Exemples de texte de confirmation de rendez-vous et conseils pour en rédiger un

Presque toutes les personnes avec lesquelles nous interagissons possèdent un téléphone, y compris vos clients. Pour certaines entreprises, un rappel de rendez-vous est indispensable pour réduire le taux d'absentéisme. Les téléphones peuvent être un excellent moyen de transmettre ces rappels.

La confirmation des rendez-vous est importante si vous avez un salon de beauté, un centre de santé ou une entreprise qui fournit tout service nécessitant un rendez-vous. Cela vous aidera à optimiser les ressources et à gagner du temps . Mais comment implémenter la confirmation de rendez-vous ?

De nos jours, personne n'a le temps de passer des appels téléphoniques pour confirmer ses rendez-vous, donc les SMS de rappel de rendez-vous peuvent être un bon choix.

Au début, certains peuvent penser que les textos manquent de personnalité. Si vous vous posez des questions à ce sujet, il est important de noter que les messages texte peuvent être personnalisés pour correspondre au ton de votre marque , entreprise ou service .

Heureusement, il existe de nombreux modèles de rappel de rendez-vous que vous pouvez utiliser pour intégrer facilement les SMS dans votre entreprise. Jetez un œil aux conseils suivants pour créer d'excellentes options de texte de confirmation de rendez-vous.

Textes de confirmation de rendez-vous : de quoi s'agit-il ?

Plusieurs rendez-vous manqués peuvent affecter négativement votre entreprise. Chacun vous coûte du temps, des ressources et de l'argent. Une raison courante pour laquelle les gens manquent des rendez-vous est simplement l'oubli, et cela peut être facilement résolu avec des SMS de rappel.

Le taux de non-présentation peut être minimisé, voire complètement éliminé, avec des messages SMS. Celles-ci sont envoyées quelques jours voire heures avant un rendez -vous, afin que la personne puisse confirmer, annuler ou reporter. Tout ce qu'ils ont à faire est de suivre un lien, ce qui vous évite bien des ennuis.

Les entreprises de services dans divers domaines suivent cette approche, comme les services vétérinaires et médicaux, les dentistes et les salons de beauté, pour n'en nommer que quelques-uns.

Les rappels de rendez-vous par SMS peuvent être simples ou complexes, comme nous pouvons le voir dans les exemples suivants :

Rappel SMS simple :

"Bonjour à tous. Ceci est un rappel rapide de votre rendez-vous chez le coiffeur aujourd'hui à . »

Rappel SMS complexe :

« Bonjour Sophie ! Nous voulons vous rappeler votre séance de kinésiologie avec le Dr Hopeson aujourd'hui à 14 h. Si vous souhaitez reporter votre rendez-vous, veuillez cliquer ici.

Maintenant, il est important que vous établissiez l'objectif de vos rappels SMS . Vous n'essayez pas de vendre et vous n'essayez pas d'engager votre client avec votre marque ; vous avez juste besoin d'eux pour confirmer ou reprogrammer afin que vous puissiez planifier à l'avance.

Si vous savez qu'une personne ne se présentera pas, vous pouvez utiliser ce temps pour d'autres tâches et optimiser le flux de travail de votre entreprise.

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Comment créer des textes de confirmation de rendez-vous efficaces : trucs et conseils

Les SMS de rappel doivent contenir certaines informations, telles que la date du rendez-vous. Il est important que le client reçoive les informations nécessaires sur ses rendez-vous et un appel à l'action l'encourageant à confirmer .

Voici quelques conseils sur les textes de rappel de rendez-vous qui peuvent être utiles lors de la création du vôtre.

Personnalisez votre rappel de rendez-vous : ajoutez le nom du client

L'envoi de SMS est plus personnel qu'un appel téléphonique ou un e-mail, car c'est ainsi que les gens communiquent avec leurs amis et leur famille. Par conséquent, nous vous recommandons de commencer par "Salut, John", si votre entreprise est informelle. Si vous souhaitez opter pour une approche plus formelle, vous pouvez toujours choisir "Bonjour, John Smith".

Le ton ne doit pas être le même pour un institut de beauté, un cabinet médical ou une société financière. Pourtant, dans chaque cas, vous devez vous adresser au client par son nom. Cela apporte une touche personnalisée qui vous aidera à maintenir votre taux de fréquentation à son meilleur.

Ensuite, il est temps pour le reste de l'information. Ce que vous ajouterez et comment le faire sont décrits dans les sections suivantes.

Présentez-vous correctement

Même si une personne a réservé votre service, cela ne signifie pas qu'elle sait qui vous êtes uniquement à partir du texte. Ils pourraient ne pas avoir votre numéro enregistré parmi leurs contacts. De plus, ils peuvent avoir des rendez-vous avec d'autres fournisseurs.

Ce n'est donc pas une perte de temps d' ajouter le nom de votre entreprise à votre rappel de rendez-vous . Ainsi, le client peut vous reconnaître facilement et est moins susceptible de rejeter votre message.

Recueillir un opt-in

Avant d'envoyer des messages de rappel de rendez-vous, assurez-vous que la personne vous a donné son consentement. Vous pouvez collecter des opt-ins pour recevoir des SMS de différentes manières ; les clients peuvent remplir un formulaire numérique ou imprimé en personne. Habituellement, au moment de l'inscription, il y a une case à cocher opt-in.

Assurez-vous également que vous respectez les règles de confidentialité en vigueur et que vous n'envoyez pas d'informations à des tiers ou à d'autres sociétés.

Inclure toutes les informations sur le rendez-vous : date, heure et lieu

Chaque message de confirmation de rendez-vous a le même objectif : rappeler aux clients le lieu, l'heure et la date de leur rendez -vous . Bien que cela ait sûrement été stipulé au moment de la réservation, nous ne savons pas si la personne a conservé toutes les données. Par conséquent, c'est une bonne idée d'inclure au moins ces informations sur le rendez-vous à venir. L'exemple suivant parle de lui-même :

"Salut John. Ceci est pour vous rappeler votre rendez-vous demain à 14 heures avec le docteur Hopeson à l'hôpital général, situé au 1267, 24e rue, deuxième étage.

Confirmer les détails importants

À ce stade, vous devez être prudent. Vous ne voulez pas surcharger les clients avec des détails inutiles, mais vous devez leur donner les informations de base.

Par exemple, faites-leur savoir s'ils doivent arriver 10 minutes plus tôt s'ils doivent s'inscrire à la réception ou s'ils doivent apporter des documents importants avec eux .

Assurez-vous que vos rappels de rendez-vous par SMS sont concis mais informatifs.

Encouragez vos clients à confirmer les rendez-vous

Outre l'option de confirmation, les clients doivent pouvoir facilement annuler ou reprogrammer . Ajoutez un lien pour qu'ils puissent le faire sans tracas, en évitant les appels téléphoniques et les e-mails fastidieux.

En gérant la reprogrammation de cette manière, vous économisez beaucoup de ressources. Les messages texte sont plus faciles à gérer pour le personnel que les rappels d'appels téléphoniques, car ils n'ont pas besoin d'être immédiatement disponibles pour y répondre.

Grâce aux SMS de rappel, les réceptionnistes peuvent traiter de nombreuses autres demandes à la fois au fur et à mesure qu'elles arrivent.

Voici un exemple de SMS de rappel de rendez-vous :

«Chère Mary, ce message est pour confirmer votre rendez-vous de massage le mercredi 8 juin à notre succursale de Hartford. Pour annuler ou reporter, veuillez cliquer ici. Sinon, appuyez sur 'A' pour confirmer.

Inclure un bouton de désabonnement

Bien que les rappels de texte soient utiles, tout le monde ne préfère pas cette méthode. Assurez-vous que les clients ont la possibilité de se désabonner s'ils ne souhaitent plus recevoir de rappels de rendez-vous par SMS.

Inclure les contacts du support client

N'oubliez pas d'inclure un numéro de téléphone pour le support client. Même s'ils peuvent répondre au SMS, certains clients peuvent se sentir plus à l'aise d'avoir quelqu'un à appeler s'ils ont besoin d'aide . L'exemple suivant illustre bien cela.

«Chère Mary, vous avez un rendez-vous le mercredi 8 juin à la succursale« Healthy and Happy »de Hartford. Répondez pour répondre ou reporter en appelant notre bureau : (111) 456-7890.

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Exemples de texte de rappel de rendez-vous

Dans cette section, vous trouverez des exemples de texte de confirmation de rendez-vous pour différentes industries.

Pratiques médicales _ _

" Bonjour Julien. Ce message est pour vous rappeler votre rendez-vous du 9 juin à 14h. Cette consultation est spécialement réservée pour vous et le Dr Hopeson. Si vous devez annuler, veuillez le faire 48 heures à l'avance en envoyant un SMS ou en appelant ce numéro.

"Bonjour Mary. Vous avez été invité à un entretien dans notre centre « Healthy and Happy » au 350024th street. Si vous avez des questions, veuillez appeler le (1111) 567-890. Patricia.

"Salut Suzanne. N'oubliez pas votre rendez-vous avec le docteur Hopeson à l'hôpital Memorial le 10 juin à 14 h. Textez CONFIRMER ou ANNULER et ARRÊTER pour terminer .

« Veuillez vous souvenir de votre rendez-vous avec le Dr [nom de famille] le [date et heure] à [lieu]. Veuillez nous informer à l'avance si vous souhaitez annuler ou reporter. [Nom de l'entreprise et coordonnées]."

"Je suis [nom de la réceptionniste] de [nom de la clinique] pour vous rappeler votre rendez-vous pour une [intervention] avec le Dr [nom de famille] le [date et heure] à [adresse]."

« Votre rendez-vous avec le Dr [nom de famille] est demain à [heure]. Assurez-vous d'arriver 10 minutes à l'avance. Reprogrammez ou annulez en envoyant un SMS [mot clé/chiffre] ."

Dentistes

« Salut Sarah ! Votre rendez-vous avec notre hygiéniste dentaire est demain à 14 h à notre succursale de Woodbury Lane. Pour reprogrammer, cliquez simplement ici [lien].

"Chère Mary, félicitations pour avoir choisi un sourire blanc et lumineux pour cette saison ! Nous vous attendons le 15 juin à 15h à notre succursale Rangerly au 3500 24e rue. N'hésitez pas à annuler ou à reporter votre rendez-vous en appelant ou en envoyant un SMS à ce numéro.

"Chère Mary Johnson. Vous avez rendez-vous au Lincoln Dentist Center pour une procédure de blanchiment. Nous vous attendons le 13 juin à 14 h. Si vous ne pouvez pas vous déplacer, veuillez nous appeler au (111) 567-890 pour changer la date et l'heure de votre visite.

Salons de beauté

« Salut Julia ! Voici Tiffany du centre Beauty for the Soul. J'ai bien reçu votre demande de massage le 10 juin à 17h. Nous nous réjouissons de votre visite ! Pour éviter les frais de non-présentation, assurez-vous de nous faire savoir si vous devez reprogrammer . Appelez ce numéro pour reporter ou annuler.

"Bonjour Joséphine. Vous êtes booké pour une coupe au salon Beauty for the Soul le 14 juin à 10h Besoin de reporter ? Appelez le (111) 567-890 et faites-nous savoir un moment plus approprié pour vous !

"Natalia, merci d'avoir réservé une coupe de cheveux dans notre salon Beauty for the Soul. Vous êtes programmé pour le 06.06.22 à 14h T ext ANNULER ou CONFIRMER . Pour reprogrammer, appelez notre bureau au (111) 555-55555. Textez STOP pour terminer.

« Êtes-vous prête à être plus jolie ? Vous avez rendez-vous pour une séance d'épilation laser demain à 15h A demain !”

"Bonjour Kate Miller. Voici Sarah Michelle du salon Beauty for the Soul. Vous avez rendez-vous pour une coupe de cheveux avec Natalia Coleman le 16 juin à 15 h. Si vous avez des questions concernant ce rendez-vous, veuillez répondre à ce message.

Vétérinaires

« Cher [nom], [nom de l'animal] a rendez-vous avec le Dr [nom] le [date et heure] le [adresse]. Veuillez confirmer votre présence!"

"Bonjour à tous! [Nom de l'animal] est convoqué pour [son] suivi chirurgical demain à 14 h. Nous vous verrons là-bas. Appelez si vous souhaitez reporter et éviter les amendes de non-présentation !

"Cookie a un rendez-vous de chirurgie chez Willbourg Veterinarians le 10 juin à 10h. Répondez Oui pour confirmer ou AIDE pour plus d'options ."

« Salut Sarah ! On vous attend toi et Frido demain pour son bain ! Le rendez-vous est à 11h. Avez-vous besoin d'apporter des modifications ? Veuillez nous appeler au (111) 444-4444. A demain tous les deux !"

Banques

« M. Brooks, ceci est un message concernant votre rendez-vous à la Banque centrale le 1er juillet, 9 h. Si vous souhaitez reporter ou annuler, veuillez appeler ce numéro. Tapez STOP pour terminer.

« Bonjour, Catherine ! Ceci est un rappel rapide de votre consultation financière à la Banque centrale au 3478 24e rue. Votre rendez-vous est le 1er juillet à 10 h. Envoyez OUI par SMS pour confirmer ou appelez ce numéro pour le reprogrammer. »

"Salut, Jason. Vous avez rendez-vous avec notre conseiller en placement, John Smith, le 24 juin à 9 h. Il vous attend à son bureau de la succursale centrale, deuxième étage. Veuillez répondre pour reporter ou annuler.

« Bonjour, [prénom] ! Vous avez un rendez-vous le [date et heure] à notre [nom de la succursale] à [adresse]. Envoyez OUI pour confirmer ou appelez ce numéro pour reprogrammer.

Remise en forme C entre

« Bonjour, [prénom] ! Ceci est un petit rappel de votre séance d'entraînement de deux heures prévue demain à 17 h. Appelez-moi si vous avez des questions ! [Nom de l'entraîneur personnel].”

"Bonjour, [nom], c'est [nom de l'entraîneur personnel] à [nom du gymnase]. Envoyez OUI par SMS pour confirmer votre rendez-vous le [date et heure]. À plus tard!"

Divers

« Bonjour, [nom du client]. Veuillez envoyer OUI par SMS pour confirmer votre rendez-vous de cours de conduite le [date et heure]. Pour annuler, veuillez répondre NON. Pour reprogrammer , cliquez sur [lien] ."

« [Nom de l'entreprise] a reçu votre demande d'entretien complet du véhicule. La maintenance durera [durée] et est prévue pour [date et heure] à [adresse]. Répondez CONFIRMER si vous pouvez assister à ce rendez-vous ou AIDE si vous devez le reporter.

« Salut Sophie ! Nous vous avons réservé pour un rendez-vous d'évaluation de propriété le 2 juillet à 13 h. Textez OUI pour confirmer. Téléphone : (111) 444-4444. Julia Thompson.

"Bonjour, [prénom], votre rendez-vous avec [nom de l'entreprise] le [date et heure] est confirmé sous le numéro [numéro d'enregistrement]. Vous pouvez annuler ce rendez-vous via notre site internet. Envoyez STOP pour vous désabonner.

Éducation

« Salut, Kévin. Répondez OUI pour confirmer vos séances de conseil en carrière le [date et heure] chez [nom de l'entreprise] . Si vous avez besoin d'aide, veuillez répondre à ce message.

« Bonjour, [nom]. Vous avez un cours de guitare de [durée] avec [nom du professeur] le [date et heure]. Le professeur vous attendra à [nom de la succursale]. Répondez OK pour confirmer ou répondez à ce message pour reprogrammer.

« Le numéro de la salle de répétition [numéro de la salle] est réservé pour [nom et prénom] le [date et heure]. Pour éviter d'éventuelles amendes, veuillez respecter les règles attachées au tableau et laisser l'endroit propre et net.

Commerce de détail

« Hé, Laure ! Nous avons reçu votre RSVP pour notre grande vente du 18 juin à 17h . m . à notre succursale principale! Nous espérons que vous trouverez tout ce dont vous avez besoin, et nous vous verrons là-bas!”

"Mary Rivero est prévue pour un essayage avec [nom de l'entreprise] le [date et heure]. Nous vous attendons à notre succursale principale située à [adresse]. S'il vous plaît ne nous laissez pas pendre! Répondez à ce message pour toute modification de votre réservation.

Conclusion : quel est le meilleur texte de confirmation de rendez-vous ?

Vous pouvez choisir d'utiliser l'un de ces modèles ou d'écrire votre propre texte de confirmation de rendez-vous. L'important est de toujours garder l'objectif à l'esprit : réduire les no-shows.

Il est important de se rappeler que l'envoi de rappels de rendez-vous n'est pas une garantie de présence à 100%, mais ils réduisent sûrement les taux d'absentéisme.

En écrivant des SMS pour confirmer le rendez-vous à venir, vous optimisez votre flux de travail et faites une meilleure utilisation de vos ressources. De plus, les textes de rappel sont d'excellents moyens de garder votre public engagé avec votre marque.

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