Cómo configurar un sistema de mesa de ayuda en WordPress para ofrecer un soporte fabuloso

Las empresas tienden a crecer cuando escuchan atentamente a sus clientes y les ofrecen soluciones viables a los problemas que enfrentan con sus productos o servicios. Brindar soporte de una manera fácil de usar y eficiente significa clientes felices, compras repetidas, referencias de clientes, todo lo cual conduce a más negocios. Configurar un sistema de mesa de ayuda es una excelente manera de ofrecer soporte a sus clientes.

Por lo general, configurar un sistema de mesa de ayuda implicará costosas soluciones SAAS. También queremos ayudarlo, por lo tanto, hemos elaborado esta guía sobre cómo puede configurar un sistema de asistencia técnica en poco tiempo, de forma gratuita utilizando Awesome Support - WordPress HelpDesk & Support Plugin. WordPress es una plataforma confiable para crear sitios web y una de las principales razones de su éxito es la capacidad de agregar nuevas funciones fácilmente a través de fabulosos complementos.

¿Por qué necesita un sistema de mesa de ayuda en su sitio de WordPress?

Los servicios de asistencia son útiles para cualquier sitio web que venda productos o servicios. Se pueden utilizar para responder consultas de los clientes, como el pago, la entrega o problemas técnicos con sus productos. Si está brindando un servicio digital, se puede utilizar un servicio de asistencia para brindar soporte técnico. Los servicios de asistencia también se pueden utilizar para agencias de atención al cliente y centros de llamadas.

Si bien puede hacer esto por correo electrónico, hay una serie de ineficiencias con el correo electrónico. Los servicios de asistencia técnica permiten a los clientes enviar tickets desde el front-end sin salir de su sitio web. También están mejor organizados que el correo electrónico, ya que puede mantener el historial de chat y los archivos adjuntos en un solo lugar. También puede generar informes como la satisfacción del cliente con las soluciones ofrecidas. Tener el historial de soporte en un solo lugar también puede ayudarlo a analizar qué problemas comunes enfrentan sus clientes y modificar su producto o servicio para atender mejor a sus clientes. Por ejemplo, si la mayoría de las quejas se refieren a la entrega, es posible que desee ponerse en contacto con su socio de logística.

¿Cómo configurar un sistema de mesa de ayuda en WordPress?

Instale el complemento Awesome Support

Inicie sesión en su panel de WordPress, en el menú de complementos, haga clic en Agregar nuevo. Busque Awesome Support - WordPress HelpDesk & Support Plugin, instale y active el complemento.

Una vez que active el complemento, recibirá la siguiente notificación.

Configure el complemento y cree un sistema de soporte.

Haga clic en haga clic aquí para comenzar a configurar el complemento. Hay 6 pasos que debe seguir para configurar el complemento y comenzar a ofrecer un soporte estelar a sus clientes.

En el primer paso, debe seleccionar si desea ofrecer soporte para múltiples productos. Queremos ofrecer soporte para múltiples productos, por lo tanto, seleccionamos sí. Haga clic en Continuar.

El complemento creará automáticamente una página desde la cual los usuarios pueden enviar tickets de soporte en la interfaz. Debe seleccionar a qué menú desea agregarlo. Haga clic en continuar después de seleccionar el menú.

Otra página requerida por este complemento es la página Mi boleto. El complemento crea esto automáticamente. Para esto, también debe seleccionar a qué menú le gustaría agregar la página. Haga clic en continuar después de seleccionar el menú.

A continuación, debe configurar si desea utilizar prioridades para su ticket. Esto le permitirá a usted o a sus clientes clasificar los tickets de soporte y lo ayudará a identificar cuáles necesitan atención urgente. Se recomienda utilizar prioridades en su ticket de soporte. Haga clic en continuar después de configurar esto según sus requisitos.

Los departamentos le permiten crear otra clasificación para sus tickets de soporte. Esto permitirá que el personal adecuado aborde la consulta relevante. Por ejemplo, puede permitir que el departamento de logística responda consultas de entrega y soporte técnico para responder preguntas técnicas. Le recomendamos que habilite los departamentos. Haga clic en continuar

El paso final es solo una confirmación de que su sistema de soporte está listo y puede comenzar a usarlo. Haga clic en vamos. Esto lo redirigirá al tablero.

En el menú de tickets recién creado, puede ver tickets, agregar nuevos, crear y editar etiquetas, crear y editar productos, configurar departamentos, prioridades, canales y también configurar ajustes.

Usar el complemento y configurar los ajustes del sistema de soporte

Hay 3 cosas que debe agregar antes de poder comenzar a usar el complemento.

1. Productos: en la pestaña de productos, puede agregar o editar varios productos como se muestra. Hemos agregado 2 productos con fines de demostración.

2. Departamentos: debe crear varios departamentos para clasificar fácilmente las solicitudes de soporte. Hemos creado 3 departamentos como se muestra

3. Prioridades: esto debería ser fácil de entender para sus clientes. Hemos establecido 3 prioridades como baja, media y alta. También puede seleccionar el color de una prioridad al configurar una nueva.

Si visita la parte frontal de su sitio web, ahora debería tener 2 nuevos elementos de menú: Enviar un boleto y Mis boletos

En la página de envío de tickets, los usuarios ahora pueden enviar un nuevo ticket.

Como puede ver, los usuarios pueden elegir los departamentos y los productos que habíamos creado anteriormente.

El complemento es una de las mejores soluciones disponibles en el mercado para configurar un sistema de mesa de ayuda. Esto se debe a las numerosas funciones disponibles. En la página de configuración, puede acceder a muchas de estas funciones y configurarlas según sus requisitos.

Aquí hay 15 pestañas con muchas opciones. Los ajustes más importantes que debe configurar son:

1. Configuración general: configure el asignado predeterminado y varias otras opciones, como el orden de las respuestas, las respuestas por página y el recuento de tickets.
2. Configuración de registro: habilite deshabilitar los registros de usuarios, configure avisos de GDPR y defina términos y condiciones.
3. Configuración de privacidad: controle cómo aparece el botón de privacidad para el usuario y las opciones disponibles con él
4. Correo electrónico: en esta pestaña, puede configurar varias plantillas de correo electrónico, como la confirmación del envío de un ticket, las respuestas de los agentes y definir el remitente y las direcciones de correo electrónico de respuesta.
5. Cargas de archivos: aquí puede habilitar o deshabilitar las cargas de archivos y definir los tipos de archivos permitidos.

Conclusión

Hay muchos otros complementos disponibles para agregar mesas de ayuda a su sitio web de WordPress. Las características más importantes que debe considerar incluyen: roles de usuario, capacidades, canalización de correo electrónico, asignación de agente de informes. Awesome Support: WordPress HelpDesk & Support Plugin tiene todas estas características y otras adicionales, lo que la convierte en una solución completa y fácil de usar para cualquiera que desee agregar una mesa de ayuda a su sitio web de WordPress.

Espero que hayas encontrado útil este artículo. Si tiene dudas o está atascado, también puede estar contento de conocer estos mejores complementos CRM WordPress gratuitos para mantener una relación saludable con sus clientes.