10 meilleurs outils technologiques pour devenir un travailleur productif

Nous vivons à une époque où tout va vite. Avec autant de tâches et d’engagements, il devient souvent extrêmement difficile de suivre toutes les réunions et les délais. En conséquence, la plupart des travailleurs se sentent rapidement dépassés, pensant qu’ils n’ont jamais assez de temps.

Mais dans ce monde en évolution rapide, il n’y a pas de place pour les excuses. Depuis que les technologies d’IA sont arrivées sur le marché, de nombreuses organisations ont commencé à se concentrer sur la façon d’accomplir davantage de travail avec un nombre minimal d’employés. Ainsi, ne pas respecter les délais à plusieurs reprises peut sérieusement mettre fin à votre carrière.

Vous pouvez constater que de nombreux employés médiocres et peu productifs sont licenciés. Cependant, il existe désormais de nombreux outils technologiques qui peuvent remarquablement vous aider à rester productif au fil du temps et à faire de votre mieux. Dans cet article, nous vous présenterons certains des meilleurs outils technologiques pour devenir un travailleur productif.

Commençons !

Fonctionnalités obligatoires d'un outil technologique pour vous rendre productif

Lors de la sélection d'un outil, vous devez soigneusement considérer plusieurs fonctionnalités clés pour vérifier si elles sont disponibles. Sinon, ce ne sera qu’une perte de temps et d’argent. Ci-dessous, nous avons répertorié les fonctionnalités obligatoires que vous devez vérifier dans vos outils présélectionnés.

Tableau de bord de présentation

Un tableau de bord de synthèse permet de visualiser toutes les informations pertinentes. Il affiche un instantané de toutes vos tâches, délais, progrès de l'équipe et indicateurs de performance clés (KPI) en un seul endroit. Si vous êtes impliqué dans plusieurs projets, le tableau de bord de présentation peut vous aider à vérifier tous vos statuts en un coup d'œil.

Suivi du temps

Un outil de suivi du temps vous permet de voir combien de temps vous consacrez aux différents projets, tâches ou missions dans lesquels vous êtes impliqué. Cela vous permet de rester concentré, d'arrêter de perdre du temps et de terminer les projets assignés dans les délais.

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Diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est un diagramme du cycle de vie d'un projet. Il décompose les tâches et les tâches dépendantes, y compris les délais pour chacune. C’est extrêmement utile pour les grands projets. Parce que vous pouvez facilement visualiser l'ensemble du flux du projet, identifier les goulots d'étranglement et les résoudre à l'avance.

Tableau Kanban

Le tableau Kanban est pertinent pour le diagramme de Gantt. Il dispose d'un tableau de bord visuel qui classe les tâches en colonnes (À faire, En cours et Terminé). En conséquence, vous pouvez vérifier instantanément quelles sous-tâches ont déjà été terminées, lesquelles sont en cours et lesquelles devraient être bientôt terminées.

Calendrier des tâches

Cette fonctionnalité peut vous aider à planifier et planifier vos tâches en fonction des délais, des priorités et de la disponibilité. Une fois que vous êtes planifié et organisé, vous évitez la panique du stress de dernière minute.

Gérer les membres de l'équipe

Si vous êtes chef d'équipe ou manager, l'un de vos KPI devrait être la capacité à gérer vos subordonnés. Ainsi, l'outil technique devrait avoir la capacité d'y ajouter de nouveaux membres afin que vous puissiez suivre leur statut et la progression de leur travail.

Partager et enregistrer des fichiers et des documents

Lorsque vous gérez une équipe, vous souhaiterez peut-être souvent partager des ressources précieuses avec les membres de l'équipe. Vous chercherez sûrement un canal sécurisé pour ce faire. Par conséquent, recherchez un outil de productivité qui vous permet de télécharger, partager et enregistrer des fichiers et des documents.

Rapports avancés avec informations

Les rapports avancés contenant des informations sont généralement affichés de manière statistique à l'aide de graphiques, de diagrammes circulaires, de diagrammes à barres, etc. facilement compréhensibles, afin que vous puissiez prendre rapidement des décisions basées sur les données.

Suivi des jalons

En effet, on ne peut pas manger un éléphant entier d’un coup mais bouchée par bouchée. De même, les grands projets semblent souvent insurmontables. C’est pourquoi l’idée des jalons est née. Il vous permet de diviser d'énormes projets en tâches plus petites et plus gérables, assignées au fil du temps.

Intégration avec des outils utiles

Pour simplifier et automatiser les tâches, votre outil de productivité doit être intégré aux outils populaires. Certains de ces outils peuvent être Slack, la messagerie électronique, la bibliothèque CRM, le système de communication, les médias sociaux, etc.

Meilleurs outils technologiques pour devenir un travailleur productif

Il est vraiment difficile d'obtenir toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus dans un seul outil. De plus, un outil offrant toutes ces fonctionnalités devrait également coûter cher. Cependant, dans la partie suivante de cette section, nous vous présenterons les meilleurs outils technologiques pour devenir un travailleur productif, en énumérant leurs principales caractéristiques afin que vous puissiez choisir celui qui vous convient le mieux.

1. Chef de projet WP

WP Project Manager est un outil de gestion de projet de premier plan basé sur WordPress. Vous obtiendrez la plupart des fonctionnalités ci-dessus et de nombreuses autres fonctionnalités dans cet outil. Vous devez l'installer sur WordPress pour commencer à utiliser le plugin. Il vous permet de créer des tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe, de fixer des délais et de suivre les progrès.

Avec son interface conviviale, vous pouvez gérer ces tâches de manière organisée, partager des fichiers et activer le suivi du temps. Vous pouvez même diviser les tâches en parties plus petites et les distribuer aux membres de l'équipe, en fixant des délais. WP Project Manager est un outil idéal aussi bien pour les individus que pour les équipes.

Principales fonctionnalités de WP Project Manager :

• Créez et ajoutez des tâches, des projets et des équipes illimités
• Suivez le temps via la connexion, l'arrêt, la pause et la saisie personnalisée
• Diagramme de Gantt et tableau Kanban
• Calendrier des tâches interactif
• Gérer les rôles des membres de l'équipe
• Définir des modèles et des paramètres pour les tâches récurrentes
• Permet de voir les fichiers du projet en un seul endroit
• Tableau de bord personnel pour tous les utilisateurs
• Gestion des priorités
• En discussion sur le projet
• Rapports avancés avec informations
• Suivi des jalons
• Compatible front-end
• Intégration avec WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github, etc.

Le plugin a beaucoup plus de fonctionnalités et de fonctionnalités. Il a une version gratuite et premium. Vérifiez-les en cliquant sur les boutons ci-dessous.

2. Mou

Slack est une application de messagerie et de collaboration populaire pour les équipes. Il s'agit d'un outil centralisé de messagerie et de partage de fichiers qui permet une collaboration en temps réel. Grâce à son interface conviviale et à sa structure organisée, même les débutants peuvent communiquer et collaborer efficacement à l'aide de cet outil.

L'une des fonctionnalités les plus intéressantes de Slack est qu'il simplifie considérablement vos flux de travail grâce à des canaux, des messages directs et des intégrations avec d'autres outils. Les canaux vous permettent de diviser les conversations en projets, départements ou sujets afin que personne ne se perde et puisse obtenir toutes les informations nécessaires.

De plus, Slack dispose d'intégrations avec Google Drive, Trello et Zoom. En conséquence, vous pouvez partager des fichiers, rejoindre des réunions et gérer des tâches sans avoir à basculer entre différentes plateformes.

Principales fonctionnalités de Slack :

• Créer des canaux pour une communication organisée et basée sur des projets
• Envoyer des messages dans les conversions privées
• Partager des fichiers et des documents
• Intégration avec de nombreux outils utiles
• Passer des appels vidéo et vocaux
• Définir des préférences de notification personnalisables
• Afficher les mises à jour du statut des réactions emoji
• Prend en charge les applications mobiles et de bureau
• Historique des messages facile à rechercher
• Créez des fils de discussion pour une communication organisée

3. Cliquez vers le haut

ClickUp est un outil de gestion de projet bien connu et riche en fonctionnalités qui peut vous aider à organiser les flux de travail et à suivre le projet. Il est doté de nombreuses fonctionnalités utiles pour la gestion des tâches, telles que des listes de tâches personnalisables, des tableaux de projet, des calendriers, etc.

Avec eux, vous pouvez facilement suivre les progrès, hiérarchiser les tâches importantes et les affecter à différents travaux à partir d'un seul endroit. Par conséquent, vous n’avez pas besoin de dépendre de plusieurs outils. Il est également intégré à d'autres applications populaires telles que Slack, Google Drive, Zoom et bien d'autres.

ClickUp est idéal pour les petites équipes en raison de sa flexibilité. Le suivi du temps, la définition d'objectifs et les rapports de progression permettent aux équipes de respecter encore plus facilement leur calendrier et leur conformité.

Principales fonctionnalités de ClickUp :

• Listes de tâches et tableaux de projets personnalisables
• Afficher les tâches dans une liste, un tableau, un Gantt ou un calendrier
• Définir les priorités par dépendances de tâches et jalons
• Partager des fichiers et des documents
• Permet la collaboration et les commentaires en temps réel
• Activer l'automatisation pour les tâches répétitives
• Livré avec des outils de reporting et d'analyse
• Possède des applications mobiles et de bureau
• Notifications et rappels faciles à définir
• Concevoir des flux de travail et des statuts personnalisables
• Intégration avec de nombreux outils populaires et utiles

4. Équipes Microsoft

Microsoft Teams est un outil de communication et de collaboration unique pour les équipes. Il vous permet de discuter, de rejoindre des vidéoconférences et de partager des fichiers entre les membres de l'équipe. En conséquence, vous planifiez des appels, des réunions et des tâches à partir d'un seul endroit sans avoir à accéder à plusieurs outils/plateformes.

Ainsi, cela permet de gagner du temps dans la collecte d'informations et d'améliorer la planification avec les calendriers et les listes de tâches. Outre les intégrations avec plusieurs outils, le contrôle de projet et le chat en temps réel, vous obtenez plus en moins de temps.

Principales fonctionnalités de Microsoft Teams :

• Chat et messages directs
• Gestion facile des équipes et organisation des canaux
• Partagez des fichiers et des documents en temps réel
• Permet de partager des écrans lors de réunions
• Configurer des notifications personnalisables
• Intégration avec de nombreux outils tiers
• Ajouter des arrière-plans virtuels pour les appels vidéo
• Prise en charge des appareils mobiles et des ordinateurs de bureau
• Sécurité et conformités
• Organisez les tâches avec des listes de tâches

5. Basculer la piste

Toggl Track est une application dédiée au suivi du temps. Grâce à cela, vous pouvez suivre le temps que vous et les membres de votre équipe consacrez tout au long de la journée de travail. Il est livré avec une interface facile à utiliser où vous pouvez vérifier l'état actuel de vos projets en cours en temps réel.

Vous pouvez classer les feuilles de temps par projets et tâches. Ainsi, que vous travailliez sur un projet client, interne ou personnel, l'application garantit que vous utilisez chaque minute. Ses rapports et analyses complets vous permettent de voir instantanément si un projet ou une partie d'un projet prend inutilement du temps supplémentaire.

Ainsi, vous pouvez découvrir des inefficacités afin de pouvoir vous développer ou guider les membres de l'équipe pour qu'ils soient productifs. En outre, vous pouvez également vérifier lesquels de vos employés sont comparativement les plus productifs.

Principales caractéristiques de Toggl Track :

• Suivi du temps facile à utiliser avec minuteries de démarrage/arrêt
• Comprend un suivi et une surveillance en temps réel
• Balises personnalisables pour le suivi du temps
• Fournit des résumés de temps quotidiens et hebdomadaires
• Tableau de bord pour les aperçus et les analyses
• Gestion facile de plusieurs espaces de travail
• Permet d'exporter des rapports dans différents formats (CSV, PDF)
• Suivi des heures facturables
• Prise en charge des appareils de bureau et mobiles

6. Google Agenda

Google Agenda est un calendrier gratuit mais populaire largement utilisé pour gérer correctement les plannings de vos activités. Avec cela, vous pouvez présenter visuellement vos horaires quotidiens, hebdomadaires et mensuels et les partager avec les membres de l'équipe. Il permet à votre équipe de se préparer avant le début de tout événement critique.

La meilleure chose à propos de Google Agenda est que vous pouvez envoyer des rappels et des alertes pour les dates à venir. Cela empêche les travailleurs de manquer des délais ou des rendez-vous. Google Agenda est intégré à d'innombrables outils et applications.

Comme son utilisation est totalement gratuite, vous devez utiliser Google Agenda dans votre vie professionnelle quotidienne pour être plus concentré et organisé.

Principales fonctionnalités de Google Agenda :

• Afficher les événements par vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles
• Différencier les événements par code couleur
• Définir des notifications et des rappels personnalisables
• Partager des calendriers avec les membres de l'équipe
• Définir des fuseaux horaires pour les équipes mondiales
• Intégrations avec d'innombrables outils et applications
• Prise en charge des ordinateurs de bureau et mobiles
• Permet de rechercher l'historique des événements

7. Espace de travail Google

Google Workspace (anciennement G Suite) est une suite de solutions de productivité cloud permettant de simplifier les tâches et de collaborer. Il comprend de nombreuses applications populaires telles que Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides et Google Meet. J'espère que vous en connaissez déjà beaucoup.

L'une des plus grandes capacités de Google Workspace est qu'il simplifie le processus permettant aux membres de l'équipe de partager et d'ouvrir des documents, des feuilles de calcul et des présentations en temps réel. L'intégration avec Google Meet et Google Chat permet aux membres de l'équipe de démarrer des réunions vidéo en cas d'urgence.

Comme il s'agit d'un service basé sur le cloud, les travailleurs peuvent participer depuis n'importe où et sur n'importe quel appareil. Ainsi, même si vous êtes en tournée, vous pouvez vérifier les documents de votre équipe si vous disposez au moins d'un smartphone et d'une connexion Internet.

Principales fonctionnalités de Google Workspace :

• Prise en charge de Gmail pour la communication professionnelle par courrier électronique
• Facile à partager et à stocker des fichiers dans Google Drive
• Google Docs permet une documentation rapide
• Feuille de calcul Google pour maintenir le calcul financier
• Intègre Google Agenda pour la planification d'événements
• Prise en charge de domaines personnalisés pour la messagerie professionnelle
• Intègre d'innombrables outils tiers
• Prise en charge des appareils mobiles et des ordinateurs de bureau
• Option de recherche avancée dans tous les outils

8. Zoomer

Zoom est un outil de visioconférence bien connu qui est devenu une alternative puissante pour le travail à distance et la collaboration virtuelle. Il permet aux employés d'interagir avec des appels vidéo et audio de bonne qualité, qui peuvent également être utilisés à tout moment pour des réunions, des webinaires et des formations.

Zoom est simple à utiliser et accessible sur plusieurs appareils. Il vous permet de partager l'écran pendant la conférence en direct en temps réel, de présenter vos fichiers et votre documentation PPT et de rejoindre plusieurs personnes pour commencer des réunions. La distance physique n’est donc plus un problème.

Aujourd'hui, vous trouverez l'application Zoom à la fois sur mobile et sur ordinateur. Ainsi, même si vous êtes en tournée, vous pouvez rejoindre instantanément toute réunion urgente si vous disposez uniquement d’une connexion Internet.

Principales fonctionnalités de Zoom :

• Organisez des conférences audio et vidéo de haute qualité
• Définir un arrière-plan virtuel pendant la réunion
• Enregistrer une réunion dans le stockage cloud
• Organisez des webinaires pour un large public
• Intégrer un calendrier pour planifier des réunions
• Intégration avec de nombreux outils tiers
• Fonctionnalité de salle d'attente
• Permet de partager des fichiers lors de réunions
• Laissez les participants lever la main pendant la réunion
• Inclut la prise en charge de plusieurs appareils

9. Grammaire

L’écriture est aujourd’hui une partie essentielle de presque tous les emplois. Sans une bonne maîtrise de l’aspect grammatical et de la rédaction des phrases, il est impossible pour quiconque d’éviter les erreurs grammaticales, même si vous faites très attention. La grammaire pourrait être un sauveur viable dans ce cas.

Grammarly est votre assistant d'écriture incontournable. Cela peut remarquablement vous aider à rationaliser la communication et à créer une écriture sans erreur. Il vérifie instantanément la grammaire, l'orthographe et la ponctuation pour vous aider à rédiger une écriture sans erreur. Ainsi, cela peut vous éviter de commettre une erreur.

Il peut améliorer votre efficacité en automatisant l’édition et en rectifiant les erreurs écrites. Il est facile à intégrer sur diverses plates-formes, notamment les navigateurs, les clients de messagerie et les traitements de texte.

Principales caractéristiques de Grammarly :

• Détecte le ton et écrit en fonction des contextes
• Vérifier l'authenticité du plagiat
• Suggère plus de clarté et de concision
• Compatible avec diverses plateformes
• Fournit des commentaires en temps réel lors de la frappe
• Peut réviser vos ventes et copies promotionnelles
• Corrige vos erreurs de ponctuation
• Suggère des synonymes

10. ChatGPT

Nous vivons actuellement dans un monde fortement influencé par l’intelligence artificielle (IA), qui ne cesse de croître. Il est donc totalement impossible pour chacun d’entre nous d’avancer et de rivaliser avec les autres à moins d’adopter l’IA dans sa vie quotidienne. Mais l’outil qui a amené l’IA à tous les gens ordinaires et l’a rendue incroyablement adaptable à tous est ChatGPT.

ChatGPT peut rédiger pour vous des e-mails, des rapports, des idées et même des solutions de problèmes complexes, vous faisant ainsi gagner un temps précieux. Ceci est particulièrement utile à des fins de recherche, pour raccourcir des textes longs, déconstruire des sujets difficiles et automatiser des tâches répétitives. Son principal argument de vente est sa flexibilité.

Vous pouvez l'utiliser pour générer des idées, créer des brouillons ou même relire un document. Si vous n'êtes pas encore familier avec l'IA, commencez votre voyage avec ChatGPT.

Principales fonctionnalités de ChatGPT :

• Fournit des réponses à vos questions grâce au traitement du langage naturel
• Peut aider à la rédaction, à la génération d'images, à l'assistance personnalisée, à la traduction, etc.
• Écrivez facilement des codes et détectez les erreurs dans vos extraits de code
• Aide au brainstorming et à la génération d'idées
• Résumer des textes longs et des articles
• Simplifie les sujets difficiles

Clôture : laquelle devriez-vous choisir

Comme mentionné précédemment, il est assez difficile de trouver toutes les caractéristiques et fonctionnalités nécessaires disponibles dans un seul outil. C’est pourquoi la plupart des personnes, des équipes et des bureaux semblent dépendre de plusieurs outils. En outre, les tâches et les objectifs (personne, équipe, bureau, etc.) pour lesquels vous recherchez un outil pourraient également être pris en considération.

Voici donc notre suggestion, qui peut accélérer votre processus de réflexion dans la sélection du meilleur outil de productivité.

• Explorez tous les outils gratuits disponibles dans votre projet personnel et d'équipe adapté
• Utilisez WP Project Manager si vous aimez exécuter une application de projet basée sur le Web
• Pensez au WP Project Manager si la plupart de vos projets sont sur WordPress
• Utilisez Slack pour la communication en temps réel et intégrez-y Google Meeting
• Intégrez Google Agenda à vos outils de planification d'événements
• Utilisez Zoom si vous souhaitez héberger des webinaires, permettant à de nombreuses personnes d'y participer

J'espère que ces recommandations pourront vous aider à sélectionner les outils et à décider de ceux adaptés à vos projets. Si vous avez des questions ou des opinions, mentionnez-les dans la zone de commentaire ci-dessous.