Le guide ultime pour héberger votre espace de bureau

Alors que beaucoup d'entre nous ont travaillé à domicile pendant des années ou sont déjà familiarisés avec les aménagements de bureau hybrides (venir, aller, rester, partir, s'asseoir, se tenir debout…), la notion d'espaces de travail non traditionnels a vraiment pris son envol pendant la pandémie. Et même maintenant, alors que de nombreuses entreprises reviennent à la normale – ou à une nouvelle normalité – il y a une leçon apprise qui se perpétue : les espaces de travail alternatifs présentent des avantages pour les employeurs et les employés. Il y a aussi des inconvénients, bien sûr. Passons en revue tout cela, en mettant l'accent sur l'espace de bureau hôtelier.

Qu'est-ce qu'un lieu de travail hybride ?

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Un bureau hybride est un bureau où il y a un mélange d'employés au bureau et d'employés à distance. Ces employés au bureau par rapport aux employés à distance peuvent également changer, ce qui signifie que les employés au bureau peuvent choisir de travailler à domicile ou sur la route certains jours et vice versa. De plus, même le lieu de travail des employés au bureau peut changer d'un jour à l'autre en fonction de la disponibilité du bureau et de ce dont l'employé a besoin (comme un bureau privé pour tenir des réunions ou une salle de conseil pour travailler sur un projet d'équipe). Pour catégoriser et créer des processus adaptés à ces besoins changeants, deux styles de lieux de travail hybrides ont émergé : le hot desking et le desk hoteling. Les deux sont des alternatives à un bureau assigné auquel vous êtes assis tous les jours.

Avantages du lieu de travail hybride

• L'utilisation plus efficace de l'immobilier rend les lieux de travail hybrides plus rentables.
• Les bureaux ne sont pas personnalisés, ils restent donc sans encombrement et minimalistes, ce qui en fait une belle présentation.
• Les employés travaillant à domicile peuvent choisir de venir certains jours et d'utiliser un espace de travail dédié.

Inconvénients du lieu de travail hybride

• Les employés ne peuvent pas personnaliser leur espace ou toujours disposer leur bureau exactement comme ils le souhaitent.
• Tant de personnes partageant le même bureau peuvent entraîner un échange de germes.
• Les travailleurs ne pourront pas toujours s'asseoir près des collègues avec qui ils doivent parler dans le cadre de leur travail.

Bureau partagé

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Dans un lieu de travail partagé, l'employé arrive au travail et s'assoit partout où un bureau est disponible. Si plusieurs postes de travail sont disponibles, l'employé peut choisir celui qu'il souhaite utiliser, tant qu'il n'est pas réservé. Habituellement, le travailleur utilise un logiciel en arrivant au bureau pour voir quels bureaux sont libres et en réclamer un. Ensuite, ils peuvent vérifier quand ils ont terminé afin que les autres travailleurs voient que l'espace de travail est à nouveau disponible.

Le hot desking fonctionne bien dans deux types de bureaux. Si vous avez un petit bureau avec un nombre limité de travailleurs, le fait que tout le monde choisisse un bureau en entrant ne sera pas trop choquant. C'est aussi un système raisonnable si la majorité de vos employés ne sont pas au bureau la plupart du temps et ne viennent que les rares jours où ils ne sont pas sur le terrain. Dans ce cas, ils ne se sont probablement pas habitués à un seul bureau et n'ont besoin que du strict minimum pour gérer l'administration de la journée.

Avantages et inconvénients du Hot Desking

Avantages

• Les employés finissent par s'asseoir près de personnes avec lesquelles ils n'ont pas l'habitude de se connecter. Cela peut renforcer les relations professionnelles et encourager la collaboration.
• La direction n'a pas à se soucier de savoir qui s'assoira où si de nombreux employés arrivent de manière inattendue (en supposant qu'il y ait suffisamment de bureaux pour tout le monde).
• Les travailleurs apprécient l'autonomie de choisir où ils s'assoient chaque jour sans avoir à planifier à l'avance.

Les inconvénients

• Certains travailleurs peuvent se sentir anxieux lorsqu'ils ne savent pas où ils seront assis chaque jour ou si un bureau sera même disponible.
• Cela affecte la productivité lorsqu'il n'y a pas de bureau disponible et que l'employé doit décider d'attendre ou de rentrer chez lui.
• Les travailleurs peuvent penser que s'ils étaient importants pour l'entreprise, ils auraient au moins un espace pour travailler tous les jours.

Hôtellerie

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L'hôtellerie de bureau adopte une approche plus méthodique du bureau hybride. Les employés réservent leurs bureaux ou postes de travail à l'avance. Le système est similaire à la réservation d'une chambre d'hôtel en ligne. Cependant, il est encore plus avancé. Vous pouvez voir des choses comme où se trouve le bureau, qui a des réservations autour de lui et quels équipements il comprend.

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Grâce au système de réservation, les travailleurs peuvent voir quels bureaux sont disponibles pour les jours et les heures auxquels ils prévoient d'être au bureau. S'ils ne sont pas satisfaits de la sélection, ils peuvent travailler à domicile ces jours-là et entrer les autres jours lorsque leur bureau préféré est libre. Comme avec le partage des postes de travail, lorsque l'employé arrive au travail, il se connecte à son espace de travail et il vérifie lorsqu'il part.

L'hôtellerie de bureau est idéale pour les bureaux qui ont du mal à utiliser l'espace. Lorsqu'il n'y a pas assez de bureaux pour tous les employés, vous avez besoin d'un moyen de gérer l'espace sans interrompre le flux de travail quotidien. C'est également utile pour les bureaux qui ont des employés distants sur une base changeante, car la direction saura toujours où se trouvent les employés et comment les joindre.

Avantages et inconvénients de l'hôtellerie de bureau

Avantages

• Les employés peuvent concevoir leur(s) semaine(s) de travail à l'avance, ce qui améliore la productivité et réduit l'épuisement professionnel.
• Faites des réservations pour une journée complète, une demi-journée ou même des blocs horaires.
• Ce système fonctionne à n'importe quelle échelle, que vous ayez un petit bureau avec 10 bureaux ou plusieurs étages dans votre immeuble de bureaux - ou même plusieurs bâtiments.

Les inconvénients

• La configuration de l'hôtellerie de bureau peut être trop compliquée pour les petits bureaux qui n'ont pas de problèmes d'espace ou de sièges à résoudre.
• Tout le monde sera formé à l'utilisation du logiciel de réservation, et il peut y avoir une courbe d'apprentissage sévère pour certains employés.
• Les arrangements de bureau deviendront déroutants si le logiciel a un problème et est en panne pendant un certain temps.

Comment le Hot Desking, l'hôtellerie de bureau et les lieux de travail traditionnels sont liés

Au sens le plus pur, ni le hot desking ni l'hôtellerie de bureau ne permettent à un travailleur de revendiquer en permanence une chaise, un bureau ou un espace de travail comme étant le sien. Cependant, les deux types de lieux de travail s'appuient sur un logiciel de réservation pour que le bureau fonctionne de manière sensée, même lorsque les gens recherchent un bureau ouvert. Ce logiciel aura parfois des fonctionnalités qui permettent aux employeurs ou aux employés d'attribuer un certain espace de travail à des travailleurs spécifiques ou de réserver le même espace de travail de manière répétée ou à long terme. Dans ces cas, certains éléments du hot desking et de l'hôtellerie de bureau semblent plus traditionnels que d'autres.

Notez également qu'aucune de ces configurations hybrides n'est identique à la réservation de salle de réunion. Même les bureaux les plus traditionnels disposent généralement d'un système de réservation de salles de réunion. Si vous choisissez d'utiliser un logiciel de réservation dans un bureau hybride, les fonctionnalités peuvent inclure la réservation de salles de réunion (et des réservations pour d'autres zones du bureau).

Comment créer un espace de bureau hôtelier

Le bureau partagé est beaucoup plus limité que l'hôtellerie de bureau, et certaines configurations d'espace de bureau hôtelier peuvent incorporer un peu de bureau partagé lorsque cela a du sens. Pour nos besoins, nous allons nous concentrer sur la façon d'organiser une configuration d'hébergement de bureau, car c'est l'option que la plupart des employeurs vont choisir. Dans cet esprit, voici 9 conseils pour créer un espace de bureau hôtelier pour votre entreprise :

1. Assurez-vous que c'est la bonne décision pour votre bureau

Ne sautez pas dans le train des bureaux hybrides simplement parce que c'est à la mode. Considérer ce qui suit:

• La plupart de vos employés sont-ils au bureau tous les jours ? Et en sont-ils contents ? Si très peu d'employés vont travailler à distance, il sera plus difficile qu'il n'en vaut la peine d'aménager un espace de bureau hôtelier.
• Combien de vos employés traitent des informations sensibles ? Auront-ils toujours besoin d'une configuration de bureau plus privée, et si oui, pouvez-vous leur attribuer un siège permanent ou toujours vous assurer qu'ils peuvent en réserver un ?
• Avez-vous suffisamment d'espace pour désigner des zones calmes? Lorsque vous confondez qui est assis à côté de qui, le bruit peut devenir un problème, surtout si certains travailleurs doivent passer beaucoup de temps au téléphone.
• Serez-vous en mesure de fournir du matériel et du matériel de bureau? Sans avoir des postes de travail assignés, vous avez besoin d'une solution pour que les employés puissent avoir ce dont ils ont besoin sans avoir à l'apporter au bureau tous les jours.

Pour que cela en vaille la peine, votre bureau doit être un bon match pour l'hôtellerie de bureau.

2. Anticipez le scepticisme lorsque vous expliquez la vision aux employés

Les employés qui n'ont jamais fait partie - ou même entendu parler - de l'hôtellerie de bureau seront sceptiques quant à vos projets. Ils peuvent se sentir nerveux à l'idée d'abandonner un bureau bien-aimé, surtout s'ils y travaillent depuis des années. Certains peuvent s'inquiéter de la propreté, de l'intimité ou de l'impact sur l'aspect social du travail. En sachant simplement que le doute arrive, vous pouvez avoir des réponses et des solutions à portée de main.

Une approche intelligente consiste à expliquer votre vision à vos employés au lieu de simplement leur dire que les choses changent et qu'ils doivent l'accepter. Lorsque vous présentez les changements comme un moyen d'atteindre les objectifs de l'entreprise et d'améliorer l'expérience de vos employés, ils sont plus susceptibles de s'impliquer. Valoriser les travailleurs et les impliquer suscite la loyauté.

3. Évaluez l'espace avec lequel vous travaillez

Une grande partie de cela se résume à l'immobilier. Considérer ce qui suit:

• Avez-vous/voulez-vous suffisamment d'espace pour tout le monde si tous les travailleurs sont arrivés le même jour ?
• Essayez-vous d'encourager un pourcentage d'employés à travailler à domicile pour limiter la quantité de biens immobiliers dont vous avez besoin ?
• Voulez-vous une salle de distanciation sociale entre les bureaux ?
• Certains bureaux devraient-ils être très rapprochés à des fins de collaboration ?

En général, demandez-vous à quoi vous avez assez d'espace et ce que vous voulez faire avec cet espace.

4. Créez des zones pour différents types de travaux

La création de zones pour différents types de travail est essentielle pour rendre l'espace de bureau hôtelier bénéfique pour tout le monde. Certaines zones peuvent être désignées pour un travail plus bruyant, comme pour les équipes qui doivent beaucoup parler lorsqu'elles collaborent ou les vendeurs qui passent la majeure partie de la journée au téléphone. Ensuite, il peut y avoir des zones calmes pour les employés qui ont besoin de silence pour se concentrer. Vous pouvez également limiter qui a accès à certains espaces - par exemple, les stagiaires ne sont peut-être jamais autorisés à s'asseoir à côté d'équipes créatives ou marketing de haut niveau dans le but de garder les stratégies privées.

5. Faites des efforts pour installer des bureaux attrayants

Maintenant que les employés n'auront plus leurs objets préférés autour d'eux, vous devez rendre tout cet espace de bureau gratuit attrayant d'une manière ou d'une autre. L'ajout d'œuvres d'art, de plantes et d'éléments interactifs - comme des mini jardins zen - est accueillant sans être écrasant ni trop distrayant. De plus, assurez-vous que tout le monde sait qu'ils doivent complètement vider leur maison lorsqu'ils partent pour la journée – sans laisser d'objets personnels ou de travail inachevé.

Surtout, gardez les bureaux propres. Si vous ne pouvez pas embaucher une équipe de nettoyage pour désinfecter les bureaux entre les utilisateurs, fournissez aux employés des produits de nettoyage et créez une liste de contrôle à suivre lorsqu'ils ont terminé leur quart de travail.

6. Choisissez un logiciel qui standardise le processus

Source : OfficeSpace

Afin de rationaliser le processus d'hébergement de votre espace de bureau, un logiciel de gestion du lieu de travail peut vous aider à rester organisé. Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel d'espace de bureau hôtelier, assurez-vous qu'il couvre les bases de manière simple :

• Le travailleur vérifie la disponibilité pour un certain jour et créneau horaire, puis réserve un bureau.
• Les détails de la réservation sont envoyés au travailleur par e-mail, confirmant la réservation.
• Le système se met immédiatement à jour pour refléter les nouvelles informations, garantissant que d'autres personnes ne feront pas accidentellement une double réservation.
• Un rappel est envoyé au travailleur par courriel avant sa visite.
• Lorsque le travailleur arrive au bureau à l'heure prévue, il s'enregistre et trouve son bureau réservé.
• À la fin de son quart de travail, le travailleur quitte.

En plus de ces fondamentaux, le logiciel que vous utilisez peut répondre à d'autres besoins. Ce qui nous amène à notre prochain point…

7. Pensez aux fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin

Chaque bureau a son propre ensemble de besoins uniques. Considérez le vôtre, puis trouvez le logiciel correspondant. Par exemple:

• Réservation de postes de travail supplémentaires, comme des bureaux debout, des salons ou de grandes tables pour les équipes.
• Réservation pour les non-postes de travail, comme le stationnement, les ascenseurs de service et l'équipement.
• Intégrations de calendrier avec des services comme Google ou Outlook.
• Périodes de grâce et annulations automatiques pour les réservations manquées.
• Intégration pour votre système HVAC pour ajuster la température en fonction de l'utilisation de l'espace.
• Règles pour gérer qui peut accéder à certains espaces de travail.
• Capteurs sur les bureaux qui mettent à jour le logiciel avec les statuts en cours d'utilisation/disponibles en temps réel.
• Enregistrement des visiteurs pour avoir un œil sur toute personne qui se trouve dans le bureau.

Même si le logiciel que vous choisissez n'a pas la fonctionnalité dont vous avez besoin, demandez si vous pouvez le personnaliser pour vous.

8. Désignez une personne responsable

C'est une bonne idée de désigner une personne comme responsable – vous pourriez même vouloir embaucher quelqu'un pour combler ce nouveau poste. Vos employés auront forcément des questions, et vous voudrez aussi avoir un œil sur les allées et venues dans votre bureau. La personne occupant ce poste doit comprendre les raisons pour lesquelles vous avez choisi l'hôtellerie de bureau, et elle doit également avoir une connaissance approfondie du logiciel. De plus, ils devraient avoir mémorisé la disposition de votre bureau afin de pouvoir diriger les gens vers leur bureau ou trouver un employé quand ils en ont besoin.

9. Apprenez du processus

Il va falloir quelques essais et erreurs avant que votre espace de bureau hôtelier ne se déroule sans heurts. L'hôtellerie de bureau va avoir un effet important sur vos employés, il est donc important d'être ouvert à leurs opinions. En écoutant comment les changements les affectent à la fois positivement et négativement, vous comprendrez où vous devez modifier le système.

Explorez également les données collectées par votre logiciel. Vous pourrez voir les tendances d'utilisation pour déterminer dans quelle mesure l'hôtellerie de bureau fonctionne et comment elle est utilisée. Vous pourrez également prévoir les besoins futurs et vous préparer aux moments où le bureau est plus vide ou plus occupé que d'habitude.

Emballer

L'hôtellerie de bureau est une façon intéressante de gérer un bureau. Selon votre culture d'entreprise, les besoins de vos employés et l'espace dont vous disposez pour travailler, cela peut être le choix parfait pour votre entreprise. Ou il peut causer plus de maux de tête qu'il n'en guérit. Si vous pensez que l'hébergement de bureau peut vous convenir, envisagez de le déployer lentement, en séparant une partie de votre bureau pour l'expérience et en demandant aux employés de faire part de leurs commentaires en cours de route.

Pour en savoir plus sur l'hôtellerie de bureau, consultez notre article sur la façon dont l'hôtellerie de bureau peut améliorer votre bureau.

Si vous cherchez de l'aide avec un logiciel, consultez ces meilleurs systèmes de réservation et de réservation d'hôtel

Avez-vous déjà expérimenté le desk hoteling dans votre entreprise ? Faites-nous part de vos réflexions dans les commentaires !

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