Proceso de gestión de cambios paso a paso: importancia, tipos y razones para fallar

El cambio es el fenómeno más constante del mundo. Es un catalizador para el crecimiento y la innovación. Numerosos estudios han descubierto que el 79,7% de las personas necesitan adaptar su negocio cada dos a cinco años para sobrevivir en el mercado y continuar la curva de crecimiento.

Sin embargo, a una parte importante de la gente en todo el mundo no le gustan los cambios. Puede deberse a un miedo desconocido, malestar, apego emocional, incertidumbre, complejidad percibida, etc. Encontrarás personas así en todas partes, incluso en tu espacio de trabajo.

Esta categoría de personas puede ser la mayor amenaza para el crecimiento y desarrollo de su negocio. Para afrontar esta situación ha surgido la teoría de la gestión del cambio. Este artículo cubrirá una discusión detallada de este tema, incluida una guía paso a paso sobre el proceso de gestión de cambios.

¿Qué es el proceso de gestión de cambios?

La gestión del cambio es el proceso sistemático de guiar a las personas y organizaciones a través de los cambios. Su objetivo es garantizar que la transición se produzca sin problemas. El proceso implica una serie de etapas consecutivas: identificar la necesidad de cambios, planificar, comunicar e implementar.

El objetivo final es garantizar que los cambios hayan sido bien recibidos y alineados con los objetivos de la organización. Por ejemplo, actualmente estamos viviendo una revolución de la IA. Numerosas herramientas de IA ya han llegado al mercado, y pronto aparecerán muchas más, iniciando la quinta revolución industrial.

A menos que las personas y organizaciones de todos los niveles puedan alinearse con esta tecnología, seguramente sufrirán a largo plazo.

Importancia y beneficios del proceso de gestión del cambio

Debido a su considerable importancia, el tamaño del mercado de la consultoría de gestión del cambio global aumenta cada año. Porque puede que no siempre sea posible para los administradores existentes de una granja manejar la gestión del cambio de manera efectiva.

En tales situaciones, tienden a pedir ayuda a empresas consultoras de gestión del cambio de renombre. Eche un vistazo al gráfico estadístico siguiente, que muestra cómo el tamaño del mercado de la consultoría de gestión del cambio se ha disparado a lo largo de los años.

Entonces, ¿por qué es tan importante la gestión del cambio? En esta sección, ilustraremos este tema y cubriremos algunos puntos cruciales. ¡Sigue leyendo! Esperamos que lo disfrutes.

a. Facilitar la adaptación organizacional

El 47% de las organizaciones que integran la gestión del cambio tienen más probabilidades de cumplir sus objetivos que el otro 30% que no la incorporó.

Según los expertos de WalkMe

El proceso de gestión del cambio implica planificar, capacitar y apoyar a las personas durante todo el proceso de transición. Les hace sentir más cómodos cuando se implementan los cambios. Si hay obstáculos, la gestión del cambio ayuda a superarlos durante el proceso.

b. Alinear el cambio con los objetivos empresariales

Los cambios tienen éxito sólo cuando están alineados con las metas y objetivos fronterizos de la organización respectiva. El proceso de gestión del cambio garantiza que todos los cambios realizados, ya sea en términos de RRHH, tecnología o estrategia, estén alineados con la misión y visión de la organización.

Explore cómo establecer objetivos comerciales y alcanzarlos con el software de gestión de proyectos.

do. Facilite la mejora continua

El proceso de gestión de cambios rastrea el progreso regular, recopila comentarios e implementa los ajustes necesarios, eliminando cualquier posible obstáculo. Esto contribuye mucho a la eficiencia y la productividad y abre paso al crecimiento y progreso de la empresa.

d. Mejorar el compromiso de los empleados

Como se mencionó anteriormente, algunas razones comunes de la renuencia de la mayoría de las personas al cambio son el miedo desconocido, la incomodidad, el apego emocional y la complejidad percibida. Al eliminar estos temores, el proceso de gestión del cambio permite que los empleados se comprometan más. Compruebe cómo garantizar la satisfacción de los empleados.

mi. Minimizar los riesgos de errores

La gestión del cambio no es sólo implementación. También incluye identificar y superar todos los obstáculos y errores que probablemente ocurran en el camino. Como resultado, la posibilidad de que se produzcan diferentes tipos de riesgos, como la falta de comunicación y la desalineación, naturalmente se reduce.

Los 5 principales tipos de procesos de gestión de cambios

Existen varias docenas de tipos de gestión de cambios en todo el mundo. Pero en esta sección enumeraremos y analizaremos algunos tipos comunes que suelen verse en los lugares de trabajo.

Tipo 01: Gestión del cambio transicional

Implica pasar de un estado/sistema a otro dentro de la organización. Es mejor explicar esto con un ejemplo. Supongamos que una empresa quiere utilizar un nuevo sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para realizar un seguimiento de las ventas, el soporte y la interacción con el cliente.

Sin embargo, es posible que la mayoría de los empleados no estén acostumbrados al nuevo sistema/software. En esta situación, según el sistema transitorio de gestión de cambios, el consejo directivo llevará a cabo sesiones de formación para que los empleados se familiaricen con el sistema.

Además, en la etapa inicial, seguirán brindando apoyo instantáneo a los trabajadores durante un período determinado. Por lo tanto, trasladarán sin problemas todo el espacio de trabajo de un sistema antiguo a uno nuevo.

Tipo 02: Gestión del Cambio Cultural

Desde 2020, hemos visto algunos cambios culturales masivos en los lugares de trabajo. El primero es la cultura mundial del trabajo remoto que comenzó cuando golpeó la pandemia de COVID-19. La mayoría de nosotros tuvimos que crear un ambiente hogareño confortable para continuar con nuestro trabajo con sinceridad.

Se lanzaron numerosas aplicaciones de seguimiento de empleos para monitorear el trabajo de los empleados. Muchos trabajadores se asustaron y tardaron en acostumbrarse a estos rastreadores. Sin embargo, el trabajo remoto continuo generó ansiedad mental y soledad entre muchos trabajadores. Luego vino la cultura laboral híbrida . Estas son las mejores prácticas de modelos híbridos con WP ERP.

Pero quienes se acostumbraron mucho a la cultura del trabajo remoto mostraron aversión a las oficinas físicas. Ahora está en marcha una nueva revolución cultural: diversidad, equidad e inclusión (DEI) . A quienes son religiosamente conservadores y moralmente diferentes no les encanta aceptar esta cultura en el lugar de trabajo.

Tipo 03: Gestión del Cambio Transformacional

La gestión del cambio transformacional se refiere a cambios integrales. Incluye renovar la misión, la visión, el modelo de negocio, las funciones de los empleados, el proceso de trabajo y más de la organización respectiva. Como esto abarca numerosas cosas, los cambios culturales y los ajustes requieren mucho tiempo para llevarse a cabo.

La gestión del cambio transformacional requiere un liderazgo fuerte y personal con visión de futuro para liderar la organización desde el frente. En este caso, las organizaciones gigantes suelen contratar empresas de consultoría para obtener la asistencia y orientación necesarias.

Tipo 04: Gestión del Cambio Estructural

La gestión del cambio estructural modifica el marco de la organización, incluida su jerarquía, roles y estructura de equipo. Los gerentes de recursos humanos a menudo implementan estos cambios cuando es necesario optimizar los recursos, redefinir los roles laborales, mejorar la eficiencia y mejorar las comunicaciones.

Encontrará muchas agencias en línea que trabajan en múltiples proyectos para muchos clientes. Cada vez que surge un nuevo proyecto, contratan nuevas personas por contrato y agregan empleados existentes con roles. Cuando finaliza el proyecto, los empleados contratados son liberados y la configuración estructural se cambia nuevamente.

Tipo 05: Gestión del Cambio Tecnológico

Espero que no necesitemos hablar mucho sobre este tipo. Desde el comienzo de la cuarta revolución industrial, casi todas las organizaciones empresariales del mundo han comenzado a adoptar tecnologías para realizar sus actividades. Pero con el tiempo, si un software o tecnología en particular no puede satisfacer la demanda del mercado circundante, es mejor cambiar a otra plataforma.

Por lo tanto, siempre que piense en cambiar a otro sistema tecnológico, debe asegurarse de que los empleados tengan tiempo suficiente para adaptarse. De lo contrario, puede resultar contraproducente. Así, los cambios tecnológicos se gestionan en el lugar de trabajo. Vea las últimas tendencias tecnológicas para impulsar su objetivo comercial.

Proceso de gestión de cambios paso a paso: una guía completa

Espero que estés disfrutando de este artículo. En esta sección, le proporcionaremos una guía paso a paso del proceso de gestión de cambios para que tenga una sensación del mundo real. Sigue leyendo los pasos.

Paso 01: Identificar las necesidades de cambios

La necesidad de cambios obviamente debería derivar de ciertas necesidades. A veces, tienes que explorar si esta necesidad realmente existe y, a menudo, se te ocurre automáticamente. Cualquiera que sea el caso, debe validar el valor antes de abordar cualquier cambio para satisfacer las necesidades.

Haga lo siguiente para identificar la necesidad de cambios:

• Realice un análisis de la situación: evalúe sus operaciones actuales y métricas de desempeño para identificar si existe alguna brecha entre sus expectativas y los resultados.

• Recopile comentarios: hable con las partes interesadas clave (empleados, inversores, gerentes y usuarios) para recopilar información sobre a qué áreas deberían agregar valor .

Paso 02: Evaluar el impacto del cambio

Hay un proverbio famoso: a cada acción hay una reacción igual y opuesta . De la misma manera, los cambios que implementarán seguramente tendrán algunas respuestas en el lugar de trabajo y entre las personas. Debes validar si estas reacciones y respuestas van a ser positivas o negativas.

Según numerosos estudios y estadísticas, alrededor del 66 % de las iniciativas de cambio suelen fracasar , mientras que sólo el 34 % tienen éxito . Y la principal razón detrás de esto es no poder comprender adecuadamente qué tipo de efectos creará después de la implementación del cambio.

Te sorprenderá saber que 2/3 de los trabajadores experimentan crisis de agotamiento durante todo el proceso de gestión del cambio , lo que provoca un fracaso transformacional. Por lo tanto, es innecesario describir con más detalle la importancia de analizar los impactos del cambio.

Haga lo siguiente para evaluar los impactos del cambio:

• Mapee las áreas sensibles: identifique las personas, equipos y departamentos que serán los primeros en verse afectados después de que se implementen los cambios.

• Evaluación de riesgos: realice una auditoría para identificar todos los posibles desafíos, como caídas de productividad, brechas de habilidades y costos financieros, para poder mitigarlos antes de implementar cualquier cambio.

Paso 03. Planifique los cambios

Si piensas en implementar una serie de cambios, es posible que no sea posible realizarlos todos a la vez. Por lo tanto, es mejor planificar y enumerar aquellos con anticipación en función de la prioridad y la dependencia, cuáles deben ejecutarse primero. Esta planificación es imprescindible, ya que ayudará a otros miembros de su equipo a saber lo que vendrá a continuación.

Haga lo siguiente para planificar los cambios:

• Utilice un diagrama de Gantt: un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que le ayuda a enumerar todas sus tareas simultáneas en una serie según sus prioridades, dependencias e importancia.

• Ste Milestone: Una vez que el diagrama de Gantt esté listo, establezca hitos separados para cada tarea para que todo el proyecto de gestión de cambios pueda llevarse a cabo dentro del plazo previsto.

• Asigne recursos: si el proceso de gestión de cambios requiere recursos especiales, también debe planificarlos con anticipación.

Paso 04. Desarrollar estrategias de cambio

Según Profiletree, un proceso de gestión de cambios exitoso puede generar un retorno de la inversión del 500% . En este caso, las estrategias de gestión del cambio pueden desempeñar un papel crucial. Si tiene algunos empleados que se muestran reacios a cambiar, sus ingeniosas estrategias pueden convencerlos.

Haga lo siguiente para desarrollar estrategias de cambio:

• Desarrollar enfoques para diferentes grupos: si el lugar de trabajo tiene varios equipos/grupos, debes tener diferentes enfoques para tratar con ellos, ya que pueden tener psicologías separadas.

• Plan para el manejo de la resistencia: La resistencia puede surgir de partes poderosas en cualquier etapa del proceso de implementación del cambio. Debes tener estrategias de antemano para afrontarlos.

• Adoptar una gestión de cambios de código abierto: esta estrategia se basa en los principios de apertura, transparencia y colaboración. Puede aumentar el potencial de éxito en un 22% .

Paso 05: utilice un software de gestión de proyectos

El uso de software de gestión de proyectos puede ayudarle a monitorear el progreso general desde un panel centralizado. Con este software, puede dividir las tareas en formatos pequeños y manejables, asignarlas a los respectivos miembros del equipo, establecer fechas límite para cada subtarea/hito y realizar un seguimiento del progreso.

WP Project Manager es un complemento que puede utilizar en este caso. Es un complemento de gestión de proyectos completo pero fácil de usar para usuarios de WordPress. Cubre todas las características necesarias en cualquier actividad de gestión de proyectos que pueda aprovechar para su esfuerzo de gestión de cambios.

A continuación se muestra una lista de cosas que puede hacer con el complemento WP Project Manager para su gestión de cambios:

• Configure tantos proyectos como necesite para su flujo de trabajo
• Divida las tareas grandes en otras más pequeñas y asígnelas a los miembros del equipo.
• Utilice el tablero Kanban para una mejor gestión del flujo de trabajo
• Cree diagramas de Gantt para visualizar los cronogramas de gestión del proyecto.
• Generar informes para analizar el progreso y la productividad del proyecto.
• Cargar y compartir archivos con los miembros del equipo.
• Integre herramientas como GitHub, Bitbucket y Slack para mejorar la colaboración

WP Project Manager tiene una versión gratuita y premium. Obtenga los complementos haciendo clic en el botón adjunto a continuación.

Paso 05. Implementar los cambios

Una vez que complete los pasos anteriores, estará listo para implementar los cambios. Esto significa que estamos en la fase de acción en esta etapa. Este paso implica una coordinación cuidadosa y una gestión práctica para garantizar que los planes diseñados se ejecuten mediante un seguimiento en tiempo real.

Haga lo siguiente para implementar los cambios:

• Implementar un cambio piloto: realizar algunas pruebas piloto de gestión de cambios para juzgar las reacciones de diferentes grupos en el lugar de trabajo.

• Implemente todas las fases una por una: si el resultado de la prueba es positivo, comience a implementar todas las fases una por una como planeó anteriormente.

• Recopile comentarios y realice un seguimiento activo: el seguimiento en tiempo real es obligatorio en esta fase de acción para que pueda rectificar instantáneamente las irregularidades.

Paso 06. Comunicar el cambio

Espero que hayas notado que cada vez que tu proveedor de alojamiento web o tu corporación bancaria sufre cambios masivos en el sistema, te envían actualizaciones por correo electrónico y SMS. De igual forma, cuando implementes cambios en tu lugar de trabajo, deberás informar oportunamente a todas las partes relevantes a las que pueda afectar.

Según una investigación realizada en el Reino Unido, el 29% de los empleados encuestados afirman que su respectiva empresa no se comunicó bien con ellos durante las cuestiones de gestión de cambios, por lo que se sienten ofendidos.

Haga lo siguiente en esta etapa:

• Comunicarse a través de múltiples canales (correos electrónicos, slack, boletines y SMS móviles).

• Asegúrese de que los mensajes sean claros, coherentes y alineados con los objetivos de la organización.

• Si es posible, permita la comunicación bidireccional para recopilar comentarios de los demás.

Paso 07. Capacitar y apoyar a los empleados

Una razón clave por la que muchos empleados muestran apatía hacia el cambio es la sensación de que serán incompatibles en el lugar de trabajo después de que se implemente el cambio y serán reemplazados por personas recién contratadas. Para superar su miedo, puede crear una sesión/taller de capacitación donde tendrán la oportunidad de comprender las nuevas habilidades necesarias para el entorno cambiado.

Haga lo siguiente para capacitar y apoyar a los empleados:

• Ofrezca sesiones de capacitación práctica: los talleres, los hackatones y los programas de capacitación de un día de duración pueden ayudar a los empleados a practicar y desarrollar nuevas habilidades.

• Evalúe la eficacia de la capacitación: al igual que los nuevos cambios, la nueva capacitación a menudo resulta difícil de captar para muchos empleados. Por lo tanto, es necesario evaluar activamente si están aprendiendo correctamente.

Aquí encontrará una guía sobre cómo apoyar la salud mental de sus empleados.

Paso 08. Reforzar y sostener el cambio

Una vez implementados los cambios, es importante alinearlos con la cultura organizacional para que sus impactos duren por mucho tiempo. Este refuerzo pasa por reconocer a los empleados que se han adaptado exitosamente a los cambios y los han incorporado a sus desempeños y prácticas.

Haga lo siguiente en esta etapa:

• Incorporar los cambios en las operaciones diarias: verificar y actualizar las políticas organizacionales, las prácticas culturales y los roles de los empleados.

• Recompensar a los empleados: al recompensar a los empleados que se han adaptado con éxito a los cambios, puede impulsar sus valores morales.

Paso 09: Revisar y ajustar según sea necesario

Como se dijo antes, los nuevos cambios a menudo pueden resultar contraproducentes. Por lo tanto, quedarse ciego después de implementar nuevos cambios será definitivamente un grave error. Si un cambio resulta contraproducente y usted hace la vista gorda, puede destruir todo su espacio de trabajo y su negocio. Es por eso que debe realizar revisiones para encontrar posibles lagunas y poder tomar las medidas necesarias.

Haga lo siguiente en este paso:

• Realizar revisiones posteriores al cambio para recopilar información
• Mantenga la documentación de las lecciones que ha aprendido durante todo el proceso.

Por qué la gestión del cambio puede fracasar: los desafíos

Existen algunas razones comunes por las que la mayoría de las iniciativas de gestión del cambio fracasan. Como especialista en gestión del cambio o gerente de su respectiva organización, debe tener una idea sobre esos puntos. Esto le ayudará a convertirse en un líder/gerente visionario al mismo tiempo. Eche un vistazo a los puntos siguientes por los que falla la gestión de cambios.

1. Bajo compromiso de los empleados

Según el Consejo de Liderazgo Corporativo de la CEB, el 62% de las organizaciones utilizan el plan de implementación de cambios propiedad principalmente de los líderes . Honestamente, aquí no hay ningún problema. Pero a menudo, los altos directivos limitan el poder de toma de decisiones sólo a ellos mismos, y la mayoría de los empleados no tienen acceso a él. Pero esto es un paso en falso si los empleados tienen un gran interés en la organización.

Gartner reveló en un informe que el éxito del cambio aumenta en un 24% cuando los empleados son dueños de la planificación de la implementación . Por lo tanto, debe incorporar a los empleados y todos los demás recursos y partes interesadas importantes en la planificación para que todo se utilice correctamente y se cumpla el plazo.

2. Planificación insuficiente

Sin un plan integral que describa la misión, la visión, los objetivos, los cronogramas, los recursos y cómo superar los obstáculos potenciales, ninguna organización podrá enfrentar todos los desafíos que pueden surgir durante el proceso de gestión del cambio. La falta de previsión puede llevarle a una mala asignación de recursos y al final a no cumplir con el plazo.

3. Mala comunicación

Cuando comienza la implementación del cambio, no sólo cambian los roles de los empleados, sino que también se interrumpen muchos servicios relacionados con el cliente. A menos que pueda comunicar esto a las respectivas partes de manera oportuna, todo su lugar de trabajo y su mercado se convertirán en un desastre. Por eso es tan importante una comunicación clara y oportuna en el proceso de gestión del cambio.

Consulta cómo mejorar tu comunicación en el lugar de trabajo.

4. Formación inadecuada

La formación inadecuada es una barrera común que explica por qué la mayoría de los empleados no logran adaptarse a nuevos sistemas, roles y procesos. Esta falta de preparación puede provocar frustración, disminución de la productividad, agotamiento y mayor resistencia a los cambios.

5. Resistencia invisible a los cambios

Este problema es común en entornos con intensa política corporativa y gente sospechosa. Pueden fingir que aceptan todos los nuevos cambios, pero por dentro se resisten. En secreto harán todo lo posible para evitar que se produzcan los cambios. Como gerente, debe tener cuidado de seleccionar a estas personas sospechosas para el mejor futuro de su organización.

Primer plano

La gestión del cambio es siempre una tarea compleja. Sin duda, un solo error en este proceso puede causarle un gran caos. Sin embargo, no se puede negar ni resistirse a los cambios. Porque hacerlo le dejará muy por detrás de los competidores existentes en el mercado.

Por lo tanto, es mejor si siempre tiene un plan listo a mano, una cultura organizacional y su mentalidad para enfrentar cualquier nuevo requisito de cambio cada vez que llame a su puerta. Espero que haya adquirido suficientes conocimientos sobre el tema de hoy con este artículo, lo que le beneficiará de muchas maneras.

Si cree que nos hemos perdido algo en este artículo, háganoslo saber en la sección de comentarios para que podamos actualizar la publicación. Eso es todo a partir de hoy. Gracias por estar con nosotros hasta el final.