15 meilleurs systèmes et logiciels de gestion de documents en 2023

Le marché mondial des systèmes de gestion de documents devrait atteindre la barre des 11,06 milliards de dollars d'ici 2028.

Et à juste titre. Les fichiers et les documents sont un élément fondamental de toute entreprise. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est probable que vous travailliez et gériez un certain nombre de documents.

Et vous souhaitez également les stocker de manière sécurisée et systématique afin que vos employés et clients puissent les récupérer facilement.

C'est là que le logiciel de gestion de documents peut vous aider. Il vous permet d'enregistrer et de partager des documents à partir de n'importe quel navigateur, appareil ou emplacement, assurant une collaboration fluide entre toutes les parties impliquées.

Il va sans dire que la sélection du logiciel de gestion de documents approprié est essentielle pour gérer votre organisation de manière transparente.

Qu'il s'agisse d'assurer la récupération en temps opportun des documents requis ou d'accorder la permission à toutes les personnes autorisées de votre entreprise, un programme de gestion de documents réputé peut vous aider à atteindre tous vos objectifs.

Ainsi, dans cette liste, nous avons évalué et examiné les meilleurs systèmes de gestion de documents, vous permettant de sélectionner la solution la plus adaptée à vos besoins. Mais d'abord, voyons ce que signifie une plateforme de gestion de documents.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

Les systèmes de gestion de documents font référence à des plates-formes conçues pour télécharger, organiser, enregistrer, gérer et surveiller des documents numériques.

En plus de cela, de nombreuses plateformes de gestion de documents ont des fonctionnalités qui vous permettent de transformer sans effort des documents physiques en copies numériques en utilisant la technologie de numérisation.

Une fois les documents numérisés, il devient plus simple de les parcourir. Ainsi, vos employés peuvent réduire le temps passé à rechercher des documents et se concentrer sur l'utilisation des informations dont ils ont besoin.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de documents ?

Le traitement de grandes quantités d'informations sous forme physique peut être difficile et entraîner une perte de productivité. Un logiciel de gestion de documents est essentiel pour toute entreprise afin de créer une archive électronique pour stocker des documents et améliorer l'efficacité.

La tendance des entreprises à passer à l'espace numérique a conduit à un intérêt croissant pour les plateformes de gestion de documents.

La gestion d'un grand volume d'informations peut être difficile, en particulier lorsque le document est au format papier. De nombreuses entreprises connaissent une efficacité réduite en raison de la résolution des obstacles de la gestion des documents.

Le logiciel de gestion de documents est donc un composant essentiel de toute entreprise. Au lieu d'armoires et de tiroirs à documents physiques, les solutions de gestion de documents créent un référentiel électronique que les personnes autorisées peuvent ouvrir et modifier.

En conséquence, il vous permet de gérer efficacement votre temps, d'améliorer la sécurité, de vous conformer aux réglementations et de favoriser le travail d'équipe.

Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher dans un système de gestion de documents ?

Une solution de gestion de documents peut avoir plusieurs capacités au-delà du simple stockage de documents. Le type de solution que vous choisirez dépendra de vos besoins et des dossiers papier que votre organisation gère. Certaines des fonctionnalités que vous voudrez peut-être explorer lors de la sélection d'une solution de gestion de documents sont :

Facilité d'utilisation

La facilité d'utilisation est un élément essentiel d'une solution de gestion de documents. Il peut être doté de fonctions étonnantes, mais elles ne vous aideront pas si le logiciel ne dispose pas d'une interface utilisateur intuitive.

De nombreuses plateformes proposent des essais gratuits avant de prendre une décision. Si c'est faisable, laissez vos employés expérimenter l'application pendant la phase de test.

Aperçus de haute qualité

Lorsque vous utilisez une plate-forme de gestion de documents, cela ne devrait pas vous obliger à télécharger à plusieurs reprises des fichiers lorsque vous souhaitez les consulter. La plate-forme doit fournir une vue claire des documents à la demande.

Collaboration documentaire

Les derniers logiciels de gestion de documents permettent aux professionnels autorisés de partager des documents et de les modifier en équipe.

Certaines plates-formes permettent à plusieurs personnes de modifier des documents en même temps, tandis que d'autres disposent d'un mécanisme intégré qui permet à une seule personne de modifier le document à un moment donné. Et il y a ceux qui offrent les deux alternatives.

Pour décider de l'option la plus appropriée pour vous, identifiez le fonctionnement de votre équipe et les types de dossiers qui nécessitent un travail d'équipe.

Numérisation de photos en masse et téléchargement de documents

La possibilité de numériser des photos et de les transformer en texte à l'aide de la technologie OCR est bénéfique pour les organisations. Parce qu'il leur permet de convertir de gros volumes de documents papier en format numérique.

Ainsi, les meilleurs systèmes de gestion de documents utilisent la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour ajouter automatiquement des métadonnées. Cela simplifie encore le processus de localisation des documents à l'avenir.

Contrôle de version

Également connu sous le nom de versioning, le contrôle de version est un attribut essentiel d'une plateforme de gestion de documents.

Des erreurs accidentelles de l'utilisateur peuvent entraîner la modification ou la suppression de données essentielles.

Ainsi, le contrôle de version vous permet de visualiser les modifications subies par un document à différentes occasions. Si nécessaire, vous pouvez revenir à une édition antérieure. Cette fonctionnalité est cruciale lorsque plusieurs professionnels travaillent sur un document.

Stockage

L'application devrait vous permettre d'enregistrer vos fichiers dans une base de données centrale afin que vous puissiez facilement trouver et récupérer des documents.

De nombreuses intégrations

La solution devrait vous permettre de la connecter facilement à des programmes externes tels que Salesforce, MS Outlook, Gmail et Google Drive, entre autres.

Rôles et autorisations des utilisateurs

Un aspect crucial du logiciel de gestion de documents est de donner aux gestionnaires un moyen d'établir des privilèges distincts pour chaque membre de l'équipe.

Vous pouvez autoriser des personnes spécifiques à accéder ou à modifier des documents. Et d'autres membres de l'équipe peuvent être empêchés de visualiser les fichiers au sein du réseau. Il crée un mécanisme de sauvegarde efficace et rend l'équipe plus efficace.

Convivialité mobile

Plusieurs plates-formes de gestion de documents sont livrées avec une application pour smartphone. Vous ne pouvez pas utiliser la plate-forme sur un appareil portable, mais il est possible que votre équipe le fasse.

Toutes les solutions de gestion de documents ne rempliront pas ces critères. Ainsi, lors de la sélection d'une solution, déterminez quelles fonctions de la plate-forme servent le mieux l'objectif de votre entreprise.

Quel est le meilleur logiciel de gestion de documents ?

Les meilleurs systèmes de gestion de documents incluent des solutions telles que DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.

Afin de vous permettre de sélectionner la meilleure plateforme de gestion de documents pour votre organisation, nous avons évalué de nombreuses plateformes disponibles sur le marché.

Et nous avons examiné des facteurs tels que la facilité d'utilisation, la sécurité, la gestion des versions et la collaboration sur les documents. Voici donc une liste des meilleurs systèmes de gestion de documents à considérer.

M-Files : le meilleur pour la facilité d'utilisation

M-Files est une plateforme complète de gestion de documents avec une plateforme conviviale et facile à utiliser. Il est équipé de multiples fonctions qui facilitent la catégorisation fluide des documents, la numérisation des documents physiques et l'automatisation des processus.

Avantages clés

• M-Files offre une connectivité avec Parashift, une entreprise technologique connue pour la récupération de documents via l'apprentissage automatique. En tirant parti de cette intégration, vous pouvez rationaliser et automatiser vos workflows.
• Plutôt que de visualiser physiquement les informations et de catégoriser les fichiers, vous pouvez gérer automatiquement une vaste gamme de fichiers semi-structurés, structurés et non structurés.
• Au lieu de dépendre d'une approche conventionnelle basée sur des dossiers, M-Files utilise des métadonnées pour classer les documents par balises, mots-clés, groupes, etc. Cela simplifie le processus de recherche et de traitement de toutes sortes de documents.
• L'accès hors ligne pour smartphone est disponible avec M-Files, ce qui vous permet de visualiser sans effort des fichiers depuis votre smartphone, même sans connexion Internet.
• M-Files offre une intégration transparente avec une large gamme d'outils, tels que Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office, etc.

Limites

• La fonction de catégorisation automatique des balises peut prendre un certain temps pour s'y habituer.
• L'interface utilisateur de la plate-forme est un peu datée.

Tarification

Pour essayer M-Files, vous pouvez obtenir la version d'essai de 30 jours en remplissant un questionnaire. Ou vous pouvez les contacter pour demander une démonstration.

Zoho Docs : idéal pour enregistrer et gérer facilement des documents

Zoho Docs fait partie des meilleurs systèmes de gestion de documents présentés dans cette collection.

Zoho Docs vous permet d'enregistrer et de gérer tous vos fichiers dans le cloud, tout en offrant des fonctionnalités de collaboration efficaces. Il vous permet de partager vos documents et vous offre la commodité de les produire et de les modifier en déplacement.

Avec Zoho Docs, vous pouvez transformer vos documents MS Office en PDF et les partager instantanément entre les membres de l'équipe.

Avantages clés

• Il vous permet de sauvegarder sans effort des fichiers volumineux, tels que des enregistrements vidéo, des répertoires et même des référentiels entiers.
• Avec Zoho Docs, vous pouvez créer en toute transparence des dossiers parents et des dossiers enfants pour une organisation soignée des fichiers en fonction des tâches, des rôles et des formats de fichiers.
• Vous pouvez effectuer vos tâches sur votre ordinateur de bureau, que vous soyez en ligne ou non - les fichiers sont automatiquement synchronisés une fois que vous vous reconnectez à Internet.
• Il génère des sauvegardes automatiques des fichiers pour éviter la perte d'informations.
• Il vous permet de former un groupe pour partager des documents avec plusieurs personnes simultanément. De plus, il fournit une fonction de piste d'audit pour gérer les modifications apportées par d'autres collègues.
• Il offre un système de messagerie instantanée à l'intérieur du programme pour coopérer avec plusieurs employés.
• Il garantit une sécurité stricte en encodant les fichiers avec une clé RSA de 2048 bits générée à l'aide de Perfect Forward Secrecy (PFS).

Limites

• L'interface utilisateur semble obsolète et rudimentaire.
• La vitesse de chargement du logiciel pourrait être améliorée, en particulier lorsque de nombreux documents sont impliqués.

Tarification

Zoho Docs propose une édition gratuite pouvant accueillir jusqu'à cinq personnes. Ses forfaits premium commencent à 4 $ par mois et au-delà. Vous pouvez profiter de sa version d'essai gratuite de 15 jours avant d'acheter.

Docuware : idéal pour les intégrations tierces

Si une entreprise utilise une variété d'outils, DocuWare pourrait être le logiciel de gestion de documents idéal pour ses besoins. En se connectant à d'autres logiciels, il assure l'uniformité et fournit instantanément des informations à jour.

Avantages clés

• DocuWare fournit des connexions API avec plus de 500 logiciels différents. Quel que soit le secteur, vous pouvez gérer facilement vos dossiers tout en maintenant la productivité de votre travail.
• Il permet diverses approches pour réaliser l'intégration, allant de la connectivité de base par pointer-cliquer aux options de connectivité API complexes.
• Il propose des connecteurs spécialisés conçus pour des programmes de premier plan tels que Outlook, SAP, etc.
• Il garantit la sécurité des données et est conforme aux réglementations telles que GDPR et HIPAA.
• Vous pouvez autoriser les groupes décentralisés et distants à accéder aux fichiers depuis n'importe quel endroit et à tout moment.
• Vous pouvez utiliser l'intelligence artificielle de DocuWare pour transformer n'importe quel fichier en une version lisible pour une indexation automatisée et rapide.
• La gestion des versions permet aux employés de modifier les fichiers ensemble tout en préservant les éditions précédentes.

Limites

• Le package de départ offre un maximum de 20 Go de capacité d'archivage, ce qui peut être insuffisant pour les grandes entreprises.
• Le coût de DocuWare peut être assez élevé.
• Le site de Docuware manque de contenu didactique suffisant.

Tarification

DocuWare Cloud propose des licences adaptables adaptées aux différentes tailles d'organisations via un modèle d'abonnement. Vous devez déterminer le nombre de licences individuelles et d'espace de stockage requis pour votre entreprise.

Tiroir numérique : idéal pour importer des fichiers et des dossiers

Si vous recherchez une plate-forme qui vous permet de numériser, d'enregistrer et de protéger des fichiers, Digital Drawer pourrait être le meilleur système de gestion de documents pour vous.

La plate-forme peut vous aider à gagner du temps grâce au processus automatisé d'enregistrement et de numérisation des fichiers. Il fournit également un stockage de fichiers sur site pour un degré de sécurité supplémentaire.

Avantages clés

• Ce logiciel permet aux utilisateurs d'organiser sans effort tous les fichiers en un seul endroit en utilisant une hiérarchie de dossiers de fichiers similaire à Windows.
• Avec cette solution, vous pouvez facilement combiner des fichiers ou ajouter des pages à des fichiers plus anciens. Vous pouvez également les étiqueter à nouveau avec des index distincts.
• Vous pouvez utiliser des fonctions telles que la numérisation, le copier-coller, le glisser-déposer et les capacités d'importation pour ajouter des documents.
• Il offre une sécurité robuste pour tous les fichiers avec un cryptage AES-128 bits.
• Digital Drawer vous permet de travailler en toute transparence avec divers employés en évaluant instantanément les modifications apportées au document.
• Grâce à une recherche puissante, vous pouvez découvrir sans effort des documents enregistrés dans n'importe quel répertoire du stockage.
• Ce programme synchronise les modifications apportées aux documents sur tous les appareils.

Limites

• Ce logiciel de gestion de documents a une gamme limitée de fonctionnalités, ce qui peut ne pas convenir aux grandes entreprises.
• Le coût d'un achat unique peut être particulièrement lourd pour les petites entreprises.

Tarification

Digital Drawer fournit une version d'essai gratuite pendant 10 jours avec toutes les fonctionnalités. Pour l'achat, vous pouvez choisir entre un paiement unique de 1 200 $ pour une licence pour un seul membre ou un forfait d'adhésion annuel de 500 $.

Dropbox : le meilleur pour une gestion complète des documents

Dropbox est un système de gestion de documents (DMS) renommé et complet qui permet l'administration de fichiers multimédias et conventionnels.

Dropbox est connu pour son intuitivité et sa large gamme de fonctionnalités, telles que la connectivité avec différents outils, le contrôle de la version des fichiers, la prise en charge de l'OCR et une gestion des rôles affinée.

Il permet également la modification de fichiers et les modifications sont instantanément mises à la disposition de tous les employés.

Avantages clés

• La fonctionnalité de transfert de compte vous permet de partager en toute sécurité des documents d'entreprise entre différents employés en cas de réorganisation ou de remplacement.
• Avec Dropbox, vous pouvez présenter tout votre travail sur des pages d'aspect professionnel et surveiller l'interaction du spectateur avec vos documents.
• Dropbox prend en charge une intégration transparente avec plus de 300 000 applications.
• Il est livré avec une fonction "effacement à distance", qui vous permet d'effacer immédiatement les documents des profils compromis et des gadgets volés pour protéger les informations sensibles.
• Il vous permet de suivre les actions de vos employés via le panneau d'administration.
• Il vous permet de restaurer des documents supprimés en récupérant les éditions précédentes du fichier.
• Cette plate-forme offre une synchronisation sur une gamme de systèmes et d'appareils.

Limites

• L'application pour smartphone de Dropbox n'est pas aussi facile à utiliser que l'édition de bureau
• Les téléchargements de documents ne sont pas aussi rapides que prévu

Tarification

Dropbox propose plusieurs packages premium, chacun avec son propre ensemble de sous-packages. Le plan personnel de Dropbox coûte 9,99 $ par mois. Son forfait professionnel coûte 16,58 $ par mois.

eFileCabinet : idéal pour effectuer des recherches dans les documents

eFileCabinet est un autre logiciel de gestion de documents avancé qui vous permet de transformer des documents papier en fichiers numériques. Cela vous permet de les enregistrer sur votre bureau ou en ligne pour les visualiser ou les utiliser de n'importe où et quand vous le souhaitez.

Le programme vous permet même de partager un document dans plusieurs types de fichiers en utilisant des URL verrouillées avec un mot de passe. Il est également simple de classer et de trouver des fichiers.

Avantages clés

• Il vous aide à localiser un document dans n'importe quel répertoire à l'aide d'une option de recherche avancée qui peut rechercher le contenu dans les documents.
• L'application catégorise, identifie, étiquette et enregistre automatiquement les fichiers en fonction des détails qu'ils contiennent.
• Vous pouvez tirer parti des structures de dossiers prêtes à l'emploi que vous souhaitez utiliser sur la plate-forme. Il vous permet même de créer des fichiers avec des étiquettes personnalisées.
• À l'aide de la fonction de demande de fichier, vous pouvez permettre aux clients et employés virtuels de partager des documents depuis leur emplacement sur la plateforme sans s'enregistrer au préalable.
• Il vous permet de demander des signatures numériques. Et pour conserver des enregistrements d'événements et de modifications dans des fichiers avec des signatures numériques pour la sécurité et le respect des normes et réglementations.
• Il propose des applications pour smartphones pour les téléphones Android et iOS ainsi qu'un programme pour les ordinateurs de bureau.
• Prend en charge 2FA (authentification à 2 facteurs) et fournit un accès aux utilisateurs en fonction de leurs rôles pour renforcer la sécurité. Il offre un cryptage complet tout en sauvegardant des documents et en permettant l'accès à d'autres.
• Vous permet de lier la plate-forme à des programmes externes, tels que MS Office et Salesforce.

Limites

Son interface utilisateur pourrait être plus intuitive
Il peut être écrasant pour les débutants d'apprendre

Tarification

Vous devez contacter eFileCabinet pour recevoir une estimation pour votre organisation. Vous devrez acheter pendant la période d'évaluation via le compte de test.

FileHold : idéal pour la numérisation de documents numériques

FileHold est un logiciel de gestion de documents pour les grandes entreprises. Il est économique et simple à mettre en place. Il vous permet de numériser, d'enregistrer et de cataloguer des fichiers à l'aide d'un seul système.

Des fonctionnalités telles que la lecture et l'analyse de fichiers pour une sauvegarde sans effort vous aident à vous assurer que tous les fichiers sont présents. Il vous permet également de localiser facilement les fichiers lorsque vous en avez besoin. Pour une sécurité totale, vous pouvez configurer l'application sur un hôte local.

Avantages clés

• Il dispose d'un processus de partage de documents sécurisé qui s'accompagne même d'une confirmation que le ou les destinataires ont reçu le fichier.
• Libérez-vous du papier en convertissant immédiatement les fichiers en formats numériques pour les transmettre à divers destinataires dans le monde.
• Il dispose d'une application mobile efficace qui permet une administration sans tracas de l'ensemble des fichiers.
• Il a une option de recherche complète similaire à Google. Cela vous permet d'utiliser les métadonnées des fichiers pour obtenir des résultats de recherche plus appropriés.
• Vous pouvez le connecter sans effort avec MS Office. Cela vous donne une passerelle vers des applications telles que Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Visio.
• Il ne permet pas à quelqu'un de modifier un document si un autre employé est déjà en train de le modifier. Cela évite le risque que le contenu du document soit compromis.
• Il vous permet de modifier des fichiers même si vous n'êtes pas connecté à Internet. Toutes les modifications que vous apportez seront mises à jour une fois que vous vous reconnecterez à Internet.

Limites

• Si vous êtes novice, il pourrait être un peu difficile de saisir toutes les capacités de ce système de gestion de documents.
• Le programme sur site de FileHold est incompatible avec Mac.

Tarification

Vous avez le choix de vous inscrire pour un compte d'essai gratuit ou de suivre un séminaire Web pour comprendre la configuration des prix de FireHold. L'application est à un prix raisonnable et vous pouvez l'obtenir sur la base d'un plan de facturation par utilisateur. La facturation dépend du nombre d'employés qui utilisent le programme et des modules complémentaires que vous choisissez.

HighTail : idéal pour les aperçus de documents mobiles

HighTail est un logiciel de gestion de documents qui facilite et rend plus naturelle la gestion des fichiers numériques. En outre, il permet aux créateurs de donner accès à des documents de grande taille, en plus de vidéos, de photographies, de diaporamas, de dessins, etc.

Avantages clés

• Il vous permet de consulter des documents de grande taille sans avoir besoin d'enregistrer ces fichiers.
• Il vous permet de réviser des documents à l'aide d'illustrations telles que des boîtes, des lignes, des flèches, des formes libres ou d'autres types d'annotations sur des documents riches en médias.
• Vous pouvez comparer deux versions d'un document en les plaçant l'une à côté de l'autre sur votre ordinateur pour voir les modifications et fournir en toute transparence des commentaires d'évaluation.
• Après avoir donné accès aux fichiers, les employés n'ont pas besoin de se connecter pour les consulter ou les utiliser.
• L'application dispose d'un cryptage AES 256 bits ainsi que de mesures de sécurité de haute qualité pour assurer une sécurité stricte sur l'ensemble du réseau.
• Il offre des notifications lorsque les fichiers atteignent les destinataires prévus et qu'ils les téléchargent, via sa fonction Send Tracker.

Les inconvénients

• Les liens que vous partagez pour les fichiers expirent en peu de temps.
• L'option de recherche est lente et nécessite des filtres supplémentaires pour l'optimiser.

Tarification

L'abonnement premium commence à partir de 12 $ par mois et peut augmenter jusqu'à 36 $ par mois.

Localisateur de documents : idéal pour créer des flux de travail efficaces

Document Locator est un système de gestion de documents qui vous permet de vous connecter à Windows ainsi qu'au cloud pour gérer et partager des documents sans effort.

Parmi les fonctionnalités qu'il offre, citons le contrôle de version, la numérisation de documents papier en fichiers numériques, le contrôle de fichiers et la gestion des e-mails.

Avantages clés

• Ce logiciel de gestion de documents vous permet de transformer des fichiers papier en fichiers numériques entièrement indexables.
• Il vous permet de capturer des documents et d'obtenir des métadonnées avec les détails essentiels du fichier.
• Il dispose d'un certain nombre de fonctionnalités d'automatisation, telles que le délai d'expiration, les flux de travail basés sur les rôles des utilisateurs, les points de contrôle de la qualité et les modèles d'alerte modifiables.
• Il vous permet d'enregistrer facilement la confirmation des fichiers numériques pour la responsabilité et la conformité aux réglementations. Il peut même gérer toutes les étapes de l'approbation par une seule personne et l'approbation plus complexe de plusieurs personnes.
• Il vous permet d'enregistrer les métadonnées des documents numérisés via des pages de garde, des zones ou des codes-barres. Ou, vous pouvez utiliser la fonction de prévisualisation dans Document Pro pour sélectionner différents paramètres un par un sur votre ordinateur.
• Il peut fonctionner sur les navigateurs, les smartphones ainsi que les ordinateurs de bureau.

Limites

• L'interface utilisateur est un peu désorganisée.
• Il n'héberge pas trop souvent des sessions de formation.
• Parfois, la plate-forme peut être légèrement lente lors du déplacement dans un flux de travail, en particulier lorsque plusieurs personnes l'utilisent.

Tarification

Vous pouvez contacter les représentants de Document Locator pour en savoir plus sur les choix de licence, les plans d'adhésion, l'application de serveur cloud ou sur site et une démonstration virtuelle.

IsoTracker : le meilleur pour son support client

Parmi tous les logiciels de gestion de documents que nous avons évalués, IsoTracker offre le meilleur support utilisateur. Ceux qui ont besoin d'aide peuvent utiliser la messagerie instantanée pour joindre le personnel du service d'assistance. En outre, il est possible d'appeler immédiatement un agent d'assistance ou de soumettre un formulaire de contact.

Avantages clés

• La plate-forme vous offre une gestion efficace des versions et un contrôle des modifications de documents.
• Il vous offre une base de données de fichiers centralisée à laquelle vous pouvez accéder quand vous voulez et d'où vous voulez.
• Le stockage et le catalogage des fichiers, l'envoi d'alertes pour les tâches et les activités d'approbation des fichiers peuvent être automatisés.
• Pour assurer la sécurité de l'application, elle sauvegarde les fichiers tous les jours, dispose d'un chiffrement et d'un contrôle d'accès granulaire, et enregistre les activités liées aux fichiers.

Limites

• Les paramètres et la disposition du menu pourraient être meilleurs
• L'interface utilisateur semble un peu dépassée, ce qui la rend un peu difficile à utiliser.

Tarification

Bien que la plateforme n'indique pas clairement le coût, les utilisateurs peuvent utiliser un formulaire de calcul en ligne pour évaluer si IsoTracker répond à leurs exigences et à leur budget. La plateforme propose un essai gratuit de 60 jours.

Evernote Business : idéal pour gérer les notes et les captures d'écran

Sans aucun doute, Evernote Business fait partie des logiciels les plus connus pour organiser des documents. Il vous permet de générer et de partager sans effort des documents et des mémos, pour créer un environnement de travail plus intelligent et efficace.

Avantages clés

• Avec le Web Clipper, vous pouvez enregistrer rapidement des instantanés de sites pour une utilisation ultérieure. Il vous permet de stocker numériquement toutes les données pertinentes, ce qui les rend facilement accessibles en cas de besoin.
• En utilisant les modèles préconçus d'Evernote, vous pouvez économiser du temps et de l'énergie lorsque vous remplissez des exigences particulières.
• Il fournit une intégration complète avec divers logiciels externes. Cela inclut Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack et Outlook.
• Il vous permet de rechercher des notes écrites à la main, des images de tableau blanc et des images numérisées. Il est capable de reconnaître 11 langues écrites à la main et 28 langues dactylographiées.
• Il vous permet de numériser des copies papier de fichiers et de les stocker en toute sécurité sous forme de fichiers numériques.

Limites

• La gestion des notes pourrait être plus systématique pour les utilisateurs expérimentés qui traitent une grande quantité de données.
• Le chargement et le téléchargement de documents peuvent être quelque peu lents, surtout si la taille du fichier est trop importante.

Tarification

Il existe différents niveaux de forfaits d'abonnement disponibles, chacun offrant une gamme de fonctionnalités et d'avantages en fonction des besoins de l'utilisateur. Le forfait de départ est de 7,99 $ par mois pour chaque utilisateur.

Smartsheet : le meilleur pour la gestion de projet

Smartsheet est souvent préféré par les organisations comme l'une des meilleures solutions documentaires pour une organisation transparente des tâches, la gestion des documents et le travail d'équipe.

Une caractéristique remarquable de cet outil est sa capacité à se connecter de manière complète avec des outils tiers. Ceux-ci incluent Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps et bien d'autres.

Avantages clés

• Il simplifie les routines de travail et les procédures opérationnelles en utilisant les modèles prédéfinis fournis.
• Avec ce logiciel de gestion de documents, vous pouvez travailler en équipe sur du contenu en toute transparence en suivant l'avancement de la production à partir d'une seule feuille.
• Il vous permet également de déléguer des tâches, de configurer des alertes automatisées, de permettre à d'autres d'évaluer le contenu et de publier des commentaires approfondis sous forme de notes jointes.
• Il priorise la sécurité de vos fichiers en sauvegardant les données sur plusieurs sites, hébergés avec AWS et Equinix.
• Il vous permet de gagner du temps en automatisant les tâches récurrentes via des demandes d'approbation et des notifications de mise à jour.
• Vous pouvez également rationaliser votre routine de travail en fusionnant simplement différentes étapes et chemins conditionnels.
• Il vous permet d'importer sans effort des informations à partir de feuilles Excel, de documents CSV et de Google Sheets.
• Vous pouvez afficher des documents sur votre téléphone via des applications mobiles pour Android et iOS.

Limites

• Comprendre toutes ses capacités peut être écrasant au début
• Smartsheet manque de certaines fonctionnalités Excel essentielles, comme la fonction de recherche

Tarification

Les forfaits payants de Smartsheet commencent par un forfait Pro, qui coûte 7 $ par mois. Il existe également une variante commerciale qui nécessite un minimum de trois utilisateurs et coûte 25 $ par mois par utilisateur.

InfoRouter : le meilleur pour le suivi des documents en temps réel

Un autre logiciel de gestion de documents à considérer est InfoRouter, qui permet une gestion efficace des fichiers.

Contrairement à certains autres systèmes de gestion de documents, InfoRouter doit être implémenté côté serveur sans aucun élément côté client. Heureusement, l'outil a un énorme potentiel d'évolutivité et est capable d'utiliser près de 100 hôtes pour alléger la charge.

Avantages clés

• Avec cet outil, vous pouvez administrer vos documents importants en toute sécurité en les envoyant via des routines de travail préétablies et en surveillant l'avancement en direct.
• Il fournit une analyse combinée des événements quotidiens.
• Il prend en charge plusieurs langues, vous permettant de recevoir des e-mails dans votre langue préférée.
• Il récupère automatiquement les documents dans les répertoires surveillés dans des dossiers prédéfinis.
• Vous pouvez également transformer facilement des images en documents PDF à l'aide de cet outil.
• Il n'y a pas de limite au nombre de dossiers pouvant être créés.
• Il facilite HTTPS ainsi que SSL, garantissant des connexions sécurisées.
• Vous pouvez également modifier le contenu et les modèles de vos e-mails selon vos préférences.

Limites

• Cela peut devenir lent lors du téléchargement de documents volumineux.
• L'interface utilisateur actuelle comporte trop de fonctionnalités sur l'écran d'accueil, ce qui peut prêter à confusion pour les utilisateurs.

Tarification

Les informations sur les prix de cet outil ne sont pas accessibles au public et doivent être demandées directement auprès du fournisseur.

Onehub : le meilleur pour sécuriser vos documents

Onehub est un système de gestion de documents plus efficace pour notre collection. Sa capacité de glisser-déposer simplifie les téléchargements de documents. De plus, il permet aux clients d'organiser les documents dans des sous-dossiers, de les garder en sécurité et de gérer les versions.

Avantages clés

• Vous pouvez importer rapidement des documents à l'aide de l'attribut glisser-déposer. En outre, il vous permet d'utiliser une structure de dossiers-fichiers, une passerelle FTP protégée pour télécharger un grand nombre de fichiers, ainsi qu'un contrôle automatisé de la version des documents.
• Cette plate-forme implémente de nombreux protocoles de sécurité, tels que l'autorisation basée sur les rôles des utilisateurs, l'authentification à deux facteurs et les déconnexions de session.
• Avec Onehub, vous pouvez facilement prévisualiser des documents et des fichiers sans les enregistrer, que ce soit sur un smartphone ou un navigateur Internet.
• Ce système de gestion de documents vous permet de contacter des collègues par messagerie, révisions et approbations, et commentaires de dossier.
• Cette plate-forme se connecte sans effort à OneDrive et Google Drive.
• Il vous permet de suivre toutes les activités de téléchargement et de personnalisation. Vous pouvez utiliser des pistes d'audit pour annuler immédiatement les autorisations si une activité suspecte est détectée.

Limites

• Diviser les membres d'un groupe en petits groupes n'est pas possible
• Difficile à apprendre et manque de matériel de formation suffisant

Tarification

Les forfaits premium de Onehub commencent à 12,50 $ par mois et s'étendent jusqu'à 500 $ par mois. De plus, tous les forfaits sont livrés avec une version d'essai gratuite de 14 jours.

DocuPhase : le meilleur pour améliorer la productivité

DocuPhase possède plusieurs capacités et fonctionnalités qui permettent aux groupes de travailler de manière plus systématique et efficace.

Avantages clés

• L'application utilise une technologie d'indexation automatique basée sur l'IA qui permet aux utilisateurs de définir des étiquettes à l'avance et de séparer et de catégoriser les documents à la réception.
• L'option de recherche avancée permet aux utilisateurs de localiser rapidement les détails du fichier.
• Grâce à l'acheminement automatique des documents, vous pouvez partager les détails des documents avec les professionnels concernés.
• DocuPhase est une application flexible. Il a des fonctionnalités utiles pour les groupes qui gèrent beaucoup de fichiers.
• L'organisation et le suivi systématiques des documents peuvent être automatisés.

Limites

• La mise à niveau ou l'application de correctifs de sécurité est difficile sans l'aide du service d'assistance.
• Les débutants peuvent trouver difficile d'apprendre les différentes fonctionnalités.

Tarification

Votre département peut évaluer une démo personnalisée avant d'acheter l'application. La structure tarifaire dépend des fonctionnalités choisies par votre équipe, car les besoins de chaque groupe sont uniques.

Réflexions finales sur les systèmes de gestion de documents

La numérisation devenant la norme, les dossiers papier disparaissent. Et le stockage virtuel est certainement l'alternative préférée.

Voici quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion de documents. Mais ces applications ont des fonctionnalités uniques et des caractéristiques distinctives.

Certaines entreprises peuvent vouloir des capacités avancées. Celles-ci peuvent inclure la connexion à une certaine API, le routage des documents via différents systèmes pour plus de sécurité ou la conformité aux normes ISO.

Mais si vous n'avez pas besoin des cloches et des sifflets supplémentaires, la mise en place d'un système de gestion de documents est fluide et simple. Vous pouvez commencer à utiliser le logiciel de gestion de documents immédiatement. Il vous suffit d'évaluer différentes applications et leurs capacités et de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins.