¿Qué es un ámbito de trabajo?

Publicado: 2022-07-07

Trabajar con clientes no es fácil. Una de las razones principales del deterioro de la relación con el cliente es cuando hay desacuerdos sobre qué servicios se supone que debe recibir el cliente. Necesita una herramienta que indique claramente qué servicios va a realizar para ellos. Esa herramienta se llama ámbito de trabajo.

¿Alguna vez te has encontrado haciendo un trabajo adicional no remunerado para un cliente o te han acusado de no darle suficiente trabajo para lo que acordaron?

Eso tiende a suceder, especialmente en profesiones digitales como el diseño y desarrollo web.

Los clientes pueden pensar que es fácil para usted agregar trabajo adicional y esperar que lo haga con poco aviso o sin compensación. Otras veces están confundidos acerca de lo que se incluyó dentro de un servicio específico. Ocasionalmente, obtendrá un cliente que solo está tratando de convencerlo para obtener la mayor cantidad de trabajo gratis posible.

Para evitar estos problemas con los clientes, necesita un ámbito de trabajo. En este artículo, explicaremos qué es un ámbito de trabajo, por qué necesita tener uno y cómo crear uno.

¿Qué es un ámbito de trabajo?

Un ámbito de trabajo es un acuerdo sobre el trabajo que se realizará dentro de un proyecto. Detalla lo que se hará, cuándo se hará y cómo.

El alcance del trabajo define los límites y las limitaciones del servicio.

Alcance del trabajo vs Declaración de trabajo

El alcance del trabajo a menudo se confunde con la declaración del trabajo, especialmente porque ambos tienen el mismo acrónimo: SoW. Pero estos términos no son sinónimos.

Un alcance de trabajo describe los servicios prestados, junto con las tareas individuales que se completarán para lograr el objetivo del proyecto.

Una declaración de trabajo es un esquema de proyecto y un documento de gestión de proyecto más amplios y completos. Contiene todo lo relacionado con el trabajo que se va a realizar. La declaración de trabajo puede incluir cosas como información del subcontratista o requisitos de viaje. Estos documentos generalmente se comparten con más partes interesadas que un alcance de trabajo.

ámbito de trabajo

¿Por qué es importante un alcance de trabajo?

Un ámbito de trabajo comunica de manera concisa a los clientes lo que recibirán de usted y cómo trabaja. Esas dos cosas son críticas.

El alcance del trabajo se puede utilizar para educar a los clientes sobre su proceso interno. Es la mejor manera de asegurarse de que está en la misma página. Y puede ahorrarle mucho tiempo y dolores de cabeza.

¿Quiere evitar que los clientes le pregunten constantemente cuánto ha hecho y cuándo pueden esperar una entrega? Escriba un alcance detallado del trabajo.

También evita el aumento del alcance y las quejas posteriores al servicio al demostrar que han aceptado un conjunto claramente definido de servicios y tareas. Si lo desea, puede incluir una forma para que agreguen servicios adicionales.

Puede crear una versión simplificada que simplemente detalle algunos servicios y tareas. O puede crear uno más amplio que comparta los plazos de aprobación.

¿Necesito un alcance de trabajo?

Sí. Si está brindando servicios a un cliente, debe tener documentación que defina exactamente qué servicios le está brindando, el alcance y las limitaciones de esos servicios y cómo los brindará. Esta información no está cubierta en propuestas o contratos.

Se debe realizar un alcance de trabajo para cada servicio, incluso si se trata de un servicio repetido para un cliente a largo plazo. No es razonable esperar que un cliente sepa o recuerde todos los detalles de su proceso. Esto mantendrá las cosas profesionales y te respaldará en caso de que algo salga mal.

Trabajar sin un ámbito de trabajo es prepararse para el fracaso.

¿Qué debe incluir un alcance de trabajo?

El alcance del trabajo se puede personalizar para adaptarse a sus servicios, proyectos y clientes. Tiene que detallar al menos qué servicios está brindando, cuándo los está brindando, cómo los está brindando y qué recibirá el cliente.

Hemos compilado una lista de veinte elementos que pueden incluirse en un ámbito de trabajo. No todos son apropiados para todos los proyectos. Puede elegir cuáles incluir y cuáles omitir.

Recuerde, se trata de comunicar los detalles del proyecto que ayudarán a que su relación cliente-diseñador sea más fácil, más eficiente, más productiva y menos riesgosa.

Los siguientes elementos pueden considerarse esenciales:

  • Visión general
  • Objetivo/Meta
  • Alcance del trabajo
  • Cambiar protocolo
  • Términos de aprobación
  • Descripción del servicio
  • Entregables
  • Hitos
  • Informes de progreso
  • Cronograma/Programa

Se pueden incluir los siguientes en función de sus necesidades:

  • Planteamiento del problema
  • Glosario
  • Lista fuera de alcance
  • Lista de tareas
  • Recursos
  • Ubicación de trabajo
  • Administración de proyecto
  • Pruebas
  • Términos de pago
  • Asignación de presupuesto o recursos

1. Descripción general o antecedentes del proyecto

La descripción general del proyecto resume el proyecto. Tiene que incluir los detalles básicos del proyecto: quién es el cliente, quién es el proveedor del servicio y qué servicios se están prestando.

La mayoría de los resúmenes también brindan información general con contexto sobre el trabajo que se está realizando. Esto podría incluir las razones por las que fue seleccionado como proveedor de servicios y cómo el cliente tomó esa decisión. También puede incluir una línea de tiempo estimada.

2. Objetivo del proyecto

El objetivo del proyecto describe los resultados y resultados que sus servicios pretenden lograr.

Esta es una descripción general, a gran escala, a nivel de superficie. No debe incluir una lista detallada de entregables ni ser técnico.

Piense en "página de destino con carrito de compras" frente a "trama, SEO en la página, integración de carrito", etc.

3. Declaración del problema

La declaración del problema describe el problema, la cuestión o la necesidad a la que se dirige este servicio. Es una breve sección que describe el motivo del proyecto.

Esta sección puede considerarse opcional. No funcionará para todos los proyectos, pero debe incluirse si cree que encaja.

Por ejemplo, un diseñador web que esté trabajando en la actualización de un sitio puede querer incluir una declaración del problema que describa la alta tasa de rebote del sitio web o la inaccesibilidad para las personas con discapacidades.

4. Glosario

Debe considerar incluir un glosario cuando trabaje con personas que pueden no estar familiarizadas con el lenguaje utilizado para describir sus servicios.

Enumere y defina cualquier cosa que un extraño no sepa.

Esto puede incluir acrónimos, términos y jerga utilizados dentro de su línea de trabajo e industria. También debe incluir los términos, condiciones y requisitos del servicio.

Si se incluye, el glosario debe colocarse cerca del comienzo del documento. Al menos debe colocarse antes de cualquier término que deba definirse.

5. Alcance del trabajo

La sección de alcance del trabajo enumera los servicios específicos que se le darán al cliente.

Esta sección es similar pero diferente a una lista de entregables o tareas. Enumera los distintos servicios y subservicios que les está proporcionando.

Por ejemplo, un diseñador web que brinde servicios de diseño gráfico podría incluir wireframing, 3 diseños de logotipos, imágenes de fondo y tipografía.

Si hay diferentes niveles de servicio, esta sección debe incluir el alcance de ese trabajo.

6. Lista fuera de alcance

Una sección fuera del alcance enumera el trabajo que no se realizará durante este servicio. Es una excelente manera de evitar que el alcance se desplace, ya sea que no sea intencional o que un cliente intente engañarlo.

Esta sección enumera los servicios adicionales que es más probable que los clientes soliciten a lo largo del proyecto o aquellos que son críticos para el éxito del proyecto, pero que usted no completará.

Cualquier proveedor de servicios que trabaje en un proyecto que de alguna manera dependa de personas o factores externos debe incluir una sección de actividades fuera del alcance. Te protege de ser responsable de cosas que están fuera de tu control. Esta sección también ayuda a eliminar definitivamente las expectativas de trabajo gratuito o servicios de bonificación.

Los clientes a menudo piden a los diseñadores web más funciones, actualizaciones, cambios u otros extras aquí y allá. A veces eso sucede porque no lo han pensado de antemano, se olvidaron de incluir cosas o tenían la impresión de que se incluiría Piense en algo complementario, estrechamente relacionado o más amplio que lo que está proporcionando.

Muchos clientes optan por agregar más servicios al acuerdo una vez que los ven enumerados en una sección fuera del alcance. Por lo tanto, considere esta una excelente manera de aumentar las ventas.

7. Cambio de protocolo

Los clientes van a querer cambios. Debe estar preparado para eso con un protocolo establecido para manejar los cambios con los clientes y un proceso en el proyecto.

Educar previamente a los clientes sobre cómo se pueden y deben hacer los cambios ayuda a que los proyectos funcionen sin problemas. Aporta más estructura a su proceso de trabajo, demuestra profesionalismo y agrega un sentido de formalidad a su relación con el cliente.

Muestra a los clientes que te tomas tu trabajo en serio y que tienes expectativas claras sobre su comportamiento durante el proyecto.

Los clientes respetan a las personas que establecen límites claros. Deben entender que usted no opera sobre una base de "todo vale".

Una sección de protocolo o proceso de cambio describe lo que sucederá si un cliente desea que se realicen cambios. Debe incluir al menos las siguientes cosas:

  • Qué cambios se incluyen dentro del alcance del acuerdo
  • Cómo deben hacer los clientes para hacer esos cambios
  • Qué sucede si no realizan cambios dentro de los plazos establecidos
  • Cómo manejar los cambios que quedan fuera de los servicios acordados
  • Precios y condiciones de pago para cambios adicionales

Incluya lo que sea necesario para facilitarle el manejo de los cambios. Los proveedores de servicios generalmente prefieren restringir los cambios a solo un número fijo y dentro de un período de tiempo limitado.

Esta sección evita las solicitudes de cambios frívolas, garantiza que los cambios no sean caóticos y toma medidas drásticas contra el avance del alcance.

8. Descripción de los Servicios

La sección de descripción del servicio describe los servicios que realizará. Piense en esto en términos de tipos y categorías, no de tareas.

Por ejemplo, los servicios web para un sitio web de comercio electrónico pueden ser investigación de SEO, desarrollo de sitios web de WordPress, personalización de temas, optimización móvil e integración de complementos de marketing.

Puede utilizar la sección de descripción del servicio como una oportunidad para reforzar su valor.

9. Lista de tareas y detalles

Esta sección incluye todas las tareas necesarias para completar cada servicio, junto con sus plazos. Es la lista más granular de lo que está haciendo para el cliente.

Las secciones de tareas pueden comenzar a ser bastante largas, especialmente cuando se brindan servicios web u otros trabajos en los que un solo servicio puede incluir una larga lista de tareas. Por lo tanto, mantenga esta sección ordenada y lógicamente organizada.

Si varias personas están involucradas en él o necesitarán consultarlo, esta sección debe ser lo suficientemente detallada como para usarse como referencia.

10. Recursos

Se debe incluir una sección de recursos si el cliente necesita proporcionarle recursos, información o cualquier otra cosa para completar los servicios.

Esta debe ser una lista de lo que necesita para ellos, los plazos para proporcionar cada recurso y su método preferido para recibirlo.

11. Lugar de trabajo o lugar de ejecución

Esta sección indica dónde se realizará el trabajo. Para muchos proveedores de servicios, esto significa una ubicación de trabajo virtual o remota.

Sin embargo, puede ser un híbrido si tiene alguna reunión en persona con el cliente.

12. Entregables

Esta sección enumera cada producto final distinto que el cliente recibirá como parte de los servicios prestados. Puede optar por incluir su método para proporcionarlos.

Aquí hay dos ejemplos:

  • Los entregables de un diseñador de logotipos pueden ser 5 versiones de logotipos proporcionadas en formatos SVG y JPG en Google Drive
  • Los entregables de un proyecto de diseño web pueden ser un análisis de la competencia, 2 versiones del sitio web para pruebas A/B, activos creativos y pautas de estilo

Esta sección es fundamental. Sus clientes deben saber exactamente lo que recibirán al final del proyecto.

13. Administración de Proyectos u Obras

Una sección de administración detalla su gestión del proyecto en relación con la participación del cliente o de otras partes interesadas.

Esto debería incluir cosas como reuniones virtuales, conversaciones telefónicas, videoconferencias, debates con las partes interesadas, etc.

Por ejemplo, si desea tener una reunión semanal para discutir el progreso, póngalo en esta sección.

14. Hitos

Una sección de hitos es apropiada para casi todos los ámbitos de trabajo. Esto enumera los puntos importantes a lo largo del proyecto.

Puede correlacionarse con diferentes etapas de gestión de proyectos y/o marcar logros concluyentes.

15. Horario o cronograma de trabajo

El alcance del trabajo siempre incluirá un cronograma. Debe enumerar la fecha de inicio y finalización del proyecto (o la fecha de finalización estimada) junto con las fechas de los hitos.

También puede optar por proporcionar al cliente una línea de tiempo de la fase del proyecto. Esta es una excelente manera de ayudarlos a realizar un seguimiento de dónde están las cosas.

El horario típico tendrá:

  • Fecha de inicio del proyecto
  • Fecha estimada de finalización del proyecto
  • Fecha de terminación final del proyecto
  • Fecha de inicio y finalización del trabajo.
  • Fechas de hitos
  • Fechas de vencimiento de entrega
  • Fechas aproximadas de las fases clave

Asegúrese de diferenciar entre fechas firmes y fechas estimadas. La fecha de inicio del proyecto es a menudo la única que se puede precisar definitivamente.

Cuando se trata de hitos y fases del proyecto, es posible que desee proporcionar un rango de fechas o una fecha límite final en lugar de una sola fecha.

Asegúrese de que el cliente comprenda cuándo le está dando una fecha límite firme frente a una línea de tiempo estimada.

16. Informes de progreso

Esta sección del alcance del trabajo describe cómo compartirá los informes de estado y las actualizaciones con el cliente.

Dígales qué tipo de información recibirán, cuándo la recibirán, en qué formato estará y cómo se entregará.

Es mejor proporcionar informes de progreso de manera que puedan verificarse más adelante.

17. Pruebas y puntos de control

El alcance del trabajo debe incluir una sección de prueba o punto de control si son una parte crítica de los servicios que está realizando.

Deberia tener:

  • ¿Qué trabajo se probará?
  • Qué tipo de pruebas se realizarán
  • El alcance de esas pruebas
  • Cuándo se realizarán las pruebas

Esto les permite a los clientes saber cuáles son sus estándares y evita que presenten quejas o acusaciones de un servicio deficiente después del hecho.

Estos deben incluirse en su horario o cronograma.

18. Términos de aceptación y aprobación

Su alcance de trabajo siempre debe incluir expectativas establecidas para la aprobación y aceptación de su trabajo por parte del cliente.

Debe decirles a los clientes qué necesitarán ser aprobados, cómo deben hacer esas aprobaciones y cuánto tiempo tienen para hacerlo. El incumplimiento de estas condiciones por parte del cliente se entenderá como aceptación de la obra.

Los clientes deben aprobar el trabajo en el camino. Incluya aprobaciones por etapas para cada fase significativa, entregable, hito y el cierre final del proyecto.

19. Condiciones de pago

Un ámbito de trabajo puede incluir condiciones de pago y fechas de vencimiento. Estos términos deben incluirse en otros documentos, como el contrato y la propuesta.

Sin embargo, reiterarlos en el ámbito de trabajo reitera el hecho de que el trabajo está condicionado a su cumplimiento.

20. Presupuesto del proyecto o asignación de recursos

Un alcance de trabajo para proyectos sustanciales puede incluir una sección que detalla la asignación presupuestaria.

Terminando

Un alcance de trabajo debería facilitar su relación laboral al tiempo que ofrece protección legal contra quejas y desacuerdos.

Concéntrese en lo básico al principio, luego agregue cualquier cosa que lo ayude a usted y a su cliente a estar en la misma página.

Aquí hay algunos consejos finales:

  • Escribe de forma clara y sencilla.
  • Sea detallado y granular
  • Ir paso a paso, pensando en todo lo realizado desde la preparación hasta el cierre
  • Desglose el trabajo en sus servicios, subservicios, tareas y subtareas
  • Establezca puntos de referencia claros, criterios de éxito y etapas
  • Haga que otra persona revise el alcance del trabajo o déjelo descansar y verifíquelo dos veces

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