Éléments clés des fonctions du système d'information comptable (avec exemples)

La gestion des finances est l'une des tâches les plus difficiles impliquées dans les opérations commerciales. Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, a besoin d'un flux précis d'informations financières et comptables sur plusieurs canaux. C'est pourquoi vous devez disposer d'un processus systématique et automatisé de collecte, de stockage et de traitement de ces données pour créer des rapports destinés aux parties prenantes. C'est alors que les fonctions du système d'information comptable jouent aujourd'hui un rôle vital pour toute entreprise.

C'est simplement parce qu'il aide les entreprises en garantissant une précision optimale dans leurs rapports financiers et la tenue de leurs dossiers transactionnels. Ces informations sont facilement accessibles à l'autorité concernée chaque fois qu'elle en a besoin. Ainsi, un système d'information comptable facilite le processus décisionnel d'une entreprise.

Dans cet article, nous allons approfondir les fonctions d'un système d'information comptable. Avant cela, parcourons rapidement la définition d'un système d'information comptable et quels sont ses éléments clés.

Qu'est-ce qu'un Système d'Information Comptable ?

Un système d'information comptable alias AIS fait référence à l'outil utilisé par les entreprises pour suivre leurs finances, transactions, rapports et autres données comptables. Il permet aux décideurs de comprendre la santé globale d'une entreprise et d'agir en conséquence.

Un AIS bien structuré collecte, stocke et traite les données pour générer des rapports financiers intelligibles. Les comptables, les gestionnaires, les responsables financiers, les analystes commerciaux, les agences fiscales et les autres parties concernées peuvent suivre toutes les activités liées à la comptabilité à partir de l'AIS. Un logiciel AIS compétent fournit des données précises et opportunes et limite la circulation des données sensibles en utilisant des pratiques de sécurité optimales.

Les composants clés du système d'information comptable

Un système d'information comptable se compose principalement de sept éléments clés. Ces composants sont abordés ci-dessous dans les sections suivantes.

1. Personnes AIS

Les personnes qui utilisent un AIS relèvent de ce point. Des cadres de la suite C comme les directeurs financiers aux comptables et aux gestionnaires, quiconque utilise ce système est considéré comme des personnes AIS. Par exemple, la haute direction peut fixer des objectifs de vente pour le personnel. Les départements concernés reçoivent des notifications à ce sujet et les vendeurs peuvent saisir leurs commandes dans l'AIS. Cette information est transmise au service comptable et ils créent des factures.

Ensuite, les employés de l'entrepôt traitent ces commandes et organisent l'expédition. L'équipe de support client suit l'expédition et reste informée de l'état de la commande. Pendant tout ce processus, l'AIS gère toutes les procédures et crée des rapports de vente comprenant les coûts d'inventaire, de livraison et de production.

Les consultants, les analystes commerciaux et les services d'audit peuvent accéder à ces données pour analyser le coût total, les revenus et les bénéfices. De cette manière, un AIS inclut un large éventail de personnes dans son fonctionnement.

2. Procédures et instructions

Le système AIS doit suivre un ensemble de règles lors de la collecte et du traitement des données. Sinon, il y aura des divergences et des incohérences. Des méthodes précises sont indispensables pour assurer la bonne circulation de l'information. Les méthodes manuelles et automatisées font partie intégrante de ces procédures et instructions.

Vous devez créer des documents appropriés expliquant les processus suivis par votre système d'information comptable. Formez vos employés à suivre les procédures. Effectuez des entraînements répétitifs pour les habituer à suivre minutieusement les instructions. Ce n'est qu'alors que votre système d'information comptable produira des résultats précis de manière cohérente.

3. Données sources

Habituellement, les systèmes d'information comptable utilisent un langage de requête structuré en SQL pour gérer une base de données. Toute information affectant les questions financières de l'entreprise doit être incluse dans la base de données AIS. Une base de données AIS se compose généralement des types de données suivants.

• Commandes
• Données d'inventaire
• Grand livre général
• Acheter en ligne
• Factures transactionnelles
• Analyses et rapports
• Informations fiscales
• Données de paie
• Chronométrage et plus encore.

Gardez votre base de données AIS sans encombrement autant que possible. Évitez de stocker des données qui ne sont pas liées à la comptabilité financière de l'entreprise. Trop d'informations peuvent vous submerger lors de l'accès aux données requises.

4. Matériel et appareils

Vous aurez besoin de nombreux périphériques d'entrée et de sortie pour faire fonctionner correctement un système d'informations sur les comptes. Tous ces appareils et l'infrastructure informatique doivent être compatibles avec le logiciel AIS que vous utiliserez. Sinon, vous n'obtiendrez pas une expérience transparente lors de l'utilisation de l'AIS pour votre entreprise.

L'infrastructure doit inclure des sauvegardes pour les coupures et coupures de courant, les pannes matérielles, la connectivité Internet et tout autre appareil ayant un impact sur l'AIS. Voici une liste de certains des périphériques d'entrée et de sortie qui facilitent les processus AIS.

1. Des ordinateurs
2. Claviers
3. Modems/Routeurs
4. Lecteurs de code-barres
5. Moniteurs
6. Imprimantes
7. Projecteurs
8. Appareils mobiles
9. Alimentation de secours

5. Processeurs d'informations (logiciels)

Une fois que vous avez tout le matériel et les appareils prêts à votre disposition, il est temps d'intégrer le logiciel dans votre système. Ce logiciel traite toutes les données pertinentes et les publie dans des registres, des rapports et des journaux, et les rend disponibles pour utilisation. Les décideurs peuvent analyser les résultats et prendre des décisions sur la base de ces informations.

6. Stockage des informations

Le processeur de l'information ou le logiciel n'a pas de stockage physique où il peut stocker les données. Cela dépend généralement d'un serveur ou de périphériques de stockage tels que des disques durs. Assurez-vous que vous disposez de périphériques de stockage sécurisés facilement accessibles uniquement aux personnes autorisées.

7. Sécurité

Presque toutes les données générées par l'AIS sont des informations confidentielles. Vous devez avoir un contrôle interne sur la circulation de ces données sensibles. Les mesures de sécurité peuvent aller de simples mots de passe numériques à une identification biométrique complexe comme les empreintes digitales, la voix, la reconnaissance faciale et les scans de la rétine.

Un système d'information comptable de premier ordre peut empêcher les violations de données et protéger vos données contre les ordinateurs non autorisés. Votre AIS doit permettre aux personnes disposant d'une autorisation appropriée d'accéder à la base de données. Parce qu'il contient généralement des informations confidentielles sur l'entreprise et ses clients. Certaines des données sensibles sont les suivantes.

• Informations sur le salaire
• Détails personnels
• Numéros de sécurité sociale
• Données financières de l'entreprise
• Informations client
• Numéros de carte de crédit
• Informations financières des autres parties prenantes

Vous devez disposer d'un plan d'urgence pour protéger vos données contre les catastrophes naturelles, les surtensions inattendues, les virus informatiques et toute autre menace susceptible de vous faire perdre des données.

Fonctions du système d'information comptable

Un AIS compétent s'assure que toutes les informations financières de votre entreprise sont enregistrées dans le système avec le plus haut niveau de précision et de confidentialité. Il permet également aux employés respectifs d'accéder à ces données sensibles et de les récupérer en cas de besoin. Toutes les fonctions d'un système d'information comptable ont été décomposées dans la section ci-dessous.

1. Collecter et traiter les informations

Dans cette phase, un système d'information comptable accumule les données des ventes au comptant et des achats au comptant. Créances, dettes, paie, factures, etc. Le système informatisé traite toutes les données de débits et de crédits et les convertit en éléments d'information significatifs.

2. Générer des rapports pour la direction

Les membres de la direction tels que les directeurs des ventes, les directeurs de production, les analystes financiers et d'autres chefs de département peuvent prendre des décisions sur la base des rapports générés par un AIS. Ils peuvent analyser les performances financières et la situation actuelle de l'entreprise. Ainsi, ils peuvent définir des objectifs commerciaux réalisables alignés sur les ressources disponibles.

3. Interconnectez plusieurs départements

Un AIS peut créer un tableau de bord commun pour plusieurs départements interdépendants. Par exemple, le service des ventes peut télécharger son budget de vente pour l'équipe d'inventaire. Ensuite, ils peuvent prendre des mesures pour stocker des produits ou acheter des matériaux. Ensuite, le département respectif créera des factures. Ces informations seront disponibles pour tout service qui en aura besoin.

4. Avoir le contrôle sur la circulation des données

Un système d'information comptable traite des informations sensibles des clients, des vendeurs, des fournisseurs et de l'entreprise elle-même. Vous pouvez ainsi réguler le niveau de circulation des données. Un AIS aide les propriétaires d'entreprise à définir qui a accès aux données financières de l'entreprise. Vous obtiendrez un contrôle interne complet sur les données disponibles sur l'AIS.

5. Détecter les activités frauduleuses

Étant donné qu'un AIS garde une trace de toutes les transactions financières d'une entreprise, vous pouvez facilement détecter tout flux d'argent non autorisé et contre nature. Cela permet aux entreprises d'enquêter sur tout écart avant qu'il ne soit trop tard. Vous pouvez économiser des millions de dollars en investissant dans un système d'information comptable de qualité.

Avantages du système d'information comptable

Nous avons résumé dans cette section les avantages d'utiliser un système d'information comptable pour vous aider.

1. Processus de travail automatisé et rationalisé
2. Collecte et stockage efficaces des informations financières
3. Des données intelligibles à utiliser dans la prise de décision
4. Contrôle interne sur l'ensemble des informations comptables
5. Une meilleure communication entre les équipes interconnectées
6. Expérience client améliorée
7. Prévention de la perte d'informations sensibles

3 Exemples pratiques de système d'information comptable

Maintenant que vous connaissez les éléments et les fonctions d'un système d'information comptable, développons une compréhension plus approfondie en reliant votre apprentissage à des situations réelles. Nous avons compilé ici trois exemples pratiques pour vous aider à mieux comprendre l'utilité d'un AIS.

• Pour les distributeurs : les distributeurs dépendent généralement beaucoup des conditions de crédit lorsqu'ils traitent avec leurs clients. C'est pourquoi ils ont besoin d'informations précises sur les comptes clients. Plusieurs employés de différents départements peuvent accéder aux rapports payables afin qu'ils puissent suivre les paiements dus et en retard.

• Pour les entreprises de construction : Une entreprise de construction gère plusieurs projets simultanément. Un système d'information comptable lui permet de suivre les coûts et l'avancement de ses projets. Il produit des rapports sur les coûts des matériaux dépensés pour chaque bâtiment, les heures de travail restantes pour les ouvriers et le taux d'achèvement. De plus, il suit également les lignes de crédit et les échéances de remboursement des prêts.

• Pour les organismes à but non lucratif : Les organismes à but non lucratif gèrent leurs finances d'une manière différente. Ils gardent une trace des donateurs qui leur donnent de l'argent. Ces organisations doivent transmettre des relevés annuels du fonds à leurs donateurs avec les déclarations de revenus. Ces données sont également présentées au conseil d'administration, aux donateurs réguliers et au gouvernement.

Choisissez un logiciel ERP fiable pour tirer le meilleur parti des fonctions du système d'information comptable

Les entreprises utilisent désormais des logiciels complets pour gérer toutes leurs opérations. Un tel outil est appelé solutions ERP - Enterprise Resource Planning. Un logiciel ERP automatise et rationalise tous les départements d'une entreprise. Tous les aspects d'une entreprise sont gérés via un logiciel ERP.

De la gestion RH à la génération de données de vente ou de la relation client à la gestion comptable, un outil ERP a tout pour faire fonctionner une entreprise en même temps. Un système d'information comptable n'est qu'une petite fraction d'un système ERP à part entière. Donc, si vous obtenez une solution ERP fiable pour votre entreprise qui dispose d'un module de comptabilité avancé qui s'aligne sur les besoins de votre entreprise pour atteindre tous ses objectifs principaux.

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Cet article est écrit par Md. Tanvir Faisal, qui est un rédacteur de contenu avec plus de 4 ans d'expérience dans la rédaction de contenu, la rédaction, la relecture et l'édition. Il se concentre sur la rédaction de contenu informatif qui attire l'attention des médias sociaux et améliore la visibilité des moteurs de recherche. À ce jour, il a développé avec succès du contenu utile pour de nombreux sites Web dans tous les formats.