Día de coworking remoto: el secreto para una colaboración remota efectiva

Ha habido mucho contenido de "cómo trabajar desde casa" recientemente, y algunos buenos consejos para las personas que están lidiando con su primera semana o dos de trabajo remoto. Ellipsis ha sido completamente remoto desde que comenzamos, y aunque la mayoría de nuestro equipo ahora está "bloqueado", podemos continuar prácticamente con normalidad.

El trabajo remoto es difícil y, a lo largo de los años, hemos creado una serie de sistemas para ayudarnos a trabajar de manera efectiva. Creo que el trabajo remoto es mejor cuando se hace bien , pero esa es una advertencia importante. Tienes que adaptarte al trabajo en la oficina y, a menos que implementes sistemas que te ayuden a hacerlo, es posible que tengas una mala experiencia durante las próximas dos semanas y luego la descartes.

Sería una pena, ya que trabajar de forma remota tiene enormes ventajas: más flexibilidad, miembros del equipo más felices y la capacidad de contratar y retener a las mejores personas son algunos buenos ejemplos.

Esta publicación trata sobre una idea, que puede copiar con bastante facilidad: el día de trabajo conjunto remoto . Comenzaremos observando el problema que estamos resolviendo y luego cómo lo hacemos. Todo esto es superaccionable, y lo he escrito para que puedas copiarlo e implementarlo tú mismo fácilmente.

Problema: la colaboración es más difícil con el trabajo remoto

Una de las grandes ventajas de ser presencial frente a remoto es que la colaboración es mucho más fácil. Las oficinas como el multimillonario Apple Park de Apple están diseñadas para maximizar la posibilidad de encuentros aleatorios con colegas, con la esperanza de que esos encuentros aleatorios conduzcan a la colaboración.

Hay algunas investigaciones para respaldar esto. Un estudio del MIT encontró:

"La proximidad física aumenta la actividad colaborativa entre los académicos... el estudio encuentra que la colaboración interdisciplinaria e interdepartamental se ve impulsada por la interacción cara a cara básica dentro de los espacios compartidos".

Eso tiene sentido, y esto alimenta el hecho de que la colaboración es un área donde el trabajo remoto es más débil. La solución es replicar estos beneficios en un entorno de trabajo remoto .

La advertencia es que algunas oficinas totalmente abiertas como la de Apple pueden dañar la producción general, como cubre Cal Newport:

Un desarrollador de Facebook afirma que la oficina [de planta abierta] rara vez está llena en más de un tercio, ya que las personas han aprendido a quedarse en casa si quieren producir algo profundo... Ofrecer oficinas privadas y tiempo ininterrumpido para concentrarse es quizás uno de los beneficios más valiosos que puede ofrecer. desarrolladores en nuestra era conectada.

Sin embargo, el punto general se mantiene, y Cal continúa argumentando que las oficinas con puertas son mejores, en lugar de simplemente trabajar de forma remota. Estar ubicado en el mismo lugar facilita la colaboración y, cuando se trabaja de forma remota, debe salir y crear el espacio para esa colaboración.

Así fue como se nos ocurrió nuestro día de coworking remoto.

¿Cómo funciona una jornada de coworking a distancia?

La premisa es simple: programe un día específicamente para co-trabajar con su equipo. Lo pones en el calendario de todos, y bloquean el tiempo. Descubrimos que una vez al mes es una buena cadencia, pero podría hacerlo quincenalmente o una versión más corta semanalmente.

¡Entonces co-trabajas! Dividimos el día en un par de partes:

• Una actualización general del equipo y una sesión de preguntas y respuestas, que presento. Esto nos arranca.
• Coworking de todo el equipo . En general, tendremos un par de elementos que todo el equipo debe revisar. Incluso si no necesita a todos allí, esa es la mitad del punto: presenta la oportunidad de colaboración e ideas más aleatorias que obtiene en una oficina.
• Coworking en pequeños grupos . De vez en cuando tiene sentido dividirse en grupos pequeños o uno a uno. El día de trabajo conjunto es una oportunidad específicamente programada para hacerlo.
• club de lectura ! ¡Terminamos el día con nuestro club de lectura mensual! Nos turnamos para seleccionar un libro (de manera realista, uno o dos capítulos), un podcast o un artículo, todos lo leemos/escuchamos de antemano y luego discutimos las ideas durante una hora más o menos.

Esa estructura funciona bastante bien. Programamos una hora de inicio y finalización, pero no cuánto tiempo debe tomar cada elemento; a veces hay más para discutir, ¡y usted está tratando de fomentar la discusión! También nos aseguramos de tomar muchos descansos. Como estamos en diferentes zonas horarias, alguien necesitará almorzar mientras que otro quiere un refrigerio.

Querrás ajustar la estructura según lo que hagas y los problemas que necesites resolver. Somos una agencia de marketing y ese formato probablemente funcione para configuraciones similares, pero los equipos de productos o los desarrolladores querrán usar su propio formato. Nos tomó un tiempo encontrar una estructura que funcione de manera confiable, así que experimente.

La mayoría de nuestras reuniones internas son solo de audio, pero esta es una en la que siempre hacemos videollamadas. En general, encuentro que las videollamadas son una mala experiencia y poco beneficio cuando ya hablaste con alguien con video una vez, pero con un grupo funciona. Probamos prácticamente todas las plataformas de video (Zoom, Skype, etc.), pero usamos Hangouts Meet. Las conexiones siempre son sólidas, no hay nada que instalar y simplemente funciona.

Hay algunas innovaciones geniales en este espacio, incluido RemoteHQ, que hace transcripciones en vivo de sus reuniones y le permite agregar un navegador compartido y notas, pero lamentablemente no era lo suficientemente confiable. Encuentre la herramienta que desee usar y luego utilícela cada vez. No hay nada peor que empezar cada reunión intentando encontrar el enlace, o con cinco minutos de “¿me oyes?”.

Otras ideas de trabajo remoto para probar

La jornada de coworking remoto es una de las formas de replicar lo bueno de estar en persona. Aquí hay otras tres ideas rápidas para probar que hacemos:

1. Complementamos el trabajo conjunto remoto con retiros de equipo en persona tres veces al año. Estas son tremendas oportunidades para la colaboración y logramos mucho en nuestros retiros. No se puede hacer todo en línea, y el cara a cara es necesario de vez en cuando.
2. Una “media hora feliz” mensual. Esta es una gran idea que tomé de esta publicación. Tiene menos oportunidades para un chat general cuando está a distancia (usamos Basecamp en lugar de Slack, por lo que generalmente somos asincrónicos en lugar de estar siempre activos con el chat). ¡Arreglamos eso con media hora para el chat general, una vez al mes! Probamos semanal y quincenalmente, pero como todos estamos en diferentes zonas horarias, eso no funcionó para nosotros.
3. “¿Qué está pasando fuera del trabajo?” Nuestros controles semanales se comparten con todo el equipo al comienzo de la semana, y una de las preguntas que debe responder es "¿qué sucede fuera del trabajo?" Tendemos a publicar solo una oración o dos, pero es una buena manera de ver lo que la gente está haciendo.

El día de trabajo conjunto remoto es fácil de probar

Un día de trabajo conjunto remoto es muy fácil de probar y lo encuentro de gran ayuda. Ayuda a todos a mantenerse conectados, nos brinda una fecha predeterminada para realizar tareas colaborativas complejas que de otro modo se perderían y nos permite colaborar de manera efectiva.

Es increíblemente fácil de hacer y le recomiendo que lo pruebe durante las próximas dos semanas. ¡Nunca ha habido un momento más importante para seguir colaborando e innovando! Y esto funciona tanto si trabajas de forma remota como nosotros, como si trabajas de forma remota de forma temporal.

¡Buena suerte! Por favor, comparta sus pensamientos o preguntas en los comentarios a continuación.