6 raisons pour lesquelles les portails de conseils d'administration amélioreront votre entreprise

Le ralentissement économique, l’accélération de la transformation numérique, la sécurité des données et la durabilité ne sont que quelques-uns des défis auxquels les entreprises seront confrontées en 2023. Par conséquent, les organisations combinent différentes solutions pour faire face aux défis et conserver un avantage concurrentiel.

Dans cet article, nous présentons un logiciel tout compris qui fournit toutes les solutions dans une seule bouteille : les portails de tableaux virtuels . Selon les statistiques, la taille de son marché devrait dépasser les 10 milliards de dollars d'ici 2026, ce qui indique une forte demande de la part des chefs d'entreprise.

Source : étude de marché vérifiée

Alors, si vous souhaitez améliorer votre entreprise dans tous les domaines, vérifiez ce que propose un portail de conseil d'administration et intégrez la plateforme pour répondre à vos besoins !

Qu'est-ce qu'un portail de conseil d'administration ?

Un portail de conseil d'administration est une plate-forme de gouvernance d'entreprise hautement sécurisée qui protège et simplifie le partage d'informations, la collaboration et la communication entre les secteurs. Les utilisateurs du logiciel sont généralement des cadres supérieurs, des secrétaires, des conseillers juridiques et des conseils d'administration d'organisations.

Bien que la solution ait été initialement mise en œuvre principalement par des secteurs hautement réglementés, elle est désormais largement utilisée par des entreprises de renommée mondiale, des moyennes entreprises, des petites entreprises, des startups et des organisations à but non lucratif.

Comment fonctionne un portail de conseil d'administration ?

Avant de vous expliquer comment un portail de conseil d'administration améliore votre entreprise, nous vous invitons à voir comment fonctionne la plateforme en découvrant ses capacités.

Partage de documents

• Stockage centralisé des documents. Le logiciel du portail du conseil d'administration est un endroit sûr et organisé pour stocker les documents liés au conseil d'administration, notamment les rapports financiers, les procès-verbaux des réunions et les plans stratégiques.
• Partage de fichiers sécurisé. Les utilisateurs peuvent partager des données sans risque, car la solution assure la protection des données grâce aux autorisations utilisateur, au filigrane dynamique, aux restrictions de temps et d'accès IP, etc.
• Contrôle de version et historique des documents. Les utilisateurs peuvent conserver plusieurs versions de documents, surveiller les modifications et accéder à l'historique des versions en cas de besoin.
• Accès et synchronisation hors ligne. Vous pouvez accéder aux documents hors ligne et synchroniser les modifications lorsque votre connexion Internet est restaurée.

Gestion des réunions

• Planification. Pour une coordination fluide des réunions, les utilisateurs peuvent planifier des réunions, envoyer des invitations aux participants et intégrer les plateformes de calendrier de leur choix.
• Création et diffusion de l'agenda. Les portails permettent de créer un ordre du jour, de joindre les documents associés et de distribuer toutes ces informations aux participants avant la réunion.
• Comptes rendus des réunions. Les secrétaires prennent des notes au fur et à mesure de la progression de la réunion et le logiciel crée automatiquement un procès-verbal de réunion.
• Suivi des éléments d’action. Les membres du conseil d’administration peuvent facilement attribuer des actions, fixer des délais et suivre les progrès pour garantir la responsabilité.

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Collaboration

• Notifications et alertes. La plateforme envoie automatiquement des notifications et des alertes aux utilisateurs concernés. De cette façon, tout le monde reste au courant des dernières mises à jour.
• Annotation de documents et collaboration. Les portails de conseils d'administration fournissent des outils de commentaires et d'annotation faciles à utiliser, permettant une collaboration efficace et une prise de décision plus rapide.
• Forums de discussion et chats. Les membres du conseil d'administration utilisent les forums et les chats pour discuter, demander des éclaircissements ou partager des idées en temps réel.

Rapports

• Analyse et visualisation des données. Pour vous aider à prendre des décisions basées sur les données, le logiciel fournit une représentation visuelle de l'engagement des participants, des statistiques de réunion et d'autres mesures révolutionnaires.
• Suivi de la conformité et de la gouvernance. La fonctionnalité du logiciel vous permet de surveiller le respect des réglementations et des politiques de gouvernance interne. Ainsi, vous pouvez facilement atteindre la transparence et la responsabilité.
• Des pistes de vérification. Vous pouvez surveiller et contrôler la manière dont les membres du conseil d'administration utilisent la plateforme en suivant toutes leurs actions, réduisant ainsi les risques de mauvaise conduite.

Prise de décision

• Vote. Des outils faciles à utiliser permettent aux utilisateurs de voter en ligne sur des résolutions, des points de l'ordre du jour ou des décisions depuis n'importe quel endroit.
• Signature électronique. Tous les documents peuvent être signés en ligne en toute sécurité, accélérant ainsi les transactions et les flux de travail.
• Enregistrement des décisions. Le logiciel documente automatiquement toutes les décisions et votes. De cette façon, vous pouvez revoir et référencer les décisions précédentes.

Les outils de gestion du conseil d'administration peuvent varier selon le fournisseur, mais les fonctionnalités que nous avons répertoriées constituent la base de cette plateforme. Par conséquent, assurez-vous d’obtenir toutes les fonctionnalités mentionnées lors de la sélection du logiciel.

6 façons dont un portail de conseil d'administration peut améliorer votre entreprise

Découvrez maintenant les six façons dont les portails de conseils d’administration peuvent améliorer vos opérations commerciales. Vous pourrez ensuite évaluer dans quelle mesure ces avantages correspondent à vos besoins afin de déterminer l’intérêt d’adopter une solution de portail pour conseils d’administration.

1. Économies de ressources

Les équipes réduisent leur impact environnemental et réduisent les coûts de l'entreprise en passant à un tableau sans papier. Non seulement cela permet d'économiser de précieuses ressources, mais cela permet également au personnel administratif de se concentrer sur des tâches plus critiques que la paperasse . Par exemple, les entreprises peuvent rapidement diffuser en ligne des informations aux membres du conseil d’administration situés à différents endroits et oublier les emballages papier fastidieux et chronophages.

2. Risques de sécurité éliminés

Les fournisseurs de logiciels de carte fiables sont dotés de fonctionnalités de sécurité avancées telles que des centres de données physiquement sécurisés, un cryptage de données multicouche, des autorisations granulaires, une sauvegarde des données en temps réel et des politiques d'accès strictes. Tout cela garantit que personne ne peut voler vos données et que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux espaces de travail . De plus, les solutions de portail sécurisé pour conseils d'administration sont conformes à la norme IS0 27001, au RGPD et à la HIPAA, ce qui signifie que votre entreprise suit un ensemble de réglementations et de normes de sécurité strictes et acceptées à l'échelle mondiale .

3. Commodité pour les membres du conseil d'administration

L'accès gratuit mais sécurisé aux ressources depuis n'importe quel appareil offre aux membres du conseil d'administration une flexibilité supplémentaire . De plus, l'ensemble des fonctionnalités du logiciel élimine le besoin de suivre les fils de discussion des e-mails ou de passer au crible des piles de papier . Enfin, des données constamment mises à jour garantissent que chacun est bien informé , permettant des flux de travail, une gestion des tâches, une préparation des réunions et une collaboration efficaces.

4. Conformité améliorée

Un portail de conseil rationalise la gestion des flux de travail tout en gardant les traces des documents inviolables, traçables et contrôlées par les versions . Il vous aide à réaliser des audits internes plus rapidement et plus efficacement . Un portail pour conseils d'administration peut également aider à identifier les lacunes en matière de conformité et à les corriger immédiatement . De cette façon, vous réduisez le risque de sanctions financières et d’expositions juridiques en cas de non-respect des exigences.

5. Gouvernance d’entreprise améliorée

Un conseil d’administration engagé, informé et collaboratif est essentiel pour améliorer la gouvernance d’entreprise. Ainsi, une solution de réunion de conseil d'administration en ligne permet des réunions et des flux de travail mieux gérés et productifs , offrant des fonctionnalités avancées de gestion et de suivi des utilisateurs. De cette façon, les directeurs peuvent se concentrer sur les questions liées à la mission plutôt que sur les tâches administratives de routine.

6. Meilleure efficacité pour les tâches liées au conseil d'administration

En utilisant la plateforme, les membres du conseil d'administration peuvent accéder à la messagerie intégrée à l'application, au suivi des tâches, au partage de fichiers, aux documents historiques et aux tableaux de bord personnels, le tout dans un emplacement central. Ces fonctionnalités améliorent considérablement l'engagement des conseils d'administration et rationalisent la collaboration .

Dernières pensées

Si vous recherchez un moyen efficace de gérer les données de votre entreprise de manière sécurisée et efficace, un portail de conseil d'administration pourrait bien être ce dont vous avez besoin. Cette solution tout-en-un offre une gamme d'outils et de fonctionnalités conçus pour améliorer la collaboration, la gestion des documents, le suivi des tâches, etc. L'un des avantages d'un portail de conseil d'administration est qu'il élimine le besoin de plusieurs logiciels et fournit tout ce dont vous avez besoin dans un emplacement centralisé, ce qui facilite la gestion et l'accès aux informations de votre entreprise.