¿Qué es el escritorio compartido? (¿Y es adecuado para su oficina?)

Imagínese despertarse por la mañana, prepararse para el trabajo y llegar a la oficina, solo para encontrar que... no hay un asiento para usted. O tal vez te pones a trabajar y, ¡sorpresa! — ese espacioso escritorio de esquina con una gran vista está disponible, y puede trabajar allí todo el día. Con hot desking, cualquier escenario es posible. En este artículo, vamos a hablar sobre este tipo de espacio de trabajo flexible y por qué puede o no ser adecuado para su empresa.

¿Qué es el escritorio compartido?

El escritorio compartido es una tendencia de espacio de trabajo flexible en la que los empleados se enganchan a cualquier escritorio o estación de trabajo disponible cuando llegan a la oficina. Esta es una alternativa a tener un escritorio asignado permanente, como es el caso en muchas oficinas tradicionales. Con hot desking, nadie puede reclamar una silla, escritorio o mesa como suyos de forma permanente. Cuando un trabajador llega a la oficina, elige dónde sentarse en función de lo que está abierto. A medida que la gente entra y sale de la oficina, los arreglos también cambiarán. Hot desking es similar a cenar en un restaurante. La gente se sienta donde hay disponibilidad, y eso cambia a medida que los comensales, es decir, los trabajadores, llegan y se van.

Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. Reserva de salas de reuniones

Si bien las personas usan los términos "escritorio compartido" y "hotel de escritorio" indistintamente, tienen una gran diferencia. Con el escritorio compartido, los trabajadores toman cualquier espacio de trabajo disponible (si es que hay uno disponible). Con el hotel de escritorio, los empleados reservan estaciones de trabajo con anticipación, de manera similar a reservar una habitación de hotel (de ahí el nombre). Ambos métodos tienen asientos disponibles por orden de llegada. Sin embargo, el hot desking es mucho más flexible que el desk hoteling, ya que no hay un sistema de reservas.

La reserva de salas de reuniones también es diferente tanto del hot desking como del desk hoteling, aunque comparten similitudes. La reserva de salas de reuniones es normal tanto en espacios de oficina tradicionales como flexibles. Los grupos reservan espacios compartidos, como salas de conferencias o salones, con anticipación. De esa manera, tienen un espacio dedicado para colaborar que está separado del resto de la oficina. Incluso en una oficina con escritorio compartido, es una buena idea tener un sistema separado para reservar áreas de colaboración. Algunos software también permiten la reserva de salas de reuniones y hoteles de escritorio.

¿Para qué tipo de lugar de trabajo es mejor el escritorio compartido?

Algunas empresas prefieren los escritorios compartidos, pero en otras, es una receta para empleados insatisfechos y baja productividad. El sistema tiende a funcionar bien en dos casos. La primera es si dirige una pequeña empresa con un número limitado de personas que trabajan en la misma área de todos modos, el escritorio compartido no interrumpirá ese marco. La segunda es si la mayoría de sus empleados solo están en la oficina a veces y necesitan espacio en el escritorio con poca antelación. Tal vez entren entre reuniones de ventas en el campo o cuando necesitan acceso al equipo que no tienen en casa. En este caso, el hot desking tiene más sentido que tener escritorios dedicados que rara vez se usan.

Para determinar si el escritorio compartido es la mejor solución para su lugar de trabajo, considere lo siguiente:

• Empleados en la oficina: ¿Hay muchos empleados en la oficina todos los días? Si tiene muy pocos empleados que trabajan fuera de la oficina con regularidad, podría ser un dolor de cabeza asegurarse de que todos puedan encontrar un asiento con el que estén satisfechos.
• Distribución de la oficina: ¿Qué tipo de espacio tiene la oficina? ¿Puedes designar algunas secciones como áreas tranquilas o espacios de reunión colaborativa? ¿Tendrán los empleados y el departamento los tipos de áreas que necesitan?
• Ubicación de la oficina: ¿Es difícil para los empleados ir y venir del trabajo? Por ejemplo, si tienen que tomar el metro todos los días, llevar mucho equipo de trabajo puede ser un problema.
• Seguridad: ¿Tus empleados manejan información altamente sensible? Es probable que los escritorios compartidos no ofrezcan los arreglos de asientos privados y confiables que se necesitan.

En general, si la mayor parte de su equipo necesita la estructura de una oficina tradicional o si tienen que sentarse regularmente cerca de ciertos trabajadores con fines de colaboración, el escritorio compartido no es la opción adecuada. Sin embargo, si aún desea un lugar de trabajo híbrido, un sistema de reservas puede ser una alternativa inteligente. Consulte nuestro artículo sobre cómo los hoteles de escritorio pueden mejorar el espacio de trabajo de su oficina.

Pros y contras del escritorio compartido

Hot desking tiene sus altibajos. Es excelente en lugares de trabajo modernos donde a los empleados les gustan los horarios flexibles y los espacios de trabajo híbridos. Por otro lado, a las oficinas o empresas más tradicionales que necesitan que todos estén en la oficina todo el tiempo no les va tan bien con el escritorio compartido. Profundicemos en los pros y los contras para ver ambos lados.

Pro: Colaboración, Socialización e Innovación

Cuando los empleados o departamentos que normalmente no trabajan juntos tienen que colaborar en un proyecto, es más fácil sentarse uno cerca del otro y todos pueden elegir su escritorio. Luego, a medida que los proyectos terminan, los trabajadores pueden dispersarse. Además, dado que las estaciones de trabajo cambian a diario, los empleados terminan cerca de compañeros de trabajo con los que normalmente no interactúan. Esto puede construir y fortalecer las relaciones de trabajo, promover la colaboración y desarrollar la cooperación en toda la empresa.

Si los empleados consideran que los escritorios compartidos son una limitación o una liberación realmente depende del individuo y del tipo de trabajo que realizan. Donde algunos pueden sentirse sofocados por cambiar de estación de trabajo, otros pueden aprovechar la creatividad y la innovación. Y si esos empleados prosperan con la colaboración, podrían estar aún más motivados al sentarse cerca de nuevas personas todos los días. Si dirige una empresa creativa con empleados que tienden a moverse mucho de todos modos y solo ven su escritorio como una superficie en la que apoyarse, el escritorio compartido podría ayudar a dar rienda suelta a su imaginación.

Esta cantidad de autonomía es excelente para el desarrollo de los empleados y puede ayudar a los empleados a sentir que su empleador confía en ellos. Al eliminar la necesidad de microgestionar dónde se sientan todos, se otorga más autoridad al empleado. Para algunos miembros del equipo, tener una responsabilidad adicional infunde orgullo en su trabajo y los alienta a apropiarse más de su trabajo.

Con: falta de estabilidad, jerarquía y personalización

Es posible que a los trabajadores mayores o a cualquier persona que esté acostumbrada a una configuración tradicional no les guste la inestabilidad de los escritorios compartidos. No saber dónde se sentará todos los días o si encontrará un asiento puede producir ansiedad. Y es especialmente difícil cuando el equipo, como las computadoras portátiles, debe transportarse hacia y desde el trabajo si el empleado aún no está acostumbrado a hacerlo. Además, el escritorio compartido significa que los empleados no pueden personalizar su espacio u optimizar su entorno de trabajo para ayudarlos a mantenerse enfocados.

En el peor de los casos, todo esto les dice a los empleados que no importan. Algunos trabajadores pueden sentir que si fueran importantes para la empresa, al menos tendrían un lugar para hacer su trabajo. Los escritorios compartidos también pueden afectar la jerarquía de la oficina, como si un supervisor o un empleado de 20 años tiene que sentarse cerca de un grupo de nuevos empleados o tiene una configuración de escritorio peor que la de alguien a quien están a cargo.

Además, la falta de estabilidad genera otro gran problema: los gérmenes. Con tanto compartir e intercambiar estaciones de trabajo, los gérmenes están obligados a viajar más que si todos tuvieran su propio escritorio. Esto significa que los empleados tienen que ser muy diligentes en mantener limpia su estación para proteger a la siguiente persona que la usará. Es útil tener un equipo de limpieza que desinfecte los escritorios cada noche. Pero el escritorio compartido significa que varias personas pueden usar el mismo escritorio a lo largo del día a medida que cambian los turnos. Las estaciones de trabajo necesitan limpieza cada vez que eso sucede.

Pro: mejor organización del espacio de trabajo

El hecho de que los empleados no puedan equipar sus escritorios con artículos personales significa que cada espacio de trabajo permanecerá mínimo, ordenado y organizado. Esto hace que la apariencia general sea agradable, y no tiene que preocuparse de que ciertos escritorios estén desordenados o sucios. Para algunos, esto puede fomentar la creatividad en lugar de disminuirla: algunas personas pueden pensar con mayor claridad cuando hay menos distracciones. Además, si bien los gérmenes son una preocupación, como mencionamos anteriormente, tener escritorios más ordenados puede facilitar la limpieza. Cuando hay menos elementos para trabajar, puede desinfectar y esterilizar lugares de difícil acceso.

Contra: tiempo perdido

Presentarse al trabajo sin saber qué escritorios están disponibles y dónde será cómodo trabajar puede convertirse en una pérdida de tiempo. Encontrar un espacio disponible, ubicarse y luego aclimatarse al entorno consume tiempo de trabajo. Si no hay un escritorio disponible, eso limita aún más la productividad. Y cuanto más tarde llegue el empleado a trabajar, más probable es que todos los escritorios (o todos los buenos) sean reclamados. Luego, el empleado tiene que esperar a que se libere uno o irse a casa o a otro entorno de trabajo para comenzar el día.

Aquí hay otra razón por la cual el uso compartido de escritorios puede generar una pérdida de tiempo: es difícil encontrar los colegas que necesita. Ya sea que se trate de una persona con la que habla regularmente sobre problemas laborales o de un experto con el que tiene que hablar por un asunto más importante, no saber dónde se encuentra alguien se vuelve complicado. Del mismo modo, reunir a un departamento para una reunión rápida de dos minutos puede llevar mucho más tiempo cuando todos están dispersos. Los empleados también pueden terminar con baja productividad si no pueden concentrarse debido al lugar donde están sentados. Por ejemplo, un trabajador que necesita concentrarse en un proyecto importante enfrentará distracciones si está al lado de alguien que tiene que hacer llamadas de ventas todo el día.

Ventaja: Ahorro de costos

El escritorio compartido es rentable para las empresas porque no hay exceso de espacio. En una oficina en la que parte del equipo viaja o trabaja de forma remota con regularidad, se necesitan menos escritorios en general. Al limitar el espacio necesario para los escritorios y utilizar mejor el área sobrante, se pueden reducir los costos inmobiliarios. También existe la opción de compartir un espacio de trabajo con otra empresa. Puede crear un espacio de coworking que emplee hot desking, reduciendo aún más los costos y compartiendo los gastos para administrar una oficina.

Desventajas: Tecnología Logística

Cuando los empleados tienen escritorios asignados, todo lo que necesitan para hacer el trabajo ya está configurado para ellos, sin equipos extraños que no usan. Sin embargo, con los escritorios compartidos, la logística de la tecnología puede volverse confusa y hay mucho en lo que pensar. Por ejemplo, ¿cada escritorio debe tener su propia PC o solo necesita un lugar para que el empleado conecte su computadora portátil? ¿Y todos traen su propia computadora portátil, o deberían traer una que proporciona la empresa? ¿Es posible que cada persona transporte su computadora portátil hacia y desde el trabajo todos los días, teniendo en cuenta las necesidades especiales?

Pensamientos finales sobre el escritorio compartido

Saber cómo funcionan mejor sus empleados significa trabajadores más felices y una mayor productividad. Pero saltar a una tendencia de oficina por una moda pasajera no es un enfoque inteligente. El escritorio compartido es para ciertos tipos de empresas y empleados, y depende de usted decidir si es una buena elección. Alternativamente, podría tener una oficina híbrida que tenga algunos escritorios permanentes junto con espacio para escritorio compartido. O bien, puede apoyarse en un sistema de reservas más estructurado con alojamiento en escritorio.

Mientras considera qué es lo mejor para su equipo, consulte nuestro artículo sobre cómo capacitar a sus empleados para que alcancen su máximo potencial.

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