Comment passer au zéro papier en 7 étapes

Cherchez-vous des moyens d'aller sans papier?

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous collectez probablement des informations auprès des clients en leur faisant remplir divers types de documents.

Mais la gestion des documents papier peut être désordonnée et désorganisée, les informations recueillies peuvent être inexactes et l'ensemble du processus peut prendre du temps. Il n'a pas à être de cette façon, cependant.

Dans cet article, nous partagerons quelques conseils importants sur la façon d'éliminer le papier et de rendre votre entreprise plus efficace.

Allez sans papier avec WPForms maintenant

Pourquoi ma petite entreprise devrait-elle se passer de papier ?

La dématérialisation n'est pas seulement bonne pour votre entreprise, c'est aussi une pratique durable que les collègues et les clients peuvent adopter.

La transition de la paperasse et du classement vers un processus numérique permet d'économiser du temps, du stress et de l'argent pour vous et vos clients. Et avec des formulaires numériques comme ceux créés avec WPForms, vous pouvez être sûr que les informations sont collectées avec précision et stockées en toute sécurité.

De plus, WPForms propose des centaines de modèles prêts à l'emploi pour remplacer facilement vos formulaires papier, et tous vos formulaires sont enregistrés en toute sécurité au même endroit.

Avec WPForms, passer du papier à votre petite entreprise est désormais plus simple que jamais.

Comment passer au zéro papier en 7 étapes

1. Utilisez des formulaires et des sondages en ligne

L'utilisation de formulaires pour votre entreprise est un excellent moyen de récupérer des informations à la fois externes et internes. Et WPForms facilite incroyablement la création et le partage de vos formulaires par voie électronique.

De plus, saviez-vous que vous pouvez même lancer des sondages en ligne ? Le processus de collecte des réponses aux enquêtes en ligne est particulièrement pratique et efficace et vous permet d'éviter de travailler manuellement avec les données de l'enquête.

Pour passer sans papier, pensez à utiliser le générateur de formulaires facile à utiliser de WPForms pour créer les formulaires que vous utilisez pour votre entreprise. Vous avez la possibilité de créer vos propres documents numériques à partir de zéro avec l'utilisation d'un formulaire vierge, ou vous pouvez utiliser l'un des plus de 500 modèles de formulaires prêts à l'emploi pour rendre votre travail encore plus facile.

WPForms propose des formulaires personnalisables et des sélections de modèles pour pratiquement tous les besoins des petites entreprises que vous pourriez avoir.

Mais d'abord, vous devrez installer et activer le plugin WPForms . Vous pouvez obtenir le plugin ici sur WPForms, ou vous pouvez l'ajouter en tant que plugin à partir de votre tableau de bord WordPress.

2. Utiliser des modèles pour les documents et formulaires commerciaux

Lorsque vous optez pour la dématérialisation de votre entreprise, vous rationalisez de nombreuses opérations en les mettant en ligne. Une façon de rendre les choses encore plus efficaces pour votre entreprise consiste à utiliser des modèles prédéfinis pour les formulaires que vous utilisez.

WPForms dispose d'une riche bibliothèque de modèles de formulaires pour vous aider à créer rapidement et facilement de nouveaux formulaires, avec tous les champs d'information dont vous auriez besoin déjà inclus.

Ces modèles de formulaires accélèrent considérablement le processus de création de formulaires, vous permettant de gagner un temps précieux que vous passeriez inutilement avec des formulaires manuels et de la paperasse.

3. Stockez les entrées de formulaire électroniquement

L'une des plus grandes commodités qu'offrent les formulaires numériques est la possibilité de collecter les réponses et d'enregistrer les entrées de formulaire électroniquement.

Avec WPForms Pro, vous pouvez stocker les entrées de formulaire directement dans WordPress, vous n'avez donc pas à vous soucier du tri et du classement des documents.

Avec les formulaires physiques, l'affichage et la gestion des entrées peuvent prendre énormément de temps. Mais la dématérialisation avec WPForms vous offre une flexibilité supérieure, vous permettant d'enregistrer des formulaires sur votre site ou événement dans une feuille de calcul.

4. Envoyez des confirmations de commande et des notifications de réception en ligne

Étant donné que vous utilisez des formulaires électroniques pour collecter des données auprès des personnes qui interagissent avec votre entreprise, vous devrez également informer électroniquement vos utilisateurs que leurs informations ont été soumises.

WPForms offre une fonction de notification utile qui envoie immédiatement un message à l'adresse e-mail d'un utilisateur confirmant que son formulaire a été soumis.

Cette fonctionnalité est idéale pour informer les utilisateurs des confirmations de commande, envoyer des reçus et bien plus encore.

Le contenu réel de l'e-mail peut également être entièrement personnalisé, de sorte que vous pouvez être sûr que vos clients reçoivent la notification exacte dont vous avez besoin.

5. Recueillir des signatures numériquement

Un autre élément spécifique que vous devrez peut-être prendre en compte lors de la dématérialisation de votre petite entreprise est la manière dont vous collecterez les signatures personnelles sur les formulaires numériques.

WPForms vous permet de faire exactement cela avec l'utile Signature Addon.

En ajoutant l'option d'une signature numérique sur vos formulaires en ligne, vous avez éliminé la nécessité pour vous et vos clients de traiter des documents supplémentaires pour inclure une signature. L'extension Signature facilite la collecte de contrats, d'accords, de paiements et bien plus encore pour les propriétaires de petites entreprises.

Pour un tutoriel complet, découvrez comment ajouter une signature électronique à un formulaire.

6. Utiliser les intégrations et les fonctionnalités avancées de WPForms

Lorsque vous créez votre petite entreprise sans papier, pensez aux nombreux autres modules complémentaires utiles disponibles avec WPForms.

Avec les addons WPForms, vous pouvez personnaliser encore plus vos formulaires numériques, avec des intégrations supplémentaires comme Stripe, PayPal, Google Sheets, et obtenir des fonctionnalités avancées avec les addons d'abandon de formulaire, d'enregistrement et de reprise et de suivi du parcours utilisateur.

Les modules complémentaires Stripe et PayPal sont parfaits pour dématérialiser votre petite entreprise, car ils vous permettent de collecter des paiements, des dons et des commandes en ligne directement sur les formulaires de votre site.

De plus, le module complémentaire d'abandon de formulaire est un outil utile pour vous aider à transformer les prospects intéressés en clients fidèles. Et pour les petites entreprises qui utilisent les produits Google pour bon nombre de leurs besoins sans papier, le module Google Sheets est un complément utile pour les formulaires personnalisés.

7. Partagez tous les documents et communications en ligne

Avec tous vos documents importants créés et stockés électroniquement, votre petite entreprise devrait également partager ces documents et la communication interne par voie électronique. Heureusement, de nos jours, il est assez facile de partager et de communiquer en ligne.

Les documents sont facilement partagés entre collègues sur Google Drive, et de nombreuses entreprises utilisent également Google pour d'autres communications. Pour les réunions d'employés, envisagez d'abandonner les mémos papier et les ordres du jour imprimés, et partagez plutôt un document Google à l'échelle de l'entreprise. Google Slides et PowerPoint sont également des programmes très utiles pour organiser vos réunions en ligne.

Vous pouvez également encourager les employés à partager des notes dans des formats numériques et à utiliser des applications de réunion et de messagerie en ligne. Il existe une variété de programmes de réunion parmi lesquels choisir, comme Google Meet, Zoom et Microsoft Teams. De plus, de plus en plus de petites entreprises se tournent vers des applications comme Slack pour la messagerie directe entre collègues.

Ensuite, consultez cette liste de contrôle de test de formulaire

Avec tous les produits numériques disponibles actuellement, y compris ceux proposés par WPForms, il est plus simple que jamais de dématérialiser votre entreprise et vos formulaires.

Et bien que nous soyons fiers de la simplicité de nos formulaires personnalisables et de notre générateur de formulaires facile à utiliser chez WPForms, nous avons dressé une liste de conseils professionnels pour vous aider à éviter toute erreur ou perte de données avec vos formulaires en ligne. Consultez notre liste de contrôle complète pour tester vos formulaires.

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