Comment gérer efficacement les clients WordPress avec des outils intelligents

La gestion manuelle de plusieurs clients WordPress est une tâche écrasante. Effectuer les mêmes tâches pour différents clients peut facilement devenir fatiguant. C'est pourquoi vous automatisez les tâches répétitives afin que vous puissiez gagner du temps et l'utiliser pour de meilleures choses, comme attirer plus de clients.

Cet article explore les stratégies et les outils permettant de rationaliser les tâches telles que la gestion des clients, le reporting et la communication, vous aidant ainsi à gagner du temps, à accroître votre efficacité et à améliorer la satisfaction de vos clients à mesure que vous évoluez. Commençons !

Pourquoi une gestion efficace des clients WordPress est cruciale pour la croissance

Pour une agence ou un indépendant, la mise à l'échelle n'est possible qu'en ajoutant davantage de clients. Et c'est si vos flux de travail sont optimisés pour gérer automatiquement les tâches répétitives.

La gestion de plusieurs sites Web clients WordPress va au-delà de la maintenance de WordPress. Vous êtes impliqué dans d'autres tâches, telles que la communication avec les clients, la gestion des membres de l'équipe et l'ajout de clients, qui sont tout aussi importantes.

Grâce à l'automatisation, vous pouvez optimiser la plupart des tâches de gestion de WordPress pour gagner du temps et l'utiliser dans d'autres domaines de votre entreprise. Pour cela, vous devez disposer de la bonne pile technologique et des connaissances appropriées pour automatiser efficacement.

Nous avons divisé ce guide en deux sections pour couvrir tout ce qui concerne la gestion efficace des clients WordPress :

• Gestion des sites Web clients WordPress : nous vous montrerons comment utiliser Divi Dash, un tableau de bord de gestion WordPress ultime, pour suivre tous les sites de vos clients et partager des stratégies pour automatiser des parties autres que WordPress.
• Gestion des clients WordPress au-delà du site Web : nous partagerons des stratégies et des outils pour optimiser vos processus de gestion des clients afin de les satisfaire et de les fidéliser plus longtemps.

Gérez facilement les sites WordPress avec Divi Dash

Divi Dash est une fonctionnalité de Divi, un thème WordPress polyvalent permettant de créer tout type de site Web. Divi est un puissant générateur de pages visuelles par glisser-déposer qui vous permet de personnaliser chaque aspect de votre site Web tout en voyant les modifications en direct au fur et à mesure que vous les effectuez. Alors, qu’est-ce que Divi Dash ?

Divi Dash est un gestionnaire de site WordPress destiné aux indépendants et aux agences gérant plusieurs sites Web WordPress. Il s'agit d'un tableau de bord centralisé où vous pouvez superviser tous vos sites, clients et mises à jour. Vous pouvez automatiser les tâches de maintenance de routine, surveiller les performances du site Web et gérer les rôles des utilisateurs à partir d'un seul endroit.

Que vous gériez une poignée de sites Web ou un vaste portefeuille pour divers clients, Divi Dash est une bouée de sauvetage pour automatiser les mises à jour, suivre en profondeur le site Web de chaque client et gérer toutes les informations de vos clients en un seul endroit. Signification? Plus besoin de vous connecter et de vous déconnecter de différents WordPress !

De plus, Divi Dash est une fonctionnalité gratuite avec votre abonnement Divi. Depuis votre zone d’adhésion Elegant Themes, passez à Dash. C'est ici que vous vous connecterez et gérerez un nombre illimité de clients, de sites WordPress, de plugins et de mises à jour.

Principales fonctionnalités de Divi Dash pour une gestion client sans effort

• Accès en un clic aux sites WordPress : pas besoin de mémoriser ou de suivre les mots de passe. Vous pouvez vous connecter à n’importe lequel de vos sites WordPress en un seul clic.
• Automatiser les mises à jour : vous pouvez définir un calendrier pour mettre à jour automatiquement vos plugins, thèmes et fichiers principaux WordPress.
• Mettre à jour les plugins, les thèmes et WordPress en même temps : en plus des mises à jour automatiques, vous pouvez également tout mettre à jour en masse ou sélectionner des options dans le tableau de bord principal.
• Voir un aperçu complet de chaque site Web : Divi Dash vous donne une vue complète des thèmes et des plugins installés sur votre site, suit ceux inactifs et vérifie des éléments tels que vos versions PHP et WordPress.
• Fonctionne avec Divi Teams : Divi Dash est compatible avec Divi Teams, ce qui facilite l'ajout de membres d'équipe, le contrôle de leurs autorisations et leur attribution à des sites Web spécifiques.
• Gérez vos informations client : vous pouvez ajouter des clients dans Divi Dash, leur attribuer des sites Web et stocker leurs informations de contact.

Divi Dash est un complément parfait à Divi pour les indépendants et les agences. Non seulement vous pouvez utiliser Divi pour créer les sites de vos clients, mais également utiliser Divi Dash pour une gestion simplifiée des clients. La meilleure partie est que son utilisation est totalement gratuite si vous êtes un utilisateur de Divi – l'un des thèmes WordPress les meilleurs et les plus évolutifs permettant aux agences et aux indépendants de créer des sites Web clients.

Divi rationalise l'expérience de création de sites Web avec sa suite d'outils haut de gamme, tels qu'un générateur de pages par glisser-déposer sans code, Divi Quick Sites et Divi AI. Il propose également des téléchargements et des installations illimités, afin que les indépendants et les agences puissent l'utiliser sur les sites de leurs clients sans limitations. Alors, si vous n’utilisez pas déjà Divi, inscrivez-vous à Divi dès maintenant pour obtenir un accès gratuit à Divi Dash !

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Automatiser les tâches de gestion WordPress avec Divi Dash

Y compris le noyau WordPress, d’autres éléments nécessitent également votre attention pour maintenir les sites Web de vos clients à jour. Celles-ci incluent la sauvegarde régulière de leurs sites, l'automatisation des rapports de référencement et l'optimisation des images, mais le travail manuel ne fait que vous ralentir comme quelqu'un qui le fait pour de nombreux sites.

C'est pourquoi vous devez automatiser ces tâches pour gagner du temps. Voici comment utiliser Divi Dash et d’autres outils pour automatiser les tâches de gestion de sites Web :

1. Mise à jour groupée des plugins, des thèmes et des versions WordPress sur tous les sites

Pas besoin de vérifier manuellement les mises à jour de WordPress de chaque client. Avec Divi Dash, vous pouvez effectuer des mises à jour groupées pour tous vos sites gérés en un clic. Pour mettre à jour tous les plugins de tous les sites Web clients, cliquez sur Mettre à jour tous les plugins.

De même, accédez à Thèmes pour les mises à jour des thèmes. Il vous permet également de sélectionner des éléments pour un contrôle plus avancé. Vous pouvez choisir et mettre à jour des sites, thèmes ou plugins particuliers pour vous assurer que chaque site fonctionne dans les dernières versions sans vous connecter à chacun individuellement.

2. Planifiez des mises à jour automatiques pour une maintenance sans tracas

Divi Dash vous permet d'automatiser les mises à jour de WordPress, des thèmes et des plugins en définissant un calendrier pour chaque site. Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de garder un œil sur les nouvelles versions de mise à jour : vous pouvez simplement automatiser les mises à jour des sites WordPress de vos clients et les oublier.

Pour activer les mises à jour automatiques pour un site particulier, passez aux mises à jour automatiques dans la section Thèmes et plugins .

Maintenant, activez la bascule de mise à jour automatique et définissez une date et une heure pour permettre à Divi Dash d’effectuer la tâche.

La configuration de mises à jour automatiques garantit que tous les sites de vos clients restent sécurisés et à jour sans que vous les examiniez manuellement. Cela vous fait gagner du temps et réduit le risque de vulnérabilités.

3. Gérez les thèmes et les plugins sur plusieurs sites clients en un seul endroit

Divi Dash fournit une gestion centralisée de tous les thèmes et plugins. À partir d'une seule interface, vous pouvez activer, désactiver ou supprimer des plugins et des thèmes sur tous vos sites sans basculer entre les différents tableaux de bord WordPress.

Vous obtenez un aperçu de tous les thèmes et plugins installés par vos clients et vous définissez même des filtres pour examiner les sites sélectionnés. Pour trouver des plugins, cliquez sur Plugins dans votre barre latérale Divi Dash. De même, vous pouvez basculer entre les thèmes, les mises à jour et les sites Web .

4. Optimisez les bases de données de sites Web en un seul clic

Les bases de données WordPress non effacées ralentissent la vitesse d'un site. Lorsque vos clients reçoivent quotidiennement des milliers de visiteurs sur leur site, leurs bases de données s'encombrent plus rapidement. Mais nettoyer manuellement les bases de données WordPress n’est pas la meilleure utilisation de votre temps.

Divi Dash vous permet de nettoyer les bases de données de vos clients en supprimant les données inutiles telles que les révisions de publication, les commentaires indésirables et les éléments supprimés. Lors de l'examen d'un rapport de site client, faites défiler jusqu'à la section Optimisation et cliquez sur Supprimer tout.

Cela vous aide à améliorer la vitesse du site, l'expérience utilisateur et les classements SEO en un seul clic sans travailler manuellement sur chaque site.

5. Surveillez la santé du site Web et identifiez les menaces dès le début

Divi Dash détaille l'état du système WordPress afin que vous n'ayez pas à vous plonger la tête dans de longs rapports. Une section Rapport sur l'état du système sous chaque site donne un aperçu de son état, y compris PHP, la version WordPress et d'autres paramètres critiques.

Le rapport sur l'état du système vous aide à résoudre de manière proactive les problèmes potentiels et à garantir que les sites Web de vos clients fonctionnent de manière optimale. Vous prévenez également les menaces qui pourraient nuire au site de votre client car elles passent inaperçues.

6. Stocker et gérer les informations client de manière centralisée

Vous n'avez pas besoin d'un CRM séparé pour suivre tous vos clients lorsque vous pouvez les gérer dans Divi Dash. Dans la section Clients , stockez les informations des clients, attribuez-leur des sites Web et gérez même les rôles d'utilisateur et les autorisations des membres de l'équipe affectés à travailler sur un site Web particulier.

Vous pouvez également ajouter des notes pour mémoriser des éléments spécifiques à des sites Web ou à des clients individuels. Par exemple, saisissez des objectifs et un calendrier afin d'être rappelé chaque fois que vous examinez les informations d'un client ou ajoutez des tâches.

7. Attribuez efficacement des utilisateurs et des autorisations aux membres de l'équipe

L’attribution et le suivi des tâches aux membres de l’équipe nécessitent une attention régulière. C’est alors qu’une combinaison puissante comme Divi Dash et Divi Role Editor rend la gestion des utilisateurs très simple, vous ajoutant ainsi plus de sécurité aux sites Web de vos clients.

Divi Dash vous permet d'ajouter plus d'utilisateurs, de supprimer un utilisateur et de vous connecter à un site en tant qu'utilisateur spécifique en un seul clic. De plus , Divi Teams fonctionne avec Divi Dash, donc tous les membres de votre équipe ont accès à Divi Dash gratuitement. Ils n'ont pas besoin de retrouver les noms d'utilisateur et les mots de passe de tous vos clients : Divi Dash les stockera avec chaque client et profil utilisateur.

Une fois Divi installé, vous avez accès à Divi Role Editor , qui vous permet de modifier les autorisations d'accès pour différents rôles d'utilisateur pour chaque client en fonction de leurs demandes spécifiques. Par exemple, si vous ne souhaitez pas que le responsable de la boutique accède à Divi Page Builder, désactivez les paramètres Page Builder pour le responsable de la boutique.

8. Collaborez en toute transparence avec votre équipe

Comme tous les membres de vos équipes Divi ont un accès complet à Divi Dash gratuitement, vous pouvez également accorder à chaque membre de l’équipe des autorisations uniques pour vous aider à gérer votre réseau de sites. Le système d'autorisation de Divi Dash est plus profond. Par exemple, vous pouvez attribuer un accès administrateur à votre co-fondateur tout en modifiant ses autorisations pour améliorer votre flux de travail et votre collaboration.

Ceci est particulièrement utile lorsque votre équipe compte des membres dotés de compétences uniques. Par exemple, un concepteur qui rédige également du contenu de blog obtiendra rapidement les autorisations requises.

Divi Dash, fourni gratuitement avec votre abonnement Divi, est extrêmement utile pour gérer les clients WordPress. Il rationalise la gestion pour les utilisateurs de Divi qui disposent également d’outils incroyables tels que Divi Quick Sites pour créer rapidement des sites Web époustouflants.

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Automatisation des tâches clés avec d'autres outils intelligents

9. Automatisez les sauvegardes de sites Web pour les sites clients

La sauvegarde des données du site Web est cruciale pour protéger les sites Web de vos clients contre la perte de données, le piratage ou les pannes de serveur. Pour automatiser les sauvegardes, utilisez un plugin de sauvegarde dédié comme UpdraftPlus pour garantir un filet de sécurité fiable.

UpdraftPlus vous permet de planifier des sauvegardes automatiques, de les stocker sur le stockage cloud et de restaurer votre site en cas d'urgence. Ne vous inquiétez pas pour la sécurité : il crypte les données et masque les informations personnelles tout en stockant les données de sauvegarde. Voici un guide étape par étape sur l'utilisation d'UpdraftPlus pour sauvegarder efficacement les sites WordPress.

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10. Envoyer des rapports de référencement automatisés aux clients

L’incapacité à montrer des résultats est la raison pour laquelle la plupart des transactions clients échouent. Vous devez leur montrer de manière proactive des rapports SEO hebdomadaires ou mensuels pour fidéliser vos clients WordPress plus longtemps.

Vous pouvez facilement automatiser l'envoi de rapports SEO à vos clients sans travail manuel à l'aide de RankMath (un plugin SEO.) Définissez s'ils souhaitent recevoir des rapports hebdomadaires ou mensuels, et c'est tout !

Vous n'avez jamais utilisé RankMath auparavant ? C'est l'un des plugins SEO les plus puissants qui vous aide à optimiser votre site pour le référencement sur la page. Voici un guide ultime sur l'utilisation de RankMath pour optimiser efficacement les sites Web.

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Certains clients souhaiteraient que vous amélioriez leurs efforts de référencement hors page, comme la création de backlinks, la correction d'erreurs de code, l'amélioration de la présence de la marque, etc. Semrush suit tout, des backlinks vers les plateformes de médias sociaux en passant par les relations publiques. Une fois configurée, sa fonction de planification de rapports envoie automatiquement des rapports SEO réguliers hors page et sur page à vos clients.

Vous pouvez également utiliser Semrush pour bien d’autres choses que l’automatisation des rapports SEO. Voici un aperçu détaillé de Semrush pour vous donner des idées pour l'utiliser à son plein potentiel.

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11. Automatisez les rapports Google Analytics pour vos clients

L'utilisation de MonsterInsights facilite la configuration automatique de rapports par courrier électronique Google Analytics pour vos clients. Ces rapports affichent des données importantes sur le site Web, telles que le trafic, les premières pages et le comportement des utilisateurs.

Au lieu de vous connecter à Google Analytics à chaque fois, planifiez l'envoi régulier de ces rapports. Cela permettra à vos clients de rester informés sans effort supplémentaire. Vos clients obtiendront alors les informations dont ils ont besoin pour voir les performances de leur site.

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12. Détectez les liens brisés et optimisez les liens internes à l’échelle du site

Les liens rompus peuvent nuire à l’expérience utilisateur et avoir un impact négatif sur les classements SEO. Utilisez Semrush pour configurer les sites Web des clients en tant que projets et automatiser les rapports d'audit de site . Accédez à la section Erreurs pour examiner en détail les liens rompus ou les erreurs de site de chaque site Web.

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Pour rationaliser le processus de création de liens internes, installez Link Whisper sur leurs sites Web. Il suggère automatiquement des idées de liens internes lors de la rédaction de contenu dans WordPress pour améliorer le référencement de vos clients.

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13. Automatisez l'optimisation des images pour de meilleures performances du site

Lorsqu'elles ne sont pas optimisées, les images occupent de l'espace disque et prennent du temps à se charger par rapport aux autres fichiers. Vous devez donc toujours optimiser les images du site.

Utilisez EWWW Image Optimizer sur tous les sites Web de vos clients pour compresser automatiquement les images et réduire la taille des fichiers lorsque vous les téléchargez afin d'améliorer les performances de chaque site. Activez les paramètres tels que la conversion de PNG en JPG, l'optimisation groupée et le redimensionnement des images.

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14. Testez régulièrement les sites Web pour des performances maximales

Les choses pourraient mal tourner même après avoir suivi toutes les pratiques et automatisé la plupart des tâches. C'est pourquoi tester régulièrement les fonctionnalités de chaque site Web garantit qu'il fonctionne sans problème. Faites d'un audit complet du site une tâche hebdomadaire/mensuelle. Vérifiez les paramètres automatisés, les formulaires du site Web et les inscriptions par courrier électronique pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

Des tests réguliers vous aident à identifier et à résoudre les problèmes avant qu'ils n'affectent vos clients et leurs clients. Alors, automatisez mais examinez régulièrement chaque site client pour garder les choses sous contrôle.

Améliorer la communication et la gestion avec les clients

La gestion des clients WordPress ne se limite pas à la maintenance de leurs sites WordPress. De la communication efficace à l'obtention de résultats, vous devez vous assurer que vous vous préparez au succès en suivant ces bonnes pratiques :

15. Automatisez l'intégration des clients pour des relations plus solides

Si vous intégrez des clients et les laissez sans communication pendant des jours, vous nuisez à votre relation sans vous en rendre compte. Avec les bons outils, automatisez l’intégration et le soin des clients.

Configurez un flux de travail d'intégration des clients qui envoie automatiquement des communications régulières. Utilisez des outils tels que MailChimp pour créer des flux de travail d'automatisation des e-mails afin que lorsque vous ajoutez un client à votre liste de diffusion, l'automatisation commence à fonctionner d'elle-même.

MailChimp s'intègre parfaitement à Divi, alors utilisez Bloom pour créer de superbes formulaires d'inscription par e-mail.

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Astuce : pour attirer plus de clients à l'avenir, créez une liste de prospects en plus de votre liste de clients actuelle et entretenez les deux avec différentes séquences d'automatisation des e-mails. Cependant, vous devez utiliser correctement MailChimp et le marketing par e-mail.

16. Automatisez les factures mensuelles pour des paiements en temps opportun

Lorsque vous facturez plusieurs clients à des moments mensuels différents, le suivi des factures peut s'avérer compliqué. La meilleure façon de suivre les paiements est de configurer des factures automatisées de telle sorte que lorsque le travail d'un client est terminé, la facture soit envoyée automatiquement et lorsque le paiement est dû, un rappel soit envoyé.

Vous pouvez utiliser FreshBooks pour suivre tous les paiements de vos clients dans un seul tableau de bord. Il vous permet de créer des factures de marque, de configurer des factures automatiques et d'envoyer des rappels de paiement. Consultez sa fonction de suivi du temps pour voir où vous passez la plupart de votre temps et optimisez en conséquence.

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17. Utilisez des messages personnalisés pour garder les clients engagés

Bien qu’excellents, les messages automatisés peuvent sembler robotiques. Vos clients ne se connecteront pas autant avec vous par leur intermédiaire qu'avec un message texte manuel. C'est pourquoi vous devez utiliser une combinaison de messages automatisés et manuels pour continuer à nourrir vos clients.

Utilisez Slack pour les messages texte et Zoom pour les appels réguliers avec vos clients afin de les tenir au courant des progrès. Les appels en face à face sont parfaits pour établir une relation plus étroite, alors ajoutez-les à votre emploi du temps si ce n'est pas déjà fait.

18. Fournissez des mises à jour régulières du travail à vos clients

Des mises à jour régulières du contenu aident les clients à se sentir impliqués et rassurés sur l'avancement de leur projet. Vous aurez également besoin de leur aide pour chaque projet avec des tâches telles que la demande d'accès aux produits, les directives de marque, les PME internes, les appels d'entretien avec les clients, etc.

Garder une trace de tous ces documents et les organiser pour chaque client est nécessaire pour un accès rapide. Les outils de gestion de projet comme ClickUp ou Monday.com peuvent vous aider à gérer les documents et à automatiser les mises à jour des projets. Avec ces outils, vous pouvez créer un flux de travail visuel auquel les clients peuvent accéder à tout moment pour voir l'état de leurs projets.

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19. Externalisez le support Premium avec l’adhésion Divi VIP

Une plainte courante que vous pourriez recevoir est que vous n'êtes pas facilement disponible lorsqu'ils ont besoin de vous. Cependant, il devient difficile de répondre rapidement à tout le monde lorsque l’on gère plusieurs clients à la fois.

Il existe un moyen de résoudre ce problème. Si vous avez utilisé Divi pour créer vos sites clients (qui incluent des outils optimisés pour les agences et les indépendants) et que vous avez opté pour Divi VIP, vous pouvez alors étendre un support premium à vos clients sans frais supplémentaires.

Cela signifie que vous et votre client bénéficiez d'une assistance 24h/24 et 7j/7 avec un temps de réponse de 30 minutes ou moins, ce qui revient essentiellement à externaliser le support client auprès d'experts Divi pour prendre soin de vos clients en votre nom. Sans oublier qu’avec Divi VIP, vous bénéficiez de réductions exclusives sur les extensions, les mises en page et les thèmes enfants sur Divi Marketplace.

Pourquoi devriez-vous passer à Divi Dash pour la gestion des clients WordPress ?

La gestion des clients WordPress et de leurs sites Web peut être complexe, mais avec les bons outils et stratégies, vous pouvez rationaliser votre flux de travail et fournir un service exceptionnel. Divi Dash n'est pas seulement une excellente option pour un gestionnaire de site WordPress, mais présente également ces avantages :

• Divi Dash est gratuit avec votre abonnement Divi, qui ne coûte que 89 $/an. Avec votre gestionnaire de site WordPress actuel, vous payez séparément pour un thème et pour le gestionnaire de site. Mais avec Divi et Divi Dash, vous obtenez les deux pour un seul prix.
• Votre abonnement Divi comprend des avantages irrésistibles comme l'accès à des plugins premium (Bloom et Monarch) pour les réseaux sociaux et les e-mails, Divi Quick Sites pour générer des sites Web en quelques minutes, des installations et des téléchargements illimités , l'accès à une assistance premium, et plus encore.
• Finalement, Divi à lui seul suffit largement pour concevoir tout type de site internet. Il s'agit d'un thème et d'un générateur de pages WordPress hautement personnalisables qui fonctionnent sur un thème tiers (Plugin Divi Builder) et possèdent des fonctionnalités intégrées telles que des tests fractionnés, des conditions, un générateur de thème et bien plus encore que vous ne trouverez nulle part.

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Ainsi, vous obtenez une solution complète de gestion de site au prix d’un seul abonnement thématique. Avec d'autres outils comme Divi Dash, Divi VIP, Divi AI et Divi Marketplace, il est parfait pour les agences et les indépendants travaillant avec plusieurs clients. Laissez-moi vous confier un secret : votre abonnement Divi Pro vous offre toutes ces fonctionnalités regroupées à un prix très réduit.

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Liste de contrôle de gestion des clients WordPress

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