Rol de seguridad para una sala de datos virtual

Los datos confidenciales son presa potencial para los piratas informáticos y riesgos para las organizaciones. Una violación de datos es costosa de ocultar y causa enormes pérdidas. La idea de la violación de datos y los ataques cibernéticos ha introducido la innovación de las salas de datos virtuales (VDR) para ayudar a mejorar la seguridad de los datos.

El VDR es un repositorio virtual versátil creado para ayudar en diferentes negocios, como la gestión, distribución y almacenamiento de documentos. Aunque el software de la sala de datos en línea se considera seguro, las empresas deben verificar y asegurarse de que estén libres de fugas de datos y ataques cibernéticos.

Por lo tanto, antes de decidirse por cualquier proveedor de sala de datos virtual, la seguridad de la sala de datos debe demostrarse en varios factores. Vamos a explorarlos más a fondo.

Factores que hacen que una sala de datos virtual sea segura

La mayoría de las empresas valoran la seguridad de VDR por el tipo de certificación. Muchos consideran que la certificación 'ISO' es la más importante, por lo que invierten en proveedores de salas de datos virtuales con estándares ISO. Sin embargo, hay varios otros criterios de seguridad a considerar.

Detalles de seguridad física

• Protección de datos físicos. El software de sala de datos en línea contiene almacenamiento en la nube, lo que significa que no se requiere protección física. Sin embargo, las salas de datos virtuales también deben alinearse con las pautas físicas para una mejor seguridad. Las organizaciones necesitan asegurar su centro de datos para garantizar que todo el equipo esté seguro y funcional.
• Buena infraestructura. Las organizaciones necesitan incorporar sistemas de trabajo y hardware de calidad para un mejor procesamiento de datos.
• Copias de seguridad. Los usuarios de salas de datos virtuales deben invertir en sistemas de copia de seguridad de datos de calidad. El sistema de respaldo debe poder crear una copia adicional de cualquier documento en el sistema para referencia en caso de pérdida de datos.
• Cifrado de datos. Los usuarios deben confiar en el cifrado de alto nivel durante la transferencia y el almacenamiento de archivos para garantizar la seguridad de los datos.
• Múltiples ubicaciones de servidor. Las organizaciones no deberían depender de un servidor para procesar y guardar datos. Debe haber varios servidores para ayudar en la recuperación de datos y la gestión de desastres.

Medidas de seguridad de acceso

La función principal de los servicios de datos virtuales es transmitir datos confidenciales y proporcionar seguridad de primer nivel para evitar filtraciones o infracciones de datos.

Esto significa que el software de la sala de datos debe tener acceso limitado para evitar la piratería y las infracciones. El acceso limitado también contiene amenazas internas de ciberseguridad que mantienen seguros los datos vulnerables.

• Configuración de permisos especificados. El administrador de la sala de datos puede establecer permisos específicos o configuraciones de inicio de sesión para permitir que cada usuario solo acceda y vea documentos particulares. El proceso da acceso a solo unas pocas áreas que el usuario requiere. Esto ayuda a reducir la interrupción y la fuga de datos.
• Acceso a documentos personalizados. Para mantener el sistema seguro, los administradores de la sala de datos pueden informar a los usuarios autorizados y las funciones que pueden operar. Suponga que alguien intenta ir más allá de los sitios permitidos, el sistema alertará al administrador.
• Proceso de inicio de sesión único. El gerente o administrador de la sala de datos debe proporcionar detalles de inicio de sesión únicos a todos los usuarios autorizados para evitar múltiples credenciales de inicio de sesión. Esto mostrará detalles sobre quién está trabajando actualmente en el sitio y las actividades.
• Restricciones de acceso por tiempo límite y dirección IP. Los usuarios de VDR no deben simplemente iniciar sesión con cualquier dirección IP. Las empresas pueden restringir el acceso a sistemas particulares por medidas de seguridad. También es recomendable establecer límites de tiempo de acceso para aumentar la seguridad.

Seguridad de documentos en salas de datos

• Derechos de acceso a documentos. Cada usuario debe tener roles definidos en documentos particulares para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a documentos cruciales.
• Seguimiento de documentos. Un buen sistema de sala de datos virtual necesita encriptar cualquier verificación de datos en la dirección IP del usuario, el tiempo de acceso y los detalles de intercambio de datos. El sistema debe prohibir cualquier acción no autorizada y alertar a la administración a través de notificaciones.
• Función de borrado remoto. La administración necesita planes de respaldo, como borrados remotos en caso de robo. Esto eliminará o bloqueará automáticamente todos los programas, dejando vacíos los sistemas de la máquina para proteger a la empresa.
• Trituración remota. Supongamos que el usuario descarga un documento en particular, el administrador o la organización aún deben tener control sobre ese documento. Esto evita el uso incorrecto del documento o la fuga de datos, ya que el usuario solo puede utilizar el documento bajo supervisión.

Cómo seleccionar proveedores de salas de datos virtuales seguras

Antes de decidirse por cualquier proveedor de sala de datos virtual, asegúrese de que cumpla con varios factores y funcionalidades.

• Seguridad de datos y requisitos gubernamentales. Los VDR tienen diferentes funciones según las necesidades de los usuarios. El software debe cumplir con las medidas de seguridad de datos y las regulaciones gubernamentales. Por ejemplo, su VDR preferido debe alinearse con los requisitos de HIPAA y las normas de la FDA según el campo o la organización.
• Certificaciones y estándares de seguridad globales. Según su empresa, el VDR necesita lograr varias certificaciones. Seleccione un proveedor de VDR con buena certificación. Tenga en cuenta que las certificaciones tienen una fecha de vencimiento; consulta las fechas para evitar inconvenientes.
• Revisiones e historial de violación de datos. No es difícil buscar violaciones de datos ya que la mayoría de los gobiernos anuncian cualquier violación de datos en una organización o campo en particular. Esto permite a los usuarios revisar el historial del proveedor virtual. También ayuda a conocer a otros usuarios que invierten con el proveedor de VDR específico.

Usos de la sala de datos virtual

Los VDR se utilizan en diferentes casos para aumentar la seguridad de los datos y transferir información crucial a través de canales seguros.

• Ofertas públicas iniciales (OPI). VDR para ofertas públicas iniciales es muy importante ya que los datos de la empresa pueden quedar expuestos. Las partes interesadas deben asegurarse de que todos los datos estén seguros y ocultos con el sistema adecuado para evitar fugas de datos.
• M&A (operaciones de fusiones y adquisiciones). Los compradores y vendedores utilizan principalmente VDR durante el proceso de diligencia debida. Las dos partes deben exponer las finanzas, los activos y otros detalles importantes. Sin embargo, los datos deben permanecer dentro del círculo cerrado por seguridad.
• Auditorías y proceso de investigación. Las empresas modernas están utilizando una sala de datos electrónica para realizar auditorías e investigaciones. El proceso es más rápido y seguro ya que la información se distribuye a los usuarios autorizados en plataformas seguras. Los servicios de sala de datos facilitan la auditoría ya que no se requiere documentación física para iniciar el proceso.

Conclusión

Las salas de datos virtuales son importantes para el crecimiento empresarial, ya que los usuarios pueden operar a través de sistemas seguros. El software evita las fugas de datos, lo que brinda a las empresas un momento fácil para trabajar y realizar transacciones sin temor a los ataques cibernéticos.