Cómo crear un contrato de diseño web

Si bien puede que no sea la parte más emocionante de su trabajo como diseñador web, es imperativo tener un contrato legalmente vinculante para usted y sus clientes. Quieres asegurarte de que te paguen y ellos quieren obtener el trabajo por el que te han pagado. Los contratos de diseño web son la solución perfecta para asegurarse de que ambas partes estén en la misma página sobre el alcance del trabajo, los pagos y las posibles consecuencias. Entonces, profundicemos y analicemos todos los contratos.

En este artículo, cubriré:

• ¿Qué es un contrato de diseño web?
• Por qué necesitas un contrato de diseño web
• Qué incluir en tu contrato de diseño web
• Consejos y trucos de contrato de diseño web
• Bonificación: una lista de verificación del contrato de diseño web

Descargo de responsabilidad: WP Engine no es un equipo de asesores legales y este artículo no debe tomarse como asesoramiento legal. ¡Consulte siempre a un abogado para asegurarse de que su contrato sea legalmente vinculante para protegerlo a usted y a su cliente!

¿Qué es un contrato de diseño web?

Un contrato de diseño web es un acuerdo legalmente vinculante entre usted y un cliente. Por lo general, incluye una descripción general amplia, un alcance claro del proyecto, entregables específicos, expectativas de ambas partes, pagos y estándares de pago atrasado, términos y condiciones legales, etc.

Ahora que sabe qué es un contrato de diseño web, analicemos por qué lo necesita. Spoiler: Cada El diseñador web debe tener un contrato de diseño web, sin importar con quién esté trabajando.

Por qué necesita un contrato de diseño web

Salga y pregunte a 20 diseñadores web experimentados si necesita un contrato y le garantizo que cada uno de ellos dirá que sí, seguido de un razonamiento que incluye, "protección", "demandas", "recibir un pago", etc.

Salí y le pregunté a Andy Clarke, el creador de “Contract Killer”, qué pensaba sobre tener un contrato de diseño web. Tenía esto que decir:

“Primero, y posiblemente lo más importante, debe pedirles a sus clientes que firmen un contrato cada vez que trabaje con ellos. No importa si son novatos o si has trabajado con ellos una docena de veces: es vital que estés de acuerdo con el alcance y los términos del trabajo. Me tomó un tiempo, y una o dos experiencias desafortunadas, aprender que los contratos están destinados a establecer lo que ambas partes deben hacer. ”

Aquí hay cinco razones más por las que necesita un contrato de diseño web:

1. Establece el alcance del proyecto.
2. Da una fecha de inicio y finalización.
3. Establece expectativas de flujo de trabajo
4. Define el procedimiento de pago
5. Establece jurisdicción en esas situaciones difíciles

Establece el Alcance del Proyecto

Un contrato de diseño web establece el alcance de todo el proyecto, sin importar cuán corto o largo sea. Incluye todos los servicios y entregables planificados y definidos para el proyecto. Si bien una propuesta de diseño web describe un poco el proyecto, a menudo el alcance del proyecto puede cambiar una vez que comienza el proyecto. Debido a esto, es mejor dar su mejor estimación en su propuesta, sin embargo, un contrato debe ser preciso de principio a fin.

Da una fecha de inicio y finalización

Un contrato de diseño web también describe una fecha de inicio, una fecha de finalización y cualquier hito importante. La mayoría de los diseñadores web confían en los contratos para que no solo ellos mismos, sino también sus clientes, sean responsables de los plazos. Puede encontrarse en una situación en la que está esperando que el contenido de un cliente termine su sitio y esto puede retrasar la fecha límite. Aquí es donde puede usar el contrato como un empujón suave para que le envíen el contenido o se les cobrará por retraso en el alcance o cargos por retraso.

Establece expectativas de flujo de trabajo

Dependiendo de sus clientes, es posible que entiendan o no el flujo de trabajo del diseño web. Hay varios pasos y procesos de revisión que deben realizarse en todo momento, por lo que tanto usted como su diseñador como el cliente que paga están en la misma página durante todo el proceso.

Define el Procedimiento de Pago

Podría decirse que un contrato es la mejor manera de asegurarse de que le pagan. Algunos pueden argumentar que una factura es la mejor manera, pero si ha estado en este campo por un tiempo, sabe que cuando envía una factura, los clientes no siempre pagan de inmediato. Un contrato es legalmente vinculante, por lo que si un cliente no responde a sus correos electrónicos, llamadas o facturas, tiene el contrato como red de seguridad.

Es importante tener en cuenta que es necesario proteger su tiempo Y sus habilidades, especialmente si hace todo el trabajo para un cliente y este se niega a pagar. Un contrato es la mejor forma de protección para usted y su negocio.

Establece jurisdicción en esas situaciones difíciles

Lidiar con el conflicto del cliente como diseñador web es inevitable. Puede hacer todo lo correcto y tomar todas las decisiones correctas, pero aún puede tener dificultades para trabajar con un cliente. Puede haber un momento en que los clientes no le envíen los elementos de diseño que necesita para crear el sitio, por lo que la construcción demorará más. O tal vez un cliente solicita más trabajo que está fuera del alcance de este proyecto. Un contrato es un documento al que puede recurrir y hacer referencia cuando un cliente pide más o no cumple con su parte del proyecto. Como siempre, si hay un problema, siempre puede consultar a su abogado.

La mejor razón para tener un contrato de diseño web es la responsabilidad y la protección de ambas partes involucradas. Quieres asegurarte de que te paguen por todo el trabajo que hagas para un cliente y que el cliente quiera el trabajo por el que te está pagando. Un contrato garantiza que ambas partes cumplan con el alcance del trabajo, cuánto costará, cualquier pago adicional que deba hacerse, etc. Ahora que conocemos las muchas razones por las que debe tener un contrato de diseño web, veamos qué deberías incluir.

Qué incluir en su contrato de diseño web

La pregunta más importante que hacen la mayoría de los diseñadores web es qué incluir en sus contratos de diseño web. Hay tantas secciones y términos diferentes que puede incluir, por lo que encuestamos a más de 1000 diseñadores web en El negocio del diseño web y les preguntamos qué incluyen en sus contratos de diseño web.

Aquí hay algunas secciones para incluir en su contrato de diseño web:

• Una visión general
• Alcance del trabajo
• Calendario de pago
• Acuerdos y responsabilidades
• Asuntos legales

Una visión general

Esta puede parecer una sección obvia para incluir en su contrato de diseño web, pero sigue siendo una sección importante que no querrá perderse. La descripción general es a menudo lo único que un cliente lee detenidamente, por lo que es importante delinear claramente el proyecto en unos pocos párrafos. Sea breve y guarde los detalles adicionales para la siguiente sección: alcance del trabajo.

Alcance del Trabajo

La sección del alcance del trabajo describe cada entregable y servicio que está en el alcance del proyecto. Para el alcance del trabajo, asegúrese de que haya una descripción junto con él que indique qué es, cómo se relaciona con el trabajo y qué se espera de usted y del cliente.

En el informe El negocio del diseño web , encontramos que el 92% de los diseñadores web incluyen el alcance del trabajo en sus contratos de diseño web, así que considere agregar estos elementos en el alcance del trabajo:

• Diseño
• HTML, JavaScript y CSS
• Gráficos
• SEO
• Prueba del navegador
• Pruebas móviles
• SEO
• Posibles cambios y revisiones

¿No estás seguro de cómo organizar esta sección? Considere la posibilidad de organizar en función de los detalles del proyecto. Puede tener una sección con los entregables esperados, las exclusiones y los hitos del proyecto u organizarse de la manera que tenga más sentido para usted y sus clientes.

Calendario de pago

La mayoría de los diseñadores web saben incluir detalles de pago, pero usted quiere asegurarse de incluir también un cronograma de pago. Ya sea que eso signifique pagos basados ​​en hitos o en fechas, delinear y resaltar claramente ese cronograma para el cliente le ahorrará tiempo y dinero más adelante.

Acuerdos y Responsabilidades

Esta sección es imprescindible porque describe los detalles de pago, posibles recargos por pagos atrasados, entregas atrasadas y más. Esta es la sección a la que la mayoría de los clientes deben prestar atención, a menudo no lo hacen, y luego pedirán que se haga más trabajo que está fuera del alcance del trabajo. Una excelente manera de organizar esta sección es enumerar su tasa y estimaciones, el cronograma de pagos y luego cualquier pago adicional que pueda prever.

La tarifa, la estimación y el calendario de pagos deberían ser fáciles de enumerar, pero ¿qué pasa con los elementos adicionales? Digamos que está creando una tienda de comercio electrónico para un cliente y necesita descargar un complemento para agregar esa funcionalidad adicional para el sitio. Esta es la sección en la que le gustaría enumerar sus expectativas y estándares para artículos diversos como ese.

Asuntos legales

Como dijimos anteriormente, Flywheel no es un equipo de abogados y definitivamente no somos los expertos cuando se trata de los asuntos legales de un contrato. Hay muchas piezas aquí que solo un abogado puede completar por usted, así que sepa y comprenda lo que quiere incluir en su contrato y luego llévelo a un abogado para el sello final de aprobación.

Cuatro consejos de contrato de diseño web

Ahora que sabe qué secciones incluir, puede estar listo para algunos consejos de contrato más específicos. He resumido lo que debe hacer al crear su contrato de diseño web para que pueda hacer el mejor contrato de diseño web para cada uno de sus clientes.

Aquí hay cuatro consejos para crear contratos de diseño web:

• Mantenga la voz de su marca
• Anticipar la fluencia del alcance
• Protégete a ti mismo
• hablar con un abogado

Mantenga la voz de su marca

Cuando se habla de cronogramas de pago, términos y condiciones legales e infracción de derechos de autor, es fácil caer en la trampa de la jerga legal. Puede parecer un desafío hacer coincidir la voz de su marca con la jerga legal en los contratos, pero muchos diseñadores web han dominado esta habilidad, ¡y usted también puede hacerlo!

La clave es encontrar los momentos a lo largo de un contrato de diseño web en los que puede incorporar la voz de su marca y cuándo apagarla y centrarse en la charla legal. Digamos que la voz de su marca se inclina por el lado de la fantasía. Probablemente no desee agregar signos de exclamación o palabras extravagantes al hablar de tarifas de muerte o pagos atrasados. Cuando se habla de insertar su propia voz, Andy lo dijo mejor:

“Haz tuyo el contrato. Es genial que a la gente le guste tanto el Asesino por contrato que lo usen de inmediato, pero su contrato debe estar en su voz, no en la mía. Utilice la redacción de un contrato como una oportunidad para poner su personalidad en el papeleo. No hay ninguna razón por la que un contrato no deba ser divertido y agradable de leer. Después de todo, quieres que alguien lo firme”.

Hay dos grandes lugares para incluir la voz y el tono de su marca: la descripción general e incluso en algunas de las secciones del alcance del trabajo. Entrelaza tu marca, las partes legales del contrato y el tono de tu cliente en uno para crear el contrato de diseño web personalizado perfecto. “Tómese el tiempo para adaptar un contrato a un cliente y proyecto en particular, y asegúrese de haber abordado todo lo que va a hacer por ellos. Si obtiene una pista de cualquier problema potencial, por ejemplo, que ellos personalmente usan un navegador o dispositivo antiguo, escriba sobre cómo manejará eso en su contrato”, dijo Andy.

Anticipar la fluencia del alcance

El aumento del alcance es un desafío al que se enfrentan la mayoría de los diseñadores web en la actualidad. De hecho, descubrimos en El negocio del diseño web que más del 50 % de los diseñadores web cobran por el aumento del alcance. Al anticipar qué procesos a menudo se retrasan o experimentan un aumento del alcance, puede delinear pautas estrictas al respecto para que tanto usted como su cliente sean responsables.

Hable con un abogado

Haz tu mejor esfuerzo para saber lo que quieres incluir en tu contrato y siempre, siempre, siempre haz que un abogado lo revise antes de enviarlo a un cliente. ¡Es mejor prevenir que curar!

Protégete a ti mismo

Además de hablar con un abogado para asegurarse de que su contrato sea legalmente vinculante, existen otras formas de protegerse dentro de su contrato. Andy me dijo que “muchos clientes saben poco sobre lo que se espera o implica en un proyecto web exitoso. Es posible que hayan tenido una mala experiencia previa, por lo que incluso si no lo dicen directamente, esperan que usted les muestre cómo se hace. Su contrato es un excelente lugar para comenzar a mostrarles cómo hace negocios”.

Un elemento que los diseñadores web a menudo olvidan y es una manera fácil de protegerse es incluir una cláusula de propiedad de derechos de autor. “Es una cláusula justa que está diseñada para evitar que un cliente use y reutilice el trabajo para otros proyectos sin un acuerdo. Esto significa que si diseñas una tienda de comercio electrónico para ellos, no pueden lanzar un segundo sitio con el mismo diseño”.

Aquí hay un ejemplo de la cláusula de propiedad de derechos de autor, del Contract Killer:

Los clientes también (¡como probablemente haya experimentado!) cancelan proyectos, sin importar en qué etapa del proceso de diseño se encuentre. Si esto aún no le ha sucedido, ¡existe la posibilidad de que así sea! Incluya una tarifa de muerte en su contrato. Una tarifa de eliminación es una tarifa que se le cobra a su cliente cuando un proyecto se cancela o "elimina". Esto asegura que no importa qué tan lejos esté en un proyecto, tiene la capacidad de recibir un pago si el cliente ha firmado el contrato.

Conclusión

Cada diseñador web debe tener un contrato legalmente vinculante para cubrir tanto a usted como a sus clientes, y para asegurarse de que están en la misma página sobre el alcance del trabajo, los pagos y las posibles consecuencias. Siempre consulte a un abogado antes de enviar a un cliente un contrato de diseño web para que pueda protegerse y dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa. Con eso, te dejo con algunas palabras de despedida de nuestro amigo Andy antes de que vayas y crees el contrato de tus sueños:

“Los contratos suelen ser confusos o ilegibles. Ser oscuro en el mejor de los casos o engañoso en el peor de los casos es precisamente cómo muchas personas ven los contratos. Probablemente se deba a que los contratos que tan a menudo se nos pide que firmemos están escritos en un lenguaje que no nos es familiar a la mayoría de nosotros. Podría pensar que los contratos deben redactarse de esta manera, pero no es así.

Los contratos se pueden escribir en el estilo que desee, en un lenguaje tan formal o informal como usted. Utilice su contrato para establecer el tono de la relación con sus clientes. Por supuesto, tendrás que cubrir todos los problemas, pero no hay motivo para que no puedas hacerlo sin dejar de ser tú”.