Puntos clave de las salas de datos virtuales

Sala de datos virtual: todo lo que necesita saber

Virtual Data Room (VDR) es un repositorio de datos en línea que es seguro y, por lo tanto, esencial en los casos de digitalización empresarial. Además, permite compartir información comercial confidencial o privada, teniendo un control total sobre el acceso a la documentación. Estos servicios de sala de datos son vitales para las transacciones financieras, la sindicación de préstamos, la recaudación de dinero y otros objetivos.

No confunda las salas de datos virtuales con las herramientas de almacenamiento en la nube

Al obtener una descripción general de VDR, la mayoría de las personas consideran erróneamente que VDR y el almacenamiento en la nube son los mismos servicios en línea. Son similares considerando su funcionalidad, pero sus propósitos son diferentes. Varias herramientas de almacenamiento en la nube parecen ser una parte integral de los negocios, pero también se usan comúnmente entre usuarios simples de dispositivos modernos.

Ambos servicios permiten almacenar y compartir información. Sin embargo, VDR ofrece más servicios y funciones como seguridad confiable, seguimiento de la actividad de los usuarios, administración, notificaciones, listas de verificación, etc.

Salas de datos virtuales: formas de implementación

Los VDR son bastante útiles cada vez que las empresas necesitan compartir información con otras partes o tener un punto de acceso centralizado para los empleados.

Las formas más difundidas de aplicación de VDR son:

• Fusiones y adquisiciones. Los montones de documentos necesarios para un procedimiento de fusiones y adquisiciones suelen contener datos confidenciales o seguros. En tales casos, el software de la sala de datos resulta ser una herramienta confiable para compartir o intercambiar documentos.
• En la asociación empresarial, las salas de datos virtuales proporcionan una gestión empresarial, distribución de datos u otras operaciones mutuas seguras y, al mismo tiempo, transparentes.
• Conducciones de auditoría. La auditoría de las políticas de la empresa, el cumplimiento y las cuentas son partes integrales de hacer negocios. Las ubicaciones remotas o las diferentes zonas horarias con los auditores podrían influir negativamente en el mantenimiento de una interacción constante. Al utilizar el software de sala de datos en línea, las empresas pueden evitar operaciones que consumen mucho tiempo y reducir el riesgo de fugas de información segura.
• Las OPI requieren enormes esfuerzos además de tremendos volúmenes de papeleo. Se deben crear y distribuir montones de documentos. En este caso, parte de VDR es invaluable, ya que es posible restringir el acceso a usuarios definidos configurando la asignación para "solo ver" sin realizar cambios ni imprimir.
• Al recaudar fondos para un negocio nuevo o existente, las empresas pueden compartir la información requerida con posibles inversores. Algunos servicios de sala de datos permiten participar en la debida diligencia previa a la inversión y no preocuparse por la seguridad de la información personal.
• Compartiendo variedad. Hay proveedores de VDR que permiten almacenar grandes cantidades de datos en varios formatos. Compartir la información requerida no toma mucho tiempo; buscar archivos definidos o documentación trabajando de forma remota: parece no ser un problema al usar los servicios de la sala de datos

¿Cuáles son las características clave de las salas de datos?

Los gigantes de los negocios y las pequeñas corporaciones se cambian a los VDR para mejorar los servicios o la eficiencia del flujo de trabajo. ¿Qué características de los VDR los hacen útiles?

1. Seguridad de datos sensibles. Para aquellos que hacen negocios en línea, la inseguridad de la documentación valiosa es una prioridad máxima. Debido a la amplia gama de restricciones de admisión, es posible seleccionar usuarios y darles acceso solo a determinadas funciones de visualización, impresión, edición u otras funciones requeridas. Estas restricciones personalizadas, el cifrado, las marcas de agua automatizadas, las verificaciones de identidad y la configuración de la duración del acceso hacen que el almacenamiento de datos confidenciales sea seguro.
2. Seguimiento y monitoreo. El control preciso sobre la actividad de los usuarios es bastante útil en aspectos particulares de la gestión de una empresa. Las salas de datos electrónicas permiten realizar un seguimiento del tiempo de los usuarios en línea y monitorear todas las acciones de los usuarios y los documentos editados, impresos o descargados. Los propietarios pueden hacer un seguimiento del estado y el nivel de progreso de los proyectos. También pueden rastrear datos que despiertan el alto interés de clientes o empleados.
3. Fácil de usar. Comenzar una nueva sala de datos, en general, no requiere mucho esfuerzo. Puede cargar archivos arrastrándolos y soltándolos en la ventana de carga habitual. La búsqueda de la información necesaria toma segundos; ingrese la palabra clave o frase. También es posible fusionar el contenido de varios archivos en un solo archivo con los VDR. La visualización de documentos no requiere la instalación de software adicional. Las interfaces intuitivas simplifican considerablemente el funcionamiento de la mayoría de las salas de datos.
4. Mantener contacto en vivo. La colaboración efectiva es posible dondequiera que estén los miembros del equipo. Los foros protegidos permiten participar en discusiones, hacer y responder preguntas o iniciar chats con un grupo definido de usuarios en tiempo real.

Sugerencias para seleccionar proveedores de salas de datos virtuales

Si ha optado por aplicar un VDR para fines comerciales u otras necesidades, aquí hay una breve reseña que es útil para seleccionar proveedores de VDR:

• Definir el propósito principal del VDR. ¿En qué áreas van a implementar un data room virtual?
• Determine las características que necesita. Diferentes proveedores de salas de datos pueden ofrecer varias funciones en cantidad y calidad. Uno es más adecuado para el almacenamiento seguro, mientras que otros son perfectos para la colaboración.
• Calcula tu presupuesto. La cantidad de funciones de los VDR depende del precio. Para elegir el adecuado, puede cruzar datos de referencia centrándose en el cumplimiento de precio y características.
• Considere las revisiones. Al comprar un nuevo producto, sería bueno leer reseñas y comentarios. Además, algunos proveedores de salas de datos virtuales pueden ofrecer períodos de prueba gratuitos o versiones de demostración. Visite https://virtual-dataroom.org/: aquí puede ver una lista de los mejores proveedores y sus calificaciones, obtener acceso a sus perfiles.

Las salas de datos virtuales desempeñan el papel de herramientas convenientes, seguras y que ahorran tiempo para el almacenamiento y la distribución de información personal. VDR ofrece características que son, sin duda, una parte integral de la globalización, modernización y digitalización empresarial.