7 outils de réunion en ligne gratuits : lequel choisir pour votre équipe et pourquoi

Avec l'essor du travail à distance, les outils de réunion en ligne sont devenus un élément essentiel de la communication moderne. Ces outils ont permis aux équipes de collaborer et de communiquer de n'importe où dans le monde.

Cependant, avec autant d'options disponibles, il peut être difficile de choisir celle qui convient à votre équipe.

Dans ce blog, nous allons explorer sept outils de réunion en ligne gratuits et discuter de leurs fonctionnalités, avantages et inconvénients pour vous aider à prendre une décision éclairée sur l'outil le mieux adapté aux besoins de votre équipe.

Que vous recherchiez un outil pour la visioconférence, le partage d'écran ou la collaboration d'équipe, nous avons ce qu'il vous faut. Alors allons-y et trouvons l'outil de réunion en ligne parfait pour votre équipe !

Fonctionnalités essentielles à rechercher dans un outil de visioconférence

Maintenant, nous avons réalisé à quel point un outil de visioconférence peut nous aider. Plusieurs outils de visioconférence étaient disponibles depuis des années. Mais, nous avons utilisé ces outils occasionnellement à cette époque. Et maintenant?…

Ainsi, chaque fois que vous souhaitez choisir un outil de réunion en ligne gratuit, vous devez rechercher certaines fonctionnalités communes qui doivent être disponibles avec cet outil. Laissez-moi vous montrer ces fonctionnalités :

i) Partage d'écran

Lorsque vous souhaitez présenter quelque chose d'important aux membres de votre équipe lors d'une réunion en ligne, il n'y a pas d'alternative sans une option de partage d'écran. Si vous êtes en mesure de montrer aux membres de votre équipe ce qui est sur votre écran, vous gagnerez du temps qui serait autrement consacré à expliquer ce que vous voyez.

ii) Enregistrement de la réunion

Pouvoir enregistrer ses conférences est très utile pour de nombreuses raisons. Vous pourrez revoir votre réunion après avoir terminé la réunion. Et, si quelqu'un manque la réunion, il comprendra chaque sujet en regardant cette vidéo enregistrée.

iii) Chat textuel

La vidéo, la voix et le texte sont les pierres angulaires de tout logiciel de conférence. Le chat textuel est tout aussi important que le chat vocal et vidéo, car il vous permet de partager tous les sujets importants dans votre salle de réunion virtuelle avec les membres de votre équipe. Vous pouvez même partager des liens instantanément grâce à cette fonctionnalité.

iv) Assistance mobile

Il s'agit d'une autre fonctionnalité puissante d'un outil de réunion en ligne. Supposons qu'un des membres de votre équipe soit absent de son ordinateur et que vous souhaitiez qu'il rejoigne la réunion en ligne. Votre outil de réunion en ligne doit lui permettre de se joindre via son smartphone.

v) Diaporama

Un diaporama peut être un excellent moyen d'organiser les informations que vous présentez lors de votre réunion Web. Envisagez d'utiliser un modèle de diaporama pour une présentation plus professionnelle.

vi) Chat privé

Le chat privé est la capacité de plusieurs membres de l'équipe à communiquer en privé pendant la réunion principale. Cela peut être utile pour répondre aux questions.

7 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe

Si vous disposez de l'outil de réunion en ligne approprié, les membres de votre équipe peuvent se connecter les uns aux autres et le flux de travail de votre entreprise se déroulera sans heurts. De la messagerie d'équipe au partage d'écran ou même à l'envoi d'un fichier important au cours d'une réunion en direct, ces outils de réunion couvrent tout.

Il existe plusieurs outils de réunion en ligne disponibles autour de vous. Nous avons préparé une liste triée sur le volet parmi eux qui peuvent répondre à vos exigences.

1. Zoom
2. Google Meet
3. Skype
4. Aller à une réunion
5. Cisco WebEx
6. TeamViewer
7. UberConference

Explorons la liste des fonctionnalités de chaque outil mentionné-

1. Zoomer

En ce qui concerne les logiciels de visioconférence, Zoom est l'une des options les plus populaires. Actuellement, 50 % des entreprises du Fortune 500 ont au moins un compte Zoom.

Il y a une limite de 40 minutes sur les réunions de groupe si vous êtes abonné au plan gratuit. Vous devez donc vous rappeler que si vous utilisez le logiciel pour des réunions en ligne plus longues, votre appel sera automatiquement interrompu après 40 minutes. Plusieurs participants peuvent partager leurs écrans en même temps, ce qui facilite la collaboration à distance.

Principales fonctionnalités de Zoom

• Vous permet de diviser jusqu'à 50 salles pour des discussions dédiées
• Voix et audio HD avec une gamme d'options d'appel
• Co-annotations, partage d'écran et partage d'écran simultané
• D'excellentes options de messagerie de groupe sont disponibles
• Autorise les téléchargements de fichiers PPT, PDF et DOC

Limites du zoom

• Difficile de rejoindre la réunion via le navigateur
• Le stockage en nuage est faible
• Temps de réunion limité en mode libre

Qui devrait utiliser Zoom ?

Zoom est idéal pour tous ceux qui travaillent à distance ou qui ont des membres d'équipe à distance. Zoom permet des réunions simples et faciles à configurer ou des réunions régulières dans votre salle de réunion personnelle. Créez et partagez rapidement un lien de réunion privée avec une personne ou une équipe et connectez les membres de l'équipe à distance par vidéo.

2. Google Meet

Google Meet, anciennement nommé Google Hangouts Meet, est le logiciel de visioconférence d'entreprise de Google, proposé dans le cadre de G Suite et également aux utilisateurs gratuits de Google. Les gens appellent Google Meet en réponse à Zoom de Google. Google Meet vous permettra de partager votre bureau complet, un seul onglet Chrome ou une seule fenêtre.

Il prend en charge jusqu'à 250 participants et 100 000 téléspectateurs en direct. Vous pouvez éteindre votre caméra, désactiver votre micro ou partager votre écran, et vous pouvez voir chaque participant à l'appel sur le côté droit de votre écran.

Principales fonctionnalités de Google Meet

• La version gratuite prend en charge jusqu'à 100 participants vidéo à une réunion
• Conversations vidéo, audio et de messagerie à la fois
• Prend en charge les réunions vidéo ou l'enregistrement de conférence
• Rejoindre des appels à l'aide de Google Agenda
• Prend en charge le partage d'écran avec les membres de votre équipe lors d'une réunion en ligne ou d'un webinaire en cours

Limites de Google Meet

• Il vide votre batterie et active les ventilateurs de votre ordinateur portable lors d'appels plus longs.
• N'a pas d'installation d'enregistrement

Qui devrait utiliser Google Meet ?

Google Meet est un moyen simple de se connecter avec des contacts Google (ou ceux extérieurs à votre réseau) et peut être utilisé à des fins personnelles ou professionnelles. Utilisez cet outil pour les conversations individuelles, les réunions d'équipe et les conférences en ligne.

3.Skype

Vous pouvez difficilement trouver quelqu'un qui n'entend pas le nom de Skype. Avec plus d'un million d'utilisateurs, c'est l'un des plus grands outils de réunion en ligne gratuits à notre disposition.

Un argument de vente clé pour Skype est ses capacités de traduction en temps réel. Le traducteur vocal prend en charge 10 langues (anglais, espagnol, français, allemand, mandarin, italien, portugais, arabe et russe) tandis que le traducteur de texte prend en charge plus de 60 langues. Cela rend les conférences multilingues plus faciles que jamais.

Principales fonctionnalités de Skype

• Fournit une fonction d'appel vidéo HD
• Partage d'écran et enregistrement vidéo
• Chats vidéo interactifs
• Partage de position
• Prend en charge jusqu'à 50 personnes sur des appels vidéo gratuits à la fois

Inconvénients de Skype

• Prend du temps pour personnaliser le profil de l'utilisateur
• Prend en charge moins de personnes lors d'appels vidéo gratuits par rapport à d'autres outils de réunion vidéo en ligne gratuits

Qui devrait utiliser Skype ?

La version gratuite de Skype fonctionne bien pour les petites équipes de moins de 25 membres au total. C'est un bon outil si vous avez besoin d'un moyen simple de discuter par vidéo depuis votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette, et que vous avez tendance à avoir des réunions de groupe plus petites ou des conversations 1-1.

4. Aller à la réunion

GoToMeeting propose également de merveilleuses fonctionnalités de visioconférence. Il est livré avec un essai gratuit de 14 jours pour un maximum de 50 participants. Des fonctionnalités fondamentales telles que la VoIP et la conférence téléphonique, le partage d'écran et l'envoi de SMS, GoToMeeting vous offre 2 options supplémentaires - GoToWebinar et GoToTraining pour d'autres environnements de conférence.

Tous les 3 produits sont dotés de nombreuses fonctionnalités avec partage de bureau et d'applications, réunions en un clic, enregistrement en un clic, une option de connexion et une salle de réunion personnelle pour ne citer que quelques-uns. Vous pouvez démarrer vos réunions en ligne depuis n'importe où : e-mail, appareils Mac ou Android, ou tout outil de messagerie instantanée.

Principales fonctionnalités de GoToMeeting

• Créez une salle de réunion personnelle avec votre propre URL
• Vous permet de partager votre bureau en temps réel
• Enregistrez votre réunion et stockez-la dans le cloud
• L'essai gratuit accueille jusqu'à 3 participants

Inconvénients de GoToMeeting

• Toute personne utilisant l'option gratuite de GoToMeeting est limitée aux seules conférences audio. La visioconférence est dédiée aux forfaits payants.

Qui devrait utiliser GoToMeeting

La version gratuite de GoToMeeting propose 3 personnes dans une réunion en ligne. Ainsi, toute personne à la recherche d'une solution de conférence Web rapide pour une petite équipe devrait envisager ce logiciel de conférence Web.

5. Cisco WebEx

Si la facilité d'utilisation est en tête de liste, l'approche du moindre clic de Webex vous aidera ; démarrez une réunion, changez de présentateur et ouvrez le tableau blanc sans avoir à perdre de temps à fouiller dans l'application.

Avec ce logiciel de visioconférence en direct, vous profiterez de nombreuses fonctionnalités, notamment le partage d'écran, l'enregistrement dans le cloud, les salles de visioconférence personnelles, etc. Le nombre de personnes que vous pouvez inclure dans votre réunion Web dépend du niveau de forfait que vous avez acheté. Avec le niveau débutant gratuit, vous pouvez inclure 50 participants.

Principales fonctionnalités de WebEx

• comprend des outils supplémentaires comme le sondage, le tableau blanc, etc.
• Détection du bruit de fond pour moins de distractions
• Outils d'enregistrement tiers
• Appelez-moi vous permet d'appeler les participants qui ne peuvent pas rejoindre la réunion
• Sécurité et cryptage exceptionnels

Inconvénients de WebEx

• Pas de partage de fichiers dans le plan gratuit
• Limite de temps de 40 minutes sur le plan gratuit

Qui devrait utiliser WebEx

Le forfait gratuit WebEx prend en charge une limite de temps de 40 minutes pour une seule réunion. Vous obtiendrez 1 Go de stockage en nuage et la possibilité d'ajouter jusqu'à 50 participants à la fois. Ainsi, une équipe de niveau petit à moyen est parfaite pour utiliser cet outil de réunion en ligne gratuit.

6. TeamViewer

TeamViewer est une application d'accès à distance et de réunion partagée complète et adaptée aux entreprises qui s'exécute sous toutes les plates-formes de bureau et mobiles, y compris Windows, macOS, Android, iOS et même Chrome OS et BlackBerry OS. Il offre également un compte gratuit plus simple pour une utilisation non commerciale.

Principales fonctionnalités de TeamViewer

• Sécurité à plusieurs niveaux
• Fenêtre de visualisation au design élégant
• Prise en charge de plusieurs moniteurs à la fois
• Combine l'accès à distance et les réunions en ligne dans une seule application
• Version gratuite pour une utilisation non commerciale

Inconvénients de TeamViewer

• Certaines options sont difficiles à trouver
• Les fonctions de sécurité peuvent être ennuyeuses

Qui peut utiliser TeamViewer ?

Contrairement à d'autres outils de réunion en ligne gratuits, vous pouvez obtenir un accès complet aux ordinateurs des membres de votre équipe grâce à cet outil. Ainsi, chaque fois qu'un membre de votre équipe est incapable de résoudre un problème, vous pouvez le faire vous-même au lieu de lui sur son ordinateur en utilisant cet outil de réunion en ligne gratuit.

7. UberConference

Si vous hébergez principalement de petites réunions Web et que vous recherchez un logiciel de conférence Web gratuit, cette option peut être pour vous. La version gratuite d'UberConference vous permet d'avoir jusqu'à dix participants à la réunion. Le niveau gratuit inclut même le partage d'écran et la possibilité d'enregistrer un appel. Il y a même la vidéo HD. A noter que l'appel est limité à 45 minutes avec la version gratuite.

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'UberConference est le fait qu'il s'agit d'une solution d'appel vidéo entièrement basée sur un navigateur. Il n'est pas nécessaire de télécharger un programme, bien que des applications mobiles existent pour ceux qui souhaitent utiliser UberConference sur leur smartphone ou leur tablette.

Principales fonctionnalités d'UberConference

• Permet des conférences ou des réunions via l'application mobile ou votre navigateur
• Fournit de l'audio et de la vidéo HD
• Vous pouvez continuer avec UberConference sans télécharger cette application
• Installation d'enregistrement et de lecture de conférence

Inconvénients d'UberConference

• Limite de 10 utilisateurs sur les conférences gratuites
• Les codes PIN sont requis, sauf si vous passez au forfait payant
• Un délai de 45 minutes pour les utilisateurs gratuits

Qui devrait utiliser UberConference ?

La version gratuite d'UberConference est idéale pour les équipes de 10 personnes ou moins. La version gratuite limite la durée de votre appel vidéo à 45 minutes, elle est donc idéale pour les réunions plus courtes.

Tableau comparatif des 7 outils de réunion en ligne gratuits - Vérifiez toutes les données importantes en un seul endroit

Nous avons préparé pour vous un tableau comparatif entre 7 outils en ligne gratuits. J'espère que cela vous aidera à affiner vos choix et finalement à choisir l'outil de réunion le mieux adapté à votre équipe.

Choisissez les meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour gérer votre équipe à distance

Choisir quoi que ce soit varie d'une personne à l'autre. Lorsque vous êtes au marché pour faire du shopping, tout achat dépend de votre choix. De la même manière, lorsque vous choisissez une application ou un service pour votre entreprise, cela doit dépendre des besoins de votre entreprise.

Supposons que vous ayez une équipe de 20 membres. Ensuite, il est évident que vous ne choisirez pas un outil de réunion en ligne qui accueille 10 personnes lors d'une réunion. Alors, choisissez l'un des outils de réunion en ligne gratuits qui répondra parfaitement aux besoins de votre entreprise et de votre équipe.

Si nous voulons mettre un résumé de chaque outil de réunion en ligne que nous avons mentionné ici, alors nous pouvons dire cela ;

• Zoom, Google Meet, UberConference et Cisco WebEx sont le choix parfait pour les entreprises comme les petites et moyennes entreprises avec 10 à 100 personnes dans leur équipe.

• En revanche, Skype et TeamViewer seront des choix fiables pour une équipe de moins de 25 personnes.

• Enfin, GoToMeeting est la meilleure option pour les conversations 1-1.

Fondamentalement, trouver le meilleur outil dépend de votre cas d'utilisation particulier. Alors, pourquoi ne pas profiter d'un essai gratuit et faire un test approfondi ?

Vous pouvez consulter quelques outils supplémentaires comme Skype pour organiser vos réunions en ligne.

Gérez votre équipe à distance avec un logiciel de gestion de projet fiable

Une fois que vous avez choisi un outil de réunion en ligne pour vos membres, vous aurez besoin d'un logiciel de gestion de projet capable de gérer parfaitement vos projets de manière intelligente.

Lorsque vous travaillez en équipe à distance, vous vous attendez à ce que les membres de votre équipe ne manquent jamais une échéance, restent en communication avec chaque membre, soient sur la bonne voie pour accomplir leurs tâches distribuées, etc. Manquer l'un de ces points peut effondrer votre équipe à distance. Pour assurer cette facilité, choisissez un outil de gestion de projet qui peut vous aider dans cette situation.

Comme nous parlons des outils de réunion en ligne fournis avec une version gratuite, nous vous recommanderons un tel chef de projet qui est également fourni avec une version gratuite.

Ici, nous vous recommandons fortement de choisir le WP Project Manager gratuit qui est livré avec une longue liste de fonctionnalités. Laissez-moi vous montrer ce que WP Project Manager fera d'autre pour vous.

• Ajouter des tâches individuelles pour les membres individuels de l'équipe
• Vous pouvez également diviser cette tâche en nombre de sous-tâches
• Fixez des délais et suivez le temps pour chaque projet
• Suivre la progression de chaque tâche en cours d'exécution
• Propose des modules tels que WooCommerce Store, Stripe Gateway, BuddyPress, Recurring Task, Invoice, Gantt Chart, Kanban Board et bien d'autres
• Système de rapport généré automatiquement

Ce sont donc les principales fonctionnalités fournies par WP Project Manager. Prenez la version gratuite de cet outil et essayez-le pour l'explorer davantage.

Tirez parti d'un outil de réunion en ligne gratuit pour assurer une communication transparente

Notre quotidien s'est arrêté. Des milliers de personnes sont confinées chez elles pour ralentir la propagation du COVID-19. Dans cette situation, la collaboration en équipe est plus que jamais nécessaire. Les chefs d'entreprise recherchent également les meilleurs outils pour maintenir l'engagement de l'équipe.

Utilisez un outil de réunion en ligne gratuit pour synchroniser les objectifs de votre entreprise et de votre équipe. Il s'occupera de vos réunions et conférences en ligne. Pour que vous puissiez aider vos équipes à rester productives tout en travaillant à domicile.

Au contraire, un outil de gestion de projet gratuit vous aidera à gérer vos projets en douceur. C'est ce que nous voulons en tant que chefs d'équipe ou propriétaires d'entreprise, n'est-ce pas ? Bref, avoir les deux outils peut vraiment vous soulager de cette pandémie.

Qu'en penses-tu? Avez-vous de meilleures idées alternatives? Partagez votre idée dans la zone de commentaires ci-dessous pour nous en informer.