Les compétences en gestion d'événements dont vous avez besoin en tant que planificateur

La gestion d'événements est une entreprise exigeante. Pour assumer un rôle comme celui-ci, vous avez besoin de plus que de simples compétences organisationnelles. Vous devrez faire attention aux détails et être prêt à répondre aux demandes des gens. Vous devrez probablement éteindre un feu ou deux.

Cependant, si vous aimez travailler avec les gens, la planification d'événements peut être enrichissante. Et il y a toujours des astuces et des conseils pour vous aider à vous améliorer.

Cet article décrit 20 compétences en gestion d'événements dont les planificateurs ont besoin pour organiser des activités réussies. Tous ceux qui veulent faire carrière dans ce domaine peuvent apprendre ce qu'il faut pour être à leur meilleur. N'hésitez pas à découvrir vos capacités innées et à en développer de nouvelles.

Compétences en gestion d'événements que vous devez posséder pour être un planificateur d'événements

Compétences sociales

Il y a une chose que tous les événements ont en commun : ils impliquent des personnes. Quel que soit le type d'événement que vous organisez (en personne, événements en direct ou événements hybrides), les gens sont toujours là. C'est pourquoi vos compétences interpersonnelles jouent un rôle important.

Vous devrez considérer toutes sortes de personnages et le faire efficacement. Cela inclut les fournisseurs, les superviseurs, les sponsors, les collègues, les vendeurs, le personnel, les représentants du gouvernement et les cadres. Une grande partie de votre réussite professionnelle consiste à vous sentir à l'aise lorsque vous vous connectez avec tout cela. En d'autres termes, les compétences en communication sont essentielles dans cette entreprise.

Compétences organisationnelles

En ce qui concerne les compétences organisationnelles, les planificateurs d'événements doivent être capables de tout préparer efficacement.

Chacun de vos événements aura des milliers de pièces que vous devrez assembler habilement. De plus, les gestionnaires d'événements qui réussissent travaillent généralement sur plusieurs projets simultanément.

Vous devrez vous assurer que les commandes, les factures, les réunions, les livraisons et les autres tâches sont exécutées correctement et en temps opportun. Ainsi, l'une des compétences les plus importantes en matière de gestion d'événements est votre capacité à organiser. En faisant cela de la bonne manière, vous vous assurez un événement réussi.

Compétences en communication

Jusqu'à présent, il est clair que vous devez traiter non seulement avec les clients, mais aussi avec d'autres acteurs clés du processus de planification d'événements. Mais les compétences en communication vont au-delà de cela; vous devez également transmettre clairement les messages.

Assurez-vous que vos instructions sont explicites et directes, en particulier lorsque vous traitez avec votre équipe de planification. Assurez-vous également de le faire de manière attrayante.

Au moment où vous acceptez la responsabilité d'organisateur d'événements, vous vous engagez. Maintenant, vous êtes le leader de cet événement et êtes responsable de son succès. Votre style de leadership peut faire la différence si vous assurez une communication solide. Soyez conscient de ce que fait votre équipe et donnez des instructions de manière personnelle. De plus, vous devez être ouvert à ce que vos collègues ont à dire et être prêt à les soutenir s'ils ont des difficultés.

Compétences de gestion du temps

Au fur et à mesure que vous avancez dans votre carrière, vous aurez des tâches plus chronophages, il est donc indispensable de disposer de stratégies de gestion du temps. C'est pourquoi le multitâche sera votre meilleur ami. Pourtant, il peut aussi être votre pire ennemi.

Il y aura de nombreuses situations dans lesquelles vous faites un remue-méninges avec un collègue et recevez soudainement un appel à propos de la scénographie. De plus, vous devez respecter de nombreux délais. La date de l'événement est fixée et vous êtes responsable de tout être prêt à temps.

Une telle situation peut être un aller simple vers l'anxiété et le stress, ou cela peut être le scénario d'un événement réussi. Tout dépend de vos compétences en gestion du temps.

Savoir-faire en réseau

Les meilleurs planificateurs d'événements sont ceux qui peuvent créer un réseau. Assurez-vous de prendre contact avec différents professionnels de l'organisation d'événements.

Une fois que vous disposez d'un réseau fiable, vos projets se dérouleront plus facilement. N'oubliez pas qu'ils peuvent également vous référer à de nouveaux clients.

Compréhension des événements

Au risque de souligner l'évidence, les planificateurs d'événements doivent savoir comment fonctionne l'industrie de l'événementiel.

Vos compétences en planification d'événements ne seront pas complètes tant que vous n'aurez pas acquis ces connaissances. En outre, cela aide si vous savez comment mettre en place une demande de proposition (RFP) ou un plan d'étage. L'examen des contrats et l'analyse des données sont également des compétences importantes en matière de gestion d'événements.

Plus que des hommes d'affaires, les professionnels de l'événementiel sont des artistes : ils ont besoin de trouver des solutions créatives. En outre, cela aide à comprendre ce qui est réaliste et ce qui ne l'est pas.

Enfin, quelqu'un peut être plus naturellement doué à cet égard. Pourtant, ces compétences peuvent également être développées au fil du temps.

Capacité de recherche

Chaque planificateur d'événements doit faire des recherches pour se tenir au courant des dernières nouvelles de l'industrie. Les ressources, les outils et les aspects liés aux événements méritent d'être pris en compte.

De nos jours, ces informations sont facilement accessibles en ligne grâce à un moteur de recherche. Pourtant, la clé est de trouver la bonne donnée parmi l' océan d'informations disponibles . Cela dépend uniquement des compétences de recherche de l'organisateur.

De bons chercheurs pourront trouver rapidement des informations précises. Cela inclut les restrictions de dernière minute, telles que les limites de capacité ou les conditions d'entrée, que les gouvernements peuvent appliquer.

Service orienté client

La règle numéro un pour tous les gestionnaires d'événements est « le client passe en premier ». Gardez toujours à l'esprit que vous organisez l'événement du client, par conséquent, vous devez prioriser sa vision. Même si vous n'êtes pas d'accord avec une décision, vous devez faire passer leurs besoins avant les vôtres. En outre, vous devez tenir compte de facteurs tels que le budget.

Rappelez-vous que l'amabilité est un gros plus. Utilisez des expressions telles que « C'est avec plaisir », « Laissez-moi voir ce que nous pouvons faire » ou « Absolument ». Avec cette approche, vous pouvez rassurer la confiance de votre client et réduire son anxiété.

Des talents pour la résolution des problèmes

Si vous vous demandez ce qui rapporte dans cette industrie, la réponse est les compétences en résolution de problèmes.

Il est impossible d'imaginer un événement sans problèmes, et vous devez les résoudre avec la tête froide. Être un gestionnaire d'événements, c'est plus que placer des notes autocollantes et donner quelques instructions. La plupart du temps, les organisateurs doivent prendre des décisions difficiles.

Il y aura des situations imprévues que vous devrez résoudre calmement et efficacement. Qu'il s'agisse de divertir le public pendant que le conférencier principal est coincé dans les embouteillages ou de trouver un nouveau fournisseur à la dernière minute, vous devez être prêt à tout.

Dans l'ensemble, les compétences décisionnelles et la capacité à résoudre les problèmes seront vos meilleurs alliés.

Apprendre à déléguer

Nous voulons tous avoir le contrôle, cependant, prendre soin de tout soi-même n'est pas la meilleure stratégie.

Il y a une limite à ce qu'une personne peut faire, vous devez donc apprendre à déléguer. Surtout lors de la planification de grands événements, les managers doivent faire confiance à leur équipe.

Bien que ce ne soit pas quelque chose que vous construisez du jour au lendemain, cela vaut la peine d'être considéré. Avoir un personnel solide sur lequel vous pouvez compter est un gros plus.

Capacité à avoir des conversations difficiles

Probablement, à un moment donné, vous devrez faire face à des situations difficiles. Donner des commentaires constructifs ou renvoyer quelqu'un ne sont pas des choses faciles à faire. Lorsque vous vous trouvez dans cette situation, vous devez bien la gérer.

Si vous souhaitez organiser des événements réussis, vous devrez prendre des décisions difficiles comme retirer un membre de l'équipe ou réaffecter une tâche.

Vos compétences en leadership dépendent de la façon dont vous abordez un tel scénario.

Soyez résilient et flexible

La gestion des événements ne consiste pas en un ensemble clair de tâches. Il est important de comprendre que les responsabilités changent et que vous devez vous adapter à chaque situation. Une grande partie de votre travail peut impliquer n'importe quoi, de l'extinction des incendies à la passation d'appels téléphoniques décisifs, et vous devez le faire aussi efficacement que possible.

Votre performance dans ces cas doit être impeccable et vous devez rester calme. De cette façon, vous pouvez recommencer à diriger le spectacle en un rien de temps.

Avoir une liste de contrôle est important, mais vous devez être capable de vous en éloigner. Si les choses s'écartent de votre processus de planification, vous devez réagir . Sinon, l'événement en souffrira.

Enfin, gardez à l'esprit que votre façon de gérer cela définira votre réputation en tant que gestionnaire d'événements.

Compétences en négociation et gestion budgétaire

La négociation est une partie importante du travail. La plupart du temps, vous devrez respecter un budget et vos talents de négociateur peuvent vous sauver la mise. Lors de la réservation d'une place ou de la négociation d'un contrat, vous souhaitez obtenir le meilleur prix afin de pouvoir étirer le budget.

Mais comment faites-vous cela? Alors que certaines personnes sont des négociateurs innés, d'autres peuvent avoir besoin de pratique. Dans l'ensemble, c'est un mélange de tact, de confiance et de préparation . La prévision et le contrôle des dépenses sont des facteurs essentiels. Une expérience de la facturation est également utile.

Compétences de prise de décision

Il s'agit d'un aperçu plus approfondi de l'un des points précédents. Si vous prenez une décision en tant que planificateur d'événements, vous devez analyser attentivement la situation et envisager tous les résultats possibles. Comme ce sera une partie importante de votre routine quotidienne, vous devez y accorder beaucoup d'attention.

De plus, il ne s'agit pas seulement de décider rapidement ; vos solutions doivent être viables. Travaillez sur vos compétences en matière de prise de décision et vous serez en mesure de trouver de meilleures solutions à chaque fois.

Développez votre créativité

Un planificateur créatif est essentiel pour un événement réussi. De plus, la capacité à engager les clients et les participants est cruciale. Réserver un lieu, embaucher des traiteurs et trouver les bonnes options de divertissement ne suffisent pas. C'est là que la créativité devient essentielle.

Si vous voulez que les gens se souviennent de vos événements, assurez-vous de transformer vos idées en expériences inoubliables.

Bien que ce ne soit pas une compétence difficile, c'est une capacité que vous pouvez acquérir avec de la pratique et du dévouement.

Soyez un bon leader

Un vrai leader rassemble les gens. Plutôt que de donner des ordres, essayez d'impliquer les employés et de les inspirer à donner le meilleur d'eux-mêmes.

Les vendeurs, les bénévoles et les membres de l'équipe doivent travailler ensemble pour un objectif commun. De plus, ils ont besoin de sentir que ce qu'ils font compte.

Avec votre style, essayez de faire en sorte que les gens se sentent importants et menez-les vers le succès. Même si vous devez parfois être dur, assurez-vous que ce n'est pas votre façon naturelle de communiquer avec les autres dans l'environnement de travail.

Aime ce que tu fais

Bien que cela puisse sembler un cliché, la passion est toujours une partie importante de l'équation. Un gestionnaire d'événements doit mettre de la passion dans tout ce qu'il fait et travailler avec enthousiasme. L'auto-motivation est la clé à ce stade.

De plus, le sentiment de fierté après avoir créé un événement réussi peut être ce qui fait démarrer votre moteur.

Personne ne doute que la gestion d'événements est l'un des emplois les plus stressants, et c'est exactement pourquoi vous avez besoin de cette étincelle supplémentaire. La motivation vous aidera à surmonter les défis et à rester calme lorsque les choses deviennent difficiles. Travaillez avec une véritable passion et vous verrez les résultats.

Cette approche conduira également à une plus grande créativité et vous donnera un sentiment d'accomplissement.

Maîtrise de la technologie

De nos jours, la maîtrise de la technologie n'est pas une option. Gardez à l'esprit que la technologie est le meilleur ami d'un gestionnaire.

Les logiciels et les applications peuvent simplifier les processus et améliorer votre efficacité, alors n'ayez pas peur de les utiliser. Même si vous ne connaissez pas la solution sur le bout des doigts, assurez-vous de bien comprendre les avantages qu'elle peut apporter.

Dans cette optique, rester au courant des dernières tendances peut également être très utile.

Compétences en gestion des risques

La sécurité doit être l'une de vos principales priorités. Il est probable que les participants à l'événement, les conférenciers ou les sponsors ne voient pas les efforts que vous déployez dans ce domaine. Cependant, vous ne devez jamais réduire la sécurité.

La sécurité est importante pour chaque personne impliquée dans le processus de planification ainsi que pour les participants. Qu'il s'agisse de mesures de sécurité sur place ou de protection des données des clients, assurez-vous que votre événement est sécuritaire.

Tenez-vous également au courant des réglementations en matière de santé et des mesures de sécurité gouvernementales.

Rester calme

Même la meilleure planification a ses points faibles. En d'autres termes, vous ne pouvez pas prédire tous les problèmes possibles qui pourraient survenir.

Si un incident compromet votre événement, assurez-vous de rester calme. Ce n'est qu'ainsi que vous pourrez trouver la meilleure solution.

Réflexions finales sur les compétences en gestion d'événements

Cette liste contient 20 compétences en gestion d'événements que tout bon planificateur devrait posséder. Certains d'entre eux viendront à vous naturellement, mais d'autres ont besoin d'être nourris et développés.

Gardez ces points à l'esprit lors de la planification des événements, et vous verrez de bons résultats. Tout est possible avec passion et dévouement.

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