Comment créer un wiki interne avec WordPress

Il y a un cas assez convaincant pour les wikis internes - même pour les plus petites organisations.

Voici pourquoi:

L'un des coûts opérationnels cachés les plus lourds des entreprises, grandes ou petites, est la perte de productivité due au partage inefficace des connaissances.

En fait, une étude de pointe portant sur une cohorte de 1 000 travailleurs du savoir américains (intitulée Workplace Knowledge and Productivity Report produite par Panopto) a révélé que :

"... 42 % des connaissances institutionnelles sont uniques à l'individu."

(La source)

En d'autres termes, près de la moitié des connaissances qu'un employé découvre, trouve, recherche, produit, augmente, etc. sera irrémédiablement perdue si (et quand) cet employé part.

Non seulement ce chiffre représente une perte tangible de connaissances institutionnelles stratégiquement précieuses, mais couplé à l'estimation suivante :

"... Les travailleurs du savoir américains perdent 5,3 heures par semaine soit à attendre des informations vitales de leurs collègues, soit à travailler pour recréer les connaissances institutionnelles existantes."

(La source)

La récupération potentielle du retour sur investissement sur le temps gagné par chaque travailleur en attendant la réponse d'un collègue ou en « réinventant la roue » sur les connaissances existantes est énorme.

Pour une équipe de disons 50, cela représenterait par exemple plus de 250 heures de productivité par semaine. En termes monétaires réels, cette économie équivaudrait à elle seule à l'équivalent d'une semaine de salaire pour 6 employés à temps plein.

Qu'il suffise de dire, comme mentionné en haut, qu'il existe une analyse de rentabilisation substantielle pour la construction d'un wiki interne à l'usage du personnel.

Une fois mis en balance, l'investissement relativement modéré de la conception et de la mise en œuvre d'un wiki interne par rapport aux pertes potentielles de productivité est

Qu'est-ce qu'un wiki interne ?

Un wiki interne est un site conçu pour être utilisé comme un outil pour les membres du personnel d'une organisation ou d'une entreprise uniquement.

Le but d'un wiki interne est d'agir comme un entrepôt numérique pratique d'informations destinées strictement «à l'usage du personnel» et fournies sous la forme d'un réseau de publications ou d'articles partagés interconnectés selon le sujet.

Les wikis sont à la fois collaboratifs et vivants. En d'autres termes, le contenu est produit en collaboration et continuellement réédité et amélioré en fonction de son objectif.

Pensez à Wikipédia, mais uniquement pour les informations internes de l'entreprise.

Avantages d'utiliser un wiki interne pour votre projet

Les wikis facilitent l'apprentissage collaboratif . C'est là que les apports partagés des plus informés aux moins informés contribuent à la scénarisation de la base de connaissances institutionnelles.

Dans le contexte de votre entreprise ou organisation, un wiki agira comme un moteur interne de développement professionnel continu .

Vos gens apprennent. Grandir en stature et ensuite enseigner. Et wiki attrape tout.

Un stimulant pour l'acquisition et le partage de connaissances internes .

Le wiki se développe à partir d'une graine pour finalement devenir une forêt résultant du travail constant des contributeurs, soutenu par leur inquisition aux vues similaires et leur quête de compréhension.

La source variée de la paternité conduit à une diversité de voix et de styles . Mais s'il est bien gouverné, le résultat (un peu comme Wikipédia) est un référentiel de connaissances de grande valeur et façonné avec une réelle intégrité.

De nature asynchrone , un wiki élimine la distraction du tapotement d'épaule au bureau en construisant un corpus de connaissances prescrit comme premier port d'escale.

Les wikis ont tendance à avoir des taux d'adoption/d'utilisation élevés , en grande partie parce qu'ils engendrent un sentiment d'appartenance au sein de la base d'utilisateurs. Les personnes qui utilisent l'information la produisent également. Une sorte de mentalité « pour nous, par nous ». Il y a donc une inclination naturelle et un investissement personnel qui n'existent pas chez un lectorat non contributeur.

Les wikis sont un outil d'apprentissage organisationnel efficace avec un retour sur investissement tangible s'ils sont utilisés correctement.

Fonctionnalités de bonnes pratiques d'un wiki interne

Quelle est la norme pour un Wiki ?

Le premier du genre, WikiWikiWeb a été développé par Ward Cunningham le 16 mars 1995.

(Sources : wiki.c2.com et alchetron.com)

Surnommé d'après une navette d'aéroport hawaïenne appelée Wiki Wiki Shuttle ("wiki" signifiant rapide dans la langue hawaïenne native), le slogan original de ce tout premier logiciel wiki était "la base de données en ligne la plus simple qui puisse fonctionner".

Il s'agissait essentiellement d'un système de gestion de contenu grâce auquel des équipes de personnes pouvaient rapidement déployer et mettre à l'échelle des bases de données d'informations basées sur le Web.

Aujourd'hui, il existe de nombreux logiciels wiki (appelés 'moteurs' wiki) pour faire le travail. Mais le plus notable est MediaWiki, le moteur qui alimente Wikipédia lui-même (ainsi que des dizaines de milliers d'autres sites du monde entier).

Les utilisations typiques des wikis sont les encyclopédies ou les bases de connaissances d'entreprise. Mais dans tous les cas, les wikis deviennent un matériau de référence essentiel dans un nombre croissant de contextes d'apprentissage sociaux ou commerciaux.

Voici une courte liste de caractéristiques distinctives communes aux wikis :

Hypertexte - dans le langage le plus simple, il s'agit d'un document texte basé sur le Web (comprenant peut-être également des graphiques, de l'audio ou de la vidéo) qui contient des hyperliens vers d'autres textes.

Il est largement admis que l'hypertexte a été conceptualisé pour la première fois par Ted Nelson en 1965 comme une forme d'écriture non séquentielle. Un type d'extension de mémoire informatisée formatée selon le modèle "Comme nous pouvons le penser".

Collaboratif – capacité d'écriture collaborative pour les projets multi-auteurs. La possibilité d'accueillir de grandes cohortes d'écrivains qui partagent les responsabilités de rédaction et d'édition du projet.

Balisage - qu'il s'agisse de HTML ou de CSS, par exemple, les wikis permettent aux éditeurs de programmer les pages de texte avec des modifications de balisage. Cela permet de développer des pages Web personnalisées qui incluent des fonctionnalités telles que les balises <a href> pour créer des liens hypertextes entre des textes ou des balises <strong> pour enhardir le texte, ce qui rend l'expérience d'apprentissage de l'utilisateur beaucoup plus enrichissante.

Éditeur de texte enrichi - cette fonction permet d'ajouter de la dimension à un document texte autrement plat. Également connu sous le nom d'éditeur "ce que vous voyez est ce que vous obtenez (wysiwyg)", les textes bruts sont enrichis par des images, des supports audio et vidéo avec une décoration de texte comme l'italique, etc.

Ces points ci-dessus sont les fonctionnalités de base possédées par les moteurs wiki.

Une autre façon de voir les choses est que les programmes logiciels qui ont les fonctions ci-dessus peuvent également être utilisés dans le but de construire un wiki.

Tant que les ingrédients bruts sont là, il est possible à la fois de construire et de développer votre propre wiki.

Exigences continues pour maintenir un wiki interne bien organisé

Un wiki est un document vivant. Son contenu ne cesse de se multiplier organiquement. Plus il s'habitue, plus il grandit.

En fait, la portée de votre wiki devrait être le fruit direct de la faim et de la soif quotidiennes de votre équipe pour en savoir plus.

Le jour où votre wiki cesse de grandir, c'est le jour où votre équipe perd l'appétit. (Périsse la pensée).

Comme tout projet, la maintenance d'un wiki nécessite une gouvernance. Pour la qualité du contenu, pour l'uniformité du format et l'actualité en particulier. Tout cela demande une surveillance pointue.

Mais quels sont les éléments clés à surveiller lors de la rédaction d'un plan de maintenance wiki ?

Voici quelques conseils de connaisseurs :

Joseph Boone, "ancien spécialiste des communications informatiques de l'armée américaine" avec plus de 10 ans d'expérience en tant qu'analyste informatique et expert en communications a contribué ce qui suit à helpdeskgeek.com :

• Tests d'utilisabilité et de lisibilité : votre wiki interne est censé servir activement l'objectif d'être une destination informative de choix pour votre équipe. Comme toute ressource, plus elle est utile et dans le cas d'un document texte « lisible », mieux elle servira. Votre retour sur investissement repose sur la facilité d'obtenir de la valeur en tant qu'utilisateur.
• Guide de politique établi : il y a une raison pour laquelle les règles générales d'entretien ménager sont données à l'avance. Pour que les membres de la maison restent fonctionnels, ils ont besoin d'un environnement ordonné. Et pour maintenir un environnement ordonné, vous devez définir des limites, des routines et un ordre du jour. Exécuter un wiki utile est la même chose.
• Curation critique : peut-être contrairement à la théorie pédagogique contemporaine soutenant l'apprentissage collaboratif, un wiki géré avec succès a en fait besoin d'une gouvernance. Couper les branches stériles et purger celles qui sont moins performantes ne fera que donner lieu à un meilleur rendement global.
• Promouvoir et reconnaître les power users : la pierre angulaire d'un wiki est la contribution des utilisateurs. Vous avez tout intérêt à encourager ceux qui sont enclins à donner. Plus ils contribuent, plus votre wiki grandit. Plus il grandit, plus il satisfait les utilisateurs. Plus la satisfaction de l'utilisateur est élevée, plus la valeur est élevée. Plus elle est valorisée, plus les non-contributeurs sont convaincus de s'impliquer. Récompensez vos contributeurs.

Un exemple de Wiki interne

Il n'y a pas de meilleur exemple de wiki que l'étalon-or lui-même, Wikipedia.

Bien sûr, c'est tout SAUF un wiki interne - mais cela dit, il sert d'étalon-or solide sur la façon dont un wiki devrait être fait.

Voici quelques statistiques :

• Wikipédia est l'ouvrage de référence le plus important et le plus lu de l'histoire.
• l'un des 15 sites Web les plus populaires classés par Alexa ;
• plus de 58 millions d'articles
• attirant environ 2 milliards de visites d'appareils uniques par mois
• plus de 17 millions de modifications par mois (1,9 modifications par seconde) en novembre 2020

(La source)

Pour avoir un exemple de référence de réussite, Wikipedia fait l'affaire.

Beaucoup à examiner et à apprendre pour construire votre propre wiki interne.

En ce qui concerne les faits saillants, voici une liste de nos extraits opérationnels préférés du site Wikipedia :

Page d'accueil

L'image ci-dessus provient de la page d'accueil de Wikipédia.

Il y a 2 caractéristiques principales à noter ici :

1. Contenu principal
2. Contenu de la barre latérale

Le contenu principal est un recueil des actualités, des changements et des sujets actuels ou les plus récents. Un point d'entrée approprié pour un projet wiki.

Il s'agit essentiellement d'une page de démarrage qui informe la communauté du dernier buzz et absorbe l'attention du public cible avec des hyperliens.

Présentation des contributeurs

Pour les lecteurs non convertis, il s'agit d'une simple introduction sur le fonctionnement de la contribution et les aide à décider si c'est pour eux.

Une page invitant essentiellement les lecteurs à commencer leur voyage en tant que contributeur à votre wiki.

Réseaux sociaux

Cette page est le centre de communication sociale du wiki. C'est vraiment une plate-forme de messagerie qui permet aux utilisateurs de partager des idées, de poser des questions et de rester en contact les uns avec les autres.

Index des sujets

Une page d'ancrage pour tous les liens de catégorie principale. Cela sert d'index qui n'est qu'à un clic de la page d'accueil/principale donnant accès à n'importe quelle ressource de page via sa catégorie d'en-tête correspondante.

Page d'archives de catégorie

Ce modèle d'archive de catégorie a un index des pages de catégorie apparaissant juste avant le contenu de la page. Cet index de liens est suivi d'un paragraphe d'introduction décrivant le contenu de la catégorie.

Page de l'article

Le modèle de page d'article wiki classique. Un simple en-tête H1, suivi d'un lien de catégorie, puis du contenu principal de l'article, y compris une image en vedette et une table des matières pliable.

Éditeur d'articles

L'édition de contenu sur Wikipédia est simplifiée par cet outil d'édition propriétaire. Ses capacités chevauchent à la fois l'édition visuelle et le langage de balisage. Seuls les membres connectés peuvent remplir les fonctions d'édition dans ce cas.

Historique des révisions d'articles

Chaque article a un historique de révision qui est divulgué à tous les membres détaillant exactement combien de travail a été consacré à la production de la version « telle quelle »/actuelle.

Cela suffit comme piste d'audit de l'activité pour chaque poste.

Accueil et demande du propriétaire

Chaque projet communautaire a besoin du soutien de ses utilisateurs. Sans ces contributions, le projet s'essoufflerait tout simplement. Un wiki par définition est lié par les mêmes contraintes. Par conséquent, un rôle clé de chaque chef de projet wiki est de susciter un soutien continu et croissant pour le projet afin de maintenir son élan.

Aide en libre-service

Il s'agit d'un portail d'auto-assistance de style base de connaissances au sein du wiki qui sert à aplanir les plis administratifs rencontrés par les contributeurs.

Intégration

La page de destination d'intégration. Si les nouveaux arrivants ont des questions sur la façon de démarrer et d'utiliser la plate-forme - c'est la ressource qui répond à toutes ces questions à un stade précoce.

Forum

Il s'agit d'un forum qui soutient les utilisateurs du wiki avec un forum de discussion pour diffuser leurs opinions, effectuer des questions-réponses, résoudre des litiges et résoudre des problèmes techniques.

Téléchargement PDF

Wikipédia offre à chaque visiteur la possibilité de télécharger chaque article sous forme de document PDF. Un simple bouton "télécharger" fera atterrir une version PDF vierge de l'article qu'ils lisent sur le bureau de leur appareil.

Analyses Wiki

Un tableau de bord pratique avec toutes les statistiques de performance des titres du wiki vous informant des articles qui fonctionnent bien et de ceux qui ne fonctionnent pas. Idéal pour identifier les lacunes de contenu et les domaines à améliorer.

Construire un Wiki interne avec WordPress

Comme mentionné précédemment, chaque wiki a besoin d'un moteur wiki.

Alors que Mediawiki a attiré toute l'attention dès le début en lançant son produit phare, WIkipedia, d'autres solutions sont depuis entrées sur le marché des moteurs wiki qui méritent d'être prises en considération.

Certains sont des concurrents directs dans le créneau des moteurs wiki et d'autres sont des substituts aux compétences croisées.

WordPress CMS est l'un de ces concurrents capables avec des tas d'appels wiki transférables.

WordPress s'aligne comme une solution de couteau suisse aux multiples talents dans le domaine des CMS.

Traditionnellement reconnu comme une plate-forme de blogs personnels, WordPress possède en fait une fonctionnalité CMS de base très appropriée et stable et, au-delà, il s'agit peut-être même du créateur de sites Web le plus polyvalent.

Dans le domaine des logiciels CMS, il n'y a tout simplement rien qui se rapproche de la domination de WordPress en ce moment.

Vous voulez une preuve ?

43% de tous les sites Web sur Internet utilisent WordPress. Et certains des noms les plus notables aussi : La Maison Blanche, Microsoft et TechCrunch pour n'en nommer que quelques-uns.

Blogs, cours en ligne, bases de connaissances – WordPress a tellement de visages. Et son écosystème de plus de 500 milliards de dollars est inondé de modules complémentaires et de plug-ins personnalisés qui étendent sa portée déjà étendue à des domaines d'activité spécialisés… y compris, bien sûr, en tant que moteur wiki standard mondial.

Mais la question est, quelle est la gamme idéale d'ingrédients WordPress pour produire la recette idéale du moteur wiki ?

Voici notre mélange recommandé pour créer un wiki interne à l'aide de WordPress :

Moteur wiki : le socle fonctionnel de votre moteur wiki WordPress. Il s'agit du cadre permettant de rassembler tout le contenu et d'aligner les articles en fonction de catégories automatiquement liées par hyperlien dans des silos, prêts à l'emploi pour votre commodité.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour convertir votre WordPress en un moteur wiki à part entière.

FAQ : des réponses facilement accessibles aux questions fréquemment posées étendront la valeur informative des articles en enrichissant le contexte et l'application du contenu de la page principale.

Utilisez le plugin Heroic FAQs pour créer des blocs modulaires de connaissances liées aux FAQ dans les pages wiki, rapidement et facilement.

Messagerie sociale : activez la messagerie d'équipe interne via votre application wiki pour encourager la collaboration et influencer les contributions des membres.

Utilisez le plugin BuddyPress pour allouer un accès restreint à certaines fonctions collaboratives de votre portail libre-service WordPress.

Contenu protégé par mot de passe : rendre certaines fonctions et zones du wiki accessibles à quelques privilégiés seulement avec une protection par mot de passe.

Utilisez Restrict Content Pro pour obtenir un contrôle granulaire sur les archives, les articles et le contenu des pages en attribuant l'accès aux membres par ID ou niveau d'abonnement.

Suivi des modifications de révision : restez transparent avec l'activité de modification sur votre site wiki en affichant une piste d'audit des modifications de révision - avec des ressources nommées responsables de chaque modification du contenu.

Utilisez cet extrait pour inclure le suivi des révisions sur chaque article de votre wiki interne WordPress.

Forum des utilisateurs du wiki : un tableau d'affichage virtuel pour les utilisateurs et les contributeurs du wiki. Ce forum réunira divers fils de requête et de conversation dans le but de garder tous les membres sur la même page.

Utilisez BBPress pour ajouter instantanément un forum Web multifonctionnel à votre wiki WordPress.

Configuration de recherche avancée : une recherche LIVE fait apparaître rapidement les résultats de recherche et les présente immédiatement au bout des doigts des utilisateurs avant de les engager à suivre un lien hypertexte.  

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour équiper votre wiki WordPress avec la fonction de recherche LIVE.

Citations : les références ajoutent des piles de valeur éducative aux wikis. Les citations de notes de bas de page sont une méthode astucieuse pour inclure des liens de référence dans le corps de vos articles.

Utilisez CM Footnotes pour insérer facilement des citations dans les articles et les publications.

Vote et commentaires : recueillez les commentaires des utilisateurs de votre wiki sur place et utilisez leurs soumissions pour hiérarchiser votre campagne d'amélioration du contenu.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour activer le vote positif et négatif sur chaque article. De plus, avec un formulaire de commentaires, les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires en texte libre pour ajouter encore plus de valeur avec des critiques constructives détaillées.

Surveillance, analyse et amélioration : suivez les mesures de l'expérience utilisateur pour évaluer les performances globales et la convivialité de votre wiki. Cela vous assurera de conserver une ressource « adaptée à l'objectif » qui vaut vraiment la peine d'être conservée.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour analyser votre parcours utilisateur et rester au courant de l'endroit où marquer vos gains rapides.

Print My Blog : offrez aux utilisateurs la possibilité de télécharger instantanément une version PDF de n'importe quel article.

Utilisez le plugin Print My Blog pour installer une solution robuste pour la conversion PDF instantanée de vos pages wiki.

Conclusion

Et c'est ainsi qu'un style wiki WordPress est fait.

La meilleure partie est qu'aucun de ces plugins tiers ne nécessite de code ou de réglage de niveau avancé. Tout au plus, avec l'extrait de code pour l'historique des révisions, c'est un travail de copier-coller. Rien de plus.

Une solution très pratique pour les débutants WordPress et les vieux chapeaux.

Et maintenant, à vous...

Êtes-vous prêt à essayer de créer votre propre wiki interne WordPress ?

Avez-vous déjà essayé de créer un wiki WordPress interne ?

Quoi qu'il en soit, nous serions intéressés d'avoir de vos nouvelles.

Laissez un commentaire ci-dessous.