Prácticas recomendadas para eventos virtuales que debe implementar

La revolución digital ha cambiado para siempre las conferencias. Lo que antes era un proyecto de planificación de una semana ahora se puede hacer el mismo día en línea. Si bien algunas personas pueden extrañar los viejos tiempos, muchos beneficios, como una mayor accesibilidad , reconocimiento de marca y mayor asistencia , dejan en claro que los eventos virtuales de la industria no van a ninguna parte.

Deben ser de alta calidad, pero ¿cómo pueden las empresas mejorar en la organización de eventos virtuales exitosos? El primer paso para mejorar es aprender las mejores prácticas de eventos virtuales y luego encontrar formas de implementarlas.

En este artículo, exploraremos cómo organizar un evento virtual que mantenga a los invitados comprometidos e interesados.

Mejores prácticas de eventos virtuales

Decide el tipo de evento que planeas organizar

La elección más importante que debe hacer es qué tipo de evento organizar antes incluso de comenzar con las mejores prácticas de eventos virtuales. ¿Está planeando una feria de empleo virtual? ¿Una exposición comercial virtual? ¿Un evento deportivo en línea? ¿Quieres planificar una conferencia virtual más profesional? ¿O tal vez preferiría un seminario web a menor escala?

No importa qué tipo de negocio tenga, hay muchos estilos diferentes de eventos virtuales disponibles. Decidir cuál usar depende de lo que quieras obtener de ese evento. Debe establecer expectativas, objetivos y plazos claros para poder elegir el evento en línea adecuado para usted.

Realice la generación de prospectos temprano

De nada sirve un evento online si nadie asiste. La generación de leads es un paso necesario para que las personas conozcan tu primer evento virtual. Hay múltiples vías para esto, como comunicados de prensa, blogs, marketing por correo electrónico y reuniones sociales. Lo que use depende de su base de clientes objetivo y dónde tendrá más éxito.

Elija las plataformas de eventos virtuales adecuadas para su evento virtual

Al igual que elegir una ubicación, debe elegir el mejor lugar para llegar a su audiencia. En este caso, esto significa elegir la mejor plataforma de eventos virtuales para ti. Hay muchas plataformas y debe elegir cuál funciona mejor tanto para usted como para sus asistentes.

Intente investigar características u opciones de precios para ayudar a elegir cuál es la mejor. También puede aprender qué usan otros organizadores de eventos y preguntar por qué usan esa plataforma.

Aporta valor, no lanzamientos

Esto puede parecer superfluo; tal vez esté pensando: “Bueno, si compran mi producto, obtendrán valor”, pero es posible que sus clientes no sientan lo mismo.

Esto puede ser especialmente importante si les dijo a los asistentes al evento que no habría ataduras a su evento.

En lugar de hacer lanzamientos, intente brindar valor llenando sus sesiones con entrevistas, series de clases magistrales, oradores expertos y otro contenido. Puede dejar sus lanzamientos al equipo de marketing.

No escatime en calidad de producción

El tiempo es el recurso más valioso que podemos utilizar, ya que es el único recurso del que no podemos obtener más. No espere que la gente cambie su tiempo por una experiencia mediocre. Las herramientas de participación y compromiso de la audiencia pueden ayudar, pero la calidad de la producción suele ser el factor determinante.

Necesita oradores de primer nivel, así como temas interesantes para poder destacar entre la multitud. Sus organizadores deben involucrar y escuchar a la audiencia. Puede escuchar usando muchas encuestas o sondeos. Todos estamos aprendiendo y todos queremos crear una mejor experiencia de evento virtual en general.

Grabe sesiones y póngalas a disposición después del evento

En un evento virtual, todo puede y debe quedar registrado. Si no graba sus eventos virtuales, se está perdiendo una gran forma de ingresos. Puede colocar sus sesiones grabadas en línea para los asistentes que se perdieron el evento, o puede publicarlas en sus estrategias de generación de demanda.

Puede utilizar estas sesiones grabadas como palanca. ¿Tuviste recientemente una sesión popular? Use esa sesión como un seminario web después del evento virtual para encontrar un conjunto completamente nuevo de clientes potenciales . Incluso puede pensar en reutilizar estos eventos para infografías, blogs o libros electrónicos que puedan interactuar con los clientes en un nivel completamente diferente.

Crear una experiencia humana en un mundo virtual

El núcleo de cualquier evento es "La experiencia humana", que simplemente significa mantenerlo real . Deje que la audiencia vea una buena conversación, sin importar cuál sea el tema. Esto aumenta el enfoque de los asistentes mientras se mantiene sensible al entorno global que los asistentes a su evento ven todos los días.

El entorno virtual también puede venir con algunas características clave para ayudar a mejorar "mantenerlo real".

Como ejemplo, los eventos en línea pueden conectar a los asistentes mediante chats grupales. Incluso pueden colaborar en tiempo real, lo que puede involucrar aún más a los asistentes.

Comercialice su conferencia virtual

¡La gente no puede asistir a un evento que no conoce! Asegúrese de darse mucho tiempo para promocionar su evento.

Una buena regla general es permitirse tres meses de tiempo promocional, dando avisos mensuales antes del evento. Luego, a medida que se acerque, puede cambiar a avisos semanales o diarios para su audiencia de redes sociales. Las redes sociales pueden ser una forma rápida de promocionar su evento y ver cuánto entusiasmo está creando como resultado.

Invierte en botín para los asistentes

Los obsequios corporativos, el botín de la empresa y otros tipos de ofertas pueden ser una excelente manera de involucrar a los asistentes. A todo el mundo le gusta recibir cosas gratis, así que trate de obtener obsequios que vayan lejos con su mercado objetivo. Como ejemplo, si está hablando con prospectos, entonces el equipo de botín puede ser el camino a seguir. Si tienes una audiencia de Millennial a Gen Z, obtén Pokemon Cards y mira su alegría sorprendida .

Incluso puede ofrecer estos obsequios como premios para quienes participen en el evento. Un par de ejemplos de ganadores podrían ser aquellos que responden preguntas, brindan comentarios, se unen a salas de chat, etc.

La tecnología puede hacer o deshacer su conferencia virtual

La tecnología es la ola del futuro y, a veces, tienes que subirte a ella o dejarte llevar. Cuando busque una plataforma tecnológica, un socio o una solución, no se detenga en uno. Utilice más tecnología para crear la mejor plataforma de eventos virtuales para sus asistentes y ofrézcales la mejor experiencia de evento virtual posible.

Elegir la plataforma y la tecnología adecuadas puede ser como cocinar una comida. Puede comprar una comida refrigerada en la tienda y dársela a la empresa, pero es posible que al final no estén satisfechos. Si, por el contrario, compras varios ingredientes para cocinar la comida, tus invitados tendrán el estómago lleno cuando regresen a casa . De la misma manera, no existe una tecnología integral perfecta para realizar un evento virtual.

Incluya moderadores en su evento

Esté preparado para que las cosas se salgan de control; las personas a menudo no son tan educadas en línea como fuera de línea.

Para estar listo, asegúrese de tener muchos moderadores disponibles para silenciar o prohibir a los asistentes al evento virtual en el peor de los casos.

Preparar a los asistentes para el evento

No asuma demasiado acerca de los invitados a su evento; no todo el mundo es experto en tecnología. Asegúrese de preparar a los asistentes para ayudarlos a aprovechar al máximo su evento.

Ofrezca soporte técnico para ciertas funciones de la herramienta, como proveedores, salas, cabinas virtuales y cómo conectar a los asistentes.

Contrata a un maestro de ceremonias profesional

Una de las cosas que los eventos virtuales a menudo pierden es la oportunidad de conectar sesiones, conferencias magistrales y eventos de networking sin sentirse inconexos. ¿La solución? Un maestro de ceremonias profesional . Cuando contrata a alguien para dar anuncios, dirigir sesiones de preguntas y respuestas y comenzar y finalizar sesiones, ayudará a infundir diversión en la conferencia.

Al buscar un maestro de ceremonias, puede ser importante pensar en el tono que desea para su evento. ¿Quieres serio o tonto? Su maestro de ceremonias será el rostro del evento, así que elija a alguien que represente mejor su evento.

Utilice las funciones virtuales en todo su potencial

Usando las características únicas que vienen con los eventos virtuales, planee comenzar a involucrar a los asistentes diez veces. Piense en las opciones que tiene disponibles: herramientas para ayudar a los asistentes a establecer contactos, preguntas y respuestas en vivo, videollamadas individuales, sesiones de trabajo, así como botones de reacción como aplaudir o levantar la mano.

Todas estas funciones virtuales pueden ayudar a mantener a los asistentes involucrados en el evento, lo que conduce a una mejor participación. Es más, incluso puedes rastrear la información para ver qué le interesa a tu audiencia y qué es lo que más les gusta de tus eventos.

Encuentre formas únicas de involucrar a los asistentes

Ofrezca a los asistentes a su evento virtual una experiencia interactiva y atractiva , y será un evento virtual exitoso.

Ya sea que ayude a las personas a participar a través de las redes sociales (por ejemplo, haciendo preguntas con hashtags específicos) o mediante mensajes en su evento virtual, esté listo para responder rápidamente para mantener a las personas involucradas y emocionadas.

Tenga un plan o una agenda preparada

Hacer un evento virtual sin un plan sólido por adelantado puede ser una trampa para el fracaso. La estructura ayuda a mantener a los invitados comprometidos y mantiene la reunión a tiempo.

Incluso puede compartir la agenda con los asistentes durante la planificación del evento para que sepan qué esperar. También ayuda a mantener a los oradores preparados para su franja horaria y, por lo tanto, mantiene la reunión fluida.

Establecer una línea de tiempo realista

Elija una hora o fecha en la que las personas de su comunidad puedan asistir. Afortunadamente, no tiene que preocuparse por la ubicación como lo hace en eventos en persona, pero tiene un problema completamente diferente. Debido a que sus asistentes pueden venir de cualquier lugar, también deberá considerar las zonas horarias .

En un mundo ideal, planificar un evento virtual lleva entre ocho y diez semanas, pero no deje que eso lo engañe.

Los problemas ocurren, y si pierde una semana debido a un problema durante el desarrollo, es posible que se quede atascado. En su lugar, intente reservar su evento con mucha anticipación para que su equipo de marketing tenga tiempo para trabajar, así como para que los organizadores de su evento lo desarrollen a la perfección.

Muestre a sus patrocinadores

Asegúrese de que sus patrocinadores tengan un área dedicada para exhibirse, como en un evento en persona.

Esto se puede hacer de varias maneras, como mostrar contenido, logotipos o incluso una sala de espera virtual de marca. Esto puede ayudar a desarrollar el mismo impacto que un evento en persona y, en ocasiones, será aún más interesante .

Compromiso de seguimiento

Puede aprovechar los beneficios de los eventos en línea después del efecto de formas totalmente diferentes a las de los eventos presenciales. Por ejemplo, para eventos en persona, a menudo puede ser difícil saber cuándo los asistentes están perdiendo interés, especialmente después del evento físico.

Usando cualquier capacidad de seguimiento que tenga disponible (según la plataforma de eventos virtuales que esté usando), puede saber exactamente cuándo los asistentes dejaron de participar o cuándo comenzaron a irse.

También puede usar las redes sociales para ver cuándo comienza a disminuir el entusiasmo. ¿Cuándo empiezan a ralentizarse los tuits o mensajes? ¿Qué partes del evento virtual tuvieron la audiencia más alta o más baja? ¿Qué páginas o piezas de contenido fueron las más seleccionadas? Con esta información, puede comenzar a mejorar para futuros eventos que se celebren en línea.

Gamifica tu evento

Puede ayudar a incentivar algunas partes de su evento virtual gamificando parte de él. Tanto las búsquedas del tesoro como las tablas de clasificación ayudan a aumentar el tiempo de participación de su audiencia y aumentan la impresión duradera que dejará en sus mentes. Eventualmente, esto puede ayudar a la cantidad de clientes potenciales que obtiene en las aplicaciones de eventos móviles o en su sitio web.

Envíe un seguimiento posterior al evento

Puedes dar seguimiento a los eventos enviando un simple “Gracias”, o enviar grabaciones, contenido adicional, lecturas, invitaciones a otros eventos de networking, etc.

Desea dejar a sus asistentes con un sentimiento positivo acerca de su experiencia .

¿Puede implementar estas mejores prácticas de eventos virtuales en su negocio?

Muchas personas temen la idea de realizar eventos virtuales, pero organizar eventos virtuales puede resultar un salvavidas para muchas empresas.

Usando las mejores prácticas de eventos virtuales, tiene los componentes básicos de un gran evento. Solo recuerde, siempre póngase en el lugar de sus asistentes. Piense en lo que quieren obtener de su evento y luego piense en las necesidades de sus patrocinadores, expositores y organización.

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