La lista de verificación de eventos virtuales que no sabía que necesitaba

Los eventos virtuales han sido innovadores en muchas industrias, pero la verdad es que pueden ser estresantes. Hay muchos factores de movimiento, como el marketing, la marca y la venta de entradas, que a menudo pueden alejar a las personas de los eventos virtuales por completo. ¿Hay alguna solución al estrés de planificar un evento virtual? Sí: hacer una lista de verificación de eventos virtuales.

Tener una lista de verificación de eventos virtuales es la mejor manera de mantenerse enfocado y equilibrado siempre que desarrolle, diseñe y organice su evento virtual.

Pero, ¿cómo puede seguir una lista de verificación sin saber qué debe incluir la lista de verificación? Aquí repasaremos los pasos necesarios al crear una lista de verificación de eventos virtuales para que pueda continuar planificando un evento virtual exitoso .

Lista de verificación de eventos virtuales: antes del evento

Conozca el propósito de su evento

El propósito de su evento depende de para quién es su evento y de lo que quiere lograr con esa audiencia.

Esto no necesariamente tiene que ser único; a menudo, las empresas se esfuerzan por obtener clientes potenciales, mantener a su audiencia comprometida, trabajar en el desempeño de los miembros del equipo, lanzar productos o promocionar la marca de su empresa.

Al crear su evento virtual, primero tenga en mente un propósito por el cual esforzarse, y será mucho más probable que lo logre.

Desarrollar un concepto de evento virtual

Todos los eventos comienzan con un concepto inicial y no es diferente cuando se planifica un evento virtual.

Tener un concepto inicial te ayudará a tomar mejores decisiones, especialmente si eres nuevo como planificador de eventos. Comience con la idea y luego busque más ideas a partir de ese punto de partida. Aquí es donde su creatividad puede brillar y hacer que su evento se destaque.

Comprenda y defina su público objetivo

Para hacer un evento virtual efectivo, deberá comprender a su audiencia y lo que quiere.

Para esto, tendrás que desarrollar personas asistentes (o perfiles) de tu audiencia ideal. Al crear estas personas, asegúrese de incluir toda la información utilizable, como edad, ubicación, industria y función administrativa.

Defina sus criterios de éxito

¿Qué quieres que pase en tu evento virtual? ¿Quieres que asista mucha gente? ¿Quiere que la gente visite los stands de sus patrocinadores? No importa cómo defina un evento virtual exitoso, debe tener su éxito en mente para poder trabajar hacia ese objetivo.

Identificar los roles del equipo y del contratista

Para llevar a cabo cualquier evento efectivo, debe encontrar el talento adecuado para cada trabajo. Esto es lo que los gerentes de proyecto llaman “identificar sus recursos”.

Cada vez que comience a planificar un evento, debe tener una lista de los miembros del equipo (o posibles contratistas) que supervisarán los aspectos individuales del evento. Encuentre el equipo de sus sueños que pueda hacer bien el trabajo.

Crear el presupuesto del evento virtual

Esto puede parecer obvio, por supuesto, necesita un presupuesto, pero no es tan simple. Los eventos virtuales brindan muchas opciones que pueden cambiar el presupuesto de un evento normal. ¿Necesita gastar dinero en una ubicación? No en un evento en línea. ¿Necesitas gastar dinero en decoraciones?

Sólo el precio de la aplicación informática. ¿Necesita gastar dinero en tarifas de viaje? Puedes viajar a Bangkok desde Canadá en un segundo en línea. Como puedes ver, hacer un presupuesto para un evento virtual es muy diferente que para un evento presencial.

Definir el formato del evento

Al comenzar a crear su evento, debe decidir qué formato de evento (por ejemplo, feria comercial, seminario, seminario web, clase) tiene más sentido para usted. El uso de esa información lo ayudará a decidir sobre un rango de precios, así como también lo ayudará a decidir qué contratistas querrá usar.

Al considerar el estilo del evento, asegúrese de tener formas de mantener la participación de los asistentes. ¿Su evento ofrecerá sesiones de trabajo? ¿Salas de espera? ¿Funciones de chat? Haga lo que haga, asegúrese de que los asistentes a su evento se mantengan comprometidos durante su evento.

Determine sus necesidades de AV/producción y tecnología

Esté preparado para tomar en cuenta todas las consideraciones técnicas antes del evento.

Esto puede variar desde sesiones de grabación hasta cómo se distribuirá la reproducción del evento y cómo los asistentes al evento podrán ingresar a la sesión.

Todas estas decisiones deben ser bien pensadas de antemano para reducir el estrés el día del evento virtual.

Elija una fecha y decida la duración

Según su audiencia y los objetivos del evento, la fecha y la hora de su evento pueden cambiar de una empresa a otra. Como ejemplo, una recaudación de fondos sin fines de lucro normalmente no se realizaría durante las horas de trabajo y un evento virtual probablemente daría formato a su negocio de la misma manera.

Por otro lado, los eventos corporativos suelen celebrarse entre semana. Con frecuencia se llevan a cabo los miércoles ya veces los martes.

Elija una plataforma de eventos virtuales

Siempre que desee elegir una nueva plataforma de eventos virtuales, piense en qué tan bien se integra con otros programas que utiliza su empresa. Además, piense si la plataforma virtual captará la atención de los asistentes al evento .

Considere la posibilidad de grabar sesiones

Si su empresa tiene una audiencia mundial, considere adaptarse a diferentes zonas horarias. Si hace que sus sesiones grabadas estén abiertas al público, toda esta parte de su audiencia podrá asistir después, lo que siempre es bueno.

Este es fácilmente uno de los elementos más importantes de esta lista de verificación de planificación de eventos virtuales. Muchos asistentes a eventos a menudo solicitan grabaciones después del evento, lo que aumenta aún más el reconocimiento de su marca.

Planificar actividades de interacción social

Tener un plan específico para la interacción social y la gamificación en su evento es aún más importante cuando desea volverse virtual.

A menudo, con los eventos en persona, puede ser fácil conectar a los participantes, pero ese no es el caso con los eventos virtuales. Con los eventos virtuales, debe crear ideas para que sus asistentes virtuales puedan interactuar entre sí.

encontrar altavoces

Como una de las partes más importantes de cualquier evento, los oradores son la forma principal en que puede interactuar con su audiencia.

Esto significa que necesitará encontrar oradores que puedan compartir tanto sus valores como los valores de sus patrocinadores y asistentes. Trate de encontrar oradores expertos con puntos de vista e ideas únicas sobre temas asociados.

Llegar a los patrocinadores

En este punto, debe comenzar a buscar patrocinadores potenciales y comenzar a crear paquetes de patrocinio. Asegúrese de mantener una mente abierta hacia sus sugerencias y solicitudes.

Recuerde, los patrocinadores pueden ser una excelente manera de generar ingresos a partir de su evento, así que intente encontrar empresas que se alineen con su marca actual.

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Promociona tu evento virtual

Comience a informar al mundo sobre su evento. Existen muchas estrategias de marketing, como anunciarlo en las plataformas de redes sociales de su equipo y en su sitio web.

También puede hablar con sus oradores y patrocinadores y hacer que lo anuncien en sus plataformas de redes sociales. Considere hacer esto en forma de hashtag, que puede ayudar a darle a su evento una especie de cohesión.

También puede crear un sitio web simple para su evento. En él, puede brindarles a los asistentes potenciales información sobre precios y dónde pueden encontrar boletos.

Crea tu guión de evento

Anota todo. Escribe lo que sucederá en tu evento, cuándo sucederá cada parte y quién estará a cargo de ello. Esto se puede hacer fácilmente en Hojas de cálculo de Google o Microsoft Excel, o lo que sea que pueda usar para coordinarse con su equipo.

Crear una guía del participante

Los participantes a menudo necesitarán ayuda para poder aprovechar al máximo las plataformas de eventos desconocidas. A menudo, las plataformas de eventos ya tienen guías en línea, pero si no, haz las tuyas propias.

Puede crear muchos estilos diferentes de guías dependiendo de su evento. Si tiene juegos o un tema, la guía puede seguir ese tema. También puede incluir formas de interactuar en línea con otras personas o enumerar varias sesiones que vendrán en el futuro.

Configura canales de comunicación para tu equipo

En la situación ideal, debe limitarse a un canal para asegurarse de que no se pierdan detalles o mensajes importantes, especialmente durante el evento. Un par de buenas opciones son Slack, Whatsapp, equipos de Microsoft, Discord o un espacio privado en la plataforma de eventos. Lo que funcione para ti.

Planificar oportunidades de networking

La creación de redes es el corazón de un evento, y más aún para un evento virtual. Una gran parte de su evento virtual debe ser la creación de oportunidades para establecer contactos. Estos pueden venir en forma de sesiones de trabajo, salas de chat y actividades para romper el hielo. Cualquier cosa que mejore su red mejora su evento virtual.

Lista de verificación de eventos virtuales: durante el evento

Recordatorios posteriores al evento

Publicar recordatorios de eventos cada vez con más frecuencia a medida que se acerca el evento puede ayudar mucho a mejorar la asistencia. Cuando llegue a la semana de, los recordatorios diarios pueden ser apropiados.

Haz que la conversación fluya

Dependiendo de la plataforma de eventos que elija, tendrá muchas herramientas que pueden ayudar a crear un ambiente divertido y abierto.

Puede alentar la participación de la audiencia utilizando herramientas de preguntas y respuestas o respondiendo preguntas en un chat. Si tiene la opción, puede incluso optar por citas individuales.

Organice a los asistentes en parejas o grupos pequeños para una experiencia más interactiva

Tener asistentes en grupos más pequeños puede ayudar a fomentar la participación de la audiencia. Si los asistentes pueden responder o tomar medidas cada cinco a siete minutos, ese es el punto ideal.

Los estudios de Harvard Business Review informan que una regla de cinco minutos es la más efectiva para mantener a los asistentes comprometidos en lugar de a los observadores.

Prepárese y reaccione ante cualquier interrupción

En caso de problemas técnicos o personas disruptivas, tenga listos múltiples planes de respaldo. Esto puede variar desde moderar contenido hasta tener personal de soporte técnico en línea y listo para ayudar.

Cuando no pueda evitar una interrupción, prepárese para detenerla.

Capturar datos de los asistentes

El uso de datos de audiencia puede ayudarlo a mejorar futuros eventos virtuales y ayudarlo a comprender mejor a sus clientes.

En general, la información útil provendrá de los enlaces en los que se hizo clic, los números de asistencia, el período de tiempo de asistencia y los videos reproducidos, como algunos ejemplos.

Transmita su evento a medida que sucede

Muchas plataformas de eventos tienen opciones de transmisión prefabricadas. Puede optar por transmitir su evento virtual en plataformas de redes sociales adicionales para recopilar más información útil para futuros eventos.

Incluso puede compartir la información con los oradores a mitad del evento, lo que puede ser útil.

Lista de verificación de eventos virtuales: después del evento

Enviar encuestas a los asistentes

Envíe una encuesta de comentarios para confirmar lo que les gustó y lo que no les gustó a los asistentes. Luego, puede usar esa información para interactuar mejor con su audiencia en su próximo evento virtual.

Además, asegúrese de que sus encuestas sean cortas y agradables. Si una encuesta es demasiado larga, a menudo las personas no se quedarán hasta el final.

Comuníquese con su audiencia _

Agradezca a su audiencia por su asistencia. Puede hacerlo enviando un correo electrónico o utilizando plataformas de redes sociales.

Trate de enviar un mensaje poco después del evento, mientras aún está fresco en sus mentes. También puede incluir una encuesta de comentarios e información sobre dónde pueden acceder a la grabación del evento.

Analice sus datos

Revise los datos que recopiló durante y después de su evento. Estos datos pueden ayudarlo a comprender mejor en qué áreas tuvo éxito y en qué áreas puede mejorar. Luego, con esa información, puede comenzar a trabajar para hacer un evento aún más exitoso.

equilibrar el presupuesto

Ahora que ha pagado a todos, compare su presupuesto planificado con el resultado del evento.

En este punto, puede calcular el ROI (retorno de la inversión) y considerar los ingresos directos, los ingresos atribuidos, el flujo de ventas conectado, todos los beneficios de la marca, el intercambio de conocimientos y toda la demás información importante sobre su evento.

Comparta información sobre su evento

El último paso de esta lista de verificación de eventos virtuales: use todas las fotos, videos y artículos del evento.

Puede publicarlos en sus redes sociales para atraer a su audiencia y brindar más exposición a los futuros asistentes . Incluso puede usar estas piezas de eventos pasados ​​para una futura conferencia o evento virtual.

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