Conseils de planification d'événements pour vous aider à organiser le meilleur événement

Les planificateurs d'événements doivent être bien organisés pour coordonner chaque étape du processus de planification. Sans une stratégie efficace, un emploi du temps chargé peut facilement devenir chaotique, et bientôt vous avez perdu le contrôle du plan destiné à faire décoller votre événement. Étant donné que vous devez gérer plusieurs fournisseurs à la fois, assurer la liaison avec les parties prenantes et effectuer les paiements à temps, il est important de peaufiner votre plan d'action et de vous organiser.

Une excellente façon d'y parvenir est d'adopter des conseils pratiques et des techniques pour améliorer vos compétences en organisation et faire de votre événement un succès.

Même si chaque événement est différent à sa manière, ce message est conçu pour partager des informations privilégiées générales que vous pouvez utiliser lors de l'organisation de votre prochain événement, quel que soit son objectif.

Vous trouverez ci-dessous un ensemble de conseils essentiels sur la planification d'événements que vous pouvez appliquer lors de l'organisation de votre prochain événement mémorable.

Commencer le plus tôt possible

La première étape du processus de planification d'un événement consiste à déterminer un objectif clair, qu'il s'agisse d'un rassemblement social, d'une retraite d'entreprise ou d'une collecte de fonds. Il sera plus facile de se concentrer sur les aspects clés de l'événement, comme le lieu, le type de lieu et l'attraction de sponsors, si vous avez établi une intention claire et précise de l'événement.

Ne tardez pas à démarrer la planification de votre événement. Un événement de grande envergure nécessite au moins quatre à six mois pour s'organiser, tandis qu'un événement à petite échelle nécessite un mois au maximum. Un conseil important à garder à l'esprit est de s'assurer que les contrats des fournisseurs sont finalisés des semaines avant l'événement pour que les choses continuent de fonctionner régulièrement jusqu'au grand jour.

Établir des objectifs clairs et quantifiables

Lorsque vous cherchez à définir des objectifs et des cibles réalistes, commencez par quelques questions :

• Pourquoi cet événement est-il prévu ?
• Qu'est-ce que les organisateurs de l'événement s'attendent à accomplir avec cet événement particulier ?

Améliorez le taux de réussite de chaque tâche de votre liste de contrôle de planification d'événements grâce à une solide compréhension des principaux objectifs de votre entreprise avant de commencer la planification. Vous souhaitez récolter un certain montant en dons pour le prochain grand projet ? Vous souhaitez accueillir 50 ou 500 invités ? Peut-être essayez-vous d'attirer l'attention sur une cause spécifique.

Assurez-vous de fixer des objectifs avec des critères qui vous permettent de mesurer vos progrès. Cela aidera votre équipe non seulement à visualiser les objectifs, mais aussi à les réaliser. Un planificateur d'événements compétent prendra également en compte le résultat lorsque les objectifs sont atteints, manqués et même dépassés. Ils considéreraient en outre quand il est préférable de conclure et le bon moment pour essayer quelque chose de plus captivant lors du prochain événement. Lorsque vous savez exactement où vous voulez être, vous savez comment y arriver efficacement.

Planifiez avec transparence

Gardez vos principales parties prenantes et votre équipe marketing au courant de la planification de votre événement. Informez-les du calendrier que vous avez établi et de ce que vous allez livrer, comme vos buts et objectifs pour l'événement. En gardant les parties prenantes impliquées dans le processus, vous pouvez marquer et fusionner l'expérience pour tous les participants à l'événement.

Dans le cas d'un événement notable, tenez les participants informés aussi souvent que possible pour vous assurer que tous les détails de la chronologie de l'événement, du concept aux relations publiques médiatiques, se déroulent sans heurts.

Favoriser des relations professionnelles de respect mutuel

Il est crucial de garder à l'esprit que votre professionnalisme est lié à l'organisation d'un événement réussi . L'un des principaux conseils de planification d'événements à retenir est de se concentrer sur l'engagement des clients. Efforcez-vous d'identifier des clients qui respectent ce que vous et votre entreprise faites et établissez un partenariat durable avec eux.

Être déterminé à jeter les bases de bonnes relations d'affaires en valorisant et en maintenant le respect mutuel. Utilisez vos forces et vous créerez une expérience optimale pour vos invités.

Devenez les meilleurs amis avec les données

Développez un moyen de mesurer et d'apprendre des résultats de vos compétences en matière de planification d'événements, et collectez des données pour déterminer les effets de vos décisions au cours du processus de planification.

Comment pouvez-vous vous assurer que votre processus a un impact légitime ? Vous pouvez par exemple réaliser des enquêtes objectives et mesurer le NPS.

Posséder des données de qualité ne vous aide pas seulement à améliorer la planification d'événements futurs, mais soutient votre cas lorsque les clients proposent des idées qui peuvent ne pas réussir.

Identifiez votre public cible

Une partie importante de la planification consiste à définir votre public cible :

• Des locaux?
• Partenaires commerciaux ou dirigeants?
• La gestion?
• Clients actuels ou potentiels ?
• Une combinaison de ces groupes ?

La clé d'un événement réussi est de toucher le public visé. Une fois que vous savez qui , vous pouvez travailler sur la façon d'adapter l'événement à leurs besoins et intérêts.

Compilez suffisamment de données sur votre public, vos données démographiques, vos attitudes, vos intérêts ou vos aversions, etc. Appuyez-vous sur leurs caractéristiques pour vous aider à comprendre et à définir votre public spécifique.

Embauchez un personnel incroyable

Les conseils de planification d'événements soulignent la valeur de l'embauche d'un bon personnel pour créer un événement réussi. Ils feront preuve d'une attitude respectueuse et professionnelle et auront une connaissance approfondie de l'événement afin de répondre aux questions des invités.

Il est essentiel de confirmer l'expérience que le personnel de l'événement apporte au travail, alors demandez-leur de remplir des demandes et de fournir des références que vous pouvez vérifier. Et assurez-vous que quelqu'un examine les détails de l'événement et règle les détails avant le début de l'événement afin de ne pas avoir de mauvaises surprises pendant l'événement.

Choisissez soigneusement votre espace événementiel

Vous avez fixé la date, vous devez maintenant réserver le lieu idéal. Les détails importants tels que le lieu et la date doivent être finalisés dès que possible. C'est ainsi que la gestion des événements peut démarrer tôt la campagne de marketing.

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous envisagez un lieu :

• Les ascenseurs et les entrées sont-ils facilement accessibles à tous ? Des toilettes pour tous les sexes sont-elles disponibles ? Y a-t-il suffisamment de place si des interprètes ou un écran de sous-titrage en direct sont nécessaires ?
• Les exigences d'espace pour 50 invités diffèrent par rapport à 500.
• Y a-t-il un grand parking et y a-t-il un accès facile depuis les voies publiques ?
• Êtes-vous obligé de souscrire une assurance particulière ? Quelle est la réglementation en matière de responsabilité ?
• Assurez-vous qu'il y a de l'espace pour l'équipement audiovisuel, y compris les prises, les rallonges, etc., si des haut-parleurs, des microphones et des caméras sont nécessaires pour l'événement.

Avoir un plan d'événement complet

Un plan d'événement complet doit définir une liste de tâches qui couvre tous les aspects clés, des objectifs à la logistique. Ce plan vous aidera à rester organisé, à gagner du temps et à vous assurer que la planification de votre événement reste sur la bonne voie. Il peut également être une excellente ressource pour les participants, les membres de l'équipe et les autres personnes impliquées dans l'organisation de l'événement.

Les éléments essentiels qu'un plan détaillé devrait inclure sont

• Lieu
• Logistique
• Gestion de la restauration
• Conférenciers/Talents
• Présentateurs/MC
• Calendrier/Chronologie
• Divertissement
• Forfait promotionnel
• Gestion des inscriptions
• Plan de parrainage et gestion
• Tâches bénévoles

Personnalisez votre événement

Un thème actuel qui capte et captive peut aider votre événement à se démarquer de la concurrence. Assurez-vous de porter ce thème à travers les différentes fonctionnalités de l'événement, en particulier dans le nom. Présentez des caractéristiques distinctives et faites-en la promotion dans les médias en ligne pour inciter les gens à assister à votre événement.

Lorsque vous considérez différents noms d'événements, demandez-vous : en quoi cet événement diffère-t-il des autres événements organisés dans votre secteur ? Quel message ou idéaux espérez-vous exprimer à travers cet événement ? Quelles sont les principales caractéristiques de votre événement ?

Générez un slogan : après avoir défini le nom, créez un slogan. N'oubliez pas de vous en tenir à l'essentiel et de le rendre accrocheur, après tout cela joue dans la marque de votre événement.

Créez un logo : Si vous organisez un événement de grande envergure ou une série d'événements, vous devrez créer un logo.

Établir une identité visuelle : composer une identité visuelle qui rassemble toutes les fonctionnalités de l'événement.

Élaborez un plan de marketing multicanal

Lors de la planification d'un événement, utilisez les médias sociaux, le site Web officiel et les newsletters par e-mail pour promouvoir l'événement et vendre des billets. Il est important que le contenu marketing suivant comprenne des détails sur l'événement, la manière dont les participants peuvent s'inscrire et ce à quoi ils peuvent s'attendre :

• Courriels envoyés aux membres et aux invités des événements passés
• Publications sur diverses plateformes de médias sociaux de marque
• Informations mises à disposition sur le site officiel de l'entreprise
• Informations dans le bulletin de routine
• Demandez aux conférenciers et aux invités de marque de promouvoir les détails de l'événement via leurs plateformes de médias sociaux
• Obtenir et garantir une variété de commandites (compilez une liste de commanditaires potentiels que vous aimeriez parrainer pour votre événement)

Créez un budget et respectez-le

Il est essentiel de déterminer dès le départ le budget dont vous disposez car cela influencera le type d'événement que vous pourrez organiser. Un conseil de planification d'événements de Worley vous conseille de déterminer le montant que vous êtes prêt à dépenser, puis de prévoir un budget pour dépenser 10 % de plus que l'estimation initiale.

Les ratés organisationnels peuvent survenir à tout moment . Prévoyez de couvrir toutes les dépenses supplémentaires ou imprévues.

Après avoir établi le budget, assurez-vous d'identifier quelles ressources seront utilisées et où. Par exemple, gaspiller votre budget en éléments décoratifs au lieu d'investir dans une équipe audiovisuelle professionnelle et expérimentée pourrait gâcher votre événement.

Créer une chronologie et une liste de contrôle

Un délai fixe garantit que vous maintenez la planification de l'événement en cours sans retard. C'est plus efficace qu'une liste de tâches générale car vous pouvez déterminer quand certaines décisions doivent être prises et les travaux terminés.

Une liste de contrôle concise vous aide à reconnaître les tâches que vous devez effectuer, à déterminer les délais à respecter et à décider de tout soutien supplémentaire nécessaire. Vous pouvez également générer des estimations financières et temporelles pendant le processus de préparation. Faire une liste de contrôle peut également vous aider à évaluer les progrès que vous faites avec chaque tâche.

Gardez votre chronologie et votre liste de contrôle à jour à mesure que le jour de l'événement approche en vous demandant ce qui suit :

• quand arriveront les vendeurs ?
• qui est le point de contact?
• quand les repas seront-ils servis ?
• Quand le DJ prend-il le relais du groupe live ?

Présentez efficacement vos sponsors

Que vous organisiez des événements en personne ou des événements virtuels, il n'est pas nécessaire de financer entièrement toute l'affaire sans aide. Entrez en contact avec des sponsors potentiels pour trouver des opportunités de financement de l'événement en échange de l'exposition de la marque auprès des participants.

Établissez un plan sur la façon dont vous aimeriez présenter vos commanditaires. Intégrez les éléments suivants dans votre planification :

• Une application événementielle pour les participants. Cette ressource permettra aux invités de reconnaître les différents sponsors, d'envoyer des notifications push et de se connecter à un itinéraire convivial.
• Place de marché des sponsors. Vous pouvez toujours répondre aux exigences de votre sponsor même avec un événement en ligne.
• Matériel promotionnel. Renforcez la qualité de l'expérience de vos sponsors avec un résumé de ce qu'ils ont à gagner en contribuant aux outils marketing de l'événement. Utilisez des dédicaces pendant l'événement pour créer la notoriété de la marque pour les sponsors auprès du public.

La plupart des conseils de planification d'événements vous rappelleront d'apprécier profondément vos sponsors dès la minute où ils signent le contrat. Gardez à l'esprit qu'ils ont payé pour être vus et entendus lors de votre événement.

Tout photographier

TechCrunch a un compte Flickr avec des images de leurs événements.

Assurez-vous de capturer des photos passionnantes et intéressantes qui mettent en évidence le succès de votre événement. Ceux-ci peuvent ensuite être partagés sur diverses plateformes de marketing de médias sociaux pour générer du buzz.

Un photographe professionnel aura une bonne idée des types de photos qui font la promotion de votre événement spécifique et vous demandera des détails particuliers. Faites-leur savoir que vous voulez diverses photos qui capturent la diversité de l'événement, comme la marque de l'événement, un espace animé et des invités qui passent un bon moment.

Lors de la phase de conception, assurez-vous de considérer tous les aspects visuels de votre événement. Qu'est-ce qui créerait un arrière-plan dynamique ? Quelles caractéristiques clés photographieraient bien et feraient la promotion de la marque ou des sponsors ?

Planifiez la logistique du jour

Garantissez le succès de votre événement en identifiant, examinant et engageant tous les spécialistes de l'événementiel indispensables (techniciens audiovisuels, décorateurs, photographes, personnel de sécurité, etc.). Les conférenciers et présentateurs en direct, qui peuvent inclure des experts influents et des influenceurs de l'industrie, doivent être réservés car ils sont qualifiés pour partager les idées que vous souhaitez présenter lors de votre événement.

Il est essentiel que vous trouviez un équilibre dans le calendrier des événements de vos invités. Vous voulez qu'ils participent le plus possible au programme. Créez de la variété au sein de l'événement pour capter et maintenir leur intérêt.

Mais vous voulez également créer suffisamment de temps et d'espace dans le programme pour permettre aux participants de se mêler et de traiter toutes les informations qu'ils reçoivent. Le calendrier doit prévoir une marge pour tout événement inattendu.

Ayez un plan de secours en cas de problème

Vous devez établir un plan de sauvegarde en cas de dérapage ou de problème inattendu. Un plan de sauvegarde complet garantira le bon déroulement de votre événement et sa réussite auprès de toutes les personnes impliquées. Assurez-vous donc de partager le plan avec le personnel, les fournisseurs et les responsables du lieu. Assurez-vous qu'ils sont d'accord avec le plan et qu'ils connaissent le protocole à suivre en cas de problème.

Certains de ces problèmes peuvent inclure le fait d'avoir un équipement de secours (microphones, haut-parleurs, etc.), une liste des scénarios possibles qui pourraient avoir lieu, un haut-parleur absent ou l'événement déplacé en ligne.

Ne craignez pas le processus de négociation

Voici un bon conseil de planification d'événement à garder à l'esprit lorsque vous traitez avec des fournisseurs : tout est négociable. Ne bronchez pas lors de la négociation des prix. Des coûts cachés peuvent apparaître à tout moment pendant la phase de planification de l'événement, alors établissez votre budget avant de traiter avec les fournisseurs. Décidez de négocier 5 à 10 % de moins que la première offre .

Apprenez la logistique des autres industries

Il n'est pas nécessaire de se familiariser avec les détails complexes du fonctionnement d'autres industries, mais avoir une idée de la logistique générale vous aidera certainement en tant que planificateur d'événements. Soyez aussi précis que possible lorsque vous communiquez avec d'autres organisations et fournisseurs impliqués.

Par exemple, être en mesure de déterminer la superficie en pieds carrés nécessaire pour accueillir des chaises, des tables et des tentes, être informé de la puissance du générateur, des BTU de la climatisation et d'autres détails similaires vous aidera à organiser votre événement en douceur.

Recueillir les commentaires du personnel et des participants

Une fois l'événement terminé, obtenez des commentaires sur le résultat. Obtenir des commentaires essentiels du personnel et des participants vous aidera à évaluer ce qui en a fait un succès ou un échec avec toutes les personnes impliquées.

En comprenant les éléments importants qui ont fait le succès des événements précédents, vous pouvez viser à répéter ces tâches lors de la planification de votre prochain événement. Vous saurez également où vous pouvez vous améliorer pour élever la barre pour les événements à venir. Si des obstacles ou des problèmes sont survenus au cours du processus de planification de l'événement ou de l'événement lui-même, prenez-en note et assurez-vous de les résoudre.

Ce faisant, vous acquerrez une meilleure compréhension de ce qui fait ou défait un événement, et ce que vous pouvez continuer à faire ou travailler à changer lors de la planification d'un autre événement.

Réussir avec des conseils de planification d'événements

Planifier un événement peut être une tâche difficile et exigeante. Mais les 10 conseils de planification d'événements abordés dans cet article vous aideront à élaborer une stratégie de planification d'événements solide et efficace.

Une compréhension intime et détaillée de votre public cible, qui il est et ce qu'il veut, est cruciale pour garantir le succès de votre événement. Plus vous savez comment offrir une expérience précieuse aux participants, plus vous créez d'opportunités pour organiser l'événement idéal (et réussi). Et c'est l'objectif de tout planificateur d'événements bien organisé.

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