Comment créer un formulaire d'approbation de dépenses (avec des modèles)

Cherchez-vous un moyen simple de créer un formulaire d’approbation de dépenses sur votre site WordPress ?

Les formulaires d'approbation des dépenses garantissent que toutes les demandes financières sont systématiquement examinées conformément à la politique de l'entreprise et aux projections financières.

Créez votre formulaire d'approbation de dépenses maintenant

Dans cet article, nous allons vous montrer le moyen le plus simple de créer un formulaire d'approbation de dépenses avec WPForms pour un processus d'approbation rationalisé.

Comment créer un formulaire d'approbation de dépenses

Vous pouvez compter sur la facilité d'utilisation et les fonctionnalités de WPForms pour concevoir un formulaire d'approbation de dépenses dans WordPress. Suivez les étapes ci-dessous pour commencer :

1. Abonnez-vous et installez WPForms Pro

WPForms est le meilleur plugin de création de formulaires pour ajouter des formulaires personnalisés à WordPress. Vous pouvez l'utiliser pour créer tout type de formulaire WordPress et le publier facilement sur votre site. Il comprend même plus de 900 modèles de formulaires, y compris des formulaires de demande de dépenses.

Puisque nous utiliserons le module complémentaire Enregistrer, reprendre et signatures pour ce guide, vous devez vous abonner à WPForms Pro pour accéder aux intégrations premium, aux modules complémentaires et à des fonctionnalités supplémentaires telles que la logique conditionnelle.

Après avoir acheté l'abonnement WPForms Pro, il est temps d'installer et d'activer le plugin sur votre site WordPress.

2. Obtenez les modules complémentaires de sauvegarde, de reprise et de signature

Depuis votre tableau de bord d'administration WordPress, accédez à WPForms et cliquez sur Addons dans la liste des options.

Maintenant, recherchez le module complémentaire Enregistrer et reprendre en tapant son nom dans le champ Rechercher des modules complémentaires. Ensuite, cliquez sur Installer le module complémentaire .

Une fois le module complémentaire installé avec succès, appuyez à nouveau sur le même bouton pour l' activer . Et répétez le même processus pour le module complémentaire Signature.

Excellent travail jusqu'à présent ! Nous allons maintenant vous guider à travers les étapes simples pour créer votre formulaire d'approbation de dépenses à l'aide d'un modèle WPForms Pro existant.

3. Utilisez le modèle de formulaire d'approbation des dépenses

Depuis votre tableau de bord d'administration WordPress, accédez à WPForms et cliquez sur Ajouter nouveau dans la liste des options.

Nommez votre formulaire , puis utilisez le champ de recherche pour trouver le modèle de formulaire d'approbation des dépenses. Une fois qu'il apparaît, cliquez sur le bouton Utiliser le modèle .

Vous serez maintenant dirigé vers l'écran Champs , où les champs disponibles apparaissent sur le panneau de gauche. Ceux auxquels vous aurez accès dépendront de votre niveau de licence.

Dans le panneau de droite, vous verrez un aperçu modifiable de votre formulaire. Puisque nous utilisons un modèle, les champs seront déjà ajoutés.

Vous remarquerez que ce modèle est construit avec des champs qui automatisent la capture des informations du demandeur, les détails des dépenses et l'approbation via Signature.

Si nécessaire, vous pouvez utiliser le générateur de formulaire intuitif de WPForms pour ajouter, modifier et organiser facilement les champs afin d'adapter le formulaire à votre guise.

4. Configurer les paramètres d'enregistrement et de reprise

Accédez à Paramètres »Enregistrer et reprendre à partir du générateur de formulaire. Pour activer la fonctionnalité d'enregistrement et de reprise, activez l'option Activer l'enregistrement et la reprise .

Lorsque vous activez la fonctionnalité Enregistrer et reprendre, vous pourrez modifier un certain nombre de paramètres. Nous avons expliqué chacun d’entre eux ci-dessous.

Personnaliser le texte du lien Enregistrer et reprendre

Pour commencer, vous pouvez personnaliser le libellé du lien sur lequel les utilisateurs cliqueront pour enregistrer leur progression dans votre formulaire.

Vous pouvez modifier le texte dans le champ fourni. Par défaut, il est indiqué « Enregistrer et reprendre plus tard », mais vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez.

Ce lien s'affichera sur l'interface de votre site Web, au bas de votre formulaire, à côté du bouton intitulé Soumettre .

Activer une page de clause de non-responsabilité

Vous pouvez ajouter une page de clause de non-responsabilité facultative qui s'affichera lorsqu'un demandeur clique sur le lien Enregistrer et reprendre. Pour ce faire, activez l'option Activer la page de clause de non-responsabilité .

Cela fera apparaître un éditeur de texte que vous pourrez utiliser pour modifier le contenu de votre page de clause de non-responsabilité une fois qu'elle aura été révélée.

Lorsqu'un utilisateur clique sur le lien Enregistrer et reprendre dans votre formulaire de demande de dépenses, il verra votre page de clause de non-responsabilité. Cela garantit qu’ils connaissent les termes et conditions associés à la sauvegarde de leur progression.

Après avoir consulté la clause de non-responsabilité, les utilisateurs ont deux choix. Ils peuvent confirmer leur décision de sauvegarder leur progression et quitter votre formulaire en cliquant sur le bouton Continuer . Ils peuvent également cliquer sur le lien Revenir en arrière pour revenir au formulaire.

Personnaliser la page de confirmation d'enregistrement et de reprise

Lorsqu'un demandeur de votre formulaire d'approbation de dépenses enregistre sa progression, il voit une page de confirmation apparaître.

Ce message peut être personnalisé pour les aider à comprendre la prochaine étape du processus d'approbation des dépenses.

Pour ceux qui préfèrent une approche plus pratique, une option permettant de copier et de partager manuellement le lien peut également être envisagée.

Cela peut être fait en activant l'option Activer le lien de reprise sous le message d'affichage de la page de confirmation.

Il peut également guider le demandeur dans la saisie de l'adresse e-mail de la personne responsable de l'approbation des dépenses afin de lui envoyer directement le lien du CV.

Pour envoyer des notifications par e-mail à l'approbateur avec des liens permettant de reprendre le formulaire et de donner son approbation, activez le paramètre Activer la notification par e-mail .

Quelle que soit la manière dont on choisit de partager les liens des utilisateurs pour enregistrer et reprendre, ces URL cesseront de fonctionner après 30 jours.

Nous suggérons de préciser cela clairement aux utilisateurs lorsque vous personnalisez vos messages de sauvegarde et de reprise afin qu'ils soient moins susceptibles de perdre leur travail en raison de l'inactivité.

Personnaliser le message de notification par e-mail

Une fois que vous avez activé l'option Activer la notification par e-mail , un éditeur de texte apparaîtra pour vous permettre de personnaliser le message de notification par e-mail.

Bien que vous puissiez modifier le message par défaut comme vous le souhaitez, assurez-vous que la notification par e-mail comporte la balise intelligente {resume_link}.

Ce Smart Tag fournira un lien vers le formulaire qui n'a été que partiellement rempli, permettant à l'approbateur de continuer et d'accepter la demande de dépense.

5. Personnalisez le champ de signature sur votre formulaire

Pour garantir l'authenticité des demandes d'approbation de dépenses, le modèle de formulaire que nous utilisons comprend des champs de signature pour le demandeur et l'approbateur.

Cliquez sur l'un des champs de signature dans la zone du générateur de formulaire pour modifier son étiquette, sa description ou la couleur de son encre, ou marquez-le comme champ obligatoire .

Vous avez également la possibilité de modifier la couleur de l'encre utilisée pour la signature électronique dans la section Avancé .

Une fois que vous avez terminé de configurer ces paramètres, assurez-vous de sauvegarder votre formulaire avant de quitter le générateur de formulaire.

6. Activer les notifications et les confirmations de formulaire

Il est crucial de configurer les messages et les notifications qui apparaîtront une fois qu'un utilisateur aura rempli et soumis son formulaire.

Cela est facile à faire. Depuis l'écran Form Builder, accédez à l'onglet Paramètres et sélectionnez Notifications .

Les administrateurs recevront automatiquement des alertes. Cependant, le titre, le corps et la liste des destinataires de l'e-mail peuvent être modifiés si nécessaire.

Ensuite, sous l'onglet Paramètres , sélectionnez Confirmations pour modifier le message que les décideurs recevront après avoir donné leur approbation et rempli le formulaire.

Vous pouvez également utiliser le paramètre Type de confirmation dans WPForms pour afficher un message, créer un lien vers une autre page ou rediriger l'utilisateur.

Une fois que vous avez configuré vos paramètres de notification et de confirmation par e-mail, appuyez à nouveau sur le bouton Enregistrer pour enregistrer votre progression actuelle.

7. Publiez votre formulaire d'approbation de dépenses

Maintenant que vous avez créé votre formulaire d'approbation de dépenses à l'aide du modèle, vous pouvez l'ajouter à votre site Web WordPress et le styliser davantage à l'aide de l'éditeur de blocs.

Créez une nouvelle page/article ou mettez simplement à jour une page existante. Après cela, cliquez sur le bouton Ajouter un bloc et sélectionnez l'icône WPForms .

Ensuite, sélectionnez votre formulaire de pré-approbation de dépenses dans le menu déroulant du widget WPForms pour le joindre à votre page/publication.

Si vous êtes satisfait de l'apparence de votre formulaire, cliquez sur le bouton Mettre à jour ou Publier et votre formulaire sera mis en ligne.

Il ne vous reste plus qu'à tester le formulaire intégré après la publication pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu afin d'éviter tout problème.

FAQ sur les formulaires d’approbation des dépenses

Les formulaires d’approbation des dépenses sont un sujet d’intérêt populaire parmi nos lecteurs. Voici les réponses à quelques questions courantes à ce sujet.

Qu'est-ce qu'un formulaire d'approbation de dépenses ?

Un formulaire d’approbation de dépenses est un document que les employés soumettent pour obtenir le remboursement de dépenses professionnelles. Il détaille les dépenses liées au travail que les employés paient de leur poche et nécessite des pièces justificatives telles que des reçus.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des formulaires d’approbation de dépenses ?

Les entreprises utilisent des formulaires de dépenses standardisés pour contrôler les dépenses et garantir que les dépenses sont conformes aux politiques. Le workflow d'approbation permet de surveiller et de justifier les dépenses des employés. Les formulaires créent une piste numérique vérifiable pour les rapports financiers.

Quelles informations sont requises sur un formulaire d’approbation de dépenses ?

Les détails typiques incluent le nom de l'employé, le service, la date de dépense de la demande, le fournisseur, la description, l'objectif commercial, les codes de projet, le montant, la copie du reçu et les signatures d'approbation. La politique de l'entreprise décrit la sauvegarde et les détails requis.

Qui doit signer/approuver un formulaire d’approbation de dépenses ?

Les formulaires de dépenses passent par une chaîne d’approbation qui varie selon l’entreprise. Les approbateurs courants sont l'employé, le responsable, le superviseur comptable, le responsable des ressources humaines, le contrôleur ou le directeur financier.

Ensuite, découvrez d'autres modèles liés aux dépenses

Si vous recherchez des moyens plus créatifs de créer des formulaires de dépenses et financiers pour votre entreprise, c'est le bon moment pour consulter ces démos de modèles :

• Formulaire de dépenses simple
• Formulaire de réquisition
• Formulaire de remboursement
• Formulaire de remboursement des dépenses
• Formulaire d'approbation des dépenses en capital

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