganancias aumentan y las empresas pueden crecer en tamaño e ingresos.
Estas son algunas de las formas en que hace el trabajo:
Aumenta la eficiencia y la finalización oportuna
La gestión adecuada de proyectos unifica a los miembros del equipo para confirmar qué actividades deben ocurrir en el proyecto y en qué orden para que los proyectos se completen más rápido y de manera más eficiente.
Administrar costos y tiempo
Entregar a tiempo y dentro del presupuesto son dos limitaciones de cualquier proyecto. La gestión de proyectos realiza un seguimiento de los costos monetarios, los recursos, los costos, el tiempo dedicado a cada tarea y mucho más mediante la programación de todo.
Programa el trabajo
La gestión de proyectos establece recordatorios o notificaciones y garantiza que los miembros del equipo trabajen en sus tareas asignadas en el orden pertinente y de forma adecuada.
Asegura que los proyectos sean prácticamente alcanzables
Una buena gestión de proyectos crea un proceso claro en torno a tareas con plazos alcanzables para que todos puedan trabajar con precisión y límites razonables.
Crea valor y gestiona los riesgos
La gestión de proyectos es importante porque garantiza que las personas adecuadas hagan las cosas correctas, en el momento adecuado, y que aporte un valor real a la empresa. Garantiza que se siga el proceso adecuado del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Proporciona supervisión continua
La gestión de proyectos es importante porque garantiza que el progreso de un proyecto se rastree correctamente en forma de informes e información. Estos informes rastrean las horas utilizadas o desperdiciadas, qué funcionó de acuerdo con los planes o en contra de ellos, cuántos hitos se completaron y los problemas, contingencias y obstáculos enfrentados. Y si el resultado final del proyecto salió bien.
Lo que necesita buscar en un buen gerente de proyecto
Para calificar como un administrador de proyectos competitivo para pequeñas y medianas empresas, la solución debe tener las siguientes características mínimas:
Caracteristicas basicas
- permitir la creación de proyectos
- permitir agregar miembros del equipo y clientes
- comunicación en equipo
- agregar archivos adjuntos a los mensajes
- permitir crear listas de tareas
- establecer diferentes tipos de objetivos o hitos
- ver el progreso de las tareas
- añadir comentarios a las tareas
- enviar correos electrónicos a los miembros del equipo
Otras características importantes
En cuanto a funcionalidades avanzadas para una mejor gestión, el jefe de proyecto debe contar con lo siguiente:
- Agregar miembros en diferentes roles
- Mensajero privado incorporado
- Establecer fechas de inicio y finalización del proyecto.
- Calendario para comprobar el progreso diario, semanal y mensual
- Cargue archivos, cree carpetas, haga que los archivos sean privados, vincúlelos con mensajes y listas de tareas
- Modificar permisos y roles de usuario para cada proyecto
- Lleve debates, proyectos y tareas a la interfaz
- Controle los niveles de permiso del equipo
- Mostrar actualizaciones de los miembros del equipo en todo el sitio
- Envíe correos electrónicos automáticos a los miembros del equipo sobre el estado de las tareas del día.
- Informes automáticos con filtros para acotar
- Actualizaciones en vivo de todo lo que sucede en todos los proyectos.
Si esta lista lo convence de la necesidad de una solución de gestión de proyectos, ¡continúe leyendo!
Eso nos lleva a una solución integral de complemento todo en uno que tiene todas las características anteriores, pero está especialmente diseñada para principiantes en la gestión de proyectos.
WP Project Manager es una solución de gestión de proyectos fácil e interactiva rica en funciones para WordPress.
Complemento de administrador de proyectos WP para WordPress
Las características de WP Project Manager se pueden dividir en términos generales en 14 tipos:
- Gestión de proyectos y tareas
- Discusiones en equipo
- Lista de quehaceres
- Hitos
- Calendario
- Administrador de archivos
- Roles de usuario personalizados
- Capacidades del equipo de control
- Compatible con interfaz
- Integración con WooCommerce
- Informe de progreso
- Resumen diario
- Informes con Insights
- Ficha Actividad
Administrador de proyectos WP GRATIS
Si acaba de comenzar su empresa comercial, o incluso dentro de algunos años, la versión gratuita de este complemento es suficiente para que pueda comenzar con las necesidades de su proyecto comercial.
La versión gratuita le permite hacer lo siguiente:
Proyecto : cree proyectos ilimitados, cree tareas ilimitadas, agregue usuarios ilimitados y establezca títulos y detalles.
Debates de equipo : envíe correos electrónicos a todos los miembros del equipo, edite y estilice los mensajes, agregue comentarios, agregue archivos adjuntos.
Lista de tareas : agregue tantas listas de tareas pendientes como desee con título y descripción, vea una barra de progreso en la lista, agregue comentarios, descripción de tareas, título en listas de tareas pendientes y tareas pendientes, y márquelas como completas/incompletas .
Hitos : cree hitos, asigne mensajes y listas de tareas, y use 3 tipos de hitos: a) próximo b) completado c) hito tardío.
Administrador de archivos : cargue archivos en mensajes y comentarios.
Cómo instalar WP Project Manager GRATIS
Simplemente, descargue el archivo desde WordPress.org o directamente desde el directorio de complementos de su panel de control de WordPress. Después de la instalación, haga clic en Activar para comenzar.
¿Qué sucede si necesita un administrador de proyectos completo?
El complemento también viene en versiones premium en 3 planes: Personal, Business y Developer .
La versión PRO recargará tu equipo
WP Project Manager PRO le permite autogestionar su equipo, tareas y clientes tan bien que no tiene que depender de nada más.
Gestión de proyectos y tareas
Cree proyectos, tareas y subtareas ilimitados.
Personalizar los roles de los miembros del equipo
Decide la función de cada usuario y la privacidad para todo sin problemas.
Tablero personal
Vea todas las tareas completadas, pendientes y actuales en el tablero.
Ver actividades
Conozca cada bit de la actualización en el proyecto desde una sola página a medida que ocurren.
Resumen diario
Envía emails automáticos a todos los usuarios notificándoles un resumen del día.
Compatible con interfaz
Lleve los proyectos a su sitio frontend para que no tenga que dar acceso al panel a todos.
Calendario interactivo
Verifique el progreso y arrastre y suelte sus tareas asignadas.
Mensajería privada
Chatea y discute con clientes y equipos con la comodidad de una total privacidad.
Administrador de documentos
Almacene y vea todos los archivos en un solo lugar. Navegue a comentarios vinculados, listas de tareas pendientes y tareas.
Informes avanzados con información
Informes automáticos + filtros para tareas, actividades de usuarios, hitos y proyectos.
Reporte de progreso
Obtenga un escenario completo de su empresa de un vistazo a medida que ocurren.
Seguimiento de hitos
Cree objetivos de proyecto cronometrados para que los equipos tengan pequeños puntos de avance para lograr.
Cómo instalar WP Project Manager PRO
Después de una compra exitosa, descargue el archivo desde su panel de Mi cuenta. Cargue el complemento desde el directorio Complementos de su panel de WordPress. Después de la instalación, haga clic en Activar para comenzar.
Cómo configurar y usar WP Project Manager
Primero instale y active la versión PRO.
Vaya a Panel de WP>Administrador de proyectos>Configuración . Seleccione Configuración general , donde puede configurar el límite de carga de archivos, los proyectos por página, el estilo de las listas de tareas, las listas de tareas por página, la capacidad de creación y gestión de proyectos, el logotipo de carga y mucho más. 
Crea categorías para que puedas organizar tus proyectos en diferentes clases. 
Cree un nuevo proyecto desde el panel principal. 
Escriba el nombre del proyecto, seleccione una categoría y agregue tantos usuarios como necesite.
Ahora agregue una nueva Lista de tareas con un nombre y una descripción. 
Cree tareas pendientes y subtareas dentro de las listas de tareas tantas como desee. Esto le permite desglosar sus tareas generales y asignar fácilmente cada tarea pendiente a diferentes compañeros de trabajo. 
Agregue una fecha de inicio y finalización a sus tareas para realizar un seguimiento del tiempo y completar los proyectos de manera eficiente. Esta función le indica cuánto tiempo se ha dedicado a una tarea en particular. También es útil cuando necesita facturar a sus clientes e informar la cantidad de tiempo que dedicó a una actividad. 
Puede elegir agregar tareas en el formato de lista . 
O cree tareas de manera más interactiva al estilo de un tablero con la vista Kanban . Arrastre y suelte tareas de un tablero a otro, categorice las tareas como Abiertas, En curso, Terminadas, Vencidas o más, vea el asignado, vea los plazos, comente y agregue nuevas tareas. 
Agregue hitos para establecer un objetivo general. Los hitos también se pueden usar para dividir un proyecto en diferentes fases de desarrollo alcanzables y para coordinar proyectos y personas asignadas de manera oportuna. 
Ahora cargue archivos, imágenes y carpetas de cualquier formato para su proyecto. Cree carpetas o cree un documento directamente desde el panel del Administrador de archivos . ¿Desea adjuntar sus archivos PDF, imágenes, Word u hojas de cálculo con una determinada lista de tareas, mensajes o incluso guardar enlaces web? ¡Todo eso está permitido! 
Establezca el tipo de privacidad y acceso que desea que tengan los miembros de su equipo y los clientes para los mensajes, las listas de tareas pendientes, las tareas pendientes, los hitos y los archivos. Permita la administración completa o elija hacerlo privado. 
Cómo verificar el progreso con WP Project Manager PRO
Una de las primeras cosas que puede hacer es comunicarse con los miembros del equipo y los clientes sobre el progreso, los obstáculos, las dificultades, los planes, las actualizaciones y mucho más desde la plataforma de Discusiones .
Plataforma de discusión
Hable en privado o intercambie archivos en privado con un solo miembro del equipo o solo con un cliente. También puedes consultar en grupo o crear una conversación abierta para todos.
Verifique las próximas tareas, plazos y límites de tiempo por proyecto, y más en el calendario interactivo incorporado para la próxima semana y los meses futuros.
Calendario
Mi tarea
La pestaña Mis tareas es donde obtiene informes individuales para todos, incluido el suyo. Puede ver un resumen de las tareas completadas, incompletas y en curso. Además, puede ver un gráfico de actividad y un calendario. Y puede filtrarlos por meses.
Gráfico de gantt
Una forma mejor y más creativa de controlar a todos los miembros del equipo es usar el Diagrama de Gantt. Esta función le permitirá visualizar todas las tareas que ha creado en su proyecto en un sistema de gráficos de barras, ¡y eso también en una sola vista! Aquí puede comprender de forma ilustrativa todas las listas de tareas y asignaciones de sus proyectos contra el tiempo para cada día.
El diagrama de Gantt también es una forma útil de ver las fechas de inicio y finalización de cada tarea y la cantidad de progreso que se ha realizado. 
Informes
Cuando su proyecto ha progresado significativamente, puede ver informes generados automáticamente que muestran sus hitos vencidos, incompletos, completados, tareas y tareas no asignadas con varios detalles. Estos informes le permiten compartir fácilmente datos útiles con colegas y clientes que pueden necesitar información sobre lo que está haciendo.
Filtra informes y exporta como CSV. Con la opción de informe avanzado, también puede ver informes de todos los proyectos, compañeros de trabajo, estado y rango de tiempo.
Ficha Actividad
La pestaña Actividad es una característica interesante dentro de cada proyecto que le informa todos los cambios, actualizaciones y actividades de los miembros del equipo dentro de ese proyecto en formato cronológico. 
Lo mismo se puede ver pero en todos los proyectos en la pestaña Progreso . 
Estos pasos son suficientes para completar la configuración, el seguimiento y la optimización de las actividades de su proyecto.
La gestión de proyectos no tiene por qué ser tan compleja como suele pensarse. WP Project Manager fue diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas, por lo que los principiantes y principiantes en WordPress y la gestión de proyectos tienen una manera fácil de crear estrategias y completar proyectos.
El administrador de proyectos de WP también tiene funciones adicionales, como los pagos de facturas, el pedido de WooCommerce y la compatibilidad con el frontend.
Resumen sobre la gestión de proyectos de WordPress para no gestores de proyectos
La gestión de proyectos es tan importante para las grandes empresas como para los emprendedores y las pequeñas empresas. La clave es exponer las complejidades de sus campañas de manera organizada y luego planificar cada actividad por separado, pero como si fuera parte de la planificación del proyecto completo. Sin este escrutinio y esquemas, los equipos y los clientes están expuestos a la desorganización, objetivos imprecisos, objetivos inalcanzables, uso inadecuado de recursos, riesgos, entregas deficientes o tardías y proyectos que superan el presupuesto.
WP Project Manager tiene las funciones más esenciales que se requieren para cualquier proyecto para que no tenga que lidiar con funcionalidades no deseadas. Pero también le permite personalizar el complemento según sus necesidades con la ayuda de extensiones.
Se dice: “La gran gestión de proyectos es importante porque genera éxito”. Cuando los equipos se sienten motivados y más felices, entregan las cosas correctas y los retornos también son mayores.
Obtenga el ADMINISTRADOR DE PROYECTOS DE WP