Desglose de pasos en el proceso de gestión de proyectos

Todo gerente de proyecto debe estar familiarizado con las cinco etapas del proceso de gestión de proyectos. Esto les ayudará a gestionar los proyectos con eficacia. Cada proyecto consta de diferentes fases y estas fases se estructuran de manera sistemática para que sea más fácil para el director del proyecto gestionar sus proyectos.

Inicio del proyecto

A la hora de emprender un proyecto, uno de los primeros pasos es definirlo. Un proyecto es una actividad que debe completarse para producir un resultado específico con limitaciones y metas únicas. El propósito de definir su proyecto es entender para qué está trabajando. Esto ayuda a establecer prioridades, crear cronogramas y ayudarlo a determinar si vale la pena hacer algo o no.

Al determinar si vale la pena o no hacer algo como proyecto, hágase estas preguntas:

• ¿Cuales son los beneficios?
• ¿Cuáles son los riesgos?
• ¿Tengo todas las suposiciones documentadas?

Planificación de proyectos

El primer paso en la gestión de proyectos es definir el problema. Esto incluye averiguar qué objetivos desea alcanzar y cómo lo hará. Lo más importante de este proceso es que no te preocupes por cuáles son los objetivos de otras personas, o si son o no realistas para tu situación.

En cambio, enfócate en ser ambicioso pero realista al mismo tiempo. Por ejemplo: si quisieras ponerte en forma dentro de tres meses pero nunca antes has sido atlético en tu vida, tal vez comiences con algo más factible como "ir de excursión una vez al mes" en lugar de "correr una maratón".

¡También es importante no solo establecer metas sino también entender por qué esas metas son tan importantes!

Por ejemplo: ¿por qué quiero bajar de peso? ¿Qué significará perder peso? ¿Mejorará mi confianza y autoestima? ¿Podré llevar mejor la ropa? ¿Ser más saludable en general?

Ejecución del proyecto

En esta etapa, el director del proyecto lleva a cabo las tareas y actividades necesarias para completar el proyecto. Además de monitorear y controlar el desempeño del trabajo, él o ella debe organizar, dotar de personal y dirigir los recursos, así como también comunicarse con las partes interesadas.

La siguiente lista contiene algunas de las responsabilidades clave que pueden estar involucradas en esta fase:

• Organizar : planifique cómo se iniciará y completará el proyecto definiendo roles y responsabilidades para los miembros del equipo; crear líneas de tiempo; identificar riesgos; planificación de estrategias de comunicación; desarrollar una línea de base presupuestaria; coordinación con otros proyectos (si corresponde)
• Personal : identifique al personal que tenga conocimiento de su industria específica o área de especialización (si es necesario), luego contrátelos si están disponibles en el personal o contrátelos como consultores.
• Comunicar : cree informes que muestren el progreso con respecto a hitos/productos para que las partes interesadas puedan mantenerse informadas sobre lo que está ocurriendo dentro de los proyectos de sus organizaciones.
• Supervisar : realice un seguimiento del progreso hacia los objetivos utilizando herramientas de análisis como Jira o Trello, que le permiten ver todos los problemas abiertos en varios equipos en un solo lugar.

Seguimiento y control de proyectos

El seguimiento y control de un proyecto son una parte importante del grupo Proceso.

El monitoreo asegura que el proyecto esté encaminado y ejecutado de manera efectiva, mientras que el control asegura que se mantenga encaminado. Las herramientas utilizadas para el monitoreo son un sistema de informes formal, como los informes predeterminados de Microsoft Project, o una herramienta como Redmine para ver todos sus proyectos en un solo lugar. Estos se pueden usar para generar informes de estado para las partes interesadas o realizar un seguimiento de las tareas principales hasta sus fechas de finalización (o si están retrasadas).

Cierre del proyecto

Las actividades de cierre del proyecto son la fase final del ciclo de vida del proyecto. Incluyen:

• Revisión final del proyecto
• Informe final del proyecto
• Documentación de las actividades de cierre
• presentación del proyecto final
• Firmar y archivar los documentos y archivos del proyecto. Puede almacenar estos archivos e informes en un solo repositorio o distribuirlos en múltiples sistemas, incluidos servidores de archivos electrónicos o unidades compartidas en su red. Una vez archivados, estos recursos están disponibles para uso futuro por parte de otras personas que puedan necesitar acceder a ellos con fines de investigación u otros proyectos (proyectores).

El primer paso en el ciclo de vida del proyecto es definir el proyecto. Esto se hace mediante la creación de un acta de constitución del proyecto, que es un documento que describe en qué consiste el proyecto, por qué se lleva a cabo y quién participará. Para el siguiente paso, puede planificar cómo puede llevar a cabo su proyecto. Esto incluye identificar los recursos necesarios para el proyecto, así como establecer metas y objetivos para el mismo.

El tercer paso en el mejor proceso de capacitación de PRINCE2 es ejecutar el plan. Esto significa tomar medidas en todos los aspectos del proyecto y cumplir con los compromisos adquiridos durante la planificación.

Después de la ejecución viene el seguimiento y el control de la actividad en el día a día. Esto implica medir el desempeño frente a los objetivos, identificar riesgos y problemas que podrían afectar el desempeño y abordarlos antes de que se conviertan en problemas. La etapa final de la mejor capacitación de PRINCE2 es cerrar proyectos una vez que se completaron con éxito o abandonarlos si no cumplieron con los objetivos.

Con la Certificación PMP en línea puede aprender sobre los procesos y herramientas de gestión de proyectos.

En esta sección, aprenderá sobre el proceso y las herramientas de gestión de proyectos:

• El proceso de gestión de proyectos

El curso en línea de certificación PMP incluye los siguientes temas:

• La importancia del proceso de gestión de proyectos en los proyectos
• Los pasos del proceso de gestión de proyectos
• Cómo utilizar las herramientas de gestión de proyectos durante cada paso de un proyecto

Conclusión

La gestión de proyectos es un proceso complejo. Implica la coordinación de una serie de actividades y personas, y es esencial que tenga las herramientas adecuadas para administrar sus proyectos con éxito.

La certificación de gestión de proyectos es una de esas herramientas. Le ayudará a mejorar sus habilidades, mejorar sus perspectivas de carrera y hacerlo más comercializable en el competitivo mercado laboral actual.

La credencial Project Management Professional (PMP) es la certificación de gestión de proyectos más reconocida en el mundo. La certificación PMP valida su conocimiento en cinco procesos clave de gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. Además, demuestra que tiene las habilidades y la experiencia necesarias para tener éxito como gerente de proyecto o líder de equipo.

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