Cómo garantizar envíos de vacaciones sin problemas

Propietarios de tiendas, tomen nota: la Federación Nacional de Minoristas pronosticó ventas totales en el rango de $105 mil millones de dólares durante la temporada navideña de 2015.

Conseguir un trozo de este enorme pastel depende de muchas cosas. Necesita tener una gran selección de productos, marketing oportuno y convincente, y un equipo comprometido.

También debe pensar en cómo mantener esa parte del pastel, es decir, cómo evitar que sus clientes recién convencidos se sientan frustrados con cualquier parte del proceso de compra y envíen sus productos de regreso al lugar de donde vinieron.

Los envíos son una de las partes más cruciales de la temporada de compras navideñas y, si se manejan bien, pueden ayudarlo a asegurar clientes habituales y evitar devoluciones u otras quejas. Echemos un vistazo a algunas formas en que puede garantizar envíos sin problemas durante este tiempo ocupado y mantener la parte del pastel que está trabajando tan duro para ganar.

Lo primero es lo primero: prepare a su equipo de envío

Desde el principio, debe informar a los empleados que manejan los envíos de su tienda que habrá un aumento en los envíos durante las vacaciones.

Dependiendo del tamaño de su tienda, esto podría implicar preparar a una persona, usted mismo, o podría significar organizar una reunión con cien empleados. De cualquier manera, trate de preparar a su equipo antes de que comience la carrera para que nadie se sorprenda con la guardia baja.

Si ha pasado por unas vacaciones en línea ocupadas antes, es probable que sepa qué decir y qué esperar: un aumento en los paquetes, una mayor demanda para sacar los artículos, pedidos de última hora que se envían al día siguiente, solicitudes especiales, incluso una necesidad. para ayuda temporal. Pero si este es tu primer rodeo, habla con tu equipo sobre :

• Volumen : se necesitarán procesar más pedidos cada día, por lo que los empleados deberán moverse rápidamente mientras preservan su precisión. Los pedidos deben verificarse dos veces, pero el tiempo es esencial.
• Pedidos grandes : es más probable que vea que los clientes gastan grandes cantidades en su tienda durante las vacaciones. Hable sobre cómo manejará estos pedidos más grandes, desde el empaque hasta el procesamiento y el envío.
• Suministros : si está ofreciendo obsequios como papel de regalo o personalización, ¿dónde se guardarán? ¿Quién será el responsable?
• Métodos y plazos de envío : reitere los plazos para enviar los productos o discuta otros nuevos si está introduciendo envíos de 2 días o de un día para otro para los compradores de última hora.

Incluso si su tienda es pequeña y solo tiene un puñado de empleados, preparar mentalmente a su equipo para la temporada navideña puede mantener sus envíos en excelente forma durante esta importante temporada y garantizar que sus clientes regresen una y otra vez.

Revisa y establece tus plazos de envío

Siguiente paso: decidir cuándo debe dejar de enviar productos a sus clientes .

Dependiendo de las áreas del mundo en las que preste servicios, es posible que tenga o no un punto de corte para los envíos durante las festividades. Las tiendas que atienden a los EE. UU. y Canadá, con clientes que principalmente celebran la Navidad, a menudo publican avisos que indican que la entrega garantizada a tiempo para esta festividad finaliza aproximadamente una semana antes.

Por otro lado, si su tienda atiende a varias ubicaciones internacionales con muchos días festivos de invierno diferentes, es posible que publique varios avisos de esta naturaleza. O es posible que no tenga un punto de corte en absoluto, gracias a los muchos métodos de envío que ofrece (más información a continuación).

Recomendamos sentarse antes de que comiencen las vacaciones para hacer lo siguiente:

1. Haz un inventario de todos los países a los que envías
2. Toma nota de los días festivos que se celebran en estos lugares (el calendario disponible en este post puede ayudarte con este proceso)
3. En función de sus métodos de envío disponibles a estas ubicaciones, establezca plazos para cada método y cada país , es decir, el punto límite en el que los clientes deberán realizar su pedido para tenerlo en la puerta de su casa a tiempo para ese feriado.

Para obtener algunos consejos sobre cómo comunicar de manera efectiva estos plazos a sus compradores, eche un vistazo a esta publicación: está llena de ideas y procedimientos que puede usar en su tienda.

Evalúe sus métodos de envío en función de las necesidades del cliente

Durante la mayor parte del año, el envío terrestre estándar podría estar perfectamente bien para sus clientes. Es poco probable que encuentre a alguien con mucha prisa por recibir su nuevo suéter o taza de café.

Durante las vacaciones, sin embargo, la historia es completamente diferente. Los compradores buscan regalos de última hora, piezas perfectas y cosas que necesitan ahora , no en una semana.

Es muy posible que deba agregar una opción de envío temporal o dos para la temporada navideña . Esto puede significar envío al día siguiente, envío en 2 días, tiempos de entrega garantizados, etc.

Sin embargo, no hagas esto simplemente porque quieras ofrecerlo o porque creas que hará que tu tienda destaque. Debe ofrecer métodos de envío adicionales en función de lo que anticipa que necesitarán sus clientes . Algunas tiendas se beneficiarán de ofrecer envíos al día siguiente, mientras que otras no verán que se utilice el método... y podrían haber perdido tiempo y esfuerzo al agregarlo.

¿Cómo puede saber si sus clientes necesitarán nuevas opciones de envío? Algunos pensamientos:

• Verifique sus comentarios : es posible que los clientes hayan enviado correos electrónicos o se hayan comunicado en redes sociales en el pasado para expresar la necesidad de diferentes métodos.
• Comuníquese y pregunte : del mismo modo, siempre puede publicar una encuesta, hacer preguntas en las redes sociales, etc., "¿cree que necesitamos enviar más rápido para las fiestas?"
• Báselo en sus productos : si tiene artículos económicos que son excelentes regalos, es probable que se utilicen opciones de envío más rápidas. Pero si tiene productos de alto precio que probablemente no aparecerán en una caja de regalo, es posible que las vacaciones no sean un buen momento para usted (y probablemente ya lo sepa).

Aquí hay algunas cosas más que debe considerar al configurar los envíos en su tienda, sin importar la época del año.

Vuelva a verificar sus materiales de envío

Casi nada es peor para un cliente que anticiparse a un pedido, abrir la caja con gran expectación… y encontrar su ansiado regalo dañado o roto por una caja o embalaje insuficiente.

Las cajas de envío, el material y el embalaje del producto pueden aguantar perfectamente el 90 % del año, pero durante la temporada de fiestas necesitan aguantar mucho más . Los transportistas están moviendo volúmenes más altos y es posible que no sean tan cuidadosos, y su propio personal también tendrá prisa. Las cajas se dejarán caer, se tirarán o incluso posiblemente se abrirán para su inspección en la aduana.

Dedique algo de tiempo a revisar el embalaje y los materiales de envío para asegurarse de que sus clientes no reciban artículos dañados o rotos. Algunas cosas particulares a considerar:

• Tamaño de la caja : incluso si los pedidos grandes no son la norma durante el resto del año, es posible que desee tener a mano algunas opciones de empaque más grandes (o, como mínimo, pedirlas fácilmente a un proveedor) para los obsequios que encuentran su tienda perfecta. para todos sus seres queridos. Por otro lado, las cajas más pequeñas con plástico de burbujas adicional pueden ser una opción más segura para artículos individuales que normalmente enviaría en una caja de tamaño mediano.
• Materiales de la caja : no elijas algo barato. Los sobres están bien para artículos pequeños que ya están encerrados en plástico duro, pero una caja de cartón resistente debería ser la norma.
• Seguro : considere ofrecerlo si envía productos frágiles, como vidrio, cerámica, CD/DVD, etc.
• Envoltura y relleno : prepárese para usar cacahuetes de embalaje adicionales, plástico de burbujas u hojas y papel en productos frágiles o artículos pequeños. Asuma que sus cajas serán apiladas, arrojadas y posiblemente pisadas, y proteja sus artículos mejor de lo que lo haría normalmente.
• Regalos reveladores : por último, considere al menos darles a los clientes la opción de elegir cajas marrones discretas sin grandes etiquetas o sellos "de" durante esta época del año, en caso de que vivan con los destinatarios de sus regalos. Es posible que ya lo hayas hecho, ¡pero es algo en lo que pensar!

Pase tiempo de calidad con el servicio al cliente

Es difícil pensar en todo lo que necesita hacer para preparar sus envíos para las fiestas. Por mucho que lo intente, probablemente olvidará algo o perderá algún pequeño detalle.

Pero siempre hay un recurso con el que puede contar para no perderse estos detalles cruciales: su equipo de atención al cliente.

Antes de que comience la temporada navideña, dedique algún tiempo a hablar con el servicio de atención al cliente sobre cualquier otra cosa que deba considerar . Están en primera línea respondiendo correos electrónicos, llamadas telefónicas o comentarios todo el tiempo; saben qué problemas surgieron en el pasado y qué es probable que surja nuevamente. También podrán informarle sobre los problemas que existen actualmente con sus envíos (y definitivamente debería eliminarlos antes de que se llene).

Escuche a su equipo con una mente abierta. Toma notas y no desacredites sus pensamientos. Debería irse con una tonelada de información valiosa que se puede accionar de inmediato y en el futuro.

Tampoco es mala idea hacer check-ins mientras avanza la temporada , o poco antes de los periodos más concurridos del año. Esto le permitirá abordar cualquier problema urgente antes de que se intensifique y mantener abiertas las líneas de comunicación con su equipo.

Haz que tu temporada navideña sea un éxito

Si desea que su temporada navideña transcurra sin problemas y evitar devoluciones o quejas de los clientes, su envío debe ser de primera categoría. Al tomar estos pasos con anticipación, se asegurará de que sus procesos sean sólidos, su empaque sea resistente y su equipo esté preparado, lo que hará que su tienda tenga más probabilidades de atraer clientes habituales, y mucho menos probabilidades de recibir llamadas telefónicas o correos electrónicos de molestos compradores.

Hablando de prevenir devoluciones, ¿se ha registrado en nuestro seminario web exclusivo con ShipStation? El miércoles 4 de noviembre nos uniremos para analizar cómo puede preparar su tienda para las devoluciones posteriores a las festividades. Charlaremos sobre todo, desde la creación de una política de devolución excelente hasta el procesamiento de la mercancía devuelta, y le brindaremos consejos increíbles que no puede obtener en ningún otro lugar.

Nuestro webinar ha tenido lugar. ¿Te perdiste la acción? Pase por aquí para obtener una copia de las diapositivas gratis.

¿Tiene alguna pregunta sobre envíos más fluidos para las fiestas o alguna sugerencia propia para agregar? Ya sabes qué hacer: interviene a continuación. Siempre nos encanta saber de usted.