Todo lo que necesita saber sobre la optimización de recursos en la gestión de proyectos

Si es director de proyectos, sabrá con qué eficiencia puede gestionar sus recursos para cumplir con los plazos y lograr el éxito de un proyecto. Además, hay ocasiones en las que le resulta difícil lograr lo que se propone.

El aprendizaje central: no es posible obtener muchos recursos todo el tiempo. Es posible que tenga escasez de tiempo, problemas como dificultades presupuestarias, miembros del equipo que se salgan del circuito, partes interesadas que cambien de prioridades, etc.

Su secreto radicaría en la facilidad con la que puede alinear todos los recursos que tiene y mantener el flujo de trabajo. Es por eso que la fluidez de recursos en la gestión de proyectos o la optimización de recursos es una forma que puede seguir para abordar este tipo de obstáculos.

¿Qué es la suavización de recursos?

El suavizado de recursos es una técnica de optimización de recursos en la que se utiliza la flotación libre y total sin afectar la ruta crítica de un proyecto.

Una guía para los conocimientos sobre gestión de proyectos ( Guía PMBOK )

La suavización de recursos es una parte integral de la gestión de recursos. Es el proceso en el que se asignan los recursos disponibles y necesarios a diferentes partes del ciclo de vida de un proyecto.

El objetivo de la optimización de recursos es simple: reducir las molestias y las dificultades y optimizar los recursos disponibles para utilizarlos al máximo para completar el proyecto dentro del plazo.

La fluidez de recursos en la gestión de proyectos consiste en ejecutar un proyecto con recursos limitados pero manteniendo el plazo a la par y sin limitar la fuerza laboral. Podría incluir gente nueva para cambiar el alcance de un proyecto o acelerar las cosas sin obstaculizar el camino crítico como los plazos.

Como la planificación y la gestión de proyectos son tareas dinámicas, la fluidez de recursos es vital para afrontar cualquier situación exigente.

¿Qué es la flotación y la lentitud del tiempo?

"Flotación" y "holgura" definen específicamente la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea o actividad sin afectar el cronograma general de su proyecto.

Puede utilizar los términos Float y Slack indistintamente en la gestión de proyectos. Sin embargo, en algunos casos poseen un significado ligeramente diferente.

Hay dos tipos de flotador:

a. Flotación Total (TF): El tiempo total que se puede retrasar una actividad sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.

b. Free Float (FF): El tiempo total que se puede retrasar una actividad sin retrasar el inicio de ninguna de sus actividades dependientes.

Por lo tanto, 'Slack' es un término más general y puedes usarlo indistintamente con float. Puedes calcular Slack con la misma fórmula para calcular la flotación.

Por ejemplo, un director de proyecto podría decir: "Tenemos cierta holgura en el cronograma del proyecto", lo que indica que hay margen para algunos retrasos sin afectar la fecha límite del proyecto.

Beneficios de la suavización de recursos en la gestión de proyectos

Sería útil optar por la optimización de recursos en momentos críticos de la vida útil de un proyecto. Es una de las estrategias más efectivas para superar situaciones conflictivas. Además, como director de proyectos, sería útil que comprendiera todos los aspectos de esta técnica. Veamos algunos de los principales beneficios de la suavización de recursos:

1. Optimice la utilización de sus recursos: la optimización de recursos garantiza que su tiempo y recursos disponibles se utilicen al máximo.

2. Minimizar la sobrecarga de recursos: puede identificar y abordar las sobrecargas de recursos en el proceso de optimización. Esto le ayuda a reducir el riesgo de agotamiento, estrés y disminución de la productividad de los miembros del equipo.

3. Eficiencia supercargada: cuando usted organiza su proyecto según el cronograma y alinea los recursos, la eficiencia individual y del equipo aumentará gradualmente.

4. Mejorar la flexibilidad y la adaptabilidad: la fluidez de recursos aporta una calidad adaptativa al proceso de gestión de proyectos. Te permitirá responder a cualquier llamada y momento exigente con las medidas adecuadas.

5. Satisfacción del cliente: cuando sea capaz de atender las necesidades urgentes de los clientes y cumplir con los plazos con un presupuesto y recursos limitados, aumentará la buena voluntad de su equipo y la satisfacción general del cliente.

Cuándo implementar la suavización de recursos en un proyecto

Planificación basada en datos en tiempo real y suposiciones inteligentes. Pero no puedes ser adivino, ¿verdad? A veces, es inevitable que haya conflictos de recursos.

Es como problemas entre individuos o equipos que solicitan requisitos contradictorios como personal, financiación, tiempo y equipo. Los conflictos ocurren cuando no tienes muchos de estos recursos pero las necesidades aumentan cada vez entre los diferentes equipos.

Si practica la optimización de recursos en la gestión de proyectos, este tipo de situación conflictiva puede manejarse con facilidad.

Por ejemplo, estás trabajando en un proyecto de desarrollo de juegos con una fecha límite de 12 meses a partir de ahora. Después de 6 meses de trabajo, los interesados ​​quieren que completes el proyecto en 9 meses. De alguna manera lograron convencer y brindar una mejor razón para terminar el proyecto antes del tiempo preasignado.

En este caso particular, el problema es la fecha límite y todo lo que necesita hacer es coordinar sus tiempos para gestionar el proyecto y completarlo dentro de los próximos 3 meses.

Nivelación de recursos versus suavización de recursos: ¿existen diferencias?

La nivelación de recursos también es una técnica similar de optimización de recursos en la gestión de proyectos. Sin embargo, trabajan con dos elementos diferentes si quieres señalar su diferencia.

La suavización de recursos le ayuda a gestionar su proyecto con limitaciones de tiempo. Eso significa que cuando tienes que terminar tu proyecto antes de la fecha límite estimada, la optimización de recursos es una forma de administrar el tiempo y otros recursos disponibles para completar el proyecto.

Por otro lado, la nivelación de recursos se vuelve crucial cuando tienes recursos limitados y debes completar tu proyecto optimizando los elementos disponibles como mano de obra, presupuesto y equipo.

Tres ejemplos de suavización de recursos en la gestión de proyectos

Para entenderlo mejor, hemos reunido algunos de los mejores ejemplos de optimización de recursos en diferentes tipos de gestión de proyectos. Echar un vistazo -

Ejemplo 1.

Supongamos que tiene un equipo de desarrolladores. Varias tareas de tus proyectos dependen de su trabajo. Si el cronograma inicial tiene un conjunto de tareas de programación que ocurren simultáneamente, la suavización de recursos podría implicar la redistribución de estas tareas para evitar sobrecargar al equipo de desarrollo durante períodos específicos. Esto garantiza una distribución más equitativa de los esfuerzos de programación a lo largo del tiempo.

Ejemplo 2.

Considere que su proyecto de desarrollo de software necesita el aporte de un experto en la materia (PYME) para un módulo específico. En tal caso, la suavización de recursos puede ayudarle si la PYME sólo está disponible en determinados momentos. Las tareas relacionadas con la experiencia de las PYME podrían programarse para alinearse con su disponibilidad. Será útil evitar cuellos de botella y retrasos causados ​​por su falta de disponibilidad.

Ejemplo 3.

Supongamos que su proyecto involucra tareas que requieren habilidades específicas, la optimización de recursos puede incluir la programación de sesiones de capacitación o actividades de desarrollo de habilidades durante períodos de menor actividad del proyecto. Esto garantiza que los miembros de su equipo adquieran las habilidades necesarias sin interferir con los hitos críticos del proyecto.

Cómo WP Project Manager puede ayudarle a optimizar sus recursos

El uso de una herramienta inteligente siempre agiliza la gestión de sus activos o recursos. Si es usuario de WordPress, WP Project Manager Pro puede ayudarlo a controlar su proyecto con las siguientes mejoras:

• Organiza tus tareas y realiza un seguimiento del progreso
• Puede utilizar Kanban, diagramas de Gantt y calendarios de proyectos para monitorear sus recursos y el progreso de las tareas.
• Viene con funciones avanzadas de administración del tiempo para cumplir con los plazos con facilidad.
• Asigne plazos a los miembros del equipo y supervise sus actividades a través de gráficos de informes, mensajes en la aplicación, comentarios e hilos.
• Los informes avanzados le ayudan a comprobar cómo le está yendo y dónde mejorar para lograr mayores logros.

Usar WP Project Manager es simple. Puede simplemente conectarlo y usarlo para administrar y optimizar los recursos de su proyecto.