Cómo Crear una Factura de Diseño Web (+ Plantilla Gratis)

Ya sea que sea nuevo en el diseño web o tenga experiencia, es posible que ya sepa la importancia de crear excelentes facturas de diseño web para facturar a sus clientes. La facturación es la forma más fácil de recibir el pago por el trabajo que ha realizado y garantizar que todas las partes involucradas estén en sintonía. Independientemente de cuándo factures a tu cliente durante el proyecto, ¡es imprescindible conocer el proceso de facturación y cómo crear una!

En este artículo, me sumergiré en los diferentes componentes de una factura de diseño web :

• Por qué necesita una factura
• Cómo crear una factura
• El mejor momento para enviar una factura
• Descargue una plantilla de factura de diseño web gratis

Por qué necesita una factura

Un proceso de facturación es importante por muchas razones, pero la primera (y la más importante) es que es la forma en que sus clientes le pagarán. Especialmente a medida que comience a escalar, querrá un documento o una hoja que los ponga a usted y a su cliente en la misma página sobre cuánto dinero se debe.

Esquema de información esencial

Tener una factura estándar los mantiene a usted y a su cliente en la misma página sobre los servicios que les prestó y cuánto le deben. Por lo general, una factura incluirá información de contacto tanto suya como de su cliente, descripción de los servicios o cargos, el monto total adeudado y una fecha de vencimiento del pago.

Una factura es uno de los mejores métodos para recibir el pago completo de los clientes, a tiempo, cada vez. Sirve como un método de comunicación, ya que ambas partes deben comprender los servicios, el monto adeudado y la fecha de vencimiento del pago.

Rastree fácilmente cuánto dinero está cobrando a los clientes

La comunicación con el cliente difiere de un cliente a otro, y créame, solo se volverá más desafiante a medida que amplíe su negocio. Lo último que desea hacer es molestar a un cliente para que le paguen o verificar dos veces que un cheque esté hecho al nombre correcto. La facturación (especialmente la facturación automática o el uso de una plantilla) reduce la comunicación adicional con el cliente, lo que finalmente ahorra tiempo a todos.

Dedique menos tiempo a responder preguntas sobre pagos

Imagínese esto: un cliente que está de acuerdo con todo sobre un proyecto de diseño web y paga su factura a tiempo. Podemos soñar, ¿verdad? Pero en serio, digamos que su negocio está en auge y necesita facturar a 10 clientes al mismo tiempo. En lugar de crear una factura nueva para cada cliente, puede usar una plantilla, ajustar algunos elementos y enviarla. Esto también asegura que la información sea correcta y que no te falte nada importante (¡como la fecha de vencimiento del pago!) en tu factura.

Cuanto mejor sea el proceso de facturación para su cliente, mejor será su relación, y cuanto mejor sea su relación, ¡más probable será que lo recomienden! ¿Sabías que más del 92% de los creativos encuentran nuevos clientes a través de referencias? La facturación es la forma más sencilla posible de hacer crecer su negocio de diseño web.

Ahora que conoce las principales razones por las que debe tener una factura, ¡vamos a sumergirnos y aprender a crear una!

Cómo crear una factura

Hay tantas formas diferentes de crear una factura, por lo que lo primero que querrá decidir es qué método de facturación es mejor para usted y su empresa. Pero antes de adelantarme, analicemos este proceso.

Estos son los pasos para crear una factura usando una plantilla:

1. Decide qué método de facturación estás usando
2. Agregar información de contacto
3. Incluir detalles de seguimiento de facturas
4. Lista de los servicios
5. Calcular el costo total
6. Recibir el pago

Paso 1: Decida qué método de facturación está utilizando

Crear una nueva factura para cada nuevo cliente suena (¡y lo más probable es que lo sea!) agotador. ¡Piense en cuánto tiempo ahorraría simplemente automatizando el proceso! Ambos métodos de facturación, software y plantillas, son excelentes opciones, así que revisemos los pros y los contras para que pueda decidir cuál se adapta mejor.

Utilice un software de facturación

Cuando elige facturar a sus clientes mediante software, ahorrará tiempo y dinero porque la mayoría de software hace que el proceso sea automático y fácil de ingresar, editar los campos y enviarlo a un cliente. Esto podría ser útil si tiene bastantes clientes a los que normalmente factura por los servicios habituales cada mes.

Sin embargo, puede encontrar que usar un software de facturación es más dinero del que está dispuesto a gastar o puede no ser tan intuitivo si tiene un caso especial de cliente. Supongamos que envía una factura mensual a un cliente por el mantenimiento del sitio; sin embargo, este mes se reunió durante una hora adicional y describió una estrategia para ellos. En este caso, querrá una opción de factura que sea personalizable para sus clientes, sin importar cuán simple o complicada sea.

Otra desventaja del uso de software de facturación es la falta de libertad creativa. Descubrirá que la mayoría de las opciones de software de facturación tienen campos editables y un área para agregar el logotipo de su empresa. Sin embargo, usted es un diseñador web, por lo que lo más probable es que desee la libertad de crear su propia apariencia y agregar un poco más a su marca. La facturación no es el documento más emocionante que jamás creará, pero debería ser algo de lo que se sienta orgulloso de mostrar y compartir.

Si decide que el software de facturación es la mejor opción para usted y su negocio, aquí hay algunas opciones sólidas para comenzar:

• Generador de facturas
• zoho

Generador de facturas

¡Use este generador de facturas en línea para hacer facturas de marca hermosa con un simple clic! Generador de facturas le permite hacer facturas rápidamente directamente desde su navegador web. Las facturas que realice se pueden enviar y pagar en línea o descargar en formato PDF.

¿Tiene más de una factura para crear? ¡No temáis! Facturado le permite generar un número ilimitado de facturas. Bonificación: ¡Incluso puede agregar su logotipo para que su factura se vea aún mejor!

zoho

Zoho ofrece un generador que no podría ser más fácil de usar. Puede completar fácilmente su dirección de facturación, la dirección de su cliente, establecer un número de factura y tener una descripción breve o larga del artículo que está cobrando. También puede enumerar varios artículos para esos proyectos más grandes que se facturan todos a la vez, y agregar una nota personalizada de "agradecimiento" para el cliente que se puede personalizar como mejor le parezca.

Usar una plantilla de factura

Otra opción es usar una plantilla de factura y actualizarla cada vez que lo necesite para cualquier situación de cliente que se le presente.

Las plantillas le dan la libertad de personalizar cualquier factura que desee. La mejor parte: ¡es gratis! Hablemos sobre el proceso de creación de una factura utilizando una plantilla.

Hay tantas plantillas en el mundo, pero no busques una nueva. ¡Por suerte para ti, ya tenemos una gran plantilla de factura de diseño web! Consigue el tuyo aquí.

Agregar información de contacto

La primera información que querrá agregar a su factura de diseño web es su información de contacto. Dado que esto es estándar y no cambiará a menos que cambie su empresa, puede agregar el nombre de su empresa, información de contacto como correo electrónico, número de teléfono y su logotipo.

Nota: ¡ Aquí es donde puede hacer clic en guardar, ya que el resto de los pasos son para facturar a un cliente específico!

El siguiente paso es agregar el nombre de su cliente y/o el nombre comercial y su información de contacto, incluida una dirección de correo electrónico y un número de teléfono. Siempre verifique dos veces para asegurarse de que esta información sea correcta, ya que no desea que afecte el momento en que le pagan.

Incluir detalles de seguimiento de facturas

Este paso puede o no ser relevante para usted. Si solo tiene uno o dos clientes más pequeños, es posible que no sienta la necesidad de incluir detalles de seguimiento de facturas, como un número de factura único, fecha y fecha de vencimiento. Por otro lado, recomendaría agregar algún tipo de detalles de seguimiento por el bien de su negocio. Es mejor estar organizado y, especialmente cuando comience a escalar, querrá un sistema de seguimiento sólido desde el principio.

Enumere los servicios y pagos para cada uno

Es hora de enumerar todos los servicios por los que le está facturando a su cliente. Puede ser tan vago o detallado como desee (¡siéntase libre de agregar descripciones!), sin embargo, el cliente ya debe saber qué servicios esperar en la factura.

Tenga en cuenta los acrónimos o apodos que utiliza para describir sus servicios. Suponga que el cliente tiene poca o ninguna comprensión del diseño web y asegúrese de que todo esté presentado claramente, para que no tenga que perder tiempo explicando los cargos al cliente.

Calcular el Costo Total

Calcule el costo total de todos los servicios que enumeró. Todo lo que tiene que hacer es asegurarse de que todos los costos de los artículos individuales sean correctos, calcular el costo total y verificar cada uno de los números.

Bonificación: aprendimos del informe The business of web design que los diseñadores web también agregan condiciones de pago e información adicional al final de la factura. Siéntase libre de probar eso, sin embargo, es más agradable tenerlo y no una necesidad para su factura de diseño web.

Recibir el pago

¡Aquí está el paso más fácil! Requiere poco o ningún trabajo ya que su factura está terminada, la ha enviado al cliente y ahora espera.

Ocasionalmente, surgen problemas de facturación con los clientes. Ya sea que se trate de un cliente que no le paga o de disputas de facturación, es mejor estar preparado con anticipación.

El mejor momento para enviar una factura

Ahora que tiene una gran factura creada para un cliente, ¡el siguiente paso es enviársela para que pueda pagarla! Quizás se esté preguntando cuál es el mejor momento para enviar una factura. ¿Es al comienzo de un proyecto, al final de un proyecto, mensualmente o en otra frecuencia?

Honestamente, ¡depende totalmente! Algunos clientes pueden preferir pagar por adelantado, mientras que otros pueden quererlo después de que se complete el trabajo. Es mejor tener esa conversación antes de enviar una factura, ya que no desea enviar una factura a un cliente si no sabe que va a llegar. Cuanto más transparente sea el proceso, más fácil será cobrar los pagos.

Conclusión

La facturación es una parte importante del proceso de diseño web. Si bien es esencial crear un gran trabajo para los clientes, también es necesario que te paguen de manera justa por el trabajo que estás haciendo. Asegúrese de que su factura y otros documentos para el cliente sean correctos para que pueda volver a hacer lo que mejor sabe hacer: ¡construir hermosos sitios web!

¡Descargue una plantilla de factura gratis!

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