Meilleures pratiques pour gérer vos e-mails professionnels

Le courrier électronique est devenu l'élément vital des communications d'entreprise et constitue un outil important pour stocker et échanger des informations. La majorité d'entre nous pourraient convenir qu'il est impossible d'effectuer notre travail quotidien, même horaire, en l'absence d'e-mail.

Au lieu de cela, près de 150 000 e-mails sont envoyés chaque minute, et l'employé de bureau général reçoit 121 e-mails chaque jour. Bien que nous ayons besoin d'e-mails et en dépendons, la plupart d'entre nous en sommes également intimidés.

Il est tout à fait courant qu'en raison de mauvaises pratiques de messagerie , les gens sautent des réunions ou des livraisons vitales, que le travail prenne du retard en raison d'un manque de communication concernant l'intention et les délais, que les requêtes restent sans réponse et qu'il y ait une perte de productivité.

Voici les moyens par lesquels un responsable peut introduire les meilleures pratiques de gestion des e-mails en entreprise, pour rester au sommet de tout.

Les meilleures pratiques

1. Utiliser les applications de messagerie

Les applications de chat d'équipe telles que Slack, Chat Work ou Mattermost sont essentielles pour des questions et des réponses brèves et spécifiques qui peuvent être échangées rapidement. Ces types d'applications sont utiles pour des réponses rapides et pour éviter que les informations ne soient détruites ou emmêlées dans l'e-mail.

2. Utilisez les forums et les forums de discussion de l'entreprise

Pour les annonces, les détails et les discussions à l'échelle de l'entreprise, utilisez des forums ou des forums de discussion au lieu d'e-mails en copie. L'utilisation d'un forum interne ou simplement d'un wiki permet de garder les informations à l'échelle de l'entreprise facilement accessibles, consultables et publiques, au lieu de dépendre des utilisateurs individuels pour concevoir et utiliser leur système de référence.

3. Utilisez des réunions en personne

N'oubliez pas que le courrier électronique et la communication écrite confondent parfois le ton et l'émotion. Cela peut sembler désuet, mais si un fil de discussion par e-mail déraille avec des clarifications constantes et des requêtes de suivi, passez alors au téléphone, à Skype ou appelez une réunion en personne.

Parfois, la communication verbale est le meilleur moyen d'établir rapidement la clarté et le consensus et de construire les étapes et actions suivantes.

4. Adoptez les meilleures pratiques de gestion des e-mails au travail

L'utilisation d'un assortiment d'outils de communication permet de conserver les bons messages dans les canaux appropriés et de réduire le trafic de messagerie et l'encombrement de la boîte de réception. Néanmoins, il existe également d'excellentes pratiques dans les e-mails eux-mêmes qui aident à rendre la communication brève, plus efficace et plus efficace.

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5. Meilleures pratiques pour l'organisation de la boîte de réception

La gestion de la boîte de réception est différente d'une organisation de boîte de réception. Vous ne pouvez pas gérer efficacement votre courrier électronique si vous ne parvenez pas à l'organiser. Les conseils suivants guident toute la gamme - de la différenciation de vos e-mails entre les zones au classement ou à la suppression de messages dans des dossiers.

• Structurez les e-mails dans des dossiers de catégories.
• Organisez une boîte de réception contenant des libellés.
• Utilisez des groupes et des filtres dans les programmes de messagerie.
• Utilisez différentes boîtes aux lettres pour les communications internes et externes.
• Concevez des listes blanches et des listes noires d'e-mails.
• Diminuez votre nombre total de dossiers de messagerie.
• Trier pour supprimer.
• Agissez rapidement sur les e-mails pour éviter que l'encombrement ne s'accumule.

N'oubliez pas que ces fonctionnalités des services de messagerie sont conçues pour filtrer les listes par défaut d'e-mails qui sont simplement des spams et ceux qui ont des intentions commerciales honnêtes. Après avoir trouvé une bonne façon de gérer vos e-mails, vous pourrez alors commencer à gérer votre boîte de réception avec succès.

6. Gérer les e-mails

7. Outils pour une meilleure gestion des e-mails

Si vous devez gérer la charge de travail de votre boîte de réception, des applications ou des extensions peuvent être incluses dans votre ordinateur de bureau ou votre smartphone pour gérer vos e-mails plus efficacement. Utiliser des solutions technologiques pour résoudre des problèmes techniques.
De nombreux outils sont présents pour vous aider à gérer votre courrier électronique avec plus d'amélioration. En voici quelques uns:

• Utilisez Edison Mail pour accéder à plusieurs comptes à partir d'un seul endroit.
• Utilisez Google Inbox pour joindre plusieurs comptes en un seul endroit.
• Planifiez vos réponses par e-mail avec Boomerang.
• Concevez et organisez des dossiers avec SaneBox.
• Utilisez FollowUpThen pour planifier et surveiller vos réponses par e-mail.
• Empêchez les courriers indésirables et les spams à l'aide de MailDrop.
• Mélangez vos newsletters d'information en utilisant Unroll.
• Planifiez vos comptes Gmail avec Sortd.
• Mettez en surbrillance vos e-mails en utilisant Always Find.
• Augmentez votre productivité pendant la journée de travail en utilisant l'automatisation d'IFTTT.
• Mélangez vos applications de calendrier, de travail et de messagerie avec Mailbird.
• Amusez-vous à supprimer les e-mails en utilisant le jeu de messagerie.

Maintenir le bon sens en matière de gestion d'une boîte aux lettres surchargée est une tâche difficile. L'utilisation d'outils pour aider à rester à flot peut changer la donne. Posséder la tranquillité d'esprit que des informations vitales ne le seront pas si elles sont accidentellement supprimées peut signifier la distinction entre une boîte aux lettres organisée et le chaos.

8. Choisir une adresse e-mail professionnelle

La première chose que vous devez faire est de générer une adresse e-mail professionnelle pour votre entreprise. Certes, vous pourriez simplement demander à tout votre personnel de gérer les e-mails professionnels avec leurs comptes. Mais est-ce vraiment professionnel ? Vous souhaitez asseoir la crédibilité de votre entreprise dès le départ. Ne risquez pas la probabilité que des e-mails professionnels vitaux se perdent dans la combinaison au moment même où vous démarrez votre entreprise.

Au lieu de cela, vous devez sélectionner un service de messagerie professionnelle qui répond aux besoins les plus élémentaires de votre entreprise. Cela comprend la sécurité en ligne, la gestion des contacts, le stockage supplémentaire, la gestion du calendrier et d'autres fonctionnalités utiles. Par exemple, Yahoo Small Business fournit un nom de domaine gratuit lorsque vous vous abonnez à une adresse e-mail professionnelle.

9. Utilisation de la réponse Vs. Fonction "Répondre à tous"

L'une des erreurs les plus courantes dans l'e-mail consiste à cliquer sur "répondre" ou "répondre à tous" de manière inappropriée.

Supposons que vous soyez ajouté à un e-mail à l'échelle de l'entreprise envisageant des modifications à la politique de vacances. Vous souhaitez demander à votre patron s'il est toujours acceptable d'entreprendre un week-end de 4 jours en avril, mais appuyez par inadvertance sur "répondre à tous" plutôt que de lui répondre en privé. Maintenant, tout le monde au bureau est au courant d'une conversation privée entre vous et votre manager. C'est gênant, et cela ne veut pas dire que c'est une mauvaise étiquette de courrier électronique.

En règle générale, vous devez simplement cliquer sur "répondre à tous" lorsque votre réaction est digne de tous dans la chaîne. Si votre réaction est juste pertinente pour certaines personnes ou quelque chose d'aussi simple qu'un "ok, ça sonne bien", tenez-vous-en à "répondre".

10. Inclure une signature

Il est essentiel d'ajouter une signature à vos e-mails. Cela offre des informations de contact clés aux clients et partenaires externes à votre entreprise. Cela permettra à votre réseau de vous joindre facilement si quelque chose survient. Une signature électronique doit contenir votre nom, votre numéro de téléphone professionnel, votre titre et votre adresse professionnelle. Certaines personnes souhaitent ajouter une photo d'elles ou le logo d'une entreprise dans leur signature. C'est excellent, mais assurez-vous que votre signature ne dépasse pas 4 lignes de texte. Une signature gonflée peut empêcher les gens de lire le véritable contenu de votre e-mail.

En fonction de votre position et de votre marque, il peut être utile d'ajouter vos liens de médias sociaux (comme Twitter ou LinkedIn) dans votre signature.

11. Faites une clôture simple

Il existe de nombreuses façons de signer vos e-mails. Quelques-unes des approbations les plus courantes incluent les salutations, les sincères et les meilleurs vœux. Peu de gens aimeraient expérimenter leur clôture en fonction de l'ambiance de l'e-mail, et d'autres s'en tiennent à une seule clôture concernant toutes les communications.

Un simple « merci » suffira, selon Money. "Merci" ne semble pas être raide ou écoeurant. Il est pertinent pour pratiquement tous les types d'échange - vous pouvez l'utiliser pour remplir une note à n'importe qui, quel que soit son niveau dans la chaîne de département, de commandement ou de rôle au sein de votre entreprise.

Amélioré encore, "Merci" a reçu un taux de réponse de 62% contre 46% pour les fermetures non reconnaissantes.

Conclusion sur la gestion de vos e-mails professionnels

En utilisant ces suggestions et meilleures pratiques pour gérer les pratiques de gestion de vos e-mails professionnels , vous pourrez acheminer les communications sur le canal approprié, communiquer plus rapidement et plus efficacement et réduire le trafic de messagerie. Envoyez et recevez des e-mails plus rapides à lire, avec des objectifs clairs, ce qui augmente la possibilité que les destinataires réagissent de manière préférée. contrôlez plus efficacement vos e-mails, votre calendrier et vos activités, en vous assurant que vous travaillez sur les bonnes tâches au bon moment, en augmentant votre productivité et en vous assurant que rien ne glisse des fissures de votre boîte de réception occupée.