5 meilleurs systèmes de réservation et de réservation d'hôtels de bureau

Aujourd'hui, tous les lieux de travail n'utilisent pas le style de travail traditionnel des sièges assignés. Le bureau partagé (lorsque les employés se présentent au travail et saisissent n'importe quel bureau disponible) et l'hôtellerie de bureau ou de bureau (lorsque les employés peuvent réserver leur espace de travail à l'avance) sont deux types d'options de bureau hybrides que les employeurs modernes adoptent. Le logiciel de gestion du lieu de travail s'efforce de garder tous les types d'espaces de travail alternatifs organisés et prévisibles. Il existe de nombreuses options intéressantes, et nous allons partager avec vous quelques-unes de nos préférées.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'hôtellerie de bureau ?

Les logiciels d'hôtellerie de bureau sont généralement livrés avec un assortiment de fonctionnalités pour répondre à tous les besoins de gestion du lieu de travail. Par exemple, pour le bureau partagé, le logiciel mettra à jour les bureaux disponibles par rapport aux bureaux utilisés afin que les employés puissent trouver plus facilement un lieu de travail. Pour l'hôtellerie de bureau, le logiciel permettra aux travailleurs de réserver de l'espace à l'avance et même de manière continue. Les utilisateurs peuvent également réserver d'autres types d'espaces, comme des salles de réunion, des ascenseurs de service, des salons et plus encore.

Les logiciels de gestion du lieu de travail donnent également beaucoup de contrôle aux superviseurs. Grâce à la collecte de données, les responsables peuvent voir les tendances d'utilisation et prévoir les besoins futurs. De plus, les règles contrôlent qui peut réserver des espaces de travail dans certaines zones et le type d'accès que ces espaces de travail auront. De plus, vous avez le choix entre différentes vues, y compris une vue à vol d'oiseau du plan d'étage et des détails sur un espace de travail spécifique.

5 meilleurs systèmes de réservation et de réservation d'hôtels de bureau

Alors que les lieux de travail hybrides gagnent en popularité, en particulier après que COVID a changé le fonctionnement des entreprises, de nombreux excellents logiciels sont apparus. Pour cet article, nous avons sélectionné nos cinq favoris pour vous aider à démarrer votre recherche.

1. Logiciel EMS pour la réservation de bureau

Le logiciel EMS pour la réservation de bureau permet aux travailleurs de réserver, mettre à jour, modifier et annuler des réservations à l'aide de l'outil Web ou de l'application mobile. Filtrez les espaces de travail disponibles en fonction du type de siège ou d'espace, des commodités et de l'équipement. Réservez également toutes sortes d'espaces de travail, des cabines et bureaux aux tables partagées, bureaux debout et même des sièges de salon, comme des canapés.

Créez des quartiers désignés afin que les équipes ou les départements puissent s'asseoir les uns à côté des autres. Affichez un plan d'étage en temps réel pour voir l'espace utilisé et où tout le monde travaille. Consultez les données sur les bureaux vides et les annulations afin de pouvoir modifier votre espace de bureau.

Principales caractéristiques du logiciel EMS

• Définissez des règles personnalisées pour gérer qui a accès à certains espaces de travail.
• Les kiosques intégrés aux bâtiments permettent aux employés de réserver un espace de travail à la dernière minute ou de s'enregistrer à leur arrivée.
• L'application Room Sign affiche les réservations sur une tablette pour indiquer la disponibilité et permet également aux travailleurs de réserver ou de modifier une réservation.
• Les intégrations de calendrier avec Google et Outlook aident les employés à organiser leur horaire de travail.

Source : SME

Le logiciel de gestion du lieu de travail d'EMS est simple et offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour contrôler l'utilisation du bureau. Les kiosques, les panneaux d'affichage et les intégrations ajoutent quelques subtilités que d'autres logiciels peuvent également manquer. La gestion des visiteurs permet également de garder un œil sur tous ceux qui vont et viennent au-delà de votre personnel habituel.

Le logiciel EMS est fait pour vous si…

• Votre entreprise pratique la distanciation sociale et doit limiter les capacités des salles.
• Les visiteurs sont pris en compte dans la gestion de l'espace de votre bureau.
• Vous souhaitez intégrer un logiciel d'hôtellerie de bureau à votre CVC pour automatiser le chauffage et le refroidissement en fonction de l'utilisation de l'espace de bureau.

Tarification du logiciel EMS : sur demande uniquement | En savoir plus sur le logiciel EMS

2. Envoyé

Avec le logiciel de réservation de hot desk d'Envoy, vous pouvez définir quels bureaux sont disponibles, indisponibles ou attribués en permanence. En attribuant des commodités aux postes de travail, les travailleurs peuvent voir à quoi ils auront accès et choisir en conséquence. Et bien que le logiciel soit orienté vers le bureau partagé, il est également destiné à l'hôtellerie de bureau, car il existe un système de réservation à l'avance.

Les coéquipiers et les quartiers peuvent être désignés afin que les travailleurs qui doivent être proches les uns des autres puissent l'être. Les coéquipiers peuvent être affectés par fonction ou par projet, et la flexibilité intégrée leur permet de choisir leurs sièges dans un quartier.

Principales caractéristiques d'Envoy

• L'accès via l'application mobile permet une réservation en déplacement.
• Les données d'utilisation des bureaux aident les responsables à mieux planifier en fonction de l'utilisation passée et actuelle.
• L'inclusion d'un questionnaire de santé avant de laisser les travailleurs réserver des bureaux maintient un lieu de travail plus sûr.

Source : Envoyé

L'application mobile, les cartes de l'espace de travail et diverses options de réservation facilitent l'utilisation d'Envoy pour les superviseurs et les travailleurs. Le logiciel est idéal pour les lieux de travail ayant des besoins hybrides variés et changeants, du bureau partagé et de l'hôtellerie de bureau à la distanciation sociale et aux projets en équipe.

Envoy est fait pour vous si…

• Vous avez un bureau partagé avec des employés qui souhaitent un poste de travail permanent.
• La distanciation sociale est toujours un facteur et votre lieu de travail doit changer de disponibilité en fonction des ordonnances sanitaires.
• Vous souhaitez intégrer les livraisons, les visiteurs et des salles entières dans votre logiciel de gestion du lieu de travail.

Prix ​​​​Envoy: 3 $ par bureau par mois | En savoir plus sur Envoy

3. Logiciel de réservation de bureau OfficeSpace

Le logiciel de réservation de bureau d'OfficeSpace est destiné à différents types de bureaux hybrides, de ceux qui utilisent le partage de bureau à ceux qui préfèrent l'hôtellerie de bureau. La fonctionnalité d'hôtellerie de bureau permet aux employés de réserver des espaces de travail à l'avance et de voir quels employés sont au bureau. De plus, tout ce qui se trouve dans le bureau peut être transformé en espace réservable, pas seulement en bureaux.

Des sections et des sièges peuvent être attribués pour créer des quartiers afin que certaines équipes puissent être situées ensemble. OfficeSpace fonctionne sur les ordinateurs de bureau et mobiles, ainsi que sur les kiosques à écran tactile, et il peut également être intégré à Microsoft Teams et Slack. Les superviseurs peuvent voir les données de réservation historiques et en temps réel et approuver ou refuser les demandes selon les besoins.

Principales caractéristiques d'OfficeSpace

• La recherche intelligente permet aux employés de rechercher des espaces de travail en fonction de l'emplacement ou de la fonctionnalité.
• Les paramètres de réservation permettent aux responsables de limiter les réservations à l'avance et d'activer les réservations sur plusieurs jours et récurrentes.
• Free Addressing utilise des capteurs pour mettre à jour l'état des guichets en temps réel.
• L'Insights Hub vous permet de voir les tendances en matière de sièges afin que vous puissiez ajuster l'utilisation de l'espace et prévoir la demande.

Source : OfficeSpace

L'adressage gratuit est particulièrement utile si votre lieu de travail utilise des bureaux partagés. Les employés n'ont pas besoin de réserver un espace à l'avance, mais vous pouvez toujours surveiller automatiquement les bureaux qui sont utilisés. Dans l'ensemble, OfficeSpace est idéal si votre lieu de travail utilise différents types d'options de réservation de bureau.

OfficeSpace est fait pour vous si…

• Il y a plus que des bureaux et des espaces de travail qui doivent être réservés.
• Votre lieu de travail dispose de quelques types d'options d'espace de travail hybride.
• La fonctionnalité d'adressage gratuit du hot desking sera utile.

Tarification OfficeSpace : sur demande uniquement | En savoir plus sur OfficeSpace

4. Skedda

Skedda dispose de toutes les fonctionnalités de gestion du lieu de travail auxquelles vous vous attendez, comme les vues de plan d'étage, les réservations en libre-service et l'accès mobile. Mais là où il brille, c'est par sa capacité à créer des règles et des politiques de réservation automatisées, même complexes. Avec la gestion des autorisations, les superviseurs ont un contrôle au niveau micro sur ce qui peut et ne peut pas être réservé.

De plus, même si cela ne semble pas majeur, un autre avantage de Skedda est que les utilisateurs peuvent utiliser leurs informations de connexion existantes. Cela signifie que vos employés n'auront pas à jongler avec une autre combinaison de connexion et de mot de passe juste pour réserver un bureau. Avec les balises d'utilisateur, ils bénéficieront également d'une expérience personnalisée une fois qu'ils seront connectés.

Principales caractéristiques de Skedda

• Des plans d'étage personnalisés et interactifs signifient une réservation plus facile et mieux organisée pour tout le monde.
• Logiciel adapté aux mobiles accessible de n'importe où.
• Intégration avec Google Workspace et Microsoft 365 pour une gestion complète de la planification.

Source : Skedda

Skedda est l'un des meilleurs systèmes de gestion de lieu de travail disponibles, surtout si vous vous acclimatez à un lieu de travail hybride. Plusieurs fonctionnalités rendent le logiciel plus agréable à utiliser pour la direction et les employés en simplifiant et en automatisant les processus.

Skedda est pour vous si…

• Votre entreprise a des besoins de réservation avancés et des exigences spécifiques.
• Il s'agit de votre première tentative de réservation de bureau pour votre bureau.
• Il y a plusieurs étages dans votre immeuble qui nécessitent des services de réservation sur chacun d'eux.

Tarification Skedda : À partir de 50 $ par mois | En savoir plus sur Skedda

5. Réserve de tango par AgilQuest

Tango Reserve by AgilQuest est un logiciel de réservation de bureau basé sur le cloud avec un accès mobile afin que le logiciel puisse être utilisé de n'importe où. Les employés peuvent voir la disponibilité de l'espace de travail, filtrer par commodités et réserver immédiatement un bureau, et ils peuvent également utiliser le logiciel pour voir qui est au bureau et localiser des collègues.

Les gestionnaires peuvent contrôler qui a accès à certains espaces et quand ils peuvent être réservés. Vous pouvez également définir des règles commerciales - par exemple, créer une période de grâce pour les réservations manquées, puis annuler automatiquement après une certaine durée. Les analyses et les rapports vous aident à comprendre comment l'espace est utilisé et à déterminer si le bureau a besoin de plus ou moins d'espace.

Principales caractéristiques de Tango Reserve

• Trois interfaces (ordinateur de bureau, application mobile ou kiosque dans le hall) pour que les gens puissent réserver depuis chez eux, en déplacement ou lorsqu'ils entrent dans le bâtiment.
• Trois options d'affichage pour voir l'ensemble du plan d'étage, afficher une liste des espaces de travail disponibles ou rechercher la disponibilité des espaces de travail sur le calendrier.
• Définissez des réservations récurrentes sans date de fin et copiez les réservations précédentes lorsque les employés ont des postes de travail préférés.
• Des panneaux de bureau numériques affichent des informations sur qui a réservé le bureau et quand il est réservé, ainsi que si l'espace de travail a besoin de services de nettoyage.

Source : AgileQuest

Tango Reserve donne la priorité au travail d'équipe, donnant aux utilisateurs la possibilité de créer leur propre équipe pour suivre ce que font leurs proches. Les options de réservation préférées et récurrentes sont également utiles pour rationaliser le processus pour les utilisateurs. De plus, avec la possibilité de réserver d'autres commodités, le logiciel peut assurer le bon fonctionnement de tout au bureau.

Tango Reserve est fait pour vous si…

• Vous utilisez toujours la distanciation sociale sur le lieu de travail.
• Certains départements doivent s'asseoir ensemble et créeront un voisinage de bureaux.
• Il y a des commodités et des services supplémentaires à réserver, comme la configuration et les pannes des chambres, l'équipement, les casiers, le stationnement et les ascenseurs de service.

Tarification Tango Reserve : Doit contacter la société | En savoir plus sur Tango Reserve

Réflexions finales sur le meilleur logiciel de gestion du lieu de travail

Bien que de nombreuses options de logiciels d'hôtellerie de bureau partagent des fonctionnalités similaires, celle que vous choisirez pour votre bureau dépendra de vos besoins spécifiques et de vos préférences personnelles. Même si chaque progiciel possède les mêmes 10 fonctionnalités, cette 11ème fonctionnalité peut être celle qui vous pousse à la choisir. Réfléchissez bien aux extras dont vous avez besoin ou qui rendront votre bureau plus fluide. Et en même temps, ne payez pas trop pour un logiciel avec un tas de fonctionnalités que vous n'aurez jamais à utiliser.

Puisque nous sommes sur le sujet, consultez notre article sur la façon dont l'hôtellerie de bureau peut améliorer votre espace de travail de bureau.

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