7 estrategias de gestión de proyectos para adelantarse al juego (Estudios de caso + Herramienta)

Las estrategias de gestión de proyectos tienen que ver con tener un plan claro sobre cómo completará su proyecto. La gestión de proyectos moderna se basa en gran medida en plataformas y metodologías digitales. Pero la importancia y el objetivo principal siempre ha sido el mismo durante cientos de años. Es decir, completar un proyecto de la mejor manera, al menor costo y en el menor tiempo posible.

Como dijo el gran Aristóteles hace miles de años:

Primero, tener un ideal práctico definido y claro; una meta, un objetivo. Segundo, disponer de los medios necesarios para alcanzar sus fines; sabiduría, dinero, materiales y métodos. Tercero, ajusta todos tus medios a ese fin.

Con el tiempo, la importancia de la gestión organizada de proyectos solo aumentó. Para necesidades específicas, tenemos muchas metodologías de gestión de proyectos que practicamos hoy en día. Con estas metodologías avanzadas y estrategias adecuadas, puede completar un proyecto de la manera más efectiva.

En este artículo, le mostraremos 7 estrategias de gestión de proyectos que garantizarán que no tenga que perder más tiempo, esfuerzo o recursos de los que necesita. Pero primero, obtengamos una descripción general clara de la gestión de proyectos moderna.

Por qué la gestión de proyectos es importante para su organización

La gestión de proyectos es el plan y el proceso combinados para lograr los objetivos específicos del proyecto mediante la utilización de la mano de obra, los recursos, el tiempo y las herramientas de la manera más óptima.

La gestión de proyectos moderna consiste en un conjunto de metodologías de gestión de proyectos que pueden ofrecer resultados predecibles y repetibles. Las metodologías y estrategias que seguimos estos días son altamente analíticas y resolutivas.

Sin embargo, los estudios muestran que solo el 23% de las empresas tienen sistemas de gestión de proyectos estandarizados como una cascada y ágiles en uso.

En esta era, aquellos que aún no se pusieron al día con la planificación estratégica de un proyecto rara vez pueden tener éxito en un proyecto. Entonces, ¿por qué le damos tanta importancia a la planificación estratégica para una gestión de proyectos eficaz? Vamos a conocer

Por qué la planificación estratégica es crucial para la gestión de proyectos

Las estrategias adecuadas para la gestión de proyectos son las que hacen que un proyecto sea exitoso. De hecho, según PMI, las organizaciones que subestiman la gestión de proyectos ven fracasar un 50 % más de sus proyectos. E incluso cuando un proyecto tiene un sistema de gestión, aún puede fallar debido a una estrategia inadecuada. Solo eche un vistazo a la encuesta a continuación.

En todas las organizaciones, el 11,4 % de todos los recursos se desperdician debido a procesos de gestión de proyectos inferiores. Las encuestas sugieren que las organizaciones que no logran integrar correctamente la gestión de proyectos en sus estrategias verán aumentar su tasa de fracaso total de proyectos en un factor de 2/3.

Sin embargo, no solo la planificación estratégica hace que su proyecto sea un éxito, sino que también le ayuda a ahorrar mucho dinero y recursos. De hecho, las organizaciones que utilizan prácticas comprobadas de PM desperdician 28 veces menos dinero que sus contrapartes que no cuentan con prácticas de PM. (CIO, 2019)

En un mundo donde el 27 % de los proyectos superan el presupuesto, el dinero que puede ahorrar con la planificación estratégica en la gestión de su proyecto es realmente extraordinario.

7 estrategias de gestión de proyectos para un proyecto exitoso

Hay muchas estrategias de gestión de proyectos que puede seguir para un proyecto exitoso. De ellos, nos centraremos en las estrategias clave que más impactan en el éxito de un proyecto.

Echemos un vistazo a las estrategias clave que se deben seguir para completar con éxito un proyecto.

1. Finalice los detalles del proyecto antes de que comience el proyecto

Incluso antes de comenzar a trabajar en su proyecto, debe finalizar los detalles del proyecto. Un plan claro sobre lo que está tratando de lograr lo ayuda a completar un proyecto de la mejor manera posible.

Funciones y responsabilidades: el plan detallado para el proyecto debe incluir las diversas funciones del personal que trabajará en el proyecto, junto con sus responsabilidades. Esto hace que el proceso de trabajo esté organizado y ayuda a evitar retrasos.

Estructura de Desglose del Trabajo: La Estructura de Desglose del Trabajo ayuda a dividir un gran proyecto en tareas pequeñas y manejables. Esto también ayudará al desglose de tareas para los empleados, la dependencia y el flujo de trabajo.

Hitos: El plan también debe incluir los hitos que ayudarán a que el proyecto esté en el camino correcto. Los hitos son excelentes para realizar un seguimiento del progreso del trabajo. Especialmente para realizar un seguimiento de la pequeña parte de los trabajos que dividirá utilizando la estructura de descomposición del trabajo.

Establecimiento de Entregables y Plazos: También tendrá que definir los entregables, la fecha límite, antes de comenzar el proyecto para mantener el proyecto empaquetado dentro del marco de tiempo establecido.

Finalizar los detalles del proyecto no significa que el proyecto no necesite o no necesite ninguna modificación en el camino. De hecho, hoy más que nunca, la gestión de proyectos es más iterativa que nunca. Es por eso que metodologías como Agile están ganando popularidad rápidamente. Hacer un plan claro del proyecto antes de empezar no te ata. Más bien hará que usted y sus empleados se adapten al cambio repentino de planes. También mantendrá intacta la estabilidad del proyecto y la fecha límite.

2. Decide qué metodología usar

Si no está familiarizado con el término metodología de gestión de proyectos o los diferentes tipos de metodologías que existen, aquí tiene una definición sencilla. Una metodología de gestión de proyectos es un conjunto de principios y prácticas que pueden ayudarlo a organizar su gestión de proyectos para obtener resultados óptimos. Ningún proyecto es 100% similar a otro, por lo que el proceso de trabajo tampoco es el mismo para dos proyectos.

Hay un par de metodologías de gestión de proyectos que son las más utilizadas. Entre ellos, tienes que elegir el que más se adapte a tu proyecto.

A continuación se presentan algunas de las metodologías de gestión de proyectos más populares que utiliza a menudo el director de proyecto.

Metodología Waterfall: Waterfall es la forma tradicional de gestión de proyectos. El nombre de metodología en cascada se introdujo debido al enfoque lineal y secuencial de este modelo. Antes de comenzar el siguiente paso del proyecto, el anterior debe completarse.

La metodología de cascada es adecuada principalmente para proyectos que tienen un resultado u objetivo claro. Tampoco tiene ningún alcance para la iteración o modificación del plan en el camino. Un buen ejemplo de este tipo de proyectos puede ser el tipo de proyectos que tienen las empresas de fabricación de automóviles. Estos proyectos generalmente no tienen prácticamente ninguna posibilidad de cambio en el camino.

Metodología ágil: Agile es otra metodología popular que ganó fuerza en la década de 2001. Su inicio en realidad se remonta a la década de 1990. Es el resultado de la creciente necesidad de una nueva forma de gestionar los proyectos, más adaptable al cambio. La metodología ágil se enfoca en tener períodos cortos de trabajo con pruebas, evaluación y adaptación continuas durante todo el proceso. Como tal, los productos finales que salen a menudo no son completamente iguales a los planeados.

Como la metodología ágil se enfoca en ser rápida, el producto final puede implementarse temprano. Sin embargo, luego se somete a una evaluación e iteración adicionales para convertirse en un producto completo sin problemas ni errores. La popularidad y aceptación de las metodologías ágiles más tarde impulsó el crecimiento de otras metodologías más nuevas. Estas metodologías incluyen Scrum, Kanban y más. Agile en sí mismo es excelente para productos digitales donde los resultados finales pueden permitirse desviarse del plan inicial.

De hecho, el 80% de los CMO han notado una mejora en la productividad del equipo con Agile. Las empresas que adoptaron Agile también experimentaron un 60% de crecimiento en ingresos y ganancias.

Metodología Scrum: Scrum es algo así como una adaptación de la metodología ágil. La metodología Scrum divide la duración total del proyecto en períodos o ciclos cortos, también conocidos como "sprints". Los sprints suelen durar una o dos semanas.

Scrum generalmente tiene maestros de scrum para liderar pequeños equipos que trabajan en partes de los proyectos a la vez. Esto es diferente a la finalización de tareas secuenciales en la metodología de cascada. Tenga en cuenta que los roles de Scrum Master no son similares a los de los gerentes de proyecto.

Metodología Kanban: Kanban es también un marco dentro de la gestión ágil de proyectos. Tiene su origen en la industria manufacturera japonesa. La Metodología Kanban es un marco en el que todas las tareas se representan visualmente como columnas en un tablero Kanban. Kanban ofrece una visión general visual de cada tarea de un proyecto en un momento específico.

De esta forma, es posible averiguar por qué hay un retraso en una parte del proyecto.

Metodología híbrida: tanto en cascada como ágil (incluidos sus marcos o versiones modificadas) tienen sus fallas. La metodología de cascada necesita mucho tiempo antes de poder ver el resultado. No es bueno para un mercado acelerado donde los competidores están bien emparejados y compiten constantemente entre sí. Por otro lado, Agile es susceptible al aumento del alcance y la iteración constante. Esto dificulta que los clientes se acostumbren a un producto. Lo que en realidad empeora la experiencia del usuario. Por lo tanto, muchos gerentes de proyectos ahora están tomando buenas notas tanto de los métodos ágiles como en cascada. Cada vez más PM están implementando algo así como un híbrido ágil en cascada.

Esto es lo que encontramos en el manifiesto de la metodología híbrida:

La gestión híbrida de proyectos combina los métodos formales y ágiles para crear un nuevo método de gestión de proyectos. Hybrid emplea la minuciosidad de Work Breakdown Structure (WBS) con la velocidad y los beneficios de Agile para un nuevo método de gestión de proyectos que es a la vez detallado y rápido.

Además de estas metodologías populares, también existen otros modelos que muchos utilizan. Es muy importante elegir perfectamente una metodología adecuada, ya que esto determinará qué tan rápido y eficientemente puede completar el proyecto.

3. Formar el equipo adecuado para el proyecto

Ningún proyecto puede tener éxito sin el personal adecuado para manejar cada tarea. Cada una de sus contrataciones debe estar alineada con la responsabilidad que desea que asuman. Una persona puede tener el mundo de la experiencia, pero si no es la adecuada para el rol y la responsabilidad, entonces no debe participar en el proyecto.

Es importante no construir su equipo con cualidades superpuestas, ya que solo pueden retrasar el proyecto para retrasarlo. Por eso los equipos también deben ser pequeños

Además, tu equipo debe tener una jerarquía clara y una distribución de tareas adecuada para que cada uno de los empleados aproveche el gran equipo que contratas.

4. Establecer una comunicación clara entre los departamentos y el personal

La comunicación es un gran factor decisivo para la mayoría de los proyectos. Es por eso que un plan de comunicación eficaz debe ser una parte muy importante de sus estrategias de gestión de proyectos.

El 80 % de los empleados pasan la mitad de su semana laboral en "repeticiones" causadas por una mala comunicación

Capterra

Si se pregunta qué queremos decir con un plan de comunicación, incluye un canal de comunicación designado, un horario preprogramado de reuniones, etc.

Establecimiento de canales de comunicación: cada equipo debe tener un canal de comunicación interno. Para conectarse entre el proyecto, hay varios canales que puede aprovechar. Slack, Microsoft Teams son dos de los métodos de comunicación más populares para un proyecto o lugar de trabajo.

Reunión programada: cada proyecto debe tener un horario de reunión designado, semanal o quincenal. Esto ayudará al gerente del proyecto a mantenerse al día con el progreso del proyecto. Estas reuniones también son útiles para resolver cualquier problema que puedan tener los miembros del equipo. Además, las reuniones también dejarán clara la dirección del proyecto y ayudarán a decidir si requiere alguna iteración o no.

5. Evite hacer grandes cambios (Scope Creek) durante el proyecto

Si bien las metodologías de proyectos modernas ponen gran énfasis en la iteración del plan del proyecto, se sugiere no realizar grandes cambios. No es lo correcto hacer tantos cambios como sea posible. Porque, de esa manera, el producto final no se parecerá en nada al proyecto que se pretendía.

En términos de gestión de proyectos, cuando se realizan cambios ilimitados en el alcance del proyecto sin ningún tipo de procedimiento de control, se llama alcance creek. Scope Creek afecta el cronograma, el presupuesto, los costos y la asignación de recursos del proyecto, lo cual no es una buena noticia para el gerente del proyecto con recursos y tiempo establecidos. El desplazamiento del alcance es probablemente uno de los riesgos de gestión de proyectos más comunes con los que se encuentran a menudo los directores de proyectos.

Como el aumento del alcance se produce cuando se agregan nuevas solicitudes de iteración del proyecto después de que el proyecto ha comenzado. Sin embargo, como los cambios se producen durante el proyecto, a menudo no se revisan adecuadamente. Por lo tanto, hace que el equipo complete más tareas de las planificadas, asigne más entregables e hitos con los mismos recursos que antes en el mismo período de tiempo.

6. Evaluar el proyecto después de la finalización

Cada proyecto tiene un objetivo que debe lograrse a través del proyecto. Al evaluar su proyecto después de la finalización, puede encontrar si hay problemas o diferencias con los objetivos iniciales del proyecto. Y solo después de la evaluación, puede decir que el proyecto está listo .

Por eso valoramos tanto la evaluación de proyectos. Durante la evaluación final, se deben monitorear de cerca las siguientes cosas:

Compárelo con el prototipo: ¿crea un prototipo (ya sea digital o físico) de cómo debería verse el proyecto cuando lo termine? Debería. Y después de completar el proyecto, compárelo con el prototipo.

Ejecute pruebas de Q/A: las pruebas de control de calidad son imprescindibles, ya sea que el producto sea software o hardware. Se debe seguir el proceso de prueba de Q/A una vez que se finaliza un proyecto, de modo que no se creen problemas cuando el proyecto se entrega al lado del cliente/cliente/usuario.

Ejecute UAT: Pruebas de aceptación del usuario o UAT le permite al gerente de proyecto saber qué piensan los usuarios sobre el producto. Las pruebas de UAT facilitan que el gerente del proyecto descubra el margen de mejora para que el producto sea más fácil de usar.

En general, la evaluación del proyecto da una idea clara de lo que salió bien en el proyecto y qué parte podría haber sido mejor. Los aprendizajes ayudarán a mejorar tanto el proyecto en cuestión como los proyectos por venir en el futuro.

7. Utilice una herramienta de gestión de proyectos de calidad para obtener resultados óptimos

La estrategia final de la que queremos hablar hoy es utilizar una buena herramienta de gestión de proyectos. El uso de un proyecto dedicado puede facilitar la vida de un gerente de proyecto al ayudar a mantener un proyecto encaminado hacia el éxito.

Los gerentes de proyecto hacen que las tareas de planificación y programación sean muy fáciles. También permiten que los empleados accedan a la información que necesitan y restringen la que no necesitan. Las herramientas de gestión de proyectos también son conocidas por mejorar la productividad y reducir el presupuesto del proyecto.

Al elegir las herramientas de gestión de proyectos adecuadas, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Las funciones que necesitas
• Ya sea que desee una herramienta de gestión de proyectos fuera de línea o en línea
• Si necesitas una herramienta que cobre una cantidad fija o por usuario
• su presupuesto

Solo después de considerar todos los factores anteriores, puede elegir una herramienta que se adapte mejor a su proyecto. Por supuesto, puede obtener la costosa herramienta estelar. Pero si tiene una pequeña o mediana empresa, lo que necesita es una herramienta de gestión de proyectos asequible, que tenga todas las características que necesita para un proyecto exitoso.

Para que su proyecto sea exitoso, obtenga la ayuda de WP Project Manager, una herramienta de gestión de proyectos asequible que es absolutamente perfecta para las PYME. En la siguiente parte del artículo, echemos un vistazo al complemento y por qué le recomendamos que lo use.

Gestor de proyectos de WP: facilitando la gestión y entrega de proyectos

WP Project Manager es una herramienta de gestión de proyectos asequible y de código abierto basada en WordPress. Ayuda a implementar de manera eficiente las estrategias de gestión de proyectos. La herramienta ofrece algunas características interesantes y oportunidades que ayudan a que un proyecto sea exitoso. Los beneficios clave de usar WP Project Manager son los siguientes:

Usuarios y proyectos ilimitados: la mayoría de las herramientas de administración de proyectos cobran por usuario y limitan la cantidad de proyectos y tareas que puede crear. Sin embargo, con WP Project Manager, el cielo es el único límite. Puede crear proyectos y tareas literalmente ilimitados y agregar miembros ilimitados al equipo.

Diagrama de Gantt: el diagrama de Gantt permite organizar la jerarquía del proyecto al permitirle asignar dependencias entre diferentes tareas y subtareas. Esto le permite ver el motivo del retraso en una tarea en una representación visual, en un momento dado.

Tablero Kanban: los tableros Kanban tienen una gran importancia para la gestión de proyectos, incluso si en realidad no sigue la Metodología Kanban . Con la administración de tareas estilo tablero, puede crear tareas, arrastrarlas y soltarlas entre diferentes tableros, lo que permite que los miembros de su equipo trabajen de manera más eficiente.

Controle las capacidades del equipo y los roles de los miembros: con WP Project Manager, puede personalizar los permisos y asignar roles específicos para los miembros según sea necesario. También puede agregar sin esfuerzo miembros externos al proyecto.

Administrador de archivos y documentos: WP Project Manager también tiene un administrador de archivos y documentos para almacenar todos los archivos del proyecto. También puede navegar a los mensajes vinculados, listas de tareas o tareas desde la sección de archivos.

Tablero personal para todos los usuarios: el administrador de proyectos de WP ofrece un tablero dedicado para cada miembro del equipo, donde pueden ver sus tareas asignadas y completadas, y otros informes.

Panel de información general: para obtener un informe general del proyecto, WP Project Manager tiene una función de panel de información general. Desde allí, puede obtener una vista panorámica de todos los proyectos en curso, el progreso y los equipos. También puede crear proyectos, agregar, editar miembros del equipo, roles de usuario y otras tareas desde aquí.

Después de considerar todo, no se necesita mucho para entender que WP Project Manager es una excelente herramienta para administrar proyectos. Puede estar aún más convencido después de conocer el precio de la herramienta, que es absolutamente asequible.

El plan personal de WP Project Manager comienza en $ 79, mientras que el plan profesional y comercial comienza en $ 149, $ 249 respectivamente.

Un proyecto exitoso está a solo una gran estrategia de distancia

Las estrategias adecuadas de gestión de proyectos pueden cambiar las reglas del juego para el éxito del proyecto. Demasiados grandes proyectos han fracasado por no tener una estrategia clara y su proyecto no debería ser el próximo.

En este artículo, compartimos estrategias claras de gestión de proyectos paso a paso para que pueda llevar a cabo un proyecto exitoso. Las estrategias incluyen desde metodología hasta cómo debes formar tu tiempo para alcanzar el éxito. Al final, también compartimos una gran herramienta que puede ayudarlo a través de la gestión de su proyecto.

¿Tiene alguna pregunta o experiencia que le gustaría compartir? Siéntase libre de comentar abajo.