Objetivos SMART en la gestión de proyectos (guía completa con ejemplos)

El objetivo principal de cualquier proyecto es lograr siempre el objetivo o los objetivos comerciales. Para hacer eso, el gerente de proyecto o el gerente de producto tiene que hacer planes, establecer tareas, objetivos y actuar en consecuencia. Pero cuando llega el momento de ejecutar el plan y se da cuenta de que hay ciertos agujeros en el plan original, obviamente resultará en un contratiempo. Es por eso que necesitan implementar los objetivos SMART en la gestión de proyectos.

El fracaso de un proyecto puede depender de varias razones. Pero la causa más común es que los objetivos del proyecto no eran lo suficientemente claros. Como gerente de proyecto, es posible que tenga en mente el resultado deseado. Sin embargo, el camino hacia ese viaje es difícil y sin un plan adecuado, será imposible alcanzarlo.

La solución son los objetivos SMART .

¿Qué significan los objetivos SMART?

SMART es un acrónimo de " Específico , Medible , Alcanzable , Relevante y con Límite de Tiempo ". Estos 5 elementos te ayudan a establecer metas específicas y alcanzables para que tu proyecto sea exitoso. Los objetivos normales definen lo que pretendes lograr. Sin embargo, los objetivos SMART incluyen detalles más finos en la ecuación, como recursos, plazos y posibles obstáculos en el camino.

Los objetivos SMART lo ayudarán a planificar cuidadosamente su cronograma, determinar los entregables de su proyecto y también asegurarse de haber contabilizado todos los recursos que utiliza.

Hoy vamos a profundizar en los objetivos SMART y le haremos saber cómo puede usarlos para su beneficio.

Importancia de los objetivos SMART en la gestión de proyectos

Para empezar, el trabajo de un gerente de proyecto es difícil. Y luego, cuando tiene objetivos vagos o indefinidos, realmente puede hacer que su trabajo sea mucho más difícil. Terminas el proyecto a toda prisa para cumplir con la fecha límite, y es entonces cuando los clientes están contentos, piden características adicionales, cambiando la viabilidad del proyecto.

Debe tener expectativas claras y colaboraciones adecuadas para que su proyecto despegue y alcance su objetivo.

Como gerente de proyectos, debe crear planes a largo plazo, organizarlos en objetivos adecuados, crear tareas más pequeñas y lograr su objetivo. La implementación de objetivos SMART en la gestión de proyectos puede convertir un proyecto sobrecargado en tareas significativas y ordenadas.

De esta manera, las metas que parecían inalcanzables al inicio del proyecto parecerán alcanzables. Los objetivos SMART requieren más esfuerzo para crearlos y seguirlos, pero aseguran una mayor probabilidad de éxito. Como muchas cosas en la vida, el esfuerzo extra al final vale la pena.

Entonces, ahora que conoce la importancia de los objetivos SMART, veamos cómo establecerlos en su proyecto.

Cómo establecer Objetivos del proyecto SMART

parece mucho, pero establecer objetivos SMART no es exactamente ciencia espacial. Sin embargo, es necesario tener una comprensión completa del proyecto. Conocer los entresijos del proyecto lo ayudará a establecer objetivos realistas que sin duda lo impulsarán a cumplir con los requisitos del proyecto.

No establezca demasiados objetivos al implementar metas SMART en la gestión de proyectos. Debido a que desea que sus metas SMART sean un punto de referencia confiable de su desempeño y un indicador de qué tan cerca está de su objetivo, no desea ir demasiado lejos al dividir su meta en más objetivos de los necesarios. Esto solo lo llevará a un estado de pensamiento excesivo constante y, en última instancia, al agotamiento.

Concéntrese en un solo objetivo a la vez. Así es como puede configurar objetivos SMART,

Establezca objetivos que sean "específicos"

Si dice al comienzo de su proyecto que "aumentaremos la tasa de conversión de nuestro sitio" y comenzaremos a planificar, entonces ha terminado.

Ser específico es parte de un gerente de proyecto eficaz. De lo contrario, se quedará atascado y eventualmente no logrará determinar su éxito.

Establece tus objetivos de forma descriptiva para que te hagas una idea rápida de cómo diseñar tu hoja de ruta. En lugar de buscar números aleatorios, su objetivo debe ser "Aumentar la tasa de conversión en un 20% de nuestro sitio". Sea específico, sea preciso.

Establezca objetivos que sean "medibles"

La implementación de objetivos SMART en la gestión de proyectos lo ayudará a mantener las medidas de sus objetivos. De modo que cuando esté a la mitad de su proyecto y quiera saber cómo le está yendo a su equipo, puede averiguarlo fácilmente.

Las métricas te ayudarán a medir eso.

Si no tiene métricas con respecto a su proyecto, hacer cambios de última hora será un dolor de cabeza y también tendrá problemas para hacer ajustes. Las métricas involucran las tareas completadas por semana, el promedio de horas dedicadas a cada tarea y la cantidad total de horas trabajadas entre su equipo.

Establezca objetivos que sean "alcanzables"

Este es el más difícil de todos los objetivos SMART. Como gerente de proyecto, debe decidir la capacidad de su equipo y proponer objetivos alcanzables. No está mal ser ambicioso, pero debes darte cuenta de que hay casos en los que no es posible alcanzar las metas.

Debe tener eso en cuenta y establecer metas realistas. Si desea completar un gran proyecto con un equipo de 5 personas, no solo consumirá la energía de su equipo, sino que también implica una alta probabilidad de conflictos de programación con otros proyectos, lo que puede dañar el negocio en su conjunto.

La mejor manera de establecer metas es mirando los datos del mes anterior. Las tendencias te darán la idea adecuada para establecer objetivos.

Establezca objetivos que sean "relevantes"

Si bien es bueno tener muchos objetivos de proyecto, debe preguntarse si todos los objetivos son relevantes para el proyecto. Si está en camino de lograrlos, entonces no necesita preocuparse. Sin embargo, es una buena idea revisar sus objetivos periódicamente y evaluarlos.

Si cree que algún objetivo no es relevante y no agregará ningún valor al proyecto, simplemente elimínelo. Pero, asegúrese de que no sea una meta en la que el equipo ya se haya esforzado. Pero a veces es necesario tomar una decisión difícil y abandonar la tarea por completo.

Establezca objetivos que estén "limitados en el tiempo"

Ya sea que el proyecto sea grande o pequeño, el tiempo es muy importante. No se ralentizará ni esperará por ti. Es por eso que necesitas planificar cada segundo. Si su plan contiene la frase “sin importar el tiempo que tome”, es posible que desee reconsiderarlo.

Tener metas limitadas en el tiempo significa que sus metas son factibles en el marco de tiempo dado. Se trata de comprender que algunas de sus metas tardarán más en completarse que otras y que es posible que deba dejar de lado otras metas porque el tiempo no permite completarlas con los recursos a los que actualmente tiene acceso.

Entonces, así es como debe establecer sus objetivos SMART en su proyecto. Si los sigue, con suerte, obtendrá mejores resultados.

Si todavía está confundido, tal vez nuestros ejemplos ayuden a aclarar las cosas.

3 ejemplos de implementación de objetivos SMART en la gestión de proyectos

Encontrará muchos factores que afectan las metas SMART. Dos empresas pueden tener el mismo tipo de proyecto y objetivos. Sin embargo, dependiendo del tamaño de la empresa, las versiones SMART de cada empresa serán diferentes.

Por ejemplo,

Ejemplo 1: Publique 4 publicaciones de blog de alto rendimiento cada mes

• Específico: Agregar y programar publicaciones en el calendario editorial y publicarlas periódicamente durante un mes
• Measurebale: ¿Hay suficientes visitantes en la publicación? ¿Se están convirtiendo en clientes de pago?
• Alcanzable: Publicamos 3 publicaciones el mes pasado y contratamos a un nuevo escritor de contenido el mes pasado.
• Relevante: el 7% de nuestros visitantes se convierten en clientes
• Con límite de tiempo: 30 días es suficiente para realizar una investigación de palabras clave y publicar el contenido

Ejemplo 2: Obtén 10 nuevos backlinks en 30 días

• Específico: obtenga vínculos de retroceso de sitios relevantes para aumentar la visibilidad de la página
• Medible: use herramientas de vínculo de retroceso para rastrear los vínculos de retroceso recién obtenidos y el tráfico al sitio
• Alcanzable: Pudimos obtener 5 backlinks en los últimos 30 días utilizando correos electrónicos de divulgación oportunos y ofreciendo enlaces de nuestro propio dominio.
• Relevante: los vínculos de retroceso ayudan a mejorar nuestra visibilidad en Google, que es una gran fuente de posibles clientes.
• Con límite de tiempo: encontrar sitios y personas para contactar tomará una semana. Cuatro semanas son suficientes para enviar correos electrónicos y seguimientos, y negociar con los sitios que respondan.

Ejemplo 3: Contratar 3 empleados en el próximo mes

• Específico: Conseguir nuevo talento en la empresa a través de más contrataciones
• Medible: configuraremos la campaña de contratación para recibir solicitudes para entrevistar a empleados potenciales.
• Alcanzable: hemos contratado a 2 nuevos empleados en el último mes
• Relevante: El nuevo talento conducirá a nuevas perspectivas e ideas. Una buena campaña de contratación y un buen proceso de entrevistas garantizarán que encuentre a las mejores personas para el proyecto.
• Con límite de tiempo: un mes es tiempo suficiente para tener éxito y un período corto para mantenerte motivado.

Con suerte, estos ejemplos lo ayudarán a comprender fácilmente los objetivos SMART en su proyecto.

Metas SMART vs Objetivos INTELIGENTES

La diferencia conceptual entre metas SMART y objetivos SMART no es grande. Cada uno tiene su propio conjunto de características que lo hacen más adecuado para una situación particular.

Bonificación: Implementación de objetivos SMART con una herramienta inteligente

WP Project Manager es un complemento de WordPress rico en funciones para administrar y mejorar los resultados del proyecto. Esta herramienta lo ayudará a aumentar la colaboración entre los miembros del equipo con un panel de seguimiento de todas sus tareas.

Le permite crear listas de tareas individuales para sus proyectos. También tiene la opción de rastrearlos por separado y generar informes en tiempo real con solo unos pocos clics. Su interfaz fácil de usar y la función de administración de tareas basada en la web hacen que sea muy fácil administrar múltiples proyectos dentro de una empresa.

Más de 10 000 empresas gestionan sus proyectos de forma rentable con esta herramienta de gestión de proyectos de alto rendimiento. No se preocupe por el mantenimiento, es fácil de instalar y simple de operar.

Características esenciales:

1. Velocidad ultrarrápida
2. Tablero de seguimiento de proyectos
3. Soporte de tablero Kanban para WordPress
4. Factura generada automáticamente para cobrar a los clientes
5. Representación inteligente de un informe resumido
6. Funciones de gestión de tareas como subtarea, mi tarea, etc.

¡Conviértase en un Gerente de Proyecto Eficiente Estableciendo Sus Metas SMART Correctamente!

Si bien puede llevar algo de tiempo implementar los objetivos SMART en los proyectos. Sin embargo, cuando esté acostumbrado, se dará cuenta de lo efectivo que puede ser.

Al crear objetivos SMART, puede establecer una mejor relación con la alta dirección y sus subordinados. Y la mejora de las comunicaciones reducirá las incertidumbres y demostrará ser un factor impulsor del crecimiento de la empresa.

Y si está buscando una herramienta que lo ayude con esto, WP Project Manager sin duda lo ayudará. Tiene todas las funcionalidades que necesita para administrar proyectos pequeños y medianos.

Por lo tanto, aplique objetivos SMART y desarrolle estrategias más sólidas para que su proyecto sea exitoso.