7 meilleurs outils logiciels de gestion de documents à essayer

Les documents jouent un rôle important dans la durée de vie et les opérations quotidiennes de chaque entreprise. Il est extrêmement important de les stocker et de les protéger correctement. C'est là que certains des meilleurs logiciels de gestion de documents peuvent entrer en jeu pour vous aider à comprendre le flux de travail des documents de votre entreprise et vous assurer que rien n'est perdu dans le processus.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents (DMS) ?

Le logiciel de gestion de documents supprime les tracas liés au stockage des fichiers physiques et les déplace tous dans le cloud. Il peut être frustrant de passer des heures à chercher un document pour se rendre compte plus tard qu'il n'existe pas du tout. Le logiciel de gestion de documents vous permet d'organiser facilement et commodément des documents numériques et des dossiers papier.

Si vous ne disposez pas d'un tel logiciel pour vous, la récupération d'un document important peut prendre des heures, voire des jours, ce qui peut constituer un énorme obstacle pour toute votre équipe.

Le meilleur logiciel rendra le travail rapide et fluide. Il existe plusieurs options sur le marché, et si vous recherchez le meilleur logiciel de gestion de documents, ce guide vous aidera à prendre la meilleure décision en fonction de vos besoins.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de documents pour vous

Il est difficile de choisir le bon logiciel de gestion de documents pour votre entreprise. Gardez toujours un œil sur les fonctionnalités suivantes lors de la présélection de vos options.

Meilleur logiciel de gestion de documents en 2022

Maintenant que vous savez exactement à quelles fonctionnalités vous attendre du meilleur logiciel de gestion de documents, examinons les meilleures options disponibles.

1.Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint est probablement l'une des solutions de ce type les plus connues et l'un des systèmes de gestion de documents d'entreprise les plus complets disponibles aujourd'hui. Il propose des outils adaptés aux besoins de chaque entreprise. Outre ses capacités de gestion de documents, vous pouvez utiliser SharePoint pour servir d'intranet "intelligent" à votre entreprise. Il existe des applications disponibles pour tous les appareils et une bonne fonctionnalité de partage qui offre une collaboration transparente. À l'aide de OneDrive, vous pouvez également synchroniser vos fichiers entre le cloud et les disques durs locaux.

️ Fonctionnalités :

• Suivi d'activité
• Gestion du calendrier
• Modèles personnalisables
• Gestion de documents
• Synchronisation des données
• Partage de fichiers
• Modèles de documents

Tarification :

• Plan 1 : 5 $/utilisateur/mois avec 1 To de stockage
• Forfait 2 : 10 $/utilisateur/mois
• Office 365 E3 : 20 $/utilisateur/mois

2. Bitrix24

Bitrix24 est un logiciel de gestion de documents utilisé par des millions de personnes dans le monde. Il est disponible sur site et dans le cloud. Le logiciel permet la synchronisation de fichiers, l'accès mobile, le partage de fichiers, le lecteur personnel et d'entreprise, l'édition multi-utilisateurs, l'édition hors ligne, etc. Il est disponible pour un essai gratuit de 30 jours.

️ Fonctionnalités clés :

• Contrôles d'accès
• Tableau de bord et suivi d'activité
• Alertes/notifications
• Génération et stockage de documents
• Gestion de documents

Tarification :

• Cloud de base : 39 $/mois
• Standard : 79 $/mois
• Professionnel : 159 $/mois
• Essai gratuit de 30 jours disponible

3. Rubex

Rubex by eFile Cabinet est un logiciel de gestion de documents qui offre un stockage en nuage et une solution efficace de partage de fichiers. Cela permettra à votre entreprise de se passer de papier et de gérer efficacement les dossiers. Rubex est idéal pour les petites et moyennes entreprises et vous permettra de partager des documents au sein de l'organisation et également de mettre en place une conservation des documents. Il dispose d'une bonne fonctionnalité de recherche, de création de modèles, de flux de travail automatisés et de partage de fichiers.

️ Fonctionnalités clés :

• Système eFile Cabinet DM
• Partage de fichiers sécurisé
• Authentification à deux facteurs (2FA)
• Paramètres de sécurité personnalisés
• Outils de conformité
• Intégration Microsoft Office
• Accès mobile
• Piste d'audit
• Automatisation du flux de travail

Tarification :

• Débutant : 15 $/utilisateur/mois pour 25 Go de stockage
• Avantage : 30 $/utilisateur/mois avec 1 To de stockage mais limité à trois utilisateurs
• Entreprise : 55 $/utilisateur/mois et 5 To de stockage

4. M-Files

M-Files est idéal pour les petites et grandes entreprises de différents secteurs. Le logiciel sur site basé sur le cloud comprend des fonctionnalités clés, telles que des fonctionnalités de signature électronique, la gestion des autorisations, des flux de travail automatisés et un accès hors ligne. Il dispose également d'un moteur de recherche qui vous permettra de rechercher facilement des documents. Vous pouvez également rechercher le texte du document à l'aide de l'outil.

️ Fonctionnalités clés :

• Contrôles d'accès/autorisations
• Suivi de la conformité
• Piste d'audit
• Outils de collaboration
• Modèles personnalisables
• Gestion de contenu
• Classement des documents
• Gestion des actifs numériques
• Génération de documents

Tarification :

• Vous devez contacter M-Files pour connaître les prix et il propose également un essai gratuit.

5. SignNow

SignNow propose une solution de signature électronique qui vous permet de signer, d'envoyer et de gérer vos documents sur votre appareil. Il offre une sécurité élevée et est simple à utiliser. Il vous permet de regrouper plusieurs documents en un seul colis et d'envoyer un document à plusieurs personnes à la fois. SignNow comprend également une piste d'audit et est basé sur le cloud.

️ Fonctionnalités clés :

• Piste d'audit
• Capture de signature mobile
• Modèles personnalisables
• Rappels
• Analyse de documents
• Signature multipartite
• Suivi de l'avancement des tâches

Tarification :

• Entreprise : 8 $/utilisateur/mois (payé annuellement)
• Business Premium : 15 $/utilisateur/mois (payé annuellement)
• Professionnel : 30 $/utilisateur/mois (payé annuellement)

6. MasterControl

MasterControl est un système de gestion de la qualité qui propose également un logiciel de contrôle de documents dans le cadre de sa solution. Cela mettra probablement fin à vos processus papier. MasterControl offre une grande flexibilité et vous permet de mettre en œuvre un système de gestion de documents qui fonctionne pour votre entreprise. Il comprend une suite de modules.

️ Fonctionnalités clés :

• Routage automatisé
• Signature électronique
• Gestion de la conformité
• Contrôles d'accès
• Contrôle de version
• Conservation des documents
• Conversion de documents
• Signature électronique
• Conversion de type de fichier
• Recherche en texte intégral
• Archivage de documents
• Contrôle de version
• Contrôles d'accès/autorisations
• Document check-in/check-out
• Piste d'audit

Tarification :

• Contactez MasterControl pour les prix

7. Docuware

DocuWare est un logiciel très puissant qui vous aide à acheminer vos documents et à les diriger vers les bons flux de travail. Vous pouvez suivre les tâches en attente et extraire des enregistrements en un instant. Il s'adresse aux entreprises de toutes tailles et est disponible en 18 langues. DocuWare prend en charge le déploiement sur site et le cloud. Il comprend des fonctionnalités telles que le contrôle d'accès, la recherche de texte, la gestion de documents, la signature électronique, les formulaires électroniques, la récupération de fichiers, etc.

️ Fonctionnalités clés :

• Contrôles d'accès/autorisations
• Archivage et conservation
• Outils de collaboration
• Modèles personnalisables
• Classement et gestion des documents
• Signature électronique
• Formulaires électroniques
• Recherche en texte intégral
• Récupération de fichier

Tarification :

Contactez DocuWare pour connaître les tarifs ; un essai gratuit est disponible

Conclusion sur le meilleur logiciel de gestion de documents

Certaines des solutions de cette liste sont davantage axées sur l'entreprise (comme M-Files), tandis que d'autres sont très accessibles et peuvent être démarrées rapidement et à moindre coût (comme SignNow). Ensuite, il y a Microsoft SharePoint, qui a été la référence sur le marché pendant un certain temps.

Faites-nous savoir ce que vous pensez de ces meilleurs outils logiciels de gestion de documents et lequel est votre choix.