Triángulo de gestión de proyectos: depuración de restricciones de proyectos triples

El Triángulo de Gestión de Proyectos, también conocido como las Restricciones Triples del Proyecto, es uno de los elementos más esenciales en las mejores prácticas de gestión de proyectos actuales. Todos los gerentes de proyecto dentro de una empresa necesitan el equilibrio perfecto de calidad al administrar los recursos. Aquí es cuando la gestión adecuada de las restricciones del proyecto triple puede ayudar al director del equipo a gestionar un proyecto con más habilidad que nunca.

Las restricciones triples afectan a los directores de proyectos hoy en día de varias maneras. Para que los gerentes de proyectos tengan una gestión más adecuada de sus proyectos, deben aprender a manejar las tres restricciones. Pero antes de saber cuáles son esas tres restricciones del Triángulo del Proyecto y cómo pueden neutralizarse o aplicarse a la gestión de proyectos de manera efectiva, uno debe comprender y tener un concepto claro del Triángulo de la Gestión de Proyectos.

Entonces, si usted es alguien que intenta comprender el significado real del Triángulo de Gestión de Proyectos o las Restricciones Triples del Proyecto y cómo se aplica a los negocios de hoy en día, entonces esta publicación es para usted.

Comprender el concepto del triángulo de gestión de proyectos

El Triángulo de Gestión de Proyectos es un modelo que describe los tres elementos clave de un proyecto: alcance, tiempo y costo. El triángulo de un proyecto es un enfoque útil para los directores de proyectos porque ayuda a visualizar las relaciones entre estos tres elementos. Por ejemplo, si aumenta el alcance de un proyecto, también aumentarán el tiempo y el costo. Esto se debe a que hay más trabajo por hacer y se requieren más recursos.

De manera similar, si el marco de tiempo para un proyecto disminuye, entonces el alcance y el costo también disminuirán. Esto se debe a que hay menos tiempo para completar el trabajo y se requieren menos recursos.

Además, este método para gerentes de proyectos ayuda a comprender las relaciones entre los tres elementos clave de un proyecto. Al comprender estas relaciones, los gerentes de proyecto pueden planificar y ejecutar proyectos de manera más efectiva.

Componentes clave de la gestión de proyectos Restricciones del triángulo

Como también se mencionó anteriormente, hay tres elementos o componentes clave en el triángulo de gestión de proyectos:

• Tiempo
• Costo
• Alcance

Cada elemento es igualmente importante en la finalización exitosa de un proyecto. En este sentido, los tres elementos se refieren a tres aspectos diferentes pero clave de la gestión exitosa de un proyecto, tales como:

❖ Tiempo se refiere a la cantidad de tiempo asignado para el proyecto. Esto incluye el tiempo necesario para la planificación, ejecución y finalización.

❖ Costo se refiere al presupuesto asignado para el proyecto. Esto incluye los costos de materiales, mano de obra y otros recursos.

❖ Alcance se refiere a los objetivos y metas del proyecto. Esto incluye los entregables, hitos y otros requisitos.

En general, con la combinación de estas tres restricciones, el triángulo de gestión de proyectos permite a los gerentes gestionar proyectos de manera más eficiente, asegurando que un proyecto sea exitoso por todos los medios. Al comprender y administrar los tres elementos clave de tiempo, costo y alcance, un gerente de proyecto puede aumentar las posibilidades de un resultado exitoso.

Cómo se combinan las restricciones triples con los negocios para el éxito de la gestión de proyectos

La restricción triple a menudo se representa en forma de triángulo con el tiempo en un lado, el costo en el otro lado y el alcance en el tercero. De hecho, es un proceso clave que los gerentes de proyecto utilizan para garantizar la ejecución exitosa del proyecto. También se le conoce como el triángulo de hierro. Más esencialmente, es importante porque ayuda a los gerentes de proyectos a equilibrar las demandas contrapuestas de las triples restricciones, alcance, tiempo y costo. También es un método valioso del canal para comunicar los objetivos y requisitos del proyecto a las partes interesadas.

Aquí hay algunas formas específicas en que las restricciones triples pueden combinarse con los negocios para el éxito del proyecto.

• Cualquier gestión de proyectos se trata de gestionar variables, y el triángulo de gestión de un proyecto no es una excepción. Este triángulo ayuda a proporcionar un modelo mental para comprender que hay factores externos e internos en juego. El manejo de estas variables requiere de la identificación, medición y análisis crítico de las externas primero para realizar ajustes al interior del negocio.

• El triángulo PM es una forma sencilla de establecer y asegurarse de que los tres aspectos de un proyecto estén en perfecto equilibrio cuando ese proyecto está en marcha. Al mirar su proyecto desde diferentes lados sin perder de vista qué depende de qué y qué afecta a qué, los gerentes de proyecto pueden estar seguros de saber que nada se les escapa, lo que significa que es más fácil cumplir con el cronograma, el presupuesto y el alcance.

• El triángulo de gestión de proyectos permite a los directores de proyectos comprender la realidad de una situación y hacer ajustes para que el trabajo no se vea comprometido en general. Tener este modelo permite que los gerentes sean conscientes de que cuando se trata de un presupuesto, simplemente hay algunas cosas más importantes que otras y si necesita más dinero, eso es lo que debe priorizar. Por supuesto, hacer cambios como estos nunca es ideal, pero tener este modelo a su disposición puede ayudarlo a determinar dónde y cuándo es mejor tomar medidas para lograr resultados positivos.

• Es común que los proyectos fracasen debido a la falta de comunicación. El triángulo de gestión de proyectos lo ayuda a comprender mejor las tres partes de los proyectos exitosos y le brinda las herramientas para asegurarse de que todo funcione sin problemas de principio a fin.

Formas de administrar su proyecto con las restricciones triples de Triangle de manera efectiva

La gestión de proyectos más exitosa incluye la gestión de las compensaciones entre:

1. La importancia de equilibrar la dirección con la velocidad y el costo,
2. La cantidad de restricciones que se agregan a un proyecto y cuántas se eliminan,
3. Quién será responsable de decidir cuándo “suficientemente bueno” significa suficientemente bueno.

En cuanto a administrarlo de manera eficiente con el triángulo del proyecto, esto es lo que debe hacer:

Elija las prioridades de sus tareas y acérquese sabiamente

Un punto esencial a recordar sobre el triángulo del proyecto es que al menos uno de sus tres puntos (tiempo, presupuesto o alcance) debe ser flexible para lograr la meta ideal. Por ejemplo, un problema que surge cuando tiene un cronograma ajustado puede abordarse retrasando su fecha límite en lugar de contratar empleados adicionales para reducir la producción a un ritmo más rápido.

¿Cómo podemos abordar la solución de este asunto? Del mismo modo, puede haber momentos en los que no podamos obtener todo lo que se hizo y se planificó dentro del presupuesto que establecimos inicialmente debido a que surgen obstáculos imprevistos mientras trabaja para lograr los objetivos de su proyecto. Cuando esto sucede y los recursos son bajos, a menudo es aconsejable obtener financiación adicional preaprobada antes de que se agote, de modo que las soluciones no tengan que retrasar la producción para que se reúna tan bien como nos gustaría.

Mantenga a todos bien informados

Cuide el presupuesto, siga su cronograma y mantenga su alcance encaminado una vez que haya acordado o establecido un plan. Con las tareas, siempre existe la posibilidad de retrasos que fluctúan según el curso del negocio.

Si tiene un proveedor de recursos que le diga que no le quedan más recursos y que su proyecto depende de tener estos recursos, proporcione a sus clientes o partes interesadas actualizaciones o una estimación de un posible retraso para mantenerlos informados cuando sea necesario. .

Establezca metas y expectativas claras

Una vez que conozca los límites y las prioridades de un proyecto, informe a su cliente o gerente sobre la información para que no haya problemas de comunicación. Siempre hay cosas que pueden ser inesperadas durante un proyecto y nadie quiere que algo se sorprenda después de haber puesto todo el trabajo en él. Estos elementos impredecibles que podrían causar demora incluyen:

1. Establecer presupuestos de contingencia con mucha anticipación sin tener en cuenta los posibles percances
2. No considerar los factores de retraso clave de los proyectos como el clima, los desastres naturales, los eventos locales, etc.
3. No tomar en consideración planes de contingencia con costos y plazos estimados para cada atraso.

Si un cliente te aconseja sobre algo, trata de averiguar cuáles podrían ser sus expectativas si su plan choca con el tuyo. Ciertamente, este tipo de cosas no son perfectas, pero debe tenerlo en cuenta para que una vez que el proyecto haya comenzado a funcionar, todo se mueva sin problemas y no se encuentre con ningún obstáculo importante más adelante.

En industrias como la construcción, o cualquier cosa que requiera planes complejos, los contratos son aún más importantes de lo habitual porque mantienen las expectativas de todos a la vanguardia y ayudan a evitar cualquier confusión sobre lo que puede suceder cuando algo no sale exactamente según lo planeado.

Modificar el Triángulo de Restricciones Triples según las Necesidades de Gestión

En esta era moderna de la gestión de proyectos, es realmente necesario ajustar las restricciones actuales del triple triángulo para su ventaja. En los primeros días de la gestión de proyectos, solo había que considerar dos variables al desarrollar un triángulo de proyecto: alcance y tiempo. Sin embargo, a medida que la tecnología ha avanzado, han surgido nuevas variables más importantes como la calidad y el costo.

Hoy en día, existen cuatro enfoques principales para administrar proyectos que incluyen lo siguiente: a) El enfoque de alcance de tiempo b) El enfoque de alcance de calidad c) El enfoque de alcance de costo d) El enfoque de alcance de riesgo. Un alcance de tiempo suele ser un cronograma inicial del proyecto que se utiliza para planificar y realizar un curso de trabajo específico. Un ámbito de tiempo puede ser fijo, flexible o rodante. Fixed sugiere que el proyecto no cambiará una vez que comience (por ejemplo, contratar una agencia de empleo para trabajadores temporales),

Project Triangle con Agile: cómo se comparan estos dos modelos entre sí

Sin duda, la metodología Project Triangle y Agile son formas populares de administrar proyectos. Sin embargo, tienen algunas diferencias clave. El Proyecto Triángulo es un enfoque más tradicional que se enfoca en el alcance, el tiempo y el costo como los principales factores a considerar. Agile, por otro lado, pone a las personas y la colaboración en primer lugar y es más flexible en su enfoque. Es iterativo e incremental, lo que significa que los proyectos se dividen en partes pequeñas y manejables y se entregan en ciclos cortos o sprints.

El costo y el tiempo son variables cuando se trabaja con un enfoque tradicional de gestión de proyectos, pero el alcance es inamovible. Esto dificulta ajustar cuánto tiempo y costo están disponibles, lo que puede generar desacuerdos.

Como resultado de estos tres elementos, las restricciones se modifican y se producen costos adicionales y retrasos en las entregas. Aunque el proyecto se entrega, las partes interesadas se sienten insatisfechas debido a los costos más altos y las entregas retrasadas. Pero uno de los beneficios de la metodología Agile es que puede corregir tanto el costo como el tiempo.

El alcance se puede ajustar según sus preferencias, razón por la cual se creó originalmente como un triángulo invertido. Además, permite un trabajo continuo, con el alcance cambiando con el tiempo para cumplir con los plazos y mantenerse dentro del presupuesto. Sin mencionar que a medida que avanzan los proyectos, permite volver a priorizar con facilidad.

Haga el mejor uso del triángulo de gestión de proyectos para el éxito del proyecto

Seguramente, es probable que los objetivos de su proyecto cambien con el tiempo. Es importante no abandonar sus objetivos originales en favor del panorama que cambia rápidamente, sino adaptarse a él.

Un proyecto exitoso solo se puede lograr con una combinación particular de los tres lados de la ecuación del proyecto. Lo que pasa con esto es que los tres lados requieren equilibrio y ajustes si desea lograr cada uno de ellos en partes iguales.

Es como hacer un pastel, o más bien hornear varios pasteles porque se piensa que van a caer bien en el momento. En cualquier caso, entiendes el punto. Junto con el equilibrio correcto de las restricciones del proyecto, es esencial planificar, administrar, ejecutar y monitorear el costo, el cronograma y el presupuesto de un proyecto, así que asegúrese de que ninguna de las partes sufra o afecte el progreso del proyecto.

Si las restricciones triples no se consideran cuidadosamente, es posible que termine descuidando un aspecto, lo que en última instancia podría resultar en daños a su reputación como gerente de producto o incluso a su empresa en general.

Para ayudar o garantizar que las tres restricciones de su proyecto se mantengan en el punto y que el progreso del proyecto vaya según lo planeado, la mayoría de las empresas confían en una herramienta completa de gestión de proyectos. En este sentido, una herramienta como WP Project Manager puede ser el compañero perfecto para ayudarte a asegurarte de que tu proyecto va por buen camino y nada se te escapa.

Háganos saber qué metodología o herramienta sigue/utiliza para garantizar el éxito del proyecto en los comentarios a continuación. En caso de que disfrute leyendo blogs interesantes y perspicaces, asegúrese de suscribirse a nuestros boletines para recibir contenido exclusivo directamente en su buzón.