Wiki de qué es una empresa y cómo crear una

Publicado: 2022-09-10

Independientemente del tamaño de su empresa, se requiere mucha información para mantener las cosas en funcionamiento. A medida que su organización crece, esta información a menudo se acumula y se dispersa entre departamentos, oficinas o incluso almacenamiento. Esto dificulta el acceso rápido y el intercambio entre departamentos, desperdiciando horas de trabajo y obstaculizando la productividad.

De hecho, los empleados pasan un promedio de 9,3 horas a la semana buscando información, lo que representa el 20% del tiempo total del miembro del equipo. La productividad rastreada también mostrará una tendencia a la baja a medida que aumente la complejidad de la información.

¿Qué pasaría si tuviera toda esta información en un lugar centralizado, donde cada miembro autorizado del equipo pudiera acceder con solo hacer clic en un botón en su computadora o teléfono? Esto es lo que es un wiki de empresa.

En pocas palabras, un wiki de empresa, también conocido como wiki empresarial, wiki corporativo o wiki empresarial, es un depósito centralizado de información importante de la empresa relevante para los miembros del equipo. Es una herramienta de gestión del conocimiento que brinda información sobre procesos comerciales, cultura organizacional y otra información pertinente para empleados, gerentes, asociados y líderes corporativos. Un wiki de empresa es un lugar para capturar información, organizar, aprender, colaborar o actualizar según sea necesario.

Siga leyendo para comprender en detalle por qué un wiki es importante para su negocio y, lo que es más importante, cómo configurar uno.

¿Por qué es importante una empresa Wiki?

Una wiki de la empresa permite a los empleados acceder rápidamente a información relevante sobre la empresa. Es una excelente manera de informar a los nuevos miembros del equipo sobre las políticas, los procedimientos y la cultura de la empresa. Para los empleados establecidos, es el repositorio central, las preguntas frecuentes e incluso la base de datos de resolución de problemas para cualquier cosa que contribuya al éxito operativo.

Un wiki es conveniente porque puede realizar un seguimiento de los cambios y las actualizaciones rápidamente mientras se asegura de que todo esté actualizado. Si tiene información relevante para todo su equipo pero no necesariamente para los clientes, un wiki es un excelente lugar para colocarla para que todos puedan acceder a ella.

Para una empresa grande, lo más probable es que ningún equipo sepa cómo funciona el otro o por qué realizan ciertas tareas. Un wiki permite que todos los miembros y departamentos expliquen sus roles y procesos con sus propias palabras, para que todos en la empresa puedan verlos y comprenderlos. Además, cuando llega el momento de colaborar, un wiki corporativo facilita que los equipos trabajen juntos, lo que aumenta la productividad de los miembros.

Cuando la información de la empresa se centraliza en un wiki corporativo y se hace accesible a los grupos relevantes, facilita el trabajo de los empleados, gerentes, equipos legales y líderes corporativos.

Qué incluir en un wiki corporativo

Un wiki de empresa es una enciclopedia interna de la empresa. Esto significa que puede incluir casi todo lo que considere relevante para sus equipos, especialmente información útil que les permita comprender la marca comercial, los procesos y la cultura. Puede incluir lo siguiente en un wiki de empresa:

Historia de la Compañía
Conflictos de interés
Información del contacto
Cultura corporativa
Manual/guía para miembros del equipo
Eventos corporativos
Reportes financieros
Información legal
informes de estrategia de marketing
Desarrollo de productos, historia, pruebas, uso, diseño y características
Gestión de riesgos
Estándar de Procedimientos Operativos
Estrategia
Misión y visión

Recuerda que solo debes incluir información relevante y útil para tu equipo. Por eso es fundamental involucrar a los empleados en la creación de la wiki. También puede incluir fotografías, videos e hipervínculos de otros sitios web que sean relevantes para su contenido.

¿Quién puede crear un wiki empresarial?

Si decide crear el wiki de su empresa, lo mejor es contratar profesionales de TI de una empresa de desarrollo de software de buena reputación. Los profesionales de TI tienen las habilidades para crear un sistema con suficiente almacenamiento, fácil acceso y navegación.

Sin embargo, cuando se trata de contenido para el wiki, todos en la empresa desempeñan un papel integral en el llenado de las páginas del wiki para que sea un recurso completo y útil.

Wiki Cómo establecer una empresa

Crear un wiki de empresa es muy fácil cuando sabes exactamente lo que quieres. Siga los siguientes pasos al crear el wiki de su empresa.

Identificar los objetivos de Wiki

El papel central de un wiki es resolver problemas frecuentes dentro de los procesos organizacionales. Los miembros del equipo pueden acceder a información que simplifica sus tareas o mejora su capacidad de desempeño.

Por esta razón, debe establecer sus objetivos para crear el wiki de su empresa para que todos los que tengan acceso puedan alcanzar sus objetivos previstos. Tus objetivos pueden ser:

Reclutamiento e incorporación de un nuevo equipo
Tener una fuente central de información.
Preparación de la comunicación de los clientes, como videos y audio.
Mantener un registro de los proyectos terminados para referencia futura
Comunicar actualizaciones de procesos con el equipo.

Antes de decidirse por el mejor software, incorpore cualquier otro objetivo personal que desee que logre el wiki.

Elija el software adecuado

Al seleccionar el software ideal, debe ponerse de acuerdo con su equipo interno sobre las funciones que necesitará en el wiki interno. Tenga en cuenta lo siguiente:

Permiso de acceso para decidir quién puede ver el contenido
Interconectar las páginas wiki según su relevancia para mejorar la navegación.
Fusión con otras herramientas valiosas en los sistemas de la empresa
Editable incluso por usuarios no técnicos en tiempo real
Una función de búsqueda fácil, confiable e instantánea

Usar una plantilla wiki

La mayoría del software wiki viene con plantillas de página. Sin embargo, puede personalizar su plantilla de acuerdo con la marca de su empresa. Una vez que su wiki esté listo para formatear, personalice las plantillas eliminando el contenido ya completado para agregar su contenido personalizado. Puede cambiar el color, el fondo y la fuente para que se ajusten a sus especificaciones y objetivos.

Identificar a los principales contribuyentes

Use un editor en línea para agregar toda la información requerida. También puede importar datos existentes de sus archivos internos. Un buen wiki interno es compatible con todas las formas de medios, desde videos, audio, imágenes y guiones. También puede contratar escritores y editores profesionales para agregar más información a su wiki. Recuerde, el formato tiene que adaptarse a los procesos comerciales cambiantes, ya que se requerirá la edición en diferentes etapas para capturar estos cambios.

Invita a tu equipo y configura los derechos de acceso

La colaboración es uno de los principales méritos de un wiki, así que no hagas todo por tu cuenta. En su lugar, programe una reunión con su equipo para contribuir y dar su opinión. Siempre hay algo que puedes modificar para mejorarlo.

La información debe estar segura; por lo tanto, establecer permisos de acceso para algunos miembros para páginas específicas en el wiki es el camino a seguir. Antes de tomar una decisión sobre a qué miembros dar acceso a qué páginas, considere lo siguiente:

¿Quién necesita editar contenido en el wiki?
¿Quién hace la configuración de la cuenta y la facturación?
¿Quieres que la información se pueda compartir con todos?

Además, reunirse con su equipo es una excelente manera de lanzar el wiki como un nuevo software en la empresa. La conferencia es crucial porque puedes:

Explique la estructura y la lógica detrás de su wiki.
Muestre a los miembros del equipo cómo funciona el wiki.
Proporcionar cualquier aclaración sobre el contenido de la wiki.
Asegúrese de que todos estén psicológicamente de acuerdo con el nuevo software

Conclusión

Una wiki de empresa es necesaria para cualquier empresa o negocio. Puede simplificar los procesos de entrevista e incorporación y aumentar la productividad, el conocimiento y los esfuerzos de colaboración de los miembros del equipo. En definitiva, ahorra tiempo y recursos.