Comment l'American Legion Arizona utilise WPForms pour rationaliser ses opérations

Les organisations à but non lucratif ont souvent du mal à accomplir des tâches quotidiennes qui les privent de leurs objectifs principaux. Gérer les membres, organiser des événements et gérer la paperasse peut être un véritable défi. Ces problèmes peuvent détourner du temps et des ressources de leurs objectifs fondamentaux, qui sont de servir les communautés et de susciter des changements positifs.

Dans ce témoignage client, nous examinons comment l'American Legion Arizona, un groupe de soutien aux anciens combattants, a résolu ces problèmes. Ils ont utilisé WPForms pour rendre leur travail plus facile et plus efficace.

Nous vous montrerons comment cette petite équipe de six personnes a économisé des heures de travail chaque semaine, s'est connectée plus efficacement avec ses membres et a simplifié l'inscription à des événements et le partage d'actualités.

Leur histoire montre comment les organisations à but non lucratif peuvent utiliser les formulaires en ligne pour surmonter les obstacles courants. En travaillant plus intelligemment, ils peuvent se concentrer davantage sur ce qui compte vraiment : aider les personnes qu’ils soutiennent.

Profil client

L'American Legion Arizona est une branche d'État de l'organisation National American Legion, dédiée à la défense des anciens combattants, des militaires actifs et de leurs familles. Ils fournissent une plate-forme à plus de 120 postes en Arizona pour partager des informations et collaborer, soutenant ainsi une communauté avec plus de 100 ans d'histoire de service.

Le défi

Lorsque l’American Legion Arizona a commencé à mettre à jour son site Web, elle a constaté plusieurs problèmes dans son fonctionnement :

1. Obtenir les commentaires des utilisateurs : leur ancienne façon de demander l’avis des membres ne fonctionnait pas bien. Peu de gens répondaient. Ils avaient besoin d'un moyen plus simple d'apprendre ce que les membres pensaient de leurs services et programmes.
2. Aider les membres : Répondre aux questions et aider les membres prenait trop de temps. L'équipe avait du mal à répondre rapidement, ce qui entraînait une mauvaise expérience utilisateur.
3. Organiser des événements : L'organisation organise de nombreux événements chaque année, comme des réunions et des collectes de fonds. Leur ancienne façon d'inscrire les gens à ces événements était lente, comportait souvent des erreurs et prenait beaucoup de temps à gérer au personnel.
4. Inscription de nouveaux membres : Le processus permettant aux nouveaux membres d'adhérer et de payer leur adhésion était long et difficile pour les deux parties.
5. Collecte d'informations : obtenir différents types d'informations, comme des rapports provenant de publications locales et des articles pour leur newsletter, était compliqué et lent.

L’organisation savait qu’elle devait résoudre ces problèmes pour mieux travailler et aider davantage les anciens combattants. Ils voulaient trouver un outil de création de formulaires capable de :

1. Travailler bien avec leur site Web WordPress et les autres outils qu'ils utilisent
2. Créez de nombreux types de formulaires différents , des simples enquêtes aux inscriptions à des événements complexes
3. Gérer les paiements des adhésions et des frais d'événements
4. Utilisez des fonctionnalités intelligentes telles que la logique conditionnelle pour créer des formulaires qui changent en fonction des réponses
5. Être suffisamment simple à utiliser pour leur petite équipe sans avoir besoin d'être des experts en technologie

Leur objectif principal était de rendre leur travail plus rapide et plus facile, afin que l'équipe puisse consacrer plus de temps à ce qui est vraiment important : aider les anciens combattants et leurs familles.

Comment WPForms a fourni des solutions

L'American Legion Arizona s'est tourné vers WPForms pour relever ses défis.

Après avoir découvert le plugin grâce à une recherche WordPress de plugins de création de formulaires, ils ont été impressionnés par ses capacités et sa facilité d'utilisation, notamment en matière de collecte des paiements.

Avec WPForms, ils ont créé plus de 50 formulaires à des fins diverses, notamment :

• Inscription avec paiement : processus simplifié permettant aux nouveaux membres d'adhérer et de payer en ligne.
• Inscription à la conférence avec paiement : inscriptions aux événements et collecte des paiements simplifiées, permettant ainsi aux membres et au personnel de gagner du temps.
• Rapports annuels : les postes peuvent désormais soumettre leurs rapports annuels en ligne, ce qui facilite grandement la collecte et l'organisation des données.
• Soumission d'événements : les membres peuvent désormais soumettre les détails de leurs événements afin qu'ils puissent être facilement ajoutés au calendrier, le gardant ainsi à jour sans trop de travail supplémentaire pour le personnel.
• Soumission d'articles à la newsletter : permet aux membres de soumettre des articles pour la newsletter, ce qui rend la collecte et la gestion du contenu plus rapides et plus faciles.
• Inscription au programme : les étudiants peuvent s'inscrire à divers programmes en ligne, ce qui permet de rationaliser et de gérer les inscriptions à différentes initiatives telles que Boys State.
• Rapports des agents : les postes peuvent facilement soumettre les détails et les mises à jour des agents en ligne. Cette automatisation garantit que les informations sur la direction restent exactes et à jour, facilitant ainsi une communication et une coordination efficaces au sein de l'organisation.
• Formulaires de commande de produits : les membres peuvent commander et payer des produits de marque personnalisés tels que des polos pour montrer leur affiliation et leur soutien au programme.

En utilisant WPForms pour toutes ces tâches, l’American Legion Arizona a pu résoudre bon nombre de ses problèmes initiaux. Ils pouvaient désormais recueillir des commentaires, gérer les inscriptions et rassembler des informations beaucoup plus efficacement.

WPForms était suffisamment flexible pour gérer ce large éventail de tâches différentes et les formulaires étaient faciles à créer pour leur petite équipe, même avec une expérience technique limitée.

Les membres ont trouvé les formulaires faciles à utiliser, ce qui a augmenté la participation, et WPForms s'est bien intégré à leur site existant, ce qui signifie qu'il n'était pas nécessaire de passer à une nouvelle plate-forme ou d'apprendre de nouveaux systèmes.

Fonctionnalités et modules complémentaires WPForms préférés

L'American Legion Arizona a trouvé plusieurs fonctionnalités de WPForms particulièrement utiles. Voici un aperçu plus approfondi de leurs favoris :

Calculs : cette fonctionnalité leur a permis de totaliser automatiquement les coûts des événements ou des adhésions. Par exemple, si quelqu'un s'inscrit à plusieurs événements ou ajoute des éléments supplémentaires à son inscription, le formulaire calculera automatiquement le coût total.

Intégration Stripe : cela a facilité la collecte de paiements en ligne en toute sécurité. Les membres pouvaient payer leurs cotisations ou s'inscrire à un événement directement sur le formulaire, sans être envoyés vers un autre site Web.

Signatures numériques : pour les formulaires nécessitant une signature, comme les renonciations pour les événements, cette fonctionnalité permettait aux utilisateurs de signer numériquement directement sur le formulaire. Cela permet d'économiser du temps et du papier par rapport à l'impression et à la numérisation de documents signés.

Champs répétables : cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d'enregistrer plusieurs personnes dans une seule soumission de formulaire. Par exemple, si quelqu'un souhaitait inscrire un groupe à une conférence, il pourrait ajouter autant de participants que nécessaire sans remplir de formulaires séparés pour chaque personne, ce qui permettrait de gagner du temps à la fois pour les inscrits et pour le personnel traitant les inscriptions.

Logique conditionnelle : cette fonctionnalité rend les formulaires plus intelligents et plus conviviaux. Les formulaires peuvent changer dynamiquement en fonction de ce que l'utilisateur a saisi. Par exemple, si un utilisateur indique qu'il a besoin d'hébergements spéciaux pour un événement, le formulaire affichera alors des questions sur le type d'hébergement dont il a besoin. Cela rend les formulaires plus courts et moins déroutants pour les utilisateurs, car ils ne voient que les questions qui les concernent. Cela permet également de collecter des informations plus détaillées en cas de besoin, sans encombrer le formulaire pour tout le monde.

Les résultats

La mise en œuvre de WPForms a apporté des améliorations significatives à l'American Legion Arizona :

Gain de temps

L'automatisation de processus auparavant manuels, tels que l'inscription des membres, l'inscription à des événements et la soumission de rapports, a permis à l'équipe d'économiser d'innombrables heures chaque semaine.

Les membres du personnel qui consacraient autrefois une partie importante de leur journée à des tâches administratives ont désormais la liberté de consacrer plus d'énergie à des initiatives de base telles que les programmes de sensibilisation des anciens combattants et de soutien communautaire.

Efficacité accrue

La transition vers les formulaires en ligne a rationalisé les opérations à tous les niveaux. L'élimination des formulaires papier a considérablement réduit le besoin d'impression, d'expédition et de saisie manuelle des données.

Expérience utilisateur améliorée

Les membres bénéficient désormais d’une expérience transparente et conviviale lorsqu’ils interagissent avec l’organisation.

Des formulaires intuitifs facilitent l'inscription à des événements, la soumission d'articles à la newsletter, les paiements et la fourniture de précieux commentaires.

Cette expérience améliorée a favorisé un plus grand engagement et une plus grande participation de la communauté des anciens combattants, renforçant ainsi les liens de l'organisation avec ses membres.

Un moment de réussite

Le programme Boys State, une initiative de la Légion américaine lancée dans les années 1930, a connu un succès retentissant.

Dans le passé, la gestion des inscriptions et la collecte des informations nécessaires à ce programme étaient un processus fastidieux impliquant des formulaires papier et une saisie manuelle des données.

Cependant, avec la mise en œuvre de WPForms, l’ensemble du processus a été transformé. Rien que l'année dernière, plus de 150 participants se sont inscrits en ligne en toute transparence, en soumettant non seulement leurs informations d'inscription de base, mais également des informations médicales et des informations de paiement cruciales, le tout sans la moindre erreur.

Les gains d’efficacité ne s’arrêtent pas là. WPForms a également permis au programme d'introduire de nouveaux formulaires pour les participants sur liste d'attente et les conseillers d'orientation des écoles secondaires recherchant de plus amples informations.

Ces formulaires, parfaitement intégrés aux systèmes de messagerie de l'organisation, ont assuré une communication rapide et une expérience rationalisée pour toutes les personnes impliquées.

Le succès du programme Boys State illustre comment WPForms peut permettre aux organisations de moderniser même leurs initiatives les plus établies, en améliorant l'efficacité, en améliorant l'expérience utilisateur et, en fin de compte, en leur permettant de se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Conseils pour les utilisateurs de WPForms

« Profitez pleinement de la base de connaissances WPForms. Il contient de nombreuses informations qui peuvent vous aider à résoudre la plupart des problèmes sans avoir besoin de contacter l'assistance. Et n'hésitez pas à explorer les différents modules complémentaires disponibles : ils peuvent étendre considérablement les fonctionnalités de vos formulaires.

-Frank Hirrill, webmaster de l'American Legion Arizona

Regarder vers l'avenir

L'American Legion Arizona a découvert que la création et la gestion de formulaires peuvent être incroyablement simples et efficaces avec WPForms. La facilité d'utilisation et les fonctionnalités puissantes telles que la logique conditionnelle, la collecte des paiements et les intégrations étendues ont été inestimables.

L'équipe peut désormais créer rapidement de nombreux formulaires, garantissant ainsi la sécurité des données de ses utilisateurs et la rationalisation de ses processus.

WPForms a considérablement amélioré ses opérations et explore des modules complémentaires et des intégrations supplémentaires pour rationaliser les processus et soutenir la croissance.

L’impact de leur succès s’étend au-delà de l’Arizona. L'administration centrale nationale a pris note de leurs réalisations, reconnaissant le potentiel des formulaires en ligne pour rationaliser les opérations dans l'ensemble de l'organisation. L'équipe se concentre non seulement sur sa propre croissance, mais également sur le partage de ses connaissances et de son expérience pour permettre à d'autres branches de l'État d'adopter des solutions numériques similaires.

Points clés à retenir

Le succès de l'American Legion Arizona avec WPForms offre de précieuses leçons aux organisations à but non lucratif et aux entreprises :

• Automatisez et rationalisez : identifiez les tâches manuelles et chronophages qui peuvent être automatisées grâce à des formulaires en ligne bien conçus. Cela libère un temps précieux pour le personnel qui peut se concentrer sur les objectifs fondamentaux de la mission.
• Améliorez l'expérience utilisateur : mettez en œuvre des formulaires conviviaux pour simplifier les processus tels que l'inscription à des événements, la collecte de commentaires et la soumission d'informations. Cela améliore l’engagement et la satisfaction des membres et des sympathisants.
• Optimisez la collecte et la gestion des données : utilisez des formulaires en ligne pour collecter et organiser efficacement les données, éliminant ainsi le besoin de formulaires papier et de saisie manuelle des données. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
• Tirez parti des intégrations : choisissez une solution de création de formulaires qui s'intègre parfaitement à vos outils et systèmes existants, tels que les plateformes de marketing par e-mail et les passerelles de paiement, pour rationaliser les flux de travail et maximiser l'efficacité.

En mettant en œuvre ces stratégies, les organisations peuvent optimiser leurs opérations, améliorer leur expérience utilisateur et réussir davantage dans l’accomplissement de leur mission.

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Ensuite, découvrez comment les organisations à but non lucratif peuvent utiliser WPForms.

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