Une liste de contrôle efficace pour l'achat d'un logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet est obligatoire si vous dirigez déjà une entreprise. Il vous aidera à gérer un projet à chaque étape, de la répartition des tâches à la fixation des délais.

Afin de démarrer et terminer votre projet plus rapidement et de manière organisée, il n’y a pas d’alternative à un logiciel de gestion de projet.

Que vous ayez l'intention d'acheter un logiciel de gestion de projet ou de mettre à jour celui existant, vous avez besoin d'une liste de contrôle avant de prendre la décision finale. Comme vous le savez, une liste de contrôle est cruciale, quel que soit le type de chef de projet que vous choisissez.

Lorsque vous êtes prêt à définir les exigences d'achat de votre logiciel de gestion de projet , vous ne manquerez aucune fonctionnalité après l'avoir acheté.

Jetons donc un œil à cette liste de contrôle que nous avons préparée pour vous.

Pourquoi devriez-vous utiliser un logiciel de gestion de projet

Avant de passer à la liste de contrôle des exigences relatives aux logiciels de gestion de projet, permettez-moi de vous expliquer comment un logiciel de gestion de projet vous aidera de plusieurs manières. Ici, certains des points clés sont décrits pour une meilleure compréhension.

Collaboration facile en équipe : lors de la gestion d'un grand projet, il est important de développer la communication avec toutes les personnes associées au projet pour un meilleur résultat. Un outil de gestion de projet facilite la collaboration interfonctionnelle pour simplifier le travail de l'équipe. Vous pouvez communiquer avec les bonnes personnes dans le bon projet en utilisant cet outil.

Répartition des tâches : une fois ce logiciel installé, vous pourrez facilement répartir toutes les tâches entre chaque membre de l'équipe. Vous pouvez attribuer à chaque membre une tâche spécifique. Si quelqu'un n'est pas sûr de ses tâches, il peut consulter la liste des tâches, ce qui doit être fait et quand le faire. Il vous permet également d'indiquer quelles étapes sont séquentielles et quelles tâches dépendent les unes des autres.

Bonne planification : Sans une bonne planification, rien ne peut être réalisé. Comme vous le savez, le processus de planification d’un projet prend beaucoup de temps pour définir toutes les étapes importantes. Un logiciel de gestion de projet vous offre la possibilité d'établir facilement une hiérarchie de tâches pour une réalisation efficace et efficiente.

Suivi de projet : Une autre bonne raison de s'appuyer sur les outils de gestion de projet est leur capacité de suivi de projet. Suivre l’avancement d’un projet a une grande valeur. Il permet de collecter des données sur les membres de l'équipe pour connaître leur rythme de travail. Grâce à ces données, un chef d’équipe pourra ultérieurement faire une estimation plus précise du temps. Cela crée de meilleures performances et des résultats plus rapides.

Partage de documents : un logiciel de gestion de projet crée une plate-forme de stockage centralisée où les membres de l'équipe peuvent accéder à tous les fichiers et documents nécessaires. De cette façon, vous pouvez réduire la dépendance les uns envers les autres. Tout le monde peut accomplir ses tâches sans avoir à parcourir des milliers d'e-mails pour obtenir les informations requises.

Lisez également 11 meilleures façons d'augmenter l'efficacité de votre gestion de projet avec un gestionnaire de tâches automatisé.

Préparez une liste de contrôle des exigences relatives au logiciel de gestion de projet avant d'acheter un outil de gestion de projet

Je suppose que chacun d'entre nous a fait l'expérience de rentrer chez lui sans acheter quelque chose que nous étions censés acheter, simplement parce que nous n'avons pas dressé de liste. Ne répétez pas la même erreur en achetant un logiciel de gestion de projet pour votre entreprise.

Lorsque vous êtes déterminé à acheter un outil de gestion de projet, vous devez disposer d’une liste de contrôle. Votre liste de contrôle doit contenir les sujets mentionnés ci-dessous.

• Facilité d'utilisation
• Capacité de planification de projet
• Capacité de suivi du temps
• Capacité de gestion des tâches
• Potentiel de gain de temps
• Tarifs

Voyons en détail les exigences du système de gestion de projet.

Facilité d'utilisation

La facilité d’utilisation devrait être votre priorité. Assurez-vous que le logiciel dans lequel vous investissez est facile à utiliser. Certains outils renommés sont très compliqués à utiliser et les utilisateurs nécessitent plusieurs jours de formation. Vous devriez éviter ces outils car vous n’allez pas former chaque membre de l’équipe séparément.

Le meilleur produit pour vous sera quelque chose que vous trouverez facile à utiliser et qui conviendra parfaitement à votre équipe. Pas de soucis; de nombreux outils proposent des essais gratuits, vous aurez donc la chance de voir comment cela fonctionne avant de prendre la décision finale d'achat.

Capacité de planification de projet

Le rôle principal d'un logiciel de gestion de projet est de permettre à ses utilisateurs de créer efficacement des plans de projet. Lorsque vous êtes un chef de projet productif, vous devez démarrer le projet en créant des plans à partir de zéro. Choisissez un outil qui vous permettra d'effectuer certaines tâches spécifiques comme,

• Date de début du projet
• Date limite
• Temps estimé pour terminer le projet
• Personnes impliquées dans le projet
• Etiquettes spéciales
• Priorité

Une fois que vous aurez planifié ces choses avec succès, vous réaliserez votre projet dans les plus brefs délais sans manquer aucune date limite.

Capacité de suivi du temps

En tant que chef de projet, vous devez connaître l'état actuel de chaque projet en cours. Les fonctionnalités de suivi du temps ou de suivi des progrès d'un logiciel de gestion de projet peuvent vraiment vous aider dans cette situation. La fonction de suivi du temps aide les chefs de projet à suivre le travail contractuel, les heures des employés et le temps facturable consacré aux projets.

Avec les solutions de reporting de projet en temps réel, vous pourrez extraire des données de différentes zones du logiciel de gestion de projet. Ensuite, vous pouvez l'utiliser instantanément pour générer des rapports sur l'état actuel du projet. Il vous permet de garder un œil sur l'avancement du travail des membres de votre équipe.

Capacité de gestion des tâches

La meilleure stratégie pour accomplir une tâche est de la diviser en plusieurs sous-tâches. Cela stimule psychologiquement les membres de l’équipe à atteindre l’objectif et, en même temps, minimise la pression ultime. Le logiciel que vous avez choisi devrait vous permettre de :

• Définir des dépendances sur une tâche
• Créer et gérer des sous-tâches à partir de tâches plus importantes
• Définir une tâche pour qu'elle se répète ou se reproduise à une heure ou une date spécifiée
• Attribuer plusieurs utilisateurs à une tâche
• Importer une liste de tâches à partir d'un fichier externe

Potentiel de gain de temps

Choisissez un tel logiciel de gestion de projet qui peut vous faire gagner du temps à grande échelle. Une chose que tout le monde déteste, c’est de répéter la même tâche encore et encore. Cette répétition rendra difficile le respect des délais. Mais certaines tâches doivent être répétées, comme vous devez créer une tâche au début de chaque mois ou chaque semaine.

Dans cette situation, des fonctionnalités telles que les tâches récurrentes d'un logiciel de gestion de projet peuvent vous aider. Cette fonctionnalité créera la tâche au début de chaque mois sans que vous vous en souveniez. Tous les logiciels de gestion de projet ne disposent pas de cette fonctionnalité. Alors, choisissez judicieusement.

Tarifs

Le prix est un « facteur X » important lorsque vous achetez quelque chose. Naturellement, chaque startup ou petite entreprise souhaite économiser de l’argent sur ses logiciels car elle gère son entreprise avec un budget restreint. Généralement, les outils dotés de plus de fonctionnalités coûtent plus cher. Mais rien ne garantit que chacune de ces fonctionnalités soit adaptée à votre entreprise.

Alors optez pour un logiciel de gestion de projet qui répond à toutes vos exigences. Mais d’abord, soyez clair sur le montant que vous êtes prêt à dépenser pour acheter l’outil dont vous avez besoin.

Meilleur logiciel de gestion de projet en 2024

Personne ne veut faire de compromis pour garantir le meilleur produit ou service pour son entreprise. Alors pourquoi tu le fais ?

Choisir le bon est parfois difficile. Mais lorsque vous savez clairement ce que vous recherchez, vous pouvez facilement trouver la meilleure solution.

Cependant, dans ce paragraphe, nous allons découvrir certains des meilleurs logiciels de gestion de projet de l'ère récente. Tous ces éléments sont soigneusement choisis pour vous aider-

• Chef de projet WP
• Trello
• JIRA
• En amont
• Panorama

Alors, sélectionnez celui qui correspond le mieux à la plupart de vos besoins.

Chef de projet WP

WP Project Manager est l'un des meilleurs logiciels de gestion de projet à ce jour avec ses fonctionnalités extrêmement faciles à utiliser. Il est livré avec des versions gratuites et premium. Plus de 10 000 entreprises utilisent activement la version gratuite de WP Project Manager. Il vous donne la possibilité de créer des projets, d'attribuer des tâches aux employés, de définir des jalons et bien d'autres encore.

La version professionnelle de WP Project Manager est livrée avec des fonctionnalités plus étonnantes telles que le suivi du temps, la facture, le tableau Kanban, le diagramme de Gantt et la passerelle Stripe. Vous pouvez essayer la démo gratuitement avant de l'acheter. De plus, il est livré avec plusieurs plans tarifaires. Donc, ma suggestion, si vous appréciez votre argent, optez pour le WP Project Manager.

Principales fonctionnalités de WP Project Manager

• Diagramme de Gantt qui vous aidera à connaître l'avancement du projet
• Tableau Kanban pour gérer les tâches
• Suivi du temps avancé pour le suivi du temps
• Système de génération automatique de rapports
• 3 types de jalons : jalon à venir, terminé et tardif
• Gestion automatisée des tâches récurrentes pour éviter la redondance
• Boutique WooCommerce et BuddyPress intégrés
• Personnaliser l'autorisation pour contrôler la capacité de l'équipe

Trello

Trello est le logiciel de gestion de projet le plus connu à ce jour. Les gens aiment l'appeler tableau Trello plutôt que chef de projet Trello. Dans Trello, chaque projet est appelé tableau. Ce tableau est divisé en « Listes » et « Cartes ». Les cartes peuvent être glissées. Vous pouvez facilement suivre l'avancement du projet via Trello.

Contrairement aux autres alternatives Trello, Trello est adapté aux mobiles, vous pouvez donc bénéficier d'une transition transparente entre les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles. La version gratuite de Trello mérite d’être essayée.

Principales fonctionnalités de Trello

• Option de personnalisation du panier de tâches avec action supplémentaire
• Approche simple par glisser-déposer
• Vue Calendrier
• Option de commentaire avec la tâche
• La tâche de gestion rapide des listes de contrôle
• Rappel avec notification par e-mail.

JIRA

Jira est un autre logiciel de gestion de projet populaire. Il vous permet de créer des feuilles de route de projet pour cartographier tous les projets en cours. Il fournit une interface glisser-déposer qui permet à un chef de projet de gérer chaque détail du projet. Le système offre des fonctionnalités permettant de créer des user stories et des problèmes, de planifier des sprints et de répartir les tâches au sein de l'équipe.

Jira dispose d'une version mobile pour les utilisateurs Android et iOS, qui n'est pas disponible pour la plupart des alternatives Jira. Bien que Jira se concentre principalement sur les entreprises, vous pouvez l'essayer en tant que startup.

Principales fonctionnalités de JIRA

• Tableaux Scrum personnalisés.
• Fournit des tableaux Kanban pour identifier la progression des tâches.
• Tableau de bord du projet personnalisable.
• Feuilles de route pour planifier les travaux du projet.
• Puissant outil de suivi des bogues et des problèmes.
• Flux de travail personnalisables.
• Filtres de recherche personnalisés pour afficher ce qui est important.
• De nombreux rapports Agile pour le suivi des performances.

En amont

Upstream est un plugin de gestion de projet qui vous permet de gérer facilement tout type de projet, directement depuis votre site WordPress. Vos clients peuvent suivre l’avancement de leur projet via la vue frontale du projet.

Bien qu'il n'ait pas encore atteint ce niveau de popularité, il est tout à fait capable de vous aider à réaliser votre projet de manière organisée. Vous aurez la flexibilité de personnaliser vos projets, tâches, bugs, mouches et jalons. La version gratuite d’Upstream vaut la peine d’être essayée.

Principales caractéristiques de l'amont

• Modèles frontaux personnalisables
• Beaux calendriers et diagrammes de Gantt
• Suivi des jalons pour mesurer les progrès
• Suivi des bugs et rapports de problèmes
• Entièrement personnalisable
• Adapté aux développeurs
• Fil de discussion du projet

Panorama

Panorama est le dernier élément, mais non le moindre, de notre liste des meilleurs logiciels de gestion de projet. Il est livré avec une fonctionnalité facile à utiliser et un tableau de bord convivial. Jusqu’à présent, il compte plus de 1000 installations actives. Il convient parfaitement à toute entreprise de petite taille.

Panorama permet de visualiser instantanément l'état du projet pour les clients et les membres de l'équipe. Chaque utilisateur disposera de son propre tableau de bord pour visualiser son travail en cours et il est également personnalisable. De plus, vous obtiendrez une page unique pour chaque projet. Il vous donne la possibilité de conserver toutes les informations telles que les documents, les jalons, les phases et les tâches en un seul endroit.

Principales caractéristiques de Panorama

• Discussion du projet et commentaire de la tâche
• Notifications par email
• Suivi avancé de la gestion des tâches
• Calendrier des tâches intégré
• Modèles de projet disponibles
• Tableau de bord client individuel

Faites un geste intelligent avant de prendre une décision finale

Vous connaissez désormais l’importance d’utiliser un logiciel de gestion de projet ainsi que la liste de contrôle pour l’acheter. Vous connaissez également certains des outils phares de ce secteur. Maintenant, vous êtes censé être prêt à prendre l’action finale.

Attendez! Supposons que vous ayez décidé d’acheter « X – logiciel de gestion de projet ». Ensuite, il est temps de comparer votre outil préféré avec d’autres outils de premier plan pour déterminer si vous obtiendrez le meilleur ou non.

Une comparaison détaillée entre les caractéristiques, le prix et les fonctionnalités peut vous indiquer clairement ce que vous obtiendrez si vous achetez un outil de gestion de projet. Alors, faites une comparaison et assurez-vous de ne pas regretter après avoir acheté votre logiciel de gestion de projet préféré.

Emballer

En tant que propriétaire d'entreprise ou chef de projet, vous ne pouvez nier l'importance de disposer d'un logiciel de gestion de projet pour rendre la réalisation des projets plus rapide et plus facile. Suivez notre guide et assurez-vous d'avoir préparé une liste de contrôle avant de l'acheter.

Faites-nous part de vos commentaires concernant notre liste de contrôle. N'oubliez pas de nous informer si nous avons manqué quelque chose d'important qui devrait être mentionné ici.