Les meilleurs modèles d'e-mails de rendez-vous que vous devriez utiliser

Chaque fois que vous souhaitez programmer, confirmer, reporter, annuler ou simplement rappeler à quelqu'un le rendez-vous à venir, vous devez envoyer un e-mail de réunion approprié. Étant donné que chaque e-mail a ses règles et recommandations de formatage, il est préférable d'avoir un modèle d'e-mail de rendez-vous facilement accessible à utiliser lorsque la situation l'exige.

Cet article vous donnera les meilleurs conseils pour rédiger un e-mail de rendez-vous parfait, ainsi qu'un certain nombre de modèles qui pourraient vous être utiles.

Format d'e-mail du calendrier de rendez-vous

Pour les demandes de rendez-vous ou les e-mails de rappel de rendez-vous, la simplicité et la formalité sont essentielles.

Commencez toujours par une ligne d'objet ciblée, afin que la personne qui reçoit votre e-mail sache immédiatement de quoi il s'agit.

Ensuite, transmettez votre message sur un ton simple et poli. Pour terminer votre e-mail, ajoutez un appel à l'action et incluez vos coordonnées, ainsi qu'un accueil chaleureux et professionnel.

La ligne d'objet

Les lignes d'objet sont souvent sous-estimées, mais elles sont l'un des éléments les plus vitaux d'un e-mail. Cela dit, ils doivent toujours être concis et informatifs.

Lorsque vous rédigez un e-mail de demande de réunion , utilisez une ligne d'objet simple telle que " Demande de réunion " ou " Demande de rendez-vous ".

Les e-mails de rappel sont essentiels pour réduire les absences. Dans ce cas, vous pouvez écrire « Rappel de rendez-vous pour (date/heure) » ou « (date/heure) E-mail de confirmation de rendez-vous ».

L' e-mail de confirmation parfait a besoin d'une ligne d'objet utile. Une option est « Confirmation du rendez-vous (de service) le (date/heure) ». Vous pouvez également utiliser « (date/heure) Message de confirmation de rendez-vous ».

Le corps

Commencez toujours votre e-mail de rendez-vous par une salutation polie, comme vous le feriez dans une conversation normale. La politesse est primordiale, que vous écriviez à des clients potentiels, à un nouveau client ou à une autre entreprise.

Utilisez une salutation formelle comme « Cher » suivi du nom du destinataire. Si vous souhaitez un e-mail de demande de rendez-vous moins formel, commencez par « Bonjour » ou « Salut ».

Si vous envoyez un e-mail de demande de réunion , vous devez vous présenter brièvement et expliquer la raison pour laquelle vous les contactez. Inclure les détails concernant la date, l'heure et le lieu de la réunion.

Étant donné que vos horaires peuvent ne pas s'aligner, ajoutez plusieurs options que la personne pourra choisir à sa convenance. Vous pouvez utiliser un tableau ou des puces pour cela.

Une autre stratégie consiste à offrir au destinataire la possibilité de suggérer une date et un lieu qui conviennent à son emploi du temps.

Si vous rédigez un e-mail de confirmation , vous souhaiterez également inclure les détails les plus importants du rendez-vous, afin que vos clients/clients/partenaires commerciaux puissent avoir ces informations à leur disposition à tout moment.

Pour un e-mail de rappel , incluez tous les détails de la réunion et soulignez comment et quand le destinataire peut reporter/annuler son rendez-vous.

Conclure l'e-mail

Quel que soit le type d'e-mail que vous écrivez, votre objectif est de recevoir des commentaires positifs. Ainsi, vous devez inclure des options viables pour que le destinataire de l'e-mail vous contacte. À tout le moins, incluez votre numéro de téléphone professionnel et votre adresse e-mail professionnelle.

De plus, demandez une réponse ou une confirmation du rendez-vous. Cela augmentera vos chances de succès.

Ensuite, vous pouvez conclure votre message par un salut cordial et une signature.

Modèles d'e-mails de rendez-vous que vous pouvez utiliser

• Modèles d'e-mails de prise de rendez-vous
• Modèles d'e-mails de rappel de rendez-vous
• Modèles d'e-mail d'annulation ou de report de rendez-vous
• Modèles d'e-mails d'offres marketing et commerciales
• Modèles d'e-mail de confirmation de rendez-vous
• Modèles d'e-mails de suivi

Modèles d'e-mails de prise de rendez-vous

Échantillon 1 :

Cher Monsieur/Madame. (Nom du destinataire),

Je vous contacte pour fixer un rendez-vous afin d'explorer une éventuelle perspective d'affaires.

Je souhaite un rendez-vous le (date/heure) à (suggérer un lieu).

Cette heure et ce lieu vous conviennent-ils ?

Si un autre moment et lieu serait préférable, merci de me le faire savoir.

J'ai hâte de vous rencontrer.

Merci,

(Votre nom)

Échantillon 2 :

Bonjour (nom du destinataire),

Je souhaite prendre rendez-vous avec vous pour (activité professionnelle de la personne).

Je crois que ce serait une excellente occasion d'approcher (ce dont vous discuterez lors de votre visite).

Vous pouvez trouver plus d'informations jointes à cet e-mail pour que vous puissiez les lire avant notre rencontre.

Actuellement, mes disponibilités sont les jours et horaires suivants.

(Inclure les dates et heures.)

Est-ce que l'un d'entre eux vous convient ?

Cordialement,

(Votre nom)

Échantillon 3 :

Bonjour (nom du destinataire),

Je m'appelle (votre nom). Je vous écris pour planifier une réunion avec vous pour discuter de (sujet).

La discussion nous donnera l'occasion de (préciser ce que vous attendez de la rencontre).

Actuellement, je peux vous rencontrer aux jours et heures indiqués ci-dessous :

(Inclure les dates et heures.)

Je serais heureux de venir chez vous (ou de recommander une alternative possible).

Veuillez confirmer la réception de cet e-mail et m'indiquer la date qui vous convient le mieux afin que je puisse la réserver.

Au lieu de cela, si vous avez un autre jour ou une autre heure en tête, veuillez m'envoyer un e-mail à (coordonnées).

J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles et de vous rencontrer sous peu.

(Votre nom)

Modèles d'e-mails de rappel de rendez-vous

Échantillon 1 :

Cher Monsieur/Madame. (nom du client),

Vous recevez cet e-mail de (nom du fournisseur) pour vous rappeler votre rendez-vous à (heure et date).

Pour un report, veuillez répondre à cet e-mail ou utiliser le numéro de téléphone suivant : (numéro de téléphone professionnel).

Les rendez-vous manqués avec moins de 24 heures de préavis peuvent entraîner des frais pouvant aller jusqu'à des frais (de valeur).

Cordialement,

(Votre nom et fonction dans l'entreprise)

(Nom de l'entreprise)

(Adresse d'affaires)

Échantillon 2 :

Bonjour (nom du client),

Cet e-mail n'est qu'un rappel rapide du rendez-vous de (nom de l'employé ou titre du poste) à (adresse) à (description concise de l'objectif de la visite).

Veuillez vous assurer (action nécessaire pour effectuer le service) avant l'arrivée de (nom de l'employé ou titre du poste).

Pour les demandes de renseignements et les modifications, veuillez contacter les contacts suivants : (numéro de téléphone et e-mail professionnels).

Merci et a bientot!

(Votre nom et fonction dans l'entreprise)

(Nom de l'entreprise)

(Adresse d'affaires)

Échantillon 3 :

Bonjour (Nom du client),

Cet e-mail est un rappel amical confirmant votre rendez-vous de réunion le (date/heure).

Pour garantir votre réservation, veuillez répondre à cet e-mail de confirmation. Vous pouvez également appeler le numéro de téléphone du bureau de (nom de l'entreprise) : (numéro de téléphone de l'entreprise).

Nous sommes impatients de vous rencontrer bientôt !

(Nom de l'entreprise)

(Adresse d'affaires)

(Contact)

Pour plus d'inspiration, consultez cet article qui révèle encore plus de modèles de rappel de réunion et d'astuces d'écriture.

Modèles d'e-mail d'annulation ou de report de rendez-vous

Échantillon 1 :

Cher Monsieur/Madame. (Nom du destinataire),

En raison de circonstances imprévues, je dois annuler notre réunion d'affaires pour le (date/heure de la réunion). Je suis désolé de vous informer si près de notre rendez-vous fixé et des éventuels inconvénients que cela pourrait occasionner.

Je suis prêt à le reporter à un autre moment qui pourrait nous convenir à tous les deux.

Bien à vous,

(Votre nom)

Échantillon 2 :

Bonjour (nom du destinataire),

Malheureusement, je vais devoir reporter notre rendez-vous. Veuillez utiliser le lien suivant pour sélectionner une autre date/heure qui vous convient.

(Inclure un lien vers un site Web avec des options de reprogrammation).

J'apprécie votre compréhension.

Sincèrement,

(Votre nom)

Modèles d'e-mails d'offres marketing et commerciales

Échantillon 1 :

Cher Monsieur/Madame. (nom du client),

Nous apprécions votre demande concernant la procédure pas à pas du produit. Je suis disponible pour convenir d'un rendez-vous afin de discuter de toutes vos questions.

Veuillez cliquer sur ce lien pour programmer une date/heure :

(Inclure le lien de planification).

Meilleurs voeux,

(Votre nom)

(Nom de l'entreprise)

Échantillon 2 :

Bonjour (nom du client),

J'espère sincèrement que vous êtes satisfait de votre produit !

Chez (Nom de l'entreprise), nous recherchons constamment de nouvelles façons d'aider nos clients à réussir.

Nous proposons une mise à niveau de votre forfait actuel, qui, je pense, pourrait mieux répondre à vos besoins que celui que vous utilisez actuellement. Faites-le moi savoir, et je serai heureux de vous envoyer plus d'informations à ce sujet.

Si vous souhaitez prendre rendez-vous pour discuter de cette offre en personne, veuillez cliquer sur le lien suivant.

J'espère parler avec vous bientôt!

(Votre nom)

(Contact)

Échantillon 3 :

Bonjour (Nom du client),

Merci de nous contacter. Nous sommes ravis de parler avec vous!

Vous pouvez configurer votre rendez-vous de démonstration en cliquant sur ce lien :

(Inclure un lien de site Web).

Nous sommes impatients de discuter avec vous sous peu.

Bonne journée!

(Votre nom)

(Nom de l'entreprise)

Modèles d'e-mail de confirmation de rendez-vous

Échantillon 1 :

Cher Monsieur/Madame. (nom du client),

J'envoie cet e-mail de confirmation de votre prochain rendez-vous le (date/heure) avec (nom du membre du personnel).

N'hésitez pas à nous contacter pour des demandes de renseignements ou des modifications.

Bien à vous,

(Votre nom)

(Ton contact)

(Nom de l'entreprise)

Échantillon 2 :

Bonjour (nom du client),

Ce message est un rappel amical de votre (service) rendez-vous avec (nom du fournisseur) à (lieu) le (date/heure).

La réponse à cet e-mail confirme l'heure prévue.

Utilisez le contact (numéro de téléphone professionnel) ou l'e-mail (adresse e-mail) suivants pour toute question ou modification.

Cordialement,

(Votre nom)

(Nom de l'entreprise)

Si vous voulez en savoir plus, jetez un œil à ce guide étape par étape sur la façon de rédiger un e-mail de confirmation de rendez-vous génial.

Modèles d'e-mails de suivi

Échantillon 1 :

Cher Monsieur/Madame. (Nom du destinataire),

Je suis (votre nom et fonction) chez (nom de l'entreprise). La raison pour laquelle je vous contacte est de donner suite à notre rendez-vous et de répondre à toute question que vous pourriez avoir sur (le sujet abordé).

Je suis disponible pour organiser une réunion rapide afin de discuter de vos plans et d'explorer comment (nom de l'entreprise) peut vous aider.

Bien à vous,

(Votre nom)

(Nom de l'entreprise)

Échantillon 2 :

Bonjour (nom du destinataire),

J'ai apprécié notre conversation d'aujourd'hui et j'aimerais suggérer de discuter des objectifs de (nom de l'entreprise) lors de notre prochain rendez-vous.

Vous pouvez accéder à mes heures disponibles sur le lien ci-dessous et réserver une date et une heure qui vous conviennent.

(Inclure le lien du site Web).

Veuillez envoyer vos questions à cette adresse e-mail au préalable.

Meilleurs voeux,

(Votre nom)

Alors, quel est le meilleur modèle d'e-mail de rendez-vous pour vous ?

Cet article a partagé 15 exemples de modèles d'e-mails simples que vous pouvez utiliser pour tous vos besoins liés aux rendez-vous, y compris les demandes spéciales et les e-mails de suivi.

Nous admettons que les e-mails de prise de rendez-vous peuvent être intimidants au début. Mais une fois que vous aurez compris leurs meilleures pratiques, vous comprendrez pourquoi elles sont précieuses pour les entreprises.

Et ce qui peut être encore plus précieux, c'est l'automatisation du processus d'envoi des e-mails de rendez-vous.

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