Cuándo, cómo y por qué usar facturas proforma en WooCommerce

Los documentos son útiles en los negocios en línea porque pueden proporcionar información, solicitar pagos, establecer relaciones y brindar protección legal. Las facturas proforma en WooCommerce difieren de otras facturas de WooCommerce en algunos aspectos.

Entremos para obtener más información sobre las facturas proforma en WooCommerce.

Las facturas proforma a menudo se utilizan para solicitar el pago de clientes comprometidos antes de la entrega de productos o servicios. Este documento contiene información sobre los artículos, el monto del pago y otros detalles de la transacción.

Es esencialmente un acuerdo realizado de "buena fe" entre usted (el proveedor) y un cliente para que ambos sepan qué esperar.

Por ejemplo, al utilizar facturas proforma, puede proponer los detalles de la próxima transacción para garantizar que se organice la financiación antes de fabricar bienes o prestar servicios.

Además, sirve como un acuerdo entre el comprador y el vendedor de que ninguna de las partes se compromete a la venta/compra de los bienes o servicios requeridos en este momento. Los vendedores pueden estar tranquilos sabiendo que el comprador finalizará el pedido y pagará una vez que se entregue la factura de venta final. Los compradores también están protegidos de cualquier recargo/sobrecargo inesperado por parte del vendedor.

También es importante para el comercio internacional porque proporciona toda la información necesaria para el despacho de aduana.

Lo importante que debe entender es que una factura proforma en WooCommerce generalmente se proporciona a un cliente después de que se haya comprometido a comprarle, pero no se le puede enviar una factura oficial ya que aún se deben confirmar los detalles finales. Usted entrega los bienes y emite una factura formal una vez que el cliente ha aceptado todo.

Los vendedores internacionales también hacen un gran uso de ellos. Los requisitos aduaneros en los puertos de todo el mundo exigen que los datos sobre las mercancías que se envían sean fácilmente accesibles y visibles. Para garantizar un despacho de aduana rápido, las facturas proforma son útiles para compartir datos como el peso, el valor, los impuestos, los gastos de envío, las tarifas de entrega, etc.

Las facturas proforma facilitan el proceso de venta. Su cliente acepta el precio en la factura proforma y luego entrega los productos. El contrato es una calle de un solo sentido, por lo que no hay negociaciones de ida y vuelta una vez que haya completado su mitad.

Las ventajas de una factura proforma incluyen:

• El término “transparencia” se refiere a especificar todos los términos acordados, como fecha de entrega, precio, cantidad, etc.
• Puede servir como una orden de compra y una cotización. Los compradores pueden solicitar esto para la aprobación de compra interna.
• No representan una demanda o petición de pago. Las facturas proforma son un acuerdo de "buena fe" que informa a su cliente qué esperar.
• Algunas empresas requieren facturas pro forma como parte de su procedimiento interno de aprobación de compras.

Una factura proforma es bastante similar a una factura de venta final y contiene la misma información. Es posible crear con WooCommerce facturas en PDF, albaranes, notas de entrega y etiquetas de envío de WebToffee.

El objetivo principal de una factura proforma es mostrar a su cliente los detalles de la transacción propuesta. Como tal, debe tener la misma información que la factura final.

Incluya los siguientes detalles:

• El número de factura único
• El nombre de su empresa, la dirección y los datos de contacto
• El nombre y la dirección de su cliente
• Fecha de emisión y fecha de vencimiento
• Descripción de la mercancía
• Condiciones de transporte
• Términos de ventas
• Impuestos aplicables si los hubiere
• Gastos de envío si los hubiere
• Número de factura proforma si corresponde

A diferencia de la factura de venta final, la proforma debe incluir la siguiente información:

La palabra " factura proforma " le indica a su cliente que no se trata de una factura de ventas o de impuestos.

En primer lugar, debe comprar, instalar y activar la versión premium del complemento en su tienda WooCommerce.

Desde el panel de control de WordPress, vaya a Facturas/Embalaje > Factura proforma

Aquí, en la configuración general, puede configurar la configuración básica para una factura proforma.

Fecha de la factura proforma : puede seleccionar la fecha del pedido o la fecha de creación de la factura proforma.

Generar factura proforma para estados de pedidos: solo genera facturas proforma para ciertos estados de pedidos. Dependiendo de las necesidades de su negocio, puede seleccionar varios estados de pedido en consecuencia.

Adjunte el PDF de la factura proforma en un correo electrónico: permita que el correo electrónico del pedido incluya una versión en PDF de la plantilla de factura proforma actualmente activa.

Habilitar la opción Imprimir factura proforma para clientes: le permite mostrar un botón de impresión de factura proforma a sus clientes en el correo electrónico del pedido.

Pie de página personalizado para factura proforma: en la sección de texto, ingrese un pie de página personalizado para la factura proforma. Si este campo se deja en blanco, se cargará el pie de página predeterminado de la configuración general.

Notas especiales: en el campo de texto provisto, proporcione cualquier nota relevante que deba incluirse en la factura proforma.

Mostrar la columna de impuestos individuales en la tabla de productos : Permitir que diferentes impuestos se clasifiquen en distintas columnas.

Después de los cambios necesarios, haga clic en el botón Actualizar configuración .

Puede crear un número de factura proforma personalizado utilizando un prefijo/sufijo/serie de números, o puede reflejar el número de pedido como un número de factura proforma.

Formato de número de factura proforma: Proporcione el formato en el que se debe generar la factura proforma. Por ejemplo: [prefijo][número][sufijo]

Usar el número de pedido como número de factura proforma: Para usar el número de pedido como número de factura proforma, seleccione Sí. Si desea generar un número de factura proforma único, seleccione No y complete la información requerida en las áreas pobladas. Los campos se completan automáticamente según el formato de número que se especificó previamente.

Número de inicio de la factura: en el área proporcionada, ingrese el número de inicio de la factura proforma necesaria.

Longitud de la factura proforma: este valor representa la longitud total del número de factura proforma. Si el número de factura proforma resultante es más corto que la longitud especificada, se completará con '0'.

Después de las actualizaciones necesarias, haga clic en el botón Actualizar para reflejar las actualizaciones en su factura proforma final.

Puede editar la factura proforma utilizando las plantillas integradas y adaptarlas para cumplir con sus requisitos comerciales específicos.

Puede realizar los cambios al alternar el botón en el lado izquierdo de la pestaña de personalización.

También es posible crear una nueva plantilla de factura proforma haciendo clic en la opción Crear nueva plantilla debajo de la pestaña de personalización.

Puede elegir cualquiera de las 3 opciones de plantilla diferentes en el cuadro emergente que aparece.

Realice los cambios necesarios en el diseño y guárdelo.

Después de guardar, active la plantilla para usarla en su factura proforma en el futuro.

Una factura proforma en WooCommerce es un documento importante ya que permite transacciones comerciales eficientes al adquirir bienes/servicios. Contribuye a una mayor transparencia entre compradores y vendedores. Además, no solo es una buena herramienta de negociación y necesaria para envíos globales; también ayuda en el desarrollo de relaciones más sólidas entre compradores y vendedores.

Espero que hayas encontrado este artículo útil para guiarte en la dirección correcta.

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