Proceso de distribución de prospectos: todo lo que necesita saber al respecto en 2022

La distribución de prospectos de ventas es un componente crítico de toda organización exitosa, pero con frecuencia se descuida. Es muy sencillo perder el rastro de sus clientes potenciales y, a veces, puede tardar demasiado en responder a sus consultas.

La distribución de clientes potenciales es un aspecto esencial de un negocio, ya que puede mejorar las tasas de conversión o enviar a los consumidores potenciales a la competencia. La principal ventaja de la distribución de prospectos es el tiempo de respuesta más rápido, que resuelve problemas porque los largos tiempos de espera son los principales impedimentos para convertir prospectos.

¿Proceso de distribución de plomo y cómo funciona en los negocios?

Puede parecer una obviedad, pero no se puede trabajar con leads si no hay ninguno para distribuir. Por lo tanto, cualquier buena estrategia de distribución de clientes potenciales comienza con un proceso eficiente de recopilación y entrega de clientes potenciales, que generalmente se complementa con herramientas automatizadas de generación de clientes potenciales, como el software de marketing de rendimiento líder en la industria de Phonexa y la solución de automatización de marketing todo en uno para llamadas y clientes potenciales. clics, correo electrónico, SMS, contabilidad y más.

Generación líder

No todos los que visitan su sitio web buscan su producto o servicio. Es incluso menos probable que den el siguiente gran paso y compren de usted la primera vez que ven su sitio web. La captura o generación de leads, por otro lado, puede ayudar a evitar que el tráfico de su sitio web se desperdicie.

La generación de prospectos es el proceso a través del cual una empresa permite que un visitante del sitio web envíe información personal, como su nombre o dirección de correo electrónico, a cambio de algo a cambio. El visitante se clasifica como un cliente potencial cuando una empresa recopila esta información. Es la etapa final en el proceso de generación de prospectos.

Saber quiénes son sus clientes potenciales

La recopilación de información de clientes potenciales es la base para desarrollar relaciones a largo plazo. También es una excelente manera de obtener una mejor comprensión de las personas que están interesadas en la marca de su empresa.

Estos son algunos ejemplos de cómo las empresas pueden recopilar estos datos:

• Un nuevo seguidor en una de tus cuentas de redes sociales
• Suscriptor de la lista de correo electrónico
• Un visitante frecuente de su plataforma o sitio web
• Un formulario de captura de clientes potenciales en el sitio web
  

Cuando se genera un cliente potencial, debe enrutarse y entregarse al equipo apropiado con la ayuda de un gerente o supervisor. Una asignación manual lleva tiempo y es inviable cuando su organización recibe cientos o incluso miles de clientes potenciales.

Filtros de plomo

Los filtros de prospectos permiten a los representantes de ventas oa un software de distribución de prospectos determinar si un prospecto cumple con los requisitos del comprador. Estos criterios pueden ser tan simples como la ubicación, la empresa, el cargo y la industria. Un filtro más sofisticado le permite ver cuánto tiempo ha pasado un cliente potencial o cliente potencial en un sitio web o incluso el número de visitas.

Conocer el nivel de compromiso de los posibles clientes potenciales le facilita distribuirlos más abajo en el embudo. Asimismo, estos datos te permiten determinar si un lead tiene intención de compra.

Formularios de clientes potenciales

Un formulario de captura de clientes potenciales tiene al menos un campo en el que un cliente potencial puede ingresar su dirección de correo electrónico. Una dirección de correo electrónico es la información más importante que necesita de un visitante del sitio web, ya que le permite contactarlo más tarde de una manera no intrusiva.

Una página de captura de clientes potenciales, como cualquier otro tipo de página de destino, tiene un único objetivo en mente: la llamada a la acción (CTA). Una llamada a la acción convincente atraerá a un prospecto para que brinde información particular a cambio de contenido, un servicio o un producto. Cuanta más información requiera en un formulario, más calificado será el cliente potencial, por lo que es fundamental hacer coincidir el formulario de captura de clientes potenciales con el objetivo de la oferta.

Distribución de prospectos manual versus automatizada

Hay varios métodos de distribución de plomo disponibles. Sin embargo, existe una clara diferencia entre la distribución automática y la manual.

La distribución de leads basada en pull, también conocida como distribución manual, es una de tus opciones. Depende de sus profesionales de ventas elegir clientes potenciales en función de su experiencia o disponibilidad.

El sistema no asignará automáticamente los leads al equipo. En cambio, sus representantes de ventas 'atraen' clientes potenciales a su organización.

Por otro lado, la distribución automatizada utiliza criterios de enrutamiento de clientes potenciales establecidos para enrutarlos al representante de ventas apropiado.

Una regla de enrutamiento de clientes potenciales es un criterio (o una combinación de criterios) que utiliza una empresa para determinar qué clientes potenciales deben enviarse a qué agente de ventas. Un criterio puede ser un conjunto de reglas para los prospectos o puede emplear filtros establecidos como la disponibilidad de sus agentes, el idioma que hablan y el país de donde provienen los prospectos.

Antes de elegir el método de distribución de clientes potenciales para su negocio, es crucial sopesar todos los entresijos de los tipos de distribución de clientes potenciales disponibles.

Tipos de distribución manual y automatizada de prospectos

La distribución manual de prospectos delega el trabajo de seleccionar prospectos de una base de datos compartida a su personal de ventas. En la mayoría de los casos, el software involucrado filtra los prospectos entrantes, descarta los prospectos no calificados, organiza los prospectos calificados y los coloca en un grupo en línea donde los representantes de ventas pueden elegir qué prospectos trabajar.

◉ Tirador ciego

Cuando el equipo reclama una ventaja, la técnica de extracción ciega revela información sobre ellos. Esto garantiza que todos los clientes potenciales se manejen de manera uniforme y minimiza las fugas del embudo. Sin embargo, tratar a todos los clientes potenciales por igual puede hacer que el ciclo de ventas se retrase significativamente, lo que resulta en una disminución de los ingresos.

◉ Tanque de tiburones

Un tanque de tiburones es un mecanismo a través del cual el sistema notifica a los representantes de ventas cada vez que recibe información de clientes potenciales. Quien responde a la notificación primero se conecta con el cliente potencial. Desafortunadamente, los clientes potenciales no se distribuyen uniformemente de esta manera. Los representantes de ventas que tardan demasiado en responder perderán la oportunidad de completar la venta.

◉ Pico de cereza

Esta estrategia permite a sus representantes de ventas seleccionar prospectos que coincidan con su experiencia. Por ejemplo, si su personal de ventas está capacitado para cerrar tratos con empresas de marketing, podrían elegir clientes potenciales de esa área.

◉ Escopeta

La técnica de escopeta asigna clientes potenciales a los equipos de ventas en función de su experiencia o especialidad del producto. Como resultado, este método de distribución de prospectos funciona de manera efectiva en un equipo de ventas especializado, lo que les permite reducir el ciclo de ventas.

Ejemplos de métodos automatizados de distribución de clientes potenciales

Cuando configura pautas para la distribución automática de clientes potenciales, el software enviará clientes potenciales a los representantes de ventas. Después de eso, el software los filtra, categoriza y asigna según parámetros como la ubicación del cliente potencial o el nivel de habilidad del agente.

Aquí está la lista de ejemplos típicos de métodos automatizados de distribución de prospectos:

❖ Ronda Robin

Un algoritmo para distribuir clientes potenciales en función de la disponibilidad de los agentes se denomina round-robin. En este método, los clientes potenciales no se enrutarán a los representantes que ya están en otra llamada o que están ocupados. Este método reduce el tiempo de respuesta del cliente potencial al enrutar a la persona que llama al siguiente representante disponible.

❖ Enrutamiento basado en inserción

Al enviar clientes potenciales a su personal de ventas, el enrutamiento de clientes potenciales basado en notificaciones favorece a los clientes potenciales de alto rendimiento. Se espera que estos representantes de ventas generen más clientes potenciales y conviertan a más clientes. Sin embargo, estos representantes de ventas con frecuencia se sienten abrumados por la cantidad de clientes potenciales.

❖ País de plomo

Como alternativa, puede enviar clientes potenciales a representantes de ventas en la misma región si tiene muchos representantes de ventas en varias partes del mundo. Este tipo de enrutamiento también ayuda a eliminar el problema de la zona horaria, por lo que sus agentes de ventas no tienen que quedarse despiertos hasta tarde para completar el ciclo de ventas.

❖ Tamaño de la empresa

Se requieren diferentes tácticas de ventas para comercializar con éxito su producto o servicio a empresas de varios tamaños.

La regla de enrutamiento del tamaño de la empresa le permite segmentar sus esfuerzos de ventas en función de la experiencia de los agentes para tratar con un tamaño específico de clientes potenciales. Los clientes potenciales se distribuirán según sea necesario.

❖ Otras reglas de enrutamiento

La belleza de la distribución automatizada de clientes potenciales es que hay varias alternativas disponibles para usted. Puede distribuir clientes potenciales según el idioma que hablen, la experiencia de su personal de ventas y las funciones comerciales que desee.

En esencia, el software de distribución de prospectos ideal debe ser fácilmente personalizable para cumplir con todos sus requisitos de distribución de prospectos. Además, las funciones automatizadas deberían ayudarlo a aumentar sus ganancias mientras ahorra tiempo durante el proceso de distribución de clientes potenciales.

Un ejemplo de este tipo de software es el paquete de distribución principal de Phonexa, que simplifica todo el proceso de distribución. Además de eso, cuenta con filtros de clientes potenciales de alta calidad y formularios optimizados que funcionan con la mayoría de los embudos de clientes potenciales más populares. Los expertos de Phonexa están listos para brindarle una demostración y recomendarle la solución óptima que se adapte a su negocio.

Distribución híbrida de prospectos

Cuando utiliza un método híbrido de distribución de prospectos, envía prospectos a un grupo limitado de agentes de ventas según sus pautas. Los pocos agentes que tienen acceso a ese grupo seleccionarán a los que deseen contactar. Combina un mecanismo de distribución automático y manual.

Los gerentes emplean este método cuando desean limitar el suministro de clientes potenciales y fomentar la competencia para aumentar el tiempo de reacción.

Hoy en día, los especialistas en marketing están trabajando arduamente para convertir cada clic en una conversión, ya que los consumidores se han vuelto cada vez más expertos en tecnología. Solo en 2020, el gasto en publicidad digital superó los $ 378 mil millones. Además, la competencia para convertir la mayoría de los clics en prospectos y luego en clientes potenciales es feroz, y solo se volverá aún más competitiva para 2024.

Varios obstáculos obstruirán el proceso de ventas en el futuro. Estos desafíos incluyen clientes potenciales de todo el mundo, diferentes intereses y requisitos, o simplemente el gran volumen de información que sus empleados deben analizar.

Por qué debería considerar la distribución automatizada de clientes potenciales

El software de distribución de prospectos, en lugar de la distribución de prospectos basada en pull, emplea principios de enrutamiento de prospectos basados ​​en push. La idea general de la distribución de prospectos es hacer coincidir a los representantes con los prospectos que mejor se adapten a ellos; esto no puede suceder de manera arbitraria. Y, a menos que tenga la intención de dedicar una cantidad significativa de tiempo a la distribución manual de los clientes potenciales, debe tener un criterio sólido para establecer qué clientes potenciales deben ir a ciertos representantes de ventas.

Cuanto más grandes sean sus embudos de clientes potenciales, y cuanto más compleja se vuelva la distribución de clientes potenciales, más difícil será para su negocio controlarlo. Esta es la principal fuente de dolores de cabeza para las personas que gestionan el proceso de distribución de clientes potenciales. Con el software de distribución de prospectos dedicado, todo esto ya no es un problema.

A medida que se recopilan los clientes potenciales, el programa los califica, filtra, asigna u organiza. Los formularios de captura de clientes potenciales también están disponibles en algunas aplicaciones. Un software efectivo de distribución de prospectos todo en uno, automatizado, realizará lo siguiente:

• Capturar y calificar clientes potenciales
• Distribuir clientes potenciales de acuerdo con las reglas de enrutamiento
• Informe a sus representantes o agentes de ventas
• Proporcionar informes detallados

Como puede ver, el software de distribución de prospectos automatiza todo el proceso de distribución de prospectos, liberando tiempo para que su personal de ventas se concentre en otras tareas. Sus representantes de ventas no necesitan depender de criterios ni revisar enormes listas de prospectos para llamar. En cambio, los clientes potenciales potenciales se envían directamente a ellos sin perder tiempo.

Costos de la distribución de prospectos manual versus automatizada

El precio de cada software de distribución principal se puede separar en tres categorías, como es el caso con muchas soluciones SaaS.

• Básico ($25 – $100 por mes)
  La mayoría de los planes básicos del software de distribución de prospectos tienen solo capacidades básicas. Como resultado, recibe las características esenciales de distribución de clientes potenciales necesarias para minimizar el tiempo de respuesta de los clientes potenciales.
  
  Puede ser más apropiado para las pequeñas empresas que no tienen tantos clientes potenciales para filtrar en comparación con las corporaciones más grandes.
  
• Rango medio ($ 100 - $ 500 por mes)
  Los planes de rango medio a menudo tienen una gama más amplia de reglas de enrutamiento de clientes potenciales y pueden distribuir más clientes potenciales por usted. Por lo tanto, esta opción beneficiará a las pequeñas y medianas empresas que tratan regularmente con una gama más amplia de clientes potenciales.
  
• Enterprise ($500 – precio personalizado)
  Otras características más sofisticadas que mejoran la capacidad de distribución de clientes potenciales de su software y componentes más configurables a menudo se incluyen en los planes de nivel empresarial. En última instancia, los usuarios que compran este plan son capaces de tratar con un número más significativo de clientes potenciales.

Siga la estrategia correcta y aproveche al máximo el proceso de distribución de clientes potenciales

La distribución de prospectos se vuelve cada vez más crucial cuando su fuerza de ventas se expande más allá de cinco representantes dedicados. La distribución de clientes potenciales, cuando se realiza correctamente, es un elemento clave de alto valor de todo su plan de ventas y marketing entrante.

Como se mencionó en esta publicación de hoy, hay dos tipos diferentes de distribución de clientes potenciales, automática y manual, y cada uno tiene sus propias fortalezas y debilidades. Entonces, para obtener resultados aún mejores, experimente con el que mejor se alinee con su organización para una eficiencia aún mayor. Por supuesto, también tiene la capacidad de combinarlos y utilizar sus puntos fuertes para mejorar su proceso de distribución de clientes potenciales.

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