Signature électronique vs manuscrite : quelle est la différence ?

Ainsi, vous êtes propriétaire d'une petite entreprise ou gestionnaire de site Web et vous collectez souvent les signatures des clients et des utilisateurs du site.

Mais quand devriez-vous utiliser une signature électronique et quand un « John Hancock » manuscrit est-il plus approprié ? Les signatures numériques sont-elles juridiquement contraignantes ? Pouvez-vous utiliser ces signatures électroniques sur votre site Internet ? Ne vous inquiétez pas, nous avons les réponses !

Explorons les deux types de signatures et découvrons ce qui les distingue.

Signature électronique vs manuscrite : quelle est la différence ?

Signatures manuscrites : un aperçu

Une signature manuscrite est le nom d'une personne ou une marque représentant son nom, écrite de sa propre écriture. Il s'agit de la manière traditionnelle de signer des documents et elle est utilisée depuis des siècles pour authentifier des accords, des contrats et diverses autres formes de documents.

Histoire et tradition

Les signatures manuscrites ont une histoire riche, remontant à l’Antiquité. Ils ont été utilisés pour tout, des décrets royaux aux lettres personnelles. Au fil du temps, ils sont devenus une méthode universellement reconnue pour vérifier l’identité et l’intention.

Légalité

Dans de nombreux domaines et juridictions, les signatures manuscrites sont juridiquement contraignantes. Ils sont souvent requis pour les documents officiels, tels que les testaments, les contrats et les actes. Leur acceptation est largement répandue et leur statut juridique est solide.

Avantages

• Touche personnelle : une signature manuscrite ajoute une touche personnelle aux documents, les rendant plus authentiques et authentiques.
• Universellement reconnu : presque tout le monde reconnaît et accepte les signatures manuscrites, ce qui en fait un choix fiable.

Les inconvénients

• Facile à falsifier : Malheureusement, les signatures manuscrites peuvent être facilement falsifiées, ce qui entraîne une fraude potentielle.
• Nécessite une présence physique : signer des documents à la main nécessite souvent que le signataire soit physiquement présent, ce qui peut être gênant.
• Défis de stockage et de récupération : La gestion des documents papier peut être fastidieuse, nécessitant un espace de stockage physique et rendant la récupération longue.

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Signatures électroniques : un aperçu

Une signature électronique, ou e-signature, est une version numérique d'une signature manuscrite. Il peut être créé à l'aide de différentes méthodes, telles que la saisie de votre nom, le dessin de votre signature sur un écran tactile ou l'utilisation d'un logiciel de signature numérique spécial.

Comment ils travaillent

Les signatures électroniques utilisent diverses technologies pour authentifier le signataire et garantir l'intégrité du document. Cela peut inclure le cryptage, les certificats numériques et les plateformes logicielles sécurisées.

Légalité

Les signatures électroniques sont légalement reconnues dans de nombreux pays, notamment aux États-Unis (en vertu de l'E-Sign Act) et dans l'Union européenne (en vertu de l'eIDAS). Elles ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites, sous réserve du respect de certaines conditions.

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Avantages

• Commodité : signez des documents à tout moment, n'importe où, sans avoir besoin de présence physique.
• Sécurité améliorée : les signatures électroniques avancées offrent des fonctionnalités de sécurité robustes, réduisant le risque de falsification.
• Facile à stocker et à récupérer : les documents numériques peuvent être facilement stockés, organisés et récupérés, économisant ainsi du temps et de l'espace.
• Rentable : réduit les besoins en papier, en impression et en frais de port.

Les inconvénients

• Technologie requise : le signataire et le destinataire doivent avoir accès à la technologie nécessaire.
• Risques potentiels de cybersécurité : Bien que sécurisées, les signatures électroniques peuvent être vulnérables au piratage et à d'autres menaces de cybersécurité.
• Peut ne pas être accepté partout : certaines organisations et juridictions peuvent toujours exiger des signatures manuscrites pour certains documents.

Comparaison des signatures manuscrites et électroniques

Maintenant que nous avons couvert les bases des signatures manuscrites et des signatures électroniques, voyons comment les deux se comparent dans les catégories essentielles à votre entreprise ou à votre site Web.

Utilisation légale

Les signatures manuscrites et électroniques sont légalement reconnues dans de nombreuses juridictions. Toutefois, l’acceptation des signatures électroniques peut varier selon les pays et le type de document concerné. Il est donc important de vérifier les exigences légales spécifiques à votre région.

Sécurité

En matière de sécurité, les signatures électroniques ont un avantage. Les signatures électroniques avancées utilisent le cryptage et des certificats numériques pour vérifier l'identité du signataire, ce qui les rend difficiles à falsifier. En revanche , les signatures manuscrites peuvent être facilement copiées ou falsifiées.

Commodité

Les signatures électroniques gagnent haut la main (j'arrête, promis) en termes de praticité. Vous pouvez signer des documents depuis n'importe où dans le monde, à tout moment, sans avoir besoin de les imprimer, de les numériser ou de les envoyer par courrier. Les signatures manuscrites nécessitent que vous soyez physiquement présent, ce qui peut être fastidieux.

Impact environnemental

Chers amis des arbres, réjouissez-vous ! Les signatures électroniques sont plus respectueuses de l'environnement. Ils réduisent les besoins en papier, en impression et en transport, ce qui réduit l'empreinte carbone. Toutefois, les signatures manuscrites contribuent au gaspillage de papier et à d’autres impacts environnementaux associés à la manipulation physique des documents.

Coût

Les signatures électroniques peuvent vous faire économiser de l'argent en réduisant le besoin de papier, d'impression et d'affranchissement. Les signatures manuscrites, bien que peu coûteuses en soi, peuvent entraîner des dépenses supplémentaires si l'on considère le temps et les ressources nécessaires à l'impression, à la signature et au stockage des documents physiques.

Stockage et gestion

La gestion des signatures électroniques est un jeu d'enfant par rapport aux signatures manuscrites. Les documents numériques peuvent être stockés – enfin, numériquement – ​​afin d'être facilement organisés et rapidement récupérés en cas de besoin. Les documents manuscrits nécessitent un espace de stockage physique, ce qui peut être encombrant et sujet aux dommages ou à la perte.

Cas d'utilisation et exemples

Pour explorer plus en détail la comparaison entre signature manuscrite et signature numérique, examinons quelques cas d'utilisation et exemples de chaque type.

Cas d'utilisation des signatures manuscrites

Voici quelques-uns des cas où une signature manuscrite serait idéale :

• Documents juridiques : les testaments, les actes et certains contrats nécessitent souvent des signatures manuscrites pour leur authenticité.
• Personnalisation personnelle : les signatures manuscrites sont préférées pour les lettres personnelles, les cartes de vœux et autres formes de communication personnelle.
• Industries traditionnelles : Certaines industries, comme l'immobilier et les services juridiques, s'appuient encore fortement sur les signatures manuscrites pour certaines transactions.

Cas d'utilisation de la signature électronique

Voici quelques domaines dans lesquels vous pouvez vous attendre à trouver des signatures électroniques utilisées :

• Transactions commerciales : les contrats, factures et accords peuvent être rapidement signés et renvoyés à l'aide de signatures électroniques.
• Travail à distance : Avec l'essor du travail à distance, les signatures électroniques permettent aux salariés de signer des documents sans être physiquement présents.
• Soins de santé : les formulaires de consentement des patients et autres documents médicaux peuvent être signés électroniquement, rationalisant ainsi le processus administratif.
• Commerce électronique : les signatures électroniques facilitent les transactions en ligne, de la signature des conditions de service à l'autorisation des paiements.

Exemples spécifiques à l'industrie

Ces secteurs ne sont que quelques-uns parmi tant d’autres dans lesquels vous pouvez également trouver des signatures numériques utilisées :

• Immobilier : les signatures électroniques accélèrent le processus de signature des contrats d'achat et des contrats de location, permettant ainsi aux agents et aux clients de conclure plus facilement des transactions.
• Juridique : les cabinets d’avocats utilisent les signatures électroniques pour gérer efficacement les accords clients, les dossiers judiciaires et autres documents juridiques.
• Santé : les hôpitaux et les cliniques utilisent des signatures électroniques pour les formulaires d'admission des patients, les formulaires de consentement et les dossiers médicaux, améliorant ainsi le flux de travail et réduisant la consommation de papier.

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Choisir la bonne option pour votre entreprise

Lorsque vous décidez entre une signature manuscrite ou électronique, tenez compte de la nature de votre entreprise, de votre clientèle et des exigences légales spécifiques auxquelles vous devez répondre. Demande toi:

• Dois-je signer des documents fréquemment ?
• Mes clients sont-ils à l’aise avec les signatures électroniques ?
• Quelles sont les exigences légales pour mon secteur d’activité ?

Dans certains cas, une approche hybride pourrait être la meilleure solution. Vous pouvez utiliser des signatures électroniques pour la plupart de vos documents et enregistrer des signatures manuscrites dans les situations où elles sont spécifiquement requises ou préférées.

Plusieurs outils peuvent vous aider à mettre en œuvre des signatures électroniques dans votre entreprise, comme WPForms, bien sûr. Avec notre module complémentaire Signatures et nos modèles de formulaires prêts à l’emploi, nous facilitons la collecte de signatures électroniques sur votre site WordPress.

Alors, où utiliserez-vous les signatures ? Faites le nous savoir dans les commentaires!

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Maintenant que vous savez où et pourquoi une signature électronique peut être utilisée, il est temps d’apprendre comment procéder. Jetez un œil à notre tutoriel étape par étape pour découvrir comment ajouter une option de signature électronique à vos formulaires en ligne.

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