6 conseils pour rester en avance sur vos délais au travail

Nous avons tous entendu le dicton, "Ce n'est pas combien de temps, mais comment bien." Bien que cela semble plutôt mignon, ce n'est pas tout à fait vrai dans un contexte de travail. Chaque objectif, projet et tâche est mesuré par le temps. En fait, le T dansles objectifs SMART est limité dans le temps.Ainsi, peu importe la qualité de votre exécution d'une tâche ; si vous manquez la date limite, vous n'avez pas atteint vos objectifs.

Voici ce qui se passe lorsque vous ne respectez pas les délais. Vous devenez frustré – vous avez toutes les réponses, mais vous les fournissez trop tard, vous n'obtenez donc pas le crédit approprié. Vous perdez des clients. Vous coûtez de l'argent à votre entreprise. Vous développez une mauvaise réputation. Et vous finissez par perdre votre emploi – personne ne veut garder un passif.

Cela ne semble pas si juste, n'est-ce pas ? Mais c'est ce que c'est. Vous n'êtes pas aussi intelligent que vous le pensez si vous ne respectez pas le temps. Tout votre travail acharné est gaspillé et personne ne voit votre éclat.

Cependant, vous pouvez changer cela dès maintenant. L'oiseau est entre vos mains, c'est à vous de décider s'il vit ou s'il meurt. Vous pouvez choisir de devenir plus intentionnel pour respecter les délais et même les devancer. Les conseils ici vous mettront sur la bonne voie.

3 principales raisons pour lesquelles les employés ne respectent pas les délais

Un jour, un homme a vu des mauvaises herbes dans son jardin. En colère, il a sorti ses ciseaux de jardin et les a piratés. Il sourit de contentement à son travail acharné et rentra dans la maison. Le lendemain, les mauvaises herbes étaient de retour. Il a continué à les couper jusqu'à ce qu'il se rende compte qu'il devait arracher la mauvaise herbe pour un résultat permanent.

De même, si vous n'allez pas à la racine de ce qui vous fait manquer les délais, vous ne ferez que tailler la mauvaise herbe. Voici les trois raisons courantes pour lesquelles les gens ne respectent pas les délais au travail. Voyez si le vôtre est là.

• Mauvaise communication

Sans communication claire sur les livrables d'une tâche, le respect du délai peut être un problème. Par exemple, si un supérieur donne une tâche à ses subordonnés et dit : « Préparez-la la semaine prochaine », c'est vague. « La semaine prochaine » peut signifier à tout moment du lundi au vendredi et le vendredi peut être trop tard.

C'est là qu'interviennentles logiciels de gestion de projet . Ils aident à constituer une équipe cohésive en permettant aux équipes de communiquerles exigences, les livrables, les rôles et les responsabilités du projet.Cela supprime toute ambiguïté sur les attentes d'une tâche.

• Délais irréalistes

Oui. Tous les délais ne sont pas réalistes et s'attendre à les respecter est un mirage. Ce n'est pas votre faute, mais cela affectera certainement votre productivité. Bien que des délais serrés puissent vous obliger à accomplir des tâches plus rapidement, ils vous mettront sous une pression excessive et entraîneront des erreurs coûteuses. Une discussion franche avec votre patron sur les délais irréalistes est la voie à suivre.

• Manque de compétences en gestion du temps

Maintenant, nous sommes au coeur du sujet. C'est généralement le principal problème que les gens rencontrent pour respecter les délais – ils ne savent pas comment gérer leur temps. Les recherches montrent que 82 % des gens n'ont pas de système de gestion du temps .Ils s'attendent en quelque sorte à respecter les délais comme par magie.

Pas étonnant que de nombreux travailleurs ne respectent pas les délais. Rien ne se passe jusqu'à ce que vous le fassiez. Les compétences en gestion du temps n'atterriront pas sur vos genoux. Vous devez être proactif à ce sujet. Vous devez apprendre et cultiver ces compétences.

6 conseils pour rester en avance sur vos délais

Il ressort des raisons énumérées ci-dessus que certains des facteurs affectant les délais non respectés sont indépendants de votre volonté. Si votre entreprise n'a pas une bonne culture de communication ou si vos patrons fixent des délais irréalistes, vous ne pouvez rien ou presque rien y faire.

Cependant, il existe des facteurs sous votre contrôle sur lesquels vous pouvez travailler. Les conseils ci-dessous vous aideront à gérer votre temps plus efficacement.

• Avoir un système de gestion du temps

Comme mentionné précédemment, vous devez être délibéré pour rester en avance sur les délais. Cette intentionnalité implique de développer un système de gestion du temps qui vous aidera à contrôler votre temps. Vosroutines de gestion du temps seront automatisées, de sorte que tout se met en place et que vous atteigniez vos objectifs.

• Utilisez un logiciel de gestion de documents comme SmallPDF

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La gestion manuelle des documents fait perdre du temps et de l'énergie et vous fait manquer des délais.Cependant, un logiciel de gestion de documents comme SmallPDF résout le problème. Avec lui, vous pouvez convertir un PDF en document Word modifiable, fusionner, modifier, compresser et signer en ligne des documents PDF.

SmallPDF dispose des outils nécessaires pour démarrer, gérer et terminer vos tâches avec des documents numériques. Vous pouvez mettre en surbrillance et ajouter du texte, des annotations à main levée, des formes et des images avec le logiciel. Cela vous fait gagner beaucoup de temps et vous permet de vous concentrer sur des tâches plus importantes.

• Bénéficiez d'un logiciel de suivi du temps

Lorsque vous jonglez avec plusieurs tâches, vous pouvez facilement perdre la notion du temps. Un logiciel de suivi du temps empêche que cela se produise.Il vous aide à accomplir votre tâche dans les délais impartis sans compromettre la qualité de votre travail. Vous pouvez l'utiliser individuellement ou en équipe. Cela conduit à une amélioration de la productivité des employés.

• Pratiquer la matrice d'Eisenhower

Lorsque vous avez plusieurs projets et tâches, vous pouvez être submergé et perdre votre concentration. Vous venez de tout confondre et de commencer à travailler. En fin de compte, vous découvrirez peut-être que vous avez omis les tâches les plus importantes et manqué vos délais. La matrice d'Eisenhower vous aide à sortir de cette misère. Il vous permet de hiérarchiser efficacement les tâches.

Voici comment cela fonctionne. Vous divisez vos tâches en fonction de leur importance et vous vous concentrez dessus, les ignorez et les éliminez en conséquence. Les tâches sont réparties dans les segments suivants :

• Urgent et important
• Important et pas urgent
• Urgent et pas important
• Pas important et pas urgent

Avec cette segmentation, vous êtes en mesure d'accomplir les tâches les plus importantes et de respecter vos délais.

• Adoptez la technique Pomodoro

Travailler dur signifie travailler pendant de longues heures et s'épuiser. Travailler intelligemment signifie travailler pendant de courtes périodes et prendre des pauses intermittentes. En fin de compte, vous atteignez vos objectifs et respectez vos délais sans épuisement professionnel. C'est ce que propose la technique Pomodoro.

Après avoir priorisé vos tâches, commencez la première et travaillez dessus pendant 25 minutes d'affilée. Une fois le temps écoulé, faites une pause de 5 minutes pour vous étirer et vous détendre. Faites cela environ quatre fois avant de faire une pause plus longue de 30 minutes. Le logiciel de suivi du temps discuté précédemment devient utile ici. Vous découvrirez que vous accomplirez plus et serez plus rafraîchi.

• Tirez parti de la méthode Iceberg

Le concept de l'iceberg consiste à rassembler des ressources vitales et des notes pour une utilisation future. Lorsque vous faites cela, vous disposez d'unréférentiel de ressources prêt à être utilisé lorsque vous en avez besoin.Cette méthode vous fera gagner beaucoup de temps dans la recherche.

Voici comment vous pouvez tirer parti de cette méthode.

• Rassemblez des articles, des e-mails, des vidéos, des notes, etc. liés au travail.
• Étiquetez-les et organisez-les correctement
• Stockez-les
• Consultez-les chaque fois que vous avez une tâche

5 avantages de rester en avance sur vos délais

En plus de ne pas ruiner votre réputation et de ne pas perdre votre emploi, voici d'autres avantages à respecter vos délais et à les devancer.

• Mise au point améliorée

Les conseils de gestion du temps que vous avez pratiqués amélioreront votre pouvoir de concentration.Vous pourrez vous concentrer sur une tâche et la terminer avec succès avant de vous lancer dans une autre. Cela augmentera votre productivité et la qualité de votre travail.

• Maîtrise de la priorisation

La priorisation est un aspect essentiel de la gestion du temps. Lorsque vous en faites une habitude, vous faites les bonnes choses au bon moment et vous obtenez les bons résultats. Vous éliminerez les tâches inutiles et banales de votre emploi du temps et utiliserez votre temps de manière plus productive.

• Productivité accrue

Lorsque vous utilisez les conseils énumérés ci-dessus dans votre travail, vous constatez une augmentation de votre productivité. Vous accomplissez plus en moins de temps et la qualité de votre travail s'en trouve améliorée.

• Fiabilité accrue

Le respect de vos délais augmente la confiance que vos supérieurs ont en vous. Ils peuvent compter sur vous pour livrer votre travail en temps voulu sans compromettre la qualité. Cela augmente votre responsabilité et, éventuellement, votre rémunération.

• Réduction du stress

La pression des délais non respectés conduit au stress. Lorsque vous avez beaucoup de travail en attente dans votre assiette, votre niveau de stress augmente, affectant votre santé et votre productivité. Le respect de vos délais supprime ce stress. Vous êtes rafraîchi et ne subissez aucune pression pour livrer parce que vous avez un système de gestion du temps de travail.

Restez au top de votre jeu avec des conseils de gestion du temps éprouvés

Les personnes qui respectent les délais sont des atouts. Non seulement ils font le travail, mais ils montrent à leurs employeurs qu'ils prennent leur travail au sérieux et qu'ils feront tout pour atteindre les objectifs de l'organisation. Ces personnes sont soucieuses du respect des délais et s'engagent dans un système de gestion du temps de travail.

Même si certains facteurs causant des délais non respectés sont hors de leur contrôle, ils prennent en charge ceux qu'ils peuvent contrôler. En fin de compte, ils augmentent leur productivité, augmentent leur fiabilité, se bâtissent une réputation positive et deviennent des trésors de l'entreprise.

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