Cómo escribir un manual de usuario de software: la guía definitiva (incluida una plantilla)

¿No está seguro de cómo escribir un manual de usuario de software para su producto?

Si desea ayudar a sus usuarios a obtener el máximo valor de su producto de la manera más eficiente posible, la creación de un manual de usuario de software de calidad es un excelente lugar para comenzar.

Al brindarles a los usuarios el contenido que necesitan para aprender y solucionar los problemas de su producto por sí mismos, puede ayudarlos a tener éxito sin que tengan que comunicarse con sus canales de soporte humano.

Esto no solo facilita las cosas a sus usuarios, sino que también puede reducir las solicitudes de soporte en su empresa, lo que le ahorra tiempo y dinero.

Entonces, ¿cómo puede crear el manual de usuario de software perfecto para sus usuarios? Ese es el propósito de esta guía.

Para ayudarlo a ponerse en marcha, aquí está todo lo que vamos a cubrir en esta publicación:

• Qué es un manual de usuario de software
• Cómo escribir un manual de usuario de software en cuatro pasos, incluida una plantilla de manual de usuario de software
• Mejores prácticas para crear contenido de alta calidad para su manual de usuario

¡Vamos a profundizar en!

¿Qué es un manual de usuario de software?

Un manual de usuario de software es una documentación que brinda información sobre cómo usar y administrar su aplicación o producto de software.

Su manual de usuario de software puede incluir guías de inicio, instrucciones, glosarios, sugerencias para la solución de problemas y otros tipos de contenido similares.

Básicamente, incluye toda la información que sus usuarios necesitan para obtener valor de su software.

Por lo general, comenzará con los pasos de instalación, luego cubrirá una descripción general de la interfaz y cómo usar diferentes funciones, y luego profundizará en la solución de problemas y las preguntas frecuentes si es necesario. Una vez más, compartiremos una plantilla de manual de usuario de software más detallada a continuación.

Para ver un ejemplo de manual de usuario de software, puede consultar el Manual de usuario de Forklift 3, que salta directamente a la explicación de la interfaz.

Para ver otro ejemplo, puede ver el contenido de Introducción de Slack, que también pasa directamente a explicar la interfaz de Slack.

¿Por qué es importante crear un manual de usuario de software?

Hay dos grandes razones para crear un manual de usuario de software para su producto:

1. Experiencia de usuario mejorada : al facilitar que los usuarios aprendan a usar su software y maximizar el valor que reciben de su software, sus usuarios tendrán mejores experiencias.
2. Carga de soporte reducida : al brindar a los usuarios la capacidad de resolver sus propios problemas, puede reducir la carga en sus canales de soporte humanos. Esto es especialmente cierto si combina su manual de usuario con otros tipos de contenido de soporte, como una base de conocimientos y/o preguntas frecuentes (FAQ).

Cómo escribir un manual de usuario de software en cuatro pasos

Ahora, entremos en la guía general paso a paso sobre cómo escribir un manual de usuario de software. En la siguiente sección, también repasaremos algunas de las mejores prácticas para el contenido real de su manual de usuario.

Si está interesado en una visión más general de estos temas, también tenemos una guía sobre cómo crear cualquier tipo de manual de usuario.

1. Planifique la estructura de su manual de usuario de software

Antes de comenzar a crear cualquier contenido para su manual, primero querrá trazar correctamente la estructura de su manual.

Para que su manual sea lo más completo posible, es posible que desee reunir a múltiples partes interesadas clave para que lo ayuden a hacerlo.

Por ejemplo, esto podría incluir el éxito del cliente, las ventas, etc., cualquier persona que sepa cómo ayudar a los usuarios a obtener el mayor valor posible del producto. En algunos casos, es posible que también deba traer más personal técnico para ayudar con detalles más avanzados.

Por supuesto, si está ejecutando un proyecto en solitario, usted mismo usará todos estos sombreros. Esa es la alegría de ser un fundador en solitario.

Una vez que tenga los titulares de conocimientos relevantes en su lugar, puede crear el esquema de su manual de usuario.

Para una plantilla de manual de usuario de software en bruto, puede seguir algo como esto...

1. Tabla de contenido : enumere las diferentes secciones en su manual de usuario para que los usuarios sepan qué esperar.
2. Introducción : explique el propósito de su manual de usuario de software.
3. Requisitos del sistema : detalle los requisitos específicos que las personas necesitan para usar su software, como las especificaciones de hardware, el sistema operativo, etc.
4. Instrucciones de instalación : cubren cómo el usuario puede instalar el software.
5. Descripción general de la interfaz de usuario : brinda una descripción general de alto nivel de la interfaz.
6. Cómo usar funciones específicas : cree una sección para cada función principal que muestre a los usuarios cómo funciona.
7. Preguntas frecuentes : cubre algunas preguntas comunes que un usuario puede tener.
8. Solución de problemas : comparta consejos para la solución de problemas.
9. Glosario : si su software tiene una terminología específica, es posible que desee agregar un glosario cerca del final del manual del usuario de su software.
10. Detalles de contacto de soporte : explique cómo los usuarios pueden ponerse en contacto con el soporte si necesitan ayuda adicional. Desea mantener esto al final para que los usuarios intenten ayudarse a sí mismos antes de comunicarse con el soporte.

No tiene que seguir exactamente esta plantilla de manual de usuario de software; es solo un punto de partida para darle una idea de lo que podría querer incluir.

2. Cree el contenido del manual de usuario de su software

Una vez que tenga su esquema, estará listo para comenzar a crear el contenido del manual del usuario del software.

La mayor parte de su contenido será texto, pero no olvide incluir también imágenes, GIF y videos relevantes.

Si bien este paso probablemente llevará la mayor parte del tiempo, mantendremos esta sección breve por ahora porque, en la siguiente sección, compartiremos algunas de las mejores prácticas del manual del usuario del software para ayudar a su equipo a crear contenido efectivo del manual del usuario.

Quién escribe su contenido dependerá del tamaño de su organización y la complejidad de su producto. Si no tiene un escritor técnico dedicado en el personal, es posible que deba asignar el contenido a su equipo de éxito del cliente o al equipo técnico, según la complejidad de su software.

O, si es un fundador en solitario, probablemente sea la mejor persona para escribir el contenido de su manual, ya que tiene la comprensión más profunda de su contenido. Siempre puedes contratar a un editor para que te ayude a mejorar tu primer borrador.

3. Publique su manual de usuario de software

Una vez que tenga el contenido del manual de usuario de su software, debe publicar su manual de una manera que permita a los usuarios consumirlo fácilmente.

La mayoría del software de base de conocimiento o documentación debería funcionar bien para un manual de usuario de software, aunque siempre puede codificar su propia solución si se siente demasiado limitado. Algunas empresas también publican una versión en PDF del manual del usuario además de la versión web.

Para ver algunas excelentes opciones para publicar la versión web de su manual de usuario de software, puede consultar nuestras listas del mejor software de base de conocimiento y las mejores herramientas de documentación.

Si está buscando un software de manual de usuario que le brinde una lista sólida de funciones, propiedad total sobre su contenido y la flexibilidad de personalizar las cosas según sus necesidades, puede usar nuestro complemento Heroic Knowledge Base WordPress.

Heroic Knowledge Base es un software de código abierto que amplía el sistema de administración de contenido (CMS) de WordPress de código abierto similar con toda la funcionalidad que necesita para publicar el manual de usuario de su software.

Tendrá la propiedad total de su plataforma, además de la flexibilidad para ajustar cada elemento según sea necesario. Pero, al mismo tiempo, Heroic Knowledge Base aún incluye funciones integradas para todas las características importantes que necesita el manual de usuario de su software:

• Organización de artículos : puede organizar los artículos en el manual de su software usando categorías. Por ejemplo, podría tener diferentes categorías para "Instalación", "Interfaz", "Uso de funciones", "Solución de problemas", etc.
• Funciones de descubrimiento de contenido : para ayudar a los usuarios a encontrar contenido relevante lo más rápido posible, Heroic Knowledge Base incluye funciones útiles de descubrimiento de contenido, como sugerencias de búsqueda en tiempo real, tabla de contenido automática y más.
• Sistema de comentarios de los usuarios : los usuarios pueden compartir comentarios sobre la utilidad de cada artículo, lo que le permite saber qué está haciendo bien (y dónde necesita mejorar).
• Análisis detallado : puede realizar un seguimiento de qué artículos obtienen la mayor cantidad de visitas, qué artículos generan la mayor cantidad de solicitudes de soporte humano, qué términos buscan los usuarios, qué búsquedas no arrojan ningún resultado y más.

4. Actualice el manual de usuario de su software en función de los comentarios y los cambios

La creación de un manual de usuario de software de calidad no es una cosa de "una vez y listo". Una vez que publique su manual, es importante seguir asignando partes interesadas clave para actualizar y revisar su manual según sea necesario.

En algunos casos, estas actualizaciones pueden ser requeridas por un cambio en su software. Por ejemplo, si agrega una nueva función o cambia la interfaz de su software, deberá actualizar su manual de usuario para tener en cuenta esos cambios.

En otros casos, estas actualizaciones podrían surgir de los comentarios de los usuarios. Por ejemplo, si ve que un determinado artículo confunde a los usuarios, puede actualizar ese artículo para que sea más útil.

O, si ve que los usuarios están buscando un tema que no existe en el manual de usuario de su software, es posible que deba crear un nuevo artículo para cubrir ese tema.

Publicar su manual de usuario con una herramienta como Heroic Knowledge Base le permitirá rastrear fácilmente este tipo de análisis para que pueda monitorear y mejorar el contenido de su manual de usuario.

Mejores prácticas para escribir su manual de usuario de software

Ahora que comprende el proceso básico de cómo escribir un manual de usuario de software, repasemos algunas de las mejores prácticas para crear contenido de manual de usuario efectivo.

Entiende quién es tu audiencia

Si desea crear contenido útil para el manual del usuario, es esencial saber para quién está escribiendo:

• De dónde vienen tus usuarios.
• Lo que están tratando de lograr con su software.
• Qué puntos de dolor están experimentando.
• Su nivel de conocimiento general sobre su industria y/o cualquier área técnica relevante.
• Para qué empresa están trabajando (o si son usuarios individuales).
• Etc.

Por ejemplo, supongamos que su software trata con Salesforce. Si sus usuarios objetivo son administradores experimentados de Salesforce, su contenido se vería muy diferente que si sus usuarios objetivo fueran los propios vendedores.

Probablemente ya tenga una buena comprensión de sus usuarios objetivo a partir de su trabajo existente. Sin embargo, si no está seguro, puede utilizar perfiles de clientes, encuestas y entrevistas para obtener una comprensión más profunda.

Use una estructura y organización lógica

Hablamos de esto en el primer paso de la sección anterior, pero es importante organizar su manual de usuario de una manera óptima para que sea fácil para los usuarios obtener valor de su contenido.

Hay diferentes formas en las que puede organizar su manual de usuario, y puede usar múltiples enfoques en diferentes secciones:

• Experiencia lineal : puede organizar su manual de la forma en que los usuarios experimentarán las cosas. Por ejemplo, puede comenzar con "Instalación" como la primera sección y luego ir a la primera acción después de la instalación en la siguiente sección.
• Característica : puede organizar el contenido de su manual en función de las diferentes características de su software.
• Solución de problemas : puede recopilar pasos comunes para la solución de problemas en un solo lugar.

Nuevamente, está totalmente bien usar múltiples enfoques dentro de su manual. Por ejemplo, puede comenzar organizando las cosas de manera lineal para el proceso de instalación.

Pero una vez que haya cubierto la instalación y los usuarios puedan comenzar a aplicar su software de diferentes maneras, puede cambiar a un enfoque de organización basado en funciones.

Mantenga su escritura simple y consistente

Para que el manual de usuario de su software sea lo más accesible posible, es importante mantener su escritura lo más simple posible.

Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta para que eso suceda:

• No use jerga ni palabras confusas : no todos sus usuarios tendrán el mismo conocimiento en lo que respecta a su industria y/o el idioma de su producto, por lo que es importante evitar la jerga técnica innecesaria y el vocabulario confuso. Puede probar su contenido con herramientas como la prueba Flesch Reading Ease para encontrar problemas.
• Evite la voz pasiva : el uso de la voz pasiva puede ser especialmente confuso en un manual de usuario. Por ejemplo, en lugar de usar una voz pasiva como "Se puede guardar una copia de su borrador presionando el botón Guardar borrador ", es mejor usar una voz activa como "Presione el botón Guardar borrador para guardar una copia de su borrador."
• Use oraciones cortas : dividir su contenido en oraciones cortas facilita que los usuarios consuman y escaneen el contenido de su manual de usuario. Siempre que sea posible, evite los párrafos largos (también conocidos como "muros de texto").
• Sea coherente : el uso de una redacción y un formato coherentes facilitará a los usuarios la comprensión de su manual. Por ejemplo, si siempre usa una lista ordenada para enumerar los pasos individuales en una determinada tarea, intente mantener ese formato en todo el manual del usuario.
• Evite problemas con la gramática : asegúrese de no tener ningún error gramatical que pueda dificultar que los usuarios comprendan su manual. Puedes verificar esto usando herramientas como Grammarly y Hemingway.

Incluya imágenes y videos cuando sea útil

Si bien el contenido de texto formará la base de su manual de usuario, también es importante incluir imágenes y videos donde tenga sentido.

El dicho de que "una imagen vale más que mil palabras" puede ser un cliché, pero definitivamente puede ser cierto cuando intenta explicar cómo los usuarios pueden obtener valor de su producto de software.

Para ayudar a explicar los conceptos de su texto, puede agregar imágenes anotadas o GIF que demuestren de lo que está hablando.

Por ejemplo, Slack hace un gran trabajo al anotar las imágenes de introducción de su interfaz.

El contenido de video también puede ser útil para algunos usuarios. Sin embargo, debe tener cuidado al confiar únicamente en el contenido de video, ya que no siempre es una forma óptima para que los usuarios consuman contenido manual de software.

Por ejemplo, si un usuario solo está tratando de solucionar un problema específico, generalmente es mucho más fácil para él encontrar ese detalle en el contenido de texto que en un video.

Cree su manual de usuario de software hoy

Eso concluye nuestra guía sobre cómo escribir un excelente manual de usuario de software que preparará a sus usuarios para el éxito.

Si desea la forma más fácil de publicar el manual de usuario de su software, puede usar el complemento Heroic Knowledge Base para WordPress.

Heroic Knowledge Base es un complemento de código abierto que le permite aprovechar el CMS de WordPress para crear su propio manual de usuario de software autohospedado que está totalmente bajo su control.

Al mismo tiempo, no necesita sacrificar la funcionalidad porque Heroic Knowledge Base ofrece todas las funciones que necesita para crear un gran manual de usuario de software. Esas características incluyen sugerencias de búsqueda en vivo, organización de categorías, recopilación de comentarios de los usuarios, análisis y más.

Si está listo para comenzar, compre Heroic Knowledge Base hoy y tendrá un manual de usuario atractivo en muy poco tiempo.